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新社会人・新入社員向けパソコン技術・マナー参考サイト | Office系ソフト・メール・マナー

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Excel・PowerPoint・Wordなど使用頻度の高い「Office製品」の利用スキルは必須です。さらに加えて対人のビジネスマナーも。これらのソフトやシーン別に保存しておいてほしい記事を現社会人が厳選しました。

入社式まであとわずかになってきました。
新社会人になる学生さんはいかがお過ごしでしょうか。

こんにちは。ボクシルマガジン編集部のモリスンです。

学生として遊び呆けていられる期間も残すところあとわずか。
でも、「何もしていない」という人も多いのではないでしょうか。

(私もその1人でしたが…)

実際に入社して研修や実務が始まると、同期に先を越される恐怖と情けなさを感じる人もいました。

実務の現場では業種にもよりますが、基本的にはパソコンを使うことが多く、特に使用頻度の高い「Office製品」の利用スキルは必須です。
いわゆる「PowerPoint」や「Excel」、「Word」といった業務ソフトですが、学生ではレポートを書くときにWordを触るぐらいでしょう。

さらにこのような技術だけでなく、ビジネスマナーも完璧にこなさなければなりません。
直接対人したときの所作や、メールの文面などたくさんあります。

これらのソフトやシーン別に保存しておいてほしい記事やコンテンツを現・社会人なりに集めてみました。

既に社会人の方も、新入社員に追い越されないようひと通りチェックしてみてはいかがでしょうか!

それでは、「業務系スキルで参考になるサイト」を紹介していきます。

サイト紹介

パソコンの基礎知識系の参考サイト

スマホばかりでパソコンはあまり使わない。
学校の情報の授業でもあまり話を聞いてなかった。
というような方はここから読み始めると良さそうです。

キーワードは OS, RAM, HDD, SSD です。
この単語が分からない方は一読しておくと良いでしょう。


資料作成(PowerPoint)系の参考サイト

見やすいプレゼン資料の作り方 - リニューアル増量版

プレゼン資料のデザインの分野では教科書的内容になっています。70枚以上の大ボリュームにもかかわらず、サクサクと読めます。
説明も納得ですが、この資料自体がお手本になっているので、マネしたい内容になっています。
難しい部分は操作方法も掲載されています。
上司に資料の作り直しを食らわないように目を通しておきましょう。


パワポでもここまでできる!米財務省から学べる美しい資料作りのポイント

業務ではよく作るグラフ。日本の財務省と米国の財務省の公開しているグラフを比較した記事ですが、明らかに見やすさが違う例です。
2012年の記事ですが、いい例と悪い例を比較できるので「どういうグラフ作成を目指せばよいのか」を指標として持つのには一度見ておきたい記事です。


データ処理(Excel)系の参考サイト

東京エクセル物語

Excelは他のOfficeソフトに比べても勉強しておかなければならないことが多くあります。
このサイトはストーリー形式になっていて面白いので勉強感覚なしで読み進められます。

しかも、シートをダウンロードすることもできるので、実際にどんな関数が入っていて、どういう処理になるかも自分でチェックすることができます。

特に最初はつまづきやすい「IF関数」だけでも見てみるだけでも勉強になります。


文書作成(Word)系の参考サイト

ビジネス文書をWordで作る際の書き方(文字サイズ・稟議書・FAX送信状)


“読みやすい”“わかりやすい”提案書や報告書を書くための「文章のオキテ」7つ

Wordで作るビジネス文書といえば、稟議書・FAX送信状・提案書・報告書……などですね。
これら文書を作成するときに気をつけた方がいいことが書かれています。

私が研修を受けたときに注意されたことがもれなく記載されていたので、この記事をピックアップしました。
箇条書きや断定する表現はなかなか慣れないので気をつけたいですね。
学術論文などでも11ポイントが推奨されているケースが多いですし、フォントサイズが11〜12ポイントというのも納得です。


ビジネスマナー系の参考サイト

電話対応

電話対応で必須のビジネスマナー15選【総復習】

私が最も苦手とする電話対応です。

2コール以内ルールはどこの会社でもよく言われますね。
(「プルル〜」の3回目が鳴る前に電話をとること)
会社によっては1コール以内でとらないと叱られるような厳しいルールも存在するようです。

「もしもし〜」もNGで、私も新人の頃は叱られた経験があります。
特にメモのとり方は正確にしないと「ちゃんととれよ!」と言われるので、ここはしっかり読んでおくのをオススメします。


メール対応

基本は『三段構成』――今さら聞けないビジネスメールの書き方

今やLINEなどのチャットアプリが流行っていますが、まだビジネスではパソコンでメールをするケースが多いです。

いきなりメッセージを書き始めがちですが、

株式会社〇〇
△△部××課長 山田 太郎 様

をまず冒頭に書くという一般常識が存在します。

私の場合だと、他にも長いメールだと読んでもらえずに、うまくコミュニケーションがとれなかったこともありました。
簡潔に書くのもポイントです。

署名(メールの文末につける自己紹介)はつけない会社もあるようですが、絶対に付けたほうがいいですね。
電話をしたいときやホームページを見たいときなどにいつも署名を確認しています。

また、敬語はなかなか最初は慣れないですが、定型文は多くあるので文例集もブックマークしておくと便利です。

ビジネスマナー全般

80万人が学んだ!!研修会社が教えるビジネスマナー

その他、名刺交換などの対人の所作などはこちらに分かりやすくまとまっていました!
来客やクレームなどは頭が真っ白になることもあるので、色んなケースを見ておきましょう。


まとめ

新社会人1年目は覚えることがたくさんです。
なんとなく1年目のやることは想像つきましたでしょうか?

特にここは知らなかった!見ておいてよかった!というところがあれば、きっと他の同期も知らない場合が多いです。
新社会人1年目の同期は転職をしたとしても長い付き合いになるので、このような情報を積極的に交換すると良い関係性が築けます。

既に社会人の方は、後輩となる新人にビジネスマナーの手本となるよう、再確認も怠らずに!

もっとこういう情報を載せたほうが良いなどございましたら、Twitterなどのコメントを拾って随時追加していきますので、どんどんコメントしてください!

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