Article square balloon green
2018-09-03

名刺管理は超便利なアプリで楽々!選ぶ際のポイント・サービスを紹介!

面倒な名刺管理の作業は、便利なアプリを活用して解決しましょう!選ぶ際のポイント、よくあるQ&Aからおすすめのサービスまで紹介いたします!
営業名刺管理ソフト
Large

Android?iPhone?自分のスマホで名刺管理アプリを使う時に気をつけたいポイント

名刺管理アプリにはサービスごとに様々な機能が備わっています。大量に名刺を取り込みたい、枚数は少ないけれど極力読み取りが正確なものがいい、次回の営業アプローチに便利な機能が欲しい、他のサービスにも連動して欲しい、などニーズに合った機能を選びたいですよね。

そこで、名刺管理アプリを選ぶポイントをまとめてみました。

組織利用?個人利用?適切なアプリを選ぶ際のポイント

選ぶ時に最初に考えることが、名刺を管理して組織=会社や法人、あるいは部門などでそのデータを共有して利用するのか、それとも個人で利用するだけなのか、ということです。それによって必要な機能やサービスが違ってきます。

まず組織利用の場合、名刺管理でやりたいこととそのために必要なサービスは以下のようなものが挙げられます。

①リードナーチャリングがしたい

「リードナーチャリング」という言葉が昨今BtoBの世界では注目されています。簡単に言うと、リード=見込み客、ナーチャリング=醸成、なのでなじみのある言葉に置き換えると見込み客の管理と育成です。これを個人に任せず、組織を挙げて行うためのデータベースとして名刺データを管理しようということです。

その際必要な機能としては、名刺交換しただけなのか、多少でも先方のニーズをヒアリングしているのか、などの見込みレベルなどによってデータを「スクリーニング」して「抽出」することです。そしてそのデータをもとに、DMやメルマガなどで随時情報を送れるようにする「データラベル機能」や「メール送信機能」なども必要です。

②社内の人脈を把握したい

2つめの目的としては社内の人脈データベースとして活用したい、ということです。営業マンが電話でアポどりをしたり、飛び込みで新規営業に行ったりするときに、その人物や職場、企業に全くツテがないのと、それ以前に紹介や過去の面談実績があるのとでは、成功率は雲泥の差です。そのために、同じチーム内の誰が先方の誰と面識があるのか、ということを把握することが必要です。

その場合、アプリに要求される機能としては「社内人脈を整理し、可視化できる」というものになります。

③データの重複を整理したい

個人で名刺管理をし、それを単純に集積化して組織で活用した場合に、たとえば展示会の案内やメルマガなどが同じ人物に重複して送られてしまう、というようなことが起こります。費用としてはわずかですが「データ管理もできないのか」というように自社に対する信頼感を著しく損なってしまう恐れがあります。それを避けるためには、同名、同組織などの重複を集約して1本化できる「名寄せ機能」が重宝します。

一方で個人利用の場合は、以下のような目的なのでそれに応じた機能やサービスが必要になります。

①大量に溜まった名刺を分かりやすく管理がしたい

顧客に連絡をとったりメールを送ったりするときに、目当ての電話番号やメールアドレスをすべて携帯に登録しているとは限りません。また、だからと言って大量にある名刺を1枚1枚めくって必要な情報を探す非生産的な作業時間は集計すると膨大になります。

それを避けるためには、名刺をもらったら簡単に登録ができ、複数のインデックスで検索が一発でできる、というような管理機能が必要です。また、スマホの内部ストレージにそれらを蓄積すると大変なデータ量になりますので、できれば「クラウド型」で管理できるアプリが望ましいでしょう。

②名刺を交換した相手と、オフサイトなコミュニケーションをとりたい

名刺を交換した相手と何とか親しくなりたい場合、ビジネスメールや訪問面談での堅苦しいやり取りのほかに、少し非公式なオフサイトなコミュニケーションをとることが有効です。簡易で相手が重く感じないLINEのような「メッセージ機能」があると意外と重宝して、ちょっとした会話にもつながりやすいです。

③相手と親しくなるための情報管理をしたい

さらに面談の場合でも交渉などをスムーズに行うためには、雑談が意外に大きな効果を発揮します。その時に改めて趣味を聞くのでは、いかにもな感じがしますので、普段から言葉の端々に出てくる、相手の趣味や家族構成などのプライベートな情報もしっかり書き留めておくことが重要です。そのようなビジネス以外のさまざまな情報を一緒に管理できる「メモ機能」も重要です。

連動しているサービスを確認!

上記のような条件に合致した名刺管理アプリを導入する際にあるとより便利なのが、名刺管理アプリ単独で動いているのではなく、今やビジネスマンの必携のアプリであるメモアプリとの連動をしていることです。それがあれば、面談内容と名刺を紐づけておいたり、プレゼン内容の検討メモと名刺を紐づけておけたりして、仕事の効率が高まります。

現在、そのような機能を持っているメモアプリはメジャーなところでは2つあります。

1つは、Evernoteです。これはEvernote自体での名刺管理もできますし、無料のEvernote Helloという名刺管理アプリを導入しても、それとの密接な連携関係が作れます。

もう1つが最近ますます機能が充実した、Google Keepです。これもEvernoteと同様に写真にスキャン機能がついていて、さらに文字読み取りOCR機能と、そのテキストデータの検索ができる機能がついていますので、メモアプリと名刺管理アプリをオールインワンで使うことができます。またメモの方は、音声入力できますので、思いついたことをすぐに記録することができ、それも便利です。

PCで使えるのか?使う必要があるのか確認

また、意外に忘れてしまうのがPCで使えるかどうかの確認です。特に、ビジネスシーンできちんとしたビジネス文書やメールを書こうとするときに、スマホでは入力に手間取りますし、出来上がりにも不安が残ります。そういう時はやはりPCでWordを使って、という方が便利なので、クラウド上に保存しているデータをスマホアプリのPC版で使えるのか、という確認を忘れないようにしましょう。

代表的名刺管理サービスの紹介

代表的な名刺管理サービスを以下に紹介します。今回は個人利用の場合、ということに用途を限定します。

本記事で紹介したサービスや、紹介しきれなかったおすすめのサービスはこちらから。

資料請求後にサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。
利用規約とご案内の連絡に同意の上
名刺管理アプリの資料を無料DL

Sansan(サンサン)

注目ポイント:データの読み取りはOCRの後オペレーターの手動入力の二重ですので精度はほぼ100%です。また名刺を交換した会社のプレスリリースの自動通知などによって、ニュースサイトをチェックしなくておビジネス上の必要情報もこのアプリで入手できます。さらにはSansanは個人利用も可能ですが、組織利用もできますので先に書いたリードナーチャリングによるSFAなどが実現できます。

連動機能:APIファイルでデータを他の基幹システムと連携できます。
料金:見積依頼書に準じて決定

資料請求後にサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。
利用規約とご案内の連絡に同意の上
Sansan(サンサン)の資料を無料DL

Eight(エイト)

注目ポイント:名刺の文字の読み取りをOCRだけで行うアプリも多いですが、Eightはスキャンしたデータをオペレーターが手入力してくれます。したがって精度が高いのが特徴です。また相互で名刺データを持っている場合、こちらの肩書や部署が変わると、先方のデータベースも変わるという自動更新も非常に便利です。

連動機能:Eightの機能内で電話やメール発信、住所情報のGooglemapでの表示もできるので、連絡先アプリやナビ機能とも連動しています。

料金:基本は無料から利用できますが、月額400円のプレミアムサービスに登録するとテキスト化が速くなります。

【名刺管理】Knowledge Suite


  • スマホからもスキャナからも取り込み可能
  • 文字認識+オペレーター入力による高精度のデータ化
  • 高セキュリティ完備

注目ポイント:SFAやCRMなど営業に必要な機能を標準装備している名刺デジタル化サービスです。スキャナ・スマホアプリどちらからも取り込み可能で、高性能の文字認識装置+独自の名刺辞書+オペレーター入力により、高い精度でのデータ化が期待できます(※英語、中国語も対応)。
セキュリティ面でも、エラー文字のみを国内オペレーターが目視補正しているので、安全な運用が期待できます。

連動機能:グループウェア、SFAとの連携可能で、活動予定や活動履歴と名刺を紐付けることが可能です。

料金:初期費用無料、月額50,000円〜利用でき、ID数は無制限です。容量は5GBまでですが、80,000円プランにアップグレードすることで50GBまで増量可能です。

資料請求後にサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。
利用規約とご案内の連絡に同意の上
【名刺管理】Knowledge Suiteの資料を無料DL

CamCard

注目ポイント:このアプリのメリットは3つあります。1つはスキャンからOCRの速度が非常に速いのでストレスを感じないこと。2つめは、CamCard以外のクラウドサーバーにもデータを連動できるので、iCloudやGoogleアカウントのアドレスにも自動でデータ共有できて便利なこと。3つめは、16か国語対応なので海外で仕事をする機会の多い人には非常に便利なことです。 

連動機能:上で記したように外部のクラウドサーバ-と連動できます。
料金:960円の買い切りです。

Wantedly People

注目ポイント:Wantedly Peopleの1番の機能は10枚まで名刺を一括でスキャンできることです。手間だった名刺の取り込み速度が10倍になります。またテキストメッセージの送受信機能や、電話やメールとも連動しています。さらには個人用でありつつも、同じアプリを使っている人同士でデータのやり取りができるので、アナログに「ちょっと名刺見せて」というやり取りがデータ上でできます。

料金:無料

よくある名刺管理アプリQ&A

最後に、名刺管理アプリの導入を検討しているビジネスマンがよく疑問に思う点について、答えておきましょう。

Q:無料の名刺管理アプリのデメリットは?
A:大きいのは、管理できる容量に上限が設けられていることが多く、顧客等が多い場合はすぐにいっぱいになってしまうことです。その場合は、有料のグレードアッププランが用意さえている場合が多いです。

Q:そもそもデータはどのように入力するのか?
A:スアホのカメラ機能で写真を撮るとそれがスキャンされて、スマホの文字読み取り機能(OCR)でテキストデータ化されます。ただし、アプリによって精度がさまざまなので、場合によってはスキャン後手作業での修正が必要になります。

Q:スマホの機種変更をした場合、アプリは引き継げるか?
A:iPhoneからiPhone、AndroidからAndroidへ機種変更する場合は、同じアプリを再度インストールすれば基本的に引き継ぐことが可能です。

名刺管理アプリを活用し、ビジネスを加速させよう

個人にしても組織にしても名刺の活用は、ビジネスで成果を上げるための重要な要件です。
溜まった名刺をデータベースとして戦略、戦術に活用しなければ宝の持ち腐れです。そのために必要なのが名刺管理アプリで、現在では無料でも使い勝手の良いものは多数あります。ぜひこの記事を参考に、自分や組織のビジネス戦略を効率化させましょう。

名刺管理のサービスはこちらでさらに詳しく紹介しています。サービスを検討してみようと思った方は、参考にしてみてください。

名刺管理アプリ・ソフトおすすめ比較16選【2018年最新版】 | ボクシルマガジン
名刺管理に便利なiPhone・Androidアプリやソフトを徹底比較。無料で使える名刺管理アプリ・ソフトも紹介して...

ボクシルとは

ボクシルとは、「コスト削減」「売上向上」につながる法人向けクラウドサービスを中心に、さまざまなサービスを掲載する日本最大級の法人向けサービス口コミ・比較サイトです。

「何かサービスを導入したいけど、どんなサービスがあるのかわからない。」
「同じようなサービスがあり、どのサービスが優れているのかわからない。」

そんな悩みを解消するのがボクシルです。

マーケティングに問題を抱えている法人企業は、ボクシルを活用することで効率的に見込み顧客を獲得できます!また、リード獲得支援だけでなくタイアップ記事広告の作成などさまざまなニーズにお答えします。

ボクシルボクシルマガジンの2軸を利用することで、掲載企業はリードジェネレーションやリードナーチャリングにおける手間を一挙に解消し、低コスト高効率最小限のリスクでリード獲得ができるようになります。ぜひご登録ください。

Article whitepaper bgS3 0
名刺管理ソフト
選び方ガイド
資料請求後に下記のサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。
Sansan株式会社
利用規約とご案内の連絡に同意の上
Article like finger
この記事が良かったら、いいね!をしてください!最新情報をお届けします!
御社のサービスを
ボクシルに掲載しませんか?
月間600万PV
掲載社数3,000
商談発生60,000件以上
この記事とあわせて読まれている記事