販売管理の流れ - 受注管理から在庫管理まで | 導入のメリットは？
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販売管理とは
販売管理とは、商品の受注・出荷・納品・代金回収の流れをまとめて管理するものです。商品を販売するためには、仕入や在庫の管理も必要です。つまり販売管理は、販売プロセスに関わる業務全体の管理を指します。
販売管理について、さらに詳しく知りたい方はこちらの記事もチェックしてください。
販売管理の流れ
販売管理の流れは、おおまかに次の5つにわかれます。次の項目では、それぞれの業務内容について詳しく解説していきます。
- 受注管理
- 出荷管理
- 請求管理
- 仕入管理
- 在庫管理
1. 受注管理
販売管理なかで最初に行う「受注管理」は、顧客が商品を購入するまでの過程を管理することをさします。受注までの流れは大きく次の3つに分類されます。
- 見積もり
- 取引契約の締結
- 受注業務
見積もり
見積もりは、取引を行う商品の金額や数量、期間（もしくは納品日）などを事前に提示します。継続クライアントの場合、見積もりを提出する過程を省くこともあります。しかし、初めての取引や商品価格が変わる場合は、都度見積もりが必要です。見積書は必ずしも1回提出すれば終わりではなく、交渉により金額に変更が生じた場合は、見積もりを再提出します。
取引契約の締結
顧客と調整が済み次第、契約の締結に移ります。基本的には商品の保証や免責事項、支払い方法などの取引条件を記載。この契約書に購入者が同意し、契約書を交わすことで契約締結に至ります。初めての取引の場合には、契約とともに顧客情報を登録することも。
受注業務
契約の締結後、商品の注文を処理するのが受注業務です。受注業務では、見積書や契約書に相違が見られないか、納期や数量は適切かなどを確認し受注伝票を発行します。また場合によっては顧客へ注文請書を送付します。注文請書は、発注者に注文の承諾を伝えるための書類のことです。受注できることを確認できれば、正式に注文を受理し出荷業務に移ります。
こちらの記事で受注管理システムを紹介しているのであわせて確認するとよいでしょう。
2. 出荷管理
出荷管理は、販売管理のプロセスにおいて2番目に行われる業務です。具体的には、次の2つに関する業務を管理します。
- 出荷
- 納品
出荷業務
出荷に必要な書類を作成し発送を手配するまでが出荷業務です。管理者が在庫担当や倉庫担当へ出荷情報を伝えるために指示書を作成。各担当は出荷指示書に基づき梱包作業を行います。また納品時に書類の準備や発送の手配をします。
納品業務
納品業務では、商品が注文どおりに到着したことを確認します。そのためには、顧客から受領書に確認印を押してもらうことが必要です。手渡しするケース、郵送するケースのいずれでも納品が確認できた時点で売上が確定します。
3. 請求管理
納品が完了した案件については、請求管理に移ります。請求管理は、商品の代金を顧客に請求し、回収するまでのプロセスを管理するものです。請求方法は取引形態によって異なり、「月末締め翌月末払い」や「納品の確認ができたタイミング」などがあります。月内に複数の取引を行う企業間取引の場合には、納品ごとに請求せず、期間で区切って請求業務を行うことが一般的です。
請求業務
請求業務では顧客への請求額が確定次第、請求書を発行します。取引条件にあわせ、請求の締め日までに、所定の期間内に行われた取引に対して請求書を作成・送付しましょう。都度支払いを行う取引の場合は、締め日に関わらず請求書を発行します。
回収業務
回収業務は、請求金額が支払期日までに支払われているかを確認する業務です。回収業務では、見積書や契約書の内容と、実際に支払われた金額が一致しているかを確認します。確認は経理部門で行われることが一般的で、入金の確認がとれない場合や請求額との相違がある場合には、窓口担当者が顧客へ連絡します。正しい金額の入金が確認できたら、入金伝票を作成。どの取引に対する入金なのか、見返したときに確認できるように記録し、必要に応じて入金の消し込みまで行います。
4. 仕入管理
仕入の管理をする仕入業務では「受注→出荷→請求」の流れを踏みます。具体的には、下記5つのプロセスの管理が必要です。
- 見積もり
- 購買契約の締結
- 発注
- 入荷検収
- 支払い
見積もり
見積もりのプロセスでは、取引先から見積書を提示してもらいます。購入する商品を取り扱う部門と、購入業務を行う部門が異なる場合は、購入を希望する商品の詳細を記載した購買依頼書をもとに見積もり依頼を行います。また購買先がまだ決まっていなければ、希望の商品を取り扱う企業各社へ見積もりを依頼し、希望条件に合う取引先を選定しましょう。
購買契約の締結
見積もりをもとに購入を決定した場合、購買契約を結びます。契約の際には、金額や納期、支払い方法、保証内容などを確認しておきましょう。内容に問題がなければ、相互に契約書を取り交わします。後々のトラブルを防ぐためにも、購買契約はきっちりと内容を確認しておきましょう。
発注
購買契約の締結が済んだら、取引先に対して正式に発注します。発注業務では、注文書を作成し仕入先に提出します。具体的には、希望商品や数量、納品場所を記入しましょう。仕入先からの受領連絡をもって発注完了となります。
入荷検収
商品が納品されたら、必ず検収作業を行います。発注どおりの商品と数量であるかはもちろん、傷や汚れなど欠損の有無も確認しましょう。企業によっては検収を部署や外部企業に依頼する場合もあります。問題がなければ仕入伝票を作成し経理部門へ提出しましょう。経理部門では買掛金として記帳され、商品の在庫を記録する商品有高帳にも記録が行われます。
支払業務
納品が完了し、仕入先から請求書が届いたら、支払いを行います。所定の期日までに支払いを済ませたら、出金伝票に記載。どの取引に対して出金を行ったのかを記録し消し込みをします。
5. 在庫管理
在庫管理は、仕入業務によって発生した在庫を管理する業務です。在庫管理では入出庫の管理（＝在庫受払業務）、実数量の把握（＝実地棚卸業務）、適切なタイミングでの仕入（＝購買依頼業務）を行います。
在庫受払業務
在庫受払業務は、在庫の出入りを記録する業務です。在庫の受入（仕入）と在庫の出庫（出荷）に応じて商品の単価や数量、金額を記録し在庫状況の把握に努めます。
実地棚卸業務
実地棚卸業務は、記録と実数が一致するかを確かめる業務です。在庫受払業務によって在庫に関する情報は記録されていますが、記録されている情報がつねに正しいとは限りません。そこで実地棚卸業務では、記録ミスや盗難の可能性も考慮し、記録と実数が一致するかを確かめる「棚卸」を行います。記録と実数が異なる場合は在庫データを修正し、誤差が生じた原因の調査や対策の検討を行います。
購買依頼業務
購買依頼業務は、在庫状況に応じて商品を適切なタイミングで仕入れる業務です。購買のタイミングは、企業ごとで採用している発注方式をもとに決められます。一定の間隔で必要数量を計算し発注する「定期発注点方式」や、在庫が一定数を下回った際に必要数量を発注する「定量発注点方式」が代表的な発注方式として知られています。
次の記事では在庫管理システムについて紹介しているので、ぜひチェックしてください。
販売管理に必要な帳票
企業間のやり取りでは、「帳票類」の発行が必要です。帳票とは、企業間のやり取りを証明する書類のこと。書類によって法律上、保存期間が定められているため、適切に管理しましょう。
下記3つは、販売管理においてとくに重要な書類です。
- 見積書
- 注文書（発注書）
- 納品書
見積書
見積書は、商品やサービスの取引条件を明確にする書類です。見積書を作成することで、会社間の認識に齟齬がないか確認できます。そのため、見積書の内容と請求書の内容がズレてはいけません。交渉によって金額が変更になった場合、その都度、見積書を再発行しましょう。項目には価格と納期、支払い条件を明示しておきます。
注文書（発注書）
注文書とは、発注内容を記載した書類のことです。商品を注文する際、注文内容を明確にするために発行します。記載内容は、見積書や契約書と一致させなければなりません。一般的に見積書や契約書よりも具体的に内容を記載することが多く、「いつまでに、どのように」を具体的に指示します。
納品書
納品書は、納品したことを証明するための帳票です。形式は決まっておらず発行義務もありません。しかし、トラブルを防止するために、納品物に同封するのが一般的です。いつ、なにが、どれくらいの数量届いたかを明記しておきましょう。その他、場合によってクライアントと内容を決めることもあります。
販売管理の効率化を実現する「販売管理システム」
販売管理システムとは、販売管理業務における一連のプロセスを自動化できるシステムです。受注管理・発注管理・入出荷管理・売上管理・在庫管理などの機能が搭載されており、受注から入金までの業務フローの管理を一元してシステム上で行えます。
販売管理業務は業務範囲が多岐にわたり、複数の部署にまたがるのが一般的です。そのため、担当者が個々にExcelでデータを管理している場合には、情報が点在し共有や連携がにくい課題があります。
販売管理システムの導入は、上記のような「情報が一元管理できない」、また「ミスが発生しやすい」といった課題解決に有効です。
販売管理システムを導入し情報を一元管理することで、業務が標準化され、ヒューマンエラーの削減や情報共有の効率化が可能です。
販売管理システムを導入するメリット
販売管理システムを導入するメリットは、次の3つあります。
- 業務効率化
- 業務の質向上
- 蓄積したデータを経営判断に活かせる
業務効率化
販売管理システムを導入することで、業務効率を改善できます。たとえば、契約書や見積書などの書類を作成する場合、販売管理システムに用意されているフォーマットを利用することで、効率よく書類を作成できます。また、作成した書類はリアルタイムで同時閲覧、編集可能。そのため書類の共有も迅速です。
業務の質向上
販売管理システムを活用することで、事務作業のミスを減らせます。Excelを使った管理では、マクロに問題が生じた場合、修正に手間がかかります。また、重複のチェックも関数によってしか行えず、抜け漏れの生じやすいことがデメリットです。しかし、販売管理システムを活用すれば、簡単に二重計上や抜け漏れのチェックが可能。そのため、ヒューマンエラーを避けられます。
蓄積したデータを経営判断に活かせる
販売管理システムの導入によって、データを蓄積できます。たまったデータは、視覚的なレポートとして出力可能。そのため、経営状況の見える化や数値を用いた管理が容易になります。また、在庫状況や損益の状況もリアルタイムに把握できるため、迅速な経営判断が可能です。
販売管理はクラウドサービスで効率化できる
販売管理はどれか1つの業務を指す言葉ではなく、販売における全体の流れを管理することです。販売管理の流れには、受注管理・出荷管理・請求管理・仕入管理・在庫管理のフェーズがあり、それぞれに細かい業務が存在しています。
これら一連の業務を正しく行うことが、販売管理の役割です。お金や物の状況把握に欠かせない重要な業務なので、適切に管理しましょう。今回紹介した販売管理の流れをより簡単に行える、販売管理ソフトや販売管理システムについて詳しく知りたい方は、次の記事もチェックしてください。
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