契約書管理とは？問題点・項目を解説！おすすめクラウドサービスも紹介

契約書管理とは

契約書管理とは契約書を決められたルールのもとに管理することを言います。

契約期限・更新のタイミング・取引事項など、契約書には多数の事項が記載されています。そうした事項に沿って業務を行うため、契約書の内容は逐次確認・管理していかなくてはなりません。契約書管理は、日常業務のなかでも大変重要な業務といえるでしょう。

契約書管理が必要な理由

契約書管理は企業にとって欠かせない重要性の高い業務の一つです。なぜ契約書管理が必要なのか、主な理由として次の2つが挙げられます。

• リスクマネジメント
• 業務効率化

リスクマネジメント

リスクマネジメント、とくに法的リスク管理を行うために、契約書の一元管理が必要です。

契約書には、取引に関するルールが定められています。契約書管理が適切に行われていれば、必要なときに契約書の内容をすぐに確認できるため、相手先と問題や紛争が発生した際などには責任の所在を明確にできます。たとえば、取引相手のルール違反があった場合に、契約書の条項にもとづいて契約を解除するといった対応が即座に取れるでしょう。

ほかにも、契約書管理を行うことで「契約更新時期に気付かずに更新もれが発生する」「契約内容が外部に漏えいする」などのリスク防止にもなります。

業務効率化

契約書管理を行うことで、業務の効率化につながります。

たとえば、「過去の契約内容を確認したい」といった場合に、原本の管理場所がわからずに探す手間が発生する場合もあるでしょう。しかし、契約書管理を適切に行えば、手間をかけることなくすぐに内容の確認が可能です。部署をまたがって横断的に検索や共有も可能になるため、スムーズな情報共有によりビジネスの安定や利益向上にもつながるメリットも得られます。

また、法改正により契約書の改訂が必要になった場合でも、契約書管理が適切に行われていれば、契約書の内容を一括で改訂が可能です。結果として工数を削減できるでしょう。

契約書管理で行うこと

契約書管理で行うことは、次の3つです。

• 契約書の期限管理
• 契約書へのアクセス制限
• 契約書情報の共有

契約書の期限管理

契約書管理でもっとも重要なのは、期限管理です。

ほとんどの契約書には契約期限が設けられており、期限を過ぎてしまうと自動的に更新されるか、もしくは契約を解除されてしまいます。必要に応じた行動を取るためにも契約書の期限はしっかりと管理する必要があります。

契約書へのアクセス制限

セキュリティ上の問題から、契約書を閲覧できる人をどのように制限しているかも重要な点です。

契約書によっては、閲覧できる人を制限するべきものも存在します。場合によっては契約書の持ち出しや戻し忘れによる紛失から情報漏えいにつながる恐れがあるため、社員が関連する契約書にのみアクセス可能といった制限を設ける必要があります。

契約書情報の共有

契約書情報は関係者で共有できれば、業務効率化にもつながります。

各部署や個人が契約書をバラバラに管理してしまうと、必要なときに情報を共有できない状況に陥ってしまうことになりがちです。必要なときに必要な情報が確認できない事態を避けるためにも、契約書の情報を担当者同士で共有することが大切です。

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契約書管理については次の記事でも紹介しているので、合わせてご覧ください。

契約書管理の4つのポイント

契約書を適切な管理方法を行うには、次の4つのポイントを押さえることが重要です。

• 一元管理
• 項目管理
• 期限管理
• 内容管理

一元管理

契約書を締結した部門で保管するのではなく、契約管理部門で一元的に管理可能です。これにより、必要な人が必要なときにすぐに契約書を入手できるようになります。また、アクセス権を適切に設定することで、情報漏えい洩のリスクを軽減できます。

項目管理

契約書の主要項目を整理して、契約管理台帳を作成可能です。項目管理すべき項目には、次のようなものがあります。

• 契約当事者名
• 取引金額
• 契約締結日
• 契約期間
• 支払いの周期
• 自動更新の有無
• 所管部門
• 担当者
• 稟議番号

項目管理を適切に行うことにより、契約の概要を把握しやすくなり、リスクの早期発見につながります。

期限管理

契約の有効期間や自動更新の有無などを把握し、期限管理を行います。期限管理が重要な契約としては、次のようなものが挙げられます。

• ソフトウェアのようなライセンス契約
• 定期建物賃貸借契約
• システム（ソフトウェア）開発委託契約
• コンサルティング契約

これらの契約には、自動更新条項が含まれているケースが多く、自動更新を忘れてしまうと、思わぬ支出が発生する可能性があるでしょう。

内容管理

通常のオペレーションとは異なる特別な内容を含む契約条項は、個別に把握・管理します。内容管理では、契約条項の内容や懸念事項を把握・管理します。

また、契約管理担当部門と実際に取引を行う部門の間で、これらの情報を共有し、契約違反の有無について定期的に監査を行うことが望ましいです。

契約書管理における問題点

契約書には、売買契約書・サービス委託契約書・代理店契約書・秘密保持契約書をはじめ、実にさまざまなタイプがあります。これらを適切に管理するには、次のような問題に気をつける必要があります。

情報共有の問題

契約書の情報をどのように共有するべきかは、業務効率化を考えるうえで重要な問題です。

契約書のオリジナルは通常、関連部署もしくは、総務部や法務部が紙または電子化されたデータでファイルに保存しているのではないでしょうか。PDF化された契約書を、IT部が管理している場合もあるでしょう。

しかし、さまざまな種類の契約書は通常、特定の部署だけでなく、他の部署とも共有すべき内容が含まれるはずです。たとえば営業が締結する売買契約には支払い条件をはじめ、経理や財務が必要とする条件や、デリバリー条件といったロジスティック部が必要とする条件も含まれています。

日常業務において、ある契約書の内容をすぐ確認したいときにファイルを管理している部署に行き、書庫やデジタル化されたデータベースを探してもらう作業は、手間なうえに時間もかかります。関係者にどのように情報共有すべきかは、契約書管理において極めて重要なポイントといえるでしょう。

セキュリティの問題

契約書のアクセスをどのように制限し、セキュリティを維持するかも重要な課題です。

契約書の中には、営業と経理のように複数の部署で共有するべき内容の契約書と、労働契約書のように社内であっても閲覧できる人物が限られているもの、また社外に流れてはならないものがあります。

契約書を電子化して単にデータベースとして保存している場合、閲覧だけでなく、印刷や内容の更新・編集が誰でもできるようになります。このような事態を防ぐためにも、アクセス権限を考慮することが必要です。

閲覧可能な部署の中でも、更新や編集ができるのは管理職レベルのみといった、部署ごとのアクセス権限だけではなく階層にわけたアクセス権限の設定も必要ため、複雑な管理が必要です。

契約期間の管理問題

契約書には必ず、契約期間が規定されています。契約当事者からの通知がない限り自動更新されるものもありますが、「契約を更新したくない状況が生じた場合、契約終了1か月前に通知する」といった通知期限も設定されるケースが多く、この期限を逃すと契約が継続してしまいます。

取り扱う契約書数が多くなると、「そろそろ契約期限が切れるころだから確認しよう」といった勘に頼る管理では対応できません。すべての契約期限や更新確認期限を把握するのは、手作業では困難でミスも生じます。

契約書の期限や更新日に対して、タイムリーに担当部署にアラートが出せることで、タイミングよくリピートオーダーをとったり、価格改定交渉につなげたりといった有益な利用ができます。

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契約書管理の課題については次の記事でも紹介しているので、合わせてご覧ください。

契約書管理の導入方法

契約書管理を導入するには、社内において管理体制を整備することが必要です。契約書管理の体制を整えるためのステップを紹介します。

• 管理者の設定
• 契約書管理台帳を作成する
• 契約書の棚卸しを行う
• 契約書の電子化を行う
• 契約書管理規程の制定

管理者の設定

契約書管理を仕組み化し運用するためには、まず契約書の集約して管理を行う管理者（責任部門）を設定します。管理者を設定したうえで、詳細なルールや体制づくりを進めます。

管理者の設定には専門部署を立ち上げる、部署ごとに管理を行うなどの方法もありますが、法務部門や総務などの管理部門が、契約書の作成などの関連業務とあわせて契約書管理を兼務するケースが一般的です。

契約書管理台帳を作成する

契約書管理を行う管理者が決まったら、契約書を取りまとめる管理台帳を作成します。契約管理台帳とは、契約内容や保管場所などについて管理するための帳簿のことを言います。契約管理システムやExcelなどの表計算ソフトを使って作成するのが一般的です。

台帳に記載する項目は企業の業種などにより異なりますが、次のようなものが一般的です。

• 契約書名称
• 契約書種類（機密保持契約・ライセンス契約など）
• 社内担当者名
• 契約番号
• 自動更新の有無（自動更新の有無や更新時期）
• 契約開始日・終了日

台帳の作成と記載する項目が決定したら、誰が入力するのかなどのルールも決めていきます。

契約書の棚卸しを行う

次に、組織に存在する契約書の棚卸しを行います。社内の各部署にある契約書の原本を収集し、台帳に紐付ける形で登録します。紙の契約書と台帳のつきあわせが容易に行えるよう、契約書には固有の番号を割り振っておくとよいでしょう。

棚卸しを行う際には、締結済みの契約書をすべて台帳に登録するのが理想です。しかし、膨大にある契約書を一度に登録するのは、かなりの時間や労力がかかり難しいケースが多いでしょう。一度に登録が難しい場合には、「まずは最小限の情報のみを登録して適宜更新する」「有効な契約書のみを登録する」といったルールを決めると進めやすくなります。

また、有効期限が過ぎて保管義務のない契約書を整理し処分することでも管理の手間を削減できます。

契約書の電子化を行う

締結が済んでいる紙の契約書は、スキャンして電子化を行います。そして、データ化した契約書を管理台帳に記録していきます。契約書を電子化しデータ化すれば検索性が高まるだけでなく、紙の契約書の保管スペースが削減し、コスト削減につながるメリットもあるため、この機会に契約書の電子化を進めるとよいでしょう。

また、電子化にあたり、サイズ・解像度・白黒／カラー・データ形式など、詳細なルールを決めていきます。ファイル名は契約書管理番号に設定すると、管理や運用がしやすくなります。

ただし、契約書の電子化については、電子帳簿保存法の条件を満たす必要があることに注意してください。

契約書管理規程の制定

契約書管理規定を制定し、社内に通達・周知して運用を行います。契約書管理規定とは、契約の締結から、保管・保存・廃棄までのプロセスごとに、取り扱いを定めるものです。

もし部署ごとに契約書を管理する場合には、管理方法にばらつきが出ないよう、統一的なルールを規定で定め、定期的に改訂を行いましょう。

管理規定では、「契約書の作成」「保存」「廃棄」といったプロセスごとにルールを決めます。契約書の審査・押印部門・保管方法・保存形式や期限・廃棄方法などのルールを定め、記載していきます。あわせて、規定が遵守されているかどうか、チェックする体制も整えておくとよいでしょう。

契約書管理の方法

契約書管理の方法には、次の2つがあります。

• Excelで管理する
• クラウドサービスを利用する

Excelでで管理する

コストがかからず、一番はじめやすいのはExcelでで台帳を作成し管理する方法です。次のような項目を網羅しておけば、必要になったとき情報をすぐに確認できます。

項目	詳細
契約書の通し番号	あとからでも検索しやすい番号を決める
契約日の定義決め	契約書作成日や送付日、署名日など、契約日の定義をする
最終更新日	更新依頼日や更新署名日などの基準を記載
契約期限日	実際に契約が切れる期日と、更新通知期限とに分けて設定
保管場所	総務部や法務部といった保管場所を明記 データ化している場合は、ファイルの保存場所とファイル名も明記
契約ステータス	承認の申請中・先方に送付済み・契約期間中・契約終了などのステータスに分け、検索できるようにする

更新事項があったときにはすぐに対応し、定期的なバックアップも心がけましょう。

クラウドサービスを利用する

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契約書をクラウドで一元管理することは、コンプライアンスの強化につながります。これまでの紙では紛失のリスクや詳細更新事項の目視が必要であった原本確認が容易になるとともに、バックアップデータが原本となるため、データとしての検索性や確認の精度向上に最適です。

保管した契約書の検索機能あり
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