電子帳票とは？電子帳票システムのメリット・電子帳簿保存法の要件

電子帳票システムについてはこちらの記事でも詳しく紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

電子帳票とは

電子帳票とは、紙の帳票や書類をOCR機能により電子化したものを指します。

取引先が限定されている個人事業主は、手書き伝票を使っていても業務に支障が出ることはないかもしれませんが、大企業のように多数の取引先を抱えている場合、帳票を手書きで作成することは効率的でありません。

さらに、たとえデジタルデータとして帳票を作成しても、都度紙に印刷しなければならないのなら、それだけで莫大なコストがかかってしまいます。

そういった印刷コストや管理コストを抑えるために、帳票をデジタルデータのままやり取りできる電子帳票システムが注目されるようになってきたのです。

電子帳票システムの導入により、データの入力、保存、検索、共有などをデジタル化し、紙の使用量を削減できます。また、データの整理や分析なども容易になるため、業務プロセスの効率化や生産性の向上に貢献します。

電子帳票と電子帳簿の違い

電子帳票とは、企業取引の記録として作成される仕訳帳や総勘定元帳などの「帳簿」と、企業取引を客観的に証明するための納品書、請求書、領収書、注文書などの「伝票」を合わせた電子データの総称です。

電子帳簿とは、「電子帳簿保存法（電帳法）^※」の対象となる税務関係帳簿書類を電子化しデータ保存したものです。電子帳簿保存法は、税法で定める帳簿だけでなく書類および電子取引も対象としています。

電子帳簿保存法は1998年から施行され、何度か改正されて現在に至っています。帳票は紙媒体での保存が原則ですが、電子帳簿保存法の一定の要件を満たせば電子データとしての保存が可能になりました。

企業は、電子帳簿保存法に対応した電子帳票システムを導入することで、経理業務の負担削減や効率化、コスト削減、ペーパーレス化、コンプライアンスの強化といったさまざまなメリットがあります。

※出典：国税庁「電子帳簿保存法関係」（2024年4月25日閲覧）

電子帳簿保存法の対象となる帳票

電子帳簿保存法の対象となる帳票は、大きく分けて次の3種類です。これらの帳票は、原則としてすべて電子データで保存可能です。

• 国税関係帳簿
• 決算関係書類
• 取引関係書類

国税関係帳簿

電子帳簿保存法の対象となる帳票のうち、国税関係帳簿は次の7つです。

• 仕訳帳
• 総勘定元帳
• 仕入台帳
• 現金出納帳
• 固定資産台帳
• 売掛金台帳
• 買掛金台帳

決算関係書類

電子帳簿保存法の対象となる帳票のうち、決算関係書類は次の3つです。

• 貸借対照表
• 損益計算書
• 棚卸表

取引関係書類

電子帳簿保存法の対象となる帳票のうち、取引関係書類は次の7つです。

• 契約書
• 請求書
• 領収書
• 発注書
• 注文書
• 見積書
• 納品書

電子帳簿保存法の対象外の帳票

電子帳簿保存法の対象外となる帳票は、次のとおりです。これらの帳票は、原本を紙で保存する必要があります。

• 手書きで作成した国税関係帳簿（総勘定元帳や現金出納帳など）
• 手書きで作成した国税関係書類（請求書や契約書、領収書など）
• 現物性の高い帳票（免許証や許可証など）

電子帳簿保存法の保存要件

電子帳簿保存法には次の3つの区分があります。

• 電子帳簿等保存
• スキャナ保存
• 電子取引データ保存

電子帳簿等保存

電子帳簿等保存とは、電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存することです。会計ソフトを利用して作成した帳簿や決算関係書類などを、電子データのままで保存することを意味します。

スキャナ保存

スキャナ保存とは、紙で受領・作成した書類をスマートフォンやスキャナで読み取って保存することです。取引相手から受け取った請求書や領収書などを、スキャニングして保存することを意味し、自社が紙で作成した取引関係書類の控えも該当します。

スキャナ保存の要件は多岐にわたり複雑なため、改正電子帳簿保存法のスキャナ保存要件を満たしたソフトの使用をおすすめします。

電子取引データ保存

電子取引データ保存とは、電子的に取引した注文書や契約書などの取引情報をデータで保存することです。EDI取引やクラウドを経由した取引、メール添付されたPDFの請求書やダウンロードしたECサイトの領収書などは、すべて電子取引データに該当します。

2022年1月の改正電子帳簿保存法では、電子取引における電子データ保存が義務化され、2024年1月から法人・個人事業主にかかわらず適用されています。

なお、電子データで保存するためには、真実性の要件と可視性の要件を満たすことが必要です。電子データで受領する書類は、データを改ざんできないクラウドサービスを利用していれば、タイムスタンプ不要で保存可能です。

また、2023年10月1日から導入されている「インボイス制度」でも、適格請求書を「電子インボイス」と呼ばれる電子データで保存することが認められており、電子帳簿保存法に準じて保存する必要があります。

電子帳票システム普及の背景

電子帳票システムは、パソコンやインターネットの技術が普及するにしたがって、次第に注目されるようになってきました。

とくに、1998年に電子帳簿保存法が制定され、国税に関する帳簿類を電子データ化して保存することが認められて以降、急速に帳簿の電子化を取り入れる企業が増えてきたのです。また2005年には同法が改正されるとともに、いわゆる「e-文章法」も施行され、これまで紙として保存してきた帳票に関しても、スキャンした電子データを保存して代替させることが認められるようになりました。

それ以来、電子帳票システムを導入し、帳票を電子化することによって業務効率の改善を考える企業が増え続けているのです。そして近年では、クラウドタイプの会計ソフトが増えていくにつれて、帳票データもクラウド上で作成、保存できるシステムが主流になりつつあります。

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電子帳票システムの機能

電子帳票システムの主な機能は次のとおりです。

• 電子帳票作成
• 電子帳票配信
• 帳票の一括管理
• 外部システムとの連携

電子帳票作成

電子帳票システムは、テンプレートやフォーマットを使用して帳票を作成し、ユーザーがデータを入力するだけで帳票を作成できます。既存のデータを他のソフトウェアやファイルからインポートするのも可能です。ただし、データの取得方法や、扱えるデータの形式などに違いがあるので注意が必要です。

また、業務内容によって必要となるファイル形式は異なるため、PDF、Excel、Wordといった必要なフォーマットに出力できるかどうかを事前に確認しておきましょう。

電子帳票配信

電子帳票システムでは、スマートフォンやタブレット、または取引先への電子帳票の配信・送信も可能です。

仮に紙でのやり取りが必要になった際にも出力でき、FAXでの送信も対応できます。従業員に帳票を配信する際には、権限を付与した部署にだけ一斉配信するといった設定も可能です。

帳票の一括管理

帳票を紙で保管する場合には、保管場所や経年劣化、さらには検索性が問題となります。

電子帳票システムは、企業が使用するすべての帳票を一元管理できます。また、紙の帳票から電子帳票まで、さまざまな形式の帳票取り込みも可能です。電子帳票システムであれば、どれだけ多くの帳票であっても保管場所は取りません。そして必要な帳票を検索ですぐに見つけられ、細かく種類別に分けて整理もできます。

また、スキャナ保存やタイムスタンプ、検索、編集履歴の保存といった電子帳簿保存法に対応した機能をもつ電子帳票システムもあります。

外部システムとの連携

電子帳票システムは、すでに使っている販売管理システムといった業務システムと連携可能です。業務システムから直接帳票を作成したり、帳票データを業務システムに取り込んだりできます。

セキュリティ機能

電子帳票システムは、データの安全性を確保するためのセキュリティ機能を備えています。

ユーザー認証やアクセス制御機能により、システムへの不正アクセスや情報漏えいを防止可能です。また、データ編集のログが残るタイムスタンプ機能、ロック機能、証跡記録管理といった、書類の改ざんを防ぐための機能も装備されており、電子帳簿保存法に対応するシステムも多くあります。

電子帳票システムのメリット

電子帳票システムを導入することで、次のようなさまざまなメリットが実現できます。

• 大幅なコストカットが可能
• タイムラグやミスがなくなる
• セキュリティの向上
• データの有効活用

大幅なコストカットが可能

電子帳票システムのメリットとしては、帳票作成にかかる手間を省けること、印刷や郵送プロセスをなくすことによって大幅なコストカットが実現できる点が挙げられます。

たとえば、数か月前に発行した請求書の内容を確認したい場合、デジタルデータとして保存していれば検索をかけるだけですぐに目当ての請求書を閲覧できます。

一方、紙媒体ですべての帳票を保存している場合、必要な書類を発見するだけでかなりの時間がかかってしまうでしょう。電子帳票システムの導入によって、帳票の作成から保存まで一貫してデジタル化できるため、必要な書類を必要なタイミングですぐに閲覧可能です。

さらに、電子帳票システムを他の販売管理などの基幹業務システムと組み合わせることによって、必要な帳票を素早く先方に提出可能になります。

タイムラグやミスがなくなる

かつて、発注書や納品書、請求書を郵送していた頃は、先方に確認してもらうために最低1～2日程度かかっていました。それによって一時的ではあるものの、先方の確認待ちによってこちらの業務が止まってしまうことも少なくありませんでした。

電子帳票システムによって、帳票を電子化して迅速に取引先へ配信できるようになります。業務が滞ることなく進められ、クライアントに確認してもらいながらリアルタイムでの書類の修正も可能です。

また、自動計算やデータの整合性チェックなどの機能により、誤ったデータ入力や計算ミスを防止でき、データの正確性も向上します。

セキュリティの向上

帳票の電子化はセキュリティの向上にもつながります。紙媒体で保存する方法では、企業が年数を経るごとに保存すべき書類が溜まっていくため、管理が大変になる一方です。それに伴ってセキュリティ対策も複雑にならざるを得ません。

電子帳票システムを導入すれば、アクセス制御やデータの暗号化などのセキュリティ対策を実施することで、コンプライアンスを確保しながら、機密性の高い財務データを保護できます。

データの有効活用

電子帳票システムで電子化されている書類は、後から検索、整理、加工が容易であるため、それらをマーケティングに活用するためのデータ分析に役立てられます。たとえば、そういったデータをCSV形式やPDFとして保存しておくと、必要なときに必要なデータをすぐに取り出して活用可能です。

経営者や管理者は、いつでも電子帳票システムの最新の財務データやレポートを参照可能なため、迅速な経営判断や意思決定を行えるようになります。

電子帳票システムの選び方

さまざまなメリットのある電子帳票システムですが、導入する際は次のポイントに注意して選ぶことをおすすめします。

• 必要な機能があるか
• 使いやすい操作性
• パッケージかクラウドか
• システム連携
• 電子帳簿保存法への準拠

必要な機能があるか

電子帳票システムには、帳票作成、帳票配信、データ連携、検索・閲覧、保存・管理など、さまざまな機能があります。「帳票作成を自動化したい」「帳票配信を効率化したい」「帳票の一元管理を行いたい」など、自社が必要とする要件の機能が充実しているかを確認しましょう。

データの入力・編集が簡単か、帳票の種類は豊富か、自動計算やデータ連携など効率化に役立つ機能があるかをチェックすることをおすすめします。

使いやすい操作性

電子帳票システムは、日常的に使用するものです。そのため、操作性が悪く使いにくいシステムだと、業務効率が低下してしまう可能性もあります。

電子帳票システムの無料トライアルを利用して、見やすくわかりやすい画面レイアウトか、直感的で使いやすい操作方法かを確認しましょう。実際のユーザーのレビューや口コミ評価を参考にするのもよいでしょう。

パッケージかクラウドか

電子帳票システムの提供形態が、パッケージソフトかクラウドなのかも選ぶときのポイントとなります。システム導入によって見込まれる経費削減額と、初期費用や利用料などのコストを試算してシステムを選びましょう。

定期的に機能改善やセキュリティアップデートが行われるか、将来の拡張性やアップグレードの容易さ、ベンダーのサポート体制についてもチェックすることをおすすめします。

システム連携

電子帳票システムは、販売管理システムや会計システムなど、他のシステムと連携することで、さらなる業務効率化が期待できます。

電子帳票システムが既存のシステムと連携できるか、連携方法は簡単かを確認しておきましょう。必要に応じて、データのエクスポート・インポート機能についてもチェックしましょう。

電子帳簿保存法への準拠

電子帳票システムを導入する際には、電子帳簿保存法に対応しているかを確認することが重要です。

2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法によって、事業規模の大小にかかわらず、すべての法人と個人事業主に対して電子取引データの電子保存が義務化されました。そのため、電子帳票システムも電子帳簿保存法のルールに則って適切に運用しなければなりません。

電子帳簿保存法に対応した電子帳票システムを導入すれば、複雑な法令要件を簡単に遵守しつつ、経理業務の効率化を実現できます。

電子帳票システムで法令遵守しながら業務効率化を

電子帳票の概要から電子帳票システムの機能や導入メリット、電子帳簿保存法の要件について紹介しました。

近年は、DXの推進や働き方改革の普及といった社会的背景、および電子帳票がもたらす多くのメリットから、帳票の電子化に着手する企業が増えつつあります。電子帳票システムを導入することで、業務効率化やコスト削減、テレワークへの対応、ガバナンスの強化、データ活用・DX推進などのメリットが期待できます。

本記事を参考に、ぜひ電子帳票について理解を深めてください。そしてこの機会に、電子帳票システムの導入を検討してみましょう。

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