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2018-10-05

メールアーカイブとは?Gmailの機能の使い方や削除との違いも徹底解説【図解】

Gmailの機能であるメールアーカイブとは、メール自体は削除せず受信トレイを整理したいときに使う機能です。Gmailと他メーラーにある「削除」との違い、具体的な使い方について画像付きで説明します。メールボックスに無駄なメールが溜まってしまっている人は、ぜひ使い方を覚えましょう。※初回公開日:17/07/06
メールアーカイブシステム
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近年まずますユーザー数を大きく伸ばしているGmailですが、溜まっていく一方のメールを整理してくれる「アーカイブ」という機能について知らない人もいらっしゃると思います。

さまざまな機能をもつGmailですが、そのなかでもアーカイブは非常に簡単かつ便利なものであり、日頃メールを使っている人なら覚えておいて損はない機能です。

今回はこのアーカイブ機能について簡単に概要を説明するとともに、具体的な使い方をわかりやすく解説します。

具体的なメールアーカイブアプリを知りたい方は下の記事を参考にしてください。学んだ使い方を実践できますし、実際のサービスを体感できます。

メールアーカイブアプリ6選|監査・内部統制・セキュリティ対策を強化 | ボクシルマガジン
メールアーカイブという機能をご存じでしょうか? 簡単に言うとメールの記録、保存のことです。今回はメールアーカイブの...

メールアーカイブとは

メールアーカイブとは何か

メールアーカイブは、メール自体は削除しないまま受信トレイを整理したいときに使うGmailの基本的な機能のひとつです。

Gmailでは、ユーザー自身がフィルタを作成してメールを振り分ける設定にしたり、あるいは迷惑メールとして報告するなどの操作をしない限り、受信トレイにメールがどんどん溜まっていってしまいます。受信トレイにも「メイン」「ソーシャル」「プロモーション」といった分類はありますが、差出人によって振り分けたり、重要なメールとそうでないものを分けるには、ユーザー自身が自らニーズに従って設定を変更する必要があるのです。

受信トレイを整理する最も簡単な方法は、読み終わったメールをすべて削除してしまうことでしょう。ですが、受信メールのなかには重要な内容を含むものなので削除できないものもあるものです。そんなときに、既読メールを受信トレイの一覧に表示させないようにするのが、このアーカイブ機能なのです。

メールアーカイブと削除の違い

アーカイブ機能を使えば、メールを削除することなく受信トレイから非表示にできます。受信したメールを削除してしまうと、そのメールは閲覧できなくなってしまいます。一方、アーカイブ機能ではメール自体が削除されたわけではありませんから、いつでも表示して閲覧可能です。

アーカイブにより受信トレイ上で非表示にされたメールは「すべてのメール」というフォルダで閲覧できます。削除によって「ゴミ箱」に移動したメールや、はじめから迷惑メールフォルダに分類されているメール以外のすべてのメールが表示されるようになります。

メールアーカイブのメリット

メールアーカイブ機能のメリットとしては、何といっても無尽蔵にメールが溜まっていきがちな受信トレイの整理ができる点です。

Gmailをビジネスで利用していたり、様々なメールマガジンを購読しているような方は「今後再読するかどうかわからないが、もう一度その情報が必要になるかもしれない」というメールが受信トレイに溜まってしまう傾向があります。

今後二度と読むことはないというメールであれば、そのまま削除してしまえばいいでしょう。ですが、万が一必要になったときに困るというメールは意外に多いもので、受信トレイに残っていると邪魔に感じられるけれど、いざ削除するのも心配という悩ましいもの。

そんなときに、このアーカイブ機能が非常に役立ちます。

該当したメールは受信トレイからは非表示にされますが、いざ必要になったときにはいつでも「すべてのメール」から閲覧できますし、検索をかけても表示できます。

明らかに重要なメールは受信トレイに残しておいて、重要度が低めのメールはアーカイブに回し、不要なメールは削除といった使い方をするとよいでしょう。

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