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経費精算の規定・規定作成のポイントを徹底解説!ルールなど

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経理の作業の中でも特に手間がかかるのが経費の精算です。経費精算は、規定を設けておかないと後々トラブルにつながる可能性があります。今回の記事では、経費精算の規定を作成する際の項目、ポイントを解説します!

経理を担当者にとって毎月悩みのタネになる作業の一つである経費精算。この経費精算は事前に社内で規定をしっかりと設けておかないと、後々社員とのトラブルにつながる可能性もあります。そして、経費精算の規定作成には注意しておかなければならないポイントがいくつかあります。
今回の記事では経費精算の規定のポイントを徹底的に解説します!

経費精算とは

経費とは仕事上必要なものにかかるお金のことで、そのお金を精算することを経費精算といいます。一般的な企業の中における経費精算では、単に申請された金額を社員に支給するだけでなく、領収書の金額が合ってるのか、必要な経費として扱っていいものなのか、といったことを確認する作業のことも内包しています。

そもそも経費精算とは?についてもっとよく知りたい方は以下の記事をご覧ください。オススメの経費精算システムも紹介しています。

経費精算の種類やメリットについて知りたい方は以下の記事をご覧ください。

経費精算の規定を作成する目的

それでは、最初に規定を作成する目的について解説します。

通常の給与との違いを明確にする

会社から支給される金銭のうち、特に規定がないものは基本的に給料とみなされます。給料とみなされたものについては、社員はそれに対して住民税を払わなければなりませんし、会社側も社会保険料を多く払わなければなりません。

不正な受け取りを防止する

多くの企業では、経費として認められるためには申請者よりも高い階級の社員による承認が必要であると定めています。その規定によって不正な受け取りを防止する働きがあります。

申請期限を定めることにより、先延ばしを防ぐ

経費精算でよくありがちなのが、領収書などの提出を何か月も経過してから提出するケース。お金の動きの確認を取るのが難しくなり、経理部門にとって大きな負担になります。領収書の提出期限を設けることによって、経理部門の負担を軽減することができます。

社員間の不満を低減する

明文化された全社員共通の規定を設定することにより、社員間の不満を低減させることができます。明文規定が無いと、上司・決裁者の個人的な感情で承認を決めたり、経費の支給が変えられると思われることもあるからです。

経費精算の規定に必要な項目

それでは、具体的に規定を作成する際に含めるべき項目を説明していきます。

目的

まずは目的を定義します。
経費精算の規定は、各企業の就業規則に準じて定められますから、「就業規則第X条に基づき、社員が業務のために支出した場合の経費について定める。」と規定されるのが一般的です。

適用範囲

適用範囲とは、経費の適用範囲ではなく社員の適用範囲です。会社の役員や正社員のみと設定するのか、アルバイトや非正規社員を含めるのかを規定します。

経費の定義

この項目で経費の定義を記載します。基本的には業務の上で必要なものに関しては経費と認められますが、その範囲は各企業によって異なります。

精算日

経費の精算日を定めます。この項目も会社によって異なります。精算日を明記しないと社員が提出を先延ばしにしてしまう可能性があります。基本的には1ヵ月以内と規定する企業が多いようです。

精算の方法

精算の方法も企業によって異なります。経費と認められたらすぐに経理課に出向き直接受け取ることもありますし、給与と一緒に振り込まれることもあります。

精算の確定基準

精算が確定される基準を定めます。決裁者が承認した時点で精算が確定となるようにするのが一般的です。

領収書がない経費

領収書を無くしてしまった、もしくは領収書が発行されない(取引先へのご祝儀など)ときの対応を明記しておく必要があります。出金伝票を使用するのが一般的です。

非常手段

最後に非常手段を設定しておきます。もちろん、非常時の状況を想定することは作成の段階ではできませんから、上司や決裁者の判断に任せる、などのように曖昧に設定されることが多いです。

規定を作成する際のポイント

それでは、最後に規定を作成する際のポイントを解説します。

仮払いの規定も別途設定する

少額の経費であれば問題ありませんが、10万円を超えるような場合には社員の負担が大きくなります。経費は社員に立て替えてもらってる会社の債務ですから、適応される額を明記して仮払いの制度を採用するようにしましょう。

例外は基本的に認めない

経費精算の規定は法律と一緒です。正当の理由がなく例外を認めてしまうと、形骸化してしまい会社全体のモラル低下につながります。ルールを設定したからには、徹底しましょう。

経費乱用を防ぐ措置を規定する

例えば、タクシー利用の際には理由の記述を求める、などのように無駄遣いを防ぐ規定を定めましょう。労働環境の整備はもちろん大事ですが、節約すべきところは節約するようにしましょう。
他には、予想される金額を事前に申請させておいて、精算額が申請額より大きい場合には理由を明記させたり、未来日付での精算を却下したりする措置があります。

決裁者を設定する

決裁者は最終的に経費精算の確定を行う者のことを言います。役職によって決裁を行える金額を定めておきましょう。設定した最高の金額より大きい経費の場合には稟議を行うようにしましょう。

経費精算の規定を設けてトラブルを回避しよう

経費精算の規定は会社経営を行う上で欠かせないルールのひとつです。社員が安心して働く環境を整備するためにも、経費精算の規定は手を抜かないようにしましょう。
また、経費精算はシステムを利用することで社員全員の精算業務が格段に楽になります。ぜひ導入を検討してみてください!

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