稟議書とは - ケース別フォーマット3選 | 書き方も紹介

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稟議書とは端的に言えば「決定権を持つ人に許可をとるための書類」です。なぜ稟議書が使われるのかの理由から、書く際のポイント、契約締結、備品購入、接待や忘年会などのケース別で使い分けられるフォーマットも紹介します。
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稟議書をこれから書くという方向けに、稟議書の書き方、稟議書を必要とする場面を簡潔に紹介し、どんな場面でも使いやすい稟議書のフォーマットを紹介したいと思います。

稟議書とは

稟議書は「りんぎしょ」または「ひんぎしょ」と読みます。会社である事項について決定できる権限を持った決裁権者に向けて、「~をしてよいですか?」とお伺いをたてるというものです。

そもそも稟議とは、経費を使った際や契約を結んだ時などに関係者の承認を得るための手続きのことです。回覧され、複数人の承認を得るというのが特徴です。稟議そのものについてもっと詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

稟議書が会社でよく使われる2つの理由

時間・手間の短縮

決裁事項について毎回関係者が一堂に会して会議などの話し合いをすると時間の無駄になるのは言うまでもありません。稟議書を「担当者→担当者の上司→・・・→決裁権者」というように上位役職者の承認を得ながら回覧をし、最終的に決裁権者まできちんと閲覧され、会社としての承認・決定を行うことで時間や手間の短縮に繋がります。

記録として残す

稟議書が会社で頻繁に利用される理由のもう1つは、「会社としてどのような資料をもとに承認や決定を下したのか」という記録としても使用できることが挙げられます。

稟議書として残しておくことで、「言った、言ってない」「なんでこんな決定したんだ」という事態を回避することができます。

稟議書の書き方は?

結論をタイトルに書く

稟議書を書くときは、まずタイトルに結論を書くことが重要です。これは、稟議書の承認内容を確実に確認してもらうためです。これはメールでもタイトルに結論を書くのと同じです。

たとえば、採用稟議であれば「○○部署の欠員補充のため、~~という人物を下記の条件にて採用します」、契約稟議であれば「A社との○○取引に必要となるので、当社とA社との~~契約を締結します」などのように結論を先に記載します。

すでに述べましたが、これは稟議書を見る方がひと目見たときに「この稟議書で何の承認をしてほしいのか」を伝えるために先に結論を書く必要があります。

承認を得るために必要な事項を記載する

冒頭でも説明しましたが、稟議書の目的は承認を得ることです。稟議書で初めてその内容を知った人が承認するかどうかの結論を出すのに十分な情報を記載しないと意味がありません。

稟議書を書いても、上司へ説明が別途必要になったり、事情についての説明を別途求められるのは手間も時間もかかりますし、稟議書を提出した意味がありません。

フォーマットを使用する

稟議書には定型のフォーマットが用意されているケースが多いです。自社で利用しているフォーマットがあれば、それを使用することでよりスムーズな承認に繋がります。先輩や上司、総務部などに会社所定のフォーマットの有無を確認しましょう。

稟議書フォーマット ケース別3選

上記稟議書項目をおさえたどの場面でも使用しやすい稟議書のフォーマットを紹介します。今回は契約締結、備品購入、接待・忘年会という3つのケースを取り上げます。

テンプレートがある会社もあり、また言い回しも会社の慣習で決まっている場合もあるので、表現は自社の過去の例を参考にした方がよいでしょう。ここでは、最低限記載すべき内容に焦点をあてて紹介します。

ケース1. 契約締結

A社との人材派遣契約について

標記につき、下記の通りA社と人材派遣サービス契約を結びたく、お伺いします。

契約者: xx社 (詳細会社情報添付)

契約内容: 契約期間、派遣労働者数、派遣労働者の仕事内容、契約金額、サービス内容に含まれるものなど。

契約理由:経理部社員Dの決算時期と重なる産休に伴い、経理の補佐業務を行うスタッフが必要です。契約するxx社は過去にも派遣の実績があり当社の事情を熟知している為、新規のサービス会社を起用することによる新たな手続きや説明業務が省けることで、xx社との契約を申請致します。

ケース2. 備品購入

情報セキュリティマネジメントシステムの購入について

標記につき、下記の通りシステムの購入をしたく、お伺いします。

対象製品:  xxx

販売者: xxx社

価格: xxx円

価格に含まれるもの: xxx

見積書比較: (複数社の見積もり比較を添付)
購入理由: 今年に入って取引先が昨年比2倍となり、電子メールの交信が昨年の月平均xx通から先月はxxに増加しています。仕様書などを添付したメールや、取引先の情報が含まれるメールが多く発信されているなか、誤送信による会社の情報漏洩対策はとられていません。
この為、情報セキュリティマネジメントシステムの購入を数社から見積もりをとり検討した結果、xx社のものがコストパフォーマンスの面で優れていると判断し、購入を申請致します。

ケース3. 接待・忘年会

B社接待のための会食について

標記につき、下記の通り会食を開催したく、お伺いします。

招待客:  B社

招待者:  xx部長xx様、xx課長xx様 合計2名

日時: xx月xx日

接待場所: レストランxx 夕食ご招待

接待者: xx部xx

予算: 合計xx円以内

目的:  B社との取引は8年前から継続していますが、先月担当部長が、競合C社との関係が強いxx氏に交代となりました。xx氏との関係を築いてスムーズなコミュニケーションが図れるよう、顔合わせとして夕食会の設定が必要と考えます。

稟議書の書き方はこちらの記事でも紹介しています。ぜひご覧ください。

稟議書共通で記載すべき項目を再確認

しかし、稟議書が必要になるケースはさまざまです。そこで最後に、記載しておくべき項目についてあらためて説明します。

稟議書で何を求めているのか、承認、または否決の結論を出すのに十分な情報を端的に記載することが重要です。ここでは、どの場面でも使用しやすい共通項目を見て、抜け漏れのない稟議書を書きましょう。

件名

稟議書の件名です。稟議書で承認してほしい内容が分かるように端的に記載します。長くし過ぎず1行に収めましょう。

なるべく20文字以内に収めると綺麗に見え、読みやすくなります。たとえば、採用稟議であれば「○○部署の欠員補充のための中途採用の件」、契約稟議であれば「○○取引に伴う、A社との~~契約締結の件」などと記載します。

件名の説明

稟議書の概要を記載して、何についての承認がほしいのか説明をします。ここで具体的に、稟議の内容について承認者が「本当に必要なのか」を判断できる情報の提供を行います。自分が承認者ならばどのような情報をもとに判断するのか、どのような情報を欲するのかを念頭に考え、簡潔に分かりやすく記載します。

たとえば、採用稟議であれば「採用者の氏名・年齢」「採用予定日」「所属・役職(期待する役割)」「採用条件」などを記載します。購買稟議であれば「購買予定物品」「数量」「必要性」「使用部署」「購入取引先」などを記載します。

詳細 (理由・事情説明など)

稟議決裁を求めるに至った事情やその理由を説明していきます。「件名の説明」で行った説明を補強する事情や理由について追加で説明をします。

稟議書は簡潔に記載することが求められる場合が多いので、詳細部分が長くなる場合には添付資料という形で、詳細説明が必要な承認者が参照できるようにまとめておくと非常に丁寧です。

たとえば、A社との新規取引に伴う契約稟議であれば、A社との取引にいたる経緯、これからの取引の見込み、A社の財務内容などの会社情報・与信情報、契約内容ないし契約の概要、法務担当者・法務部門の契約書内容への意見などをまとめます。

金額

稟議内容の実行にあたって必要になる金額を記載します。コストが分からないと承認する人も判断ができない場合が多いためです。金額を記載する際には根拠が必要となるので、購入や業務委託などの場合には見積もりを添付することが必要です。

また、業務委託など継続性のあるものの場合には、月または年額でいくらになることが見込まれるのかを記載します。

その他

上記で紹介してきた記載すべき項目以外にも、稟議内容、会社での必要事項などがあります。特に会社での書き方がある場合には、見慣れない形式で承認者を戸惑わせないように所定の書き方で記載するのが重要です。


稟議書をきっちり書くことで承認もスムーズに

とっつきにくく難しいように思われる稟議書ですが、しっかりとフォーマットを作ってしまえば、そのフォーマットに従って記載していけばよいので誰でも必要事項が記載された稟議書の作成ができるようになります。誰が見ても分かりやすい稟議書を作成するよう心がけましょう。

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