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交通費精算をクラウドで効率化 | 営業と経理の双方が楽に

経費精算の中でも、交通費の精算は営業にとっても経理にとっても手間のかかる作業です。この交通費精算をクラウドで効率化しましょう。※初回公開日 2017/7/17
経費精算システム
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さまざまな営業活動を通じて発生する経費精算。中でも一番手間がかかるのは「交通費」の精算ではないでしょうか。

多くの営業は、外回りをする際に電車や地下鉄、バスなどを毎日のように利用します。その際の交通費を細かく記録しておくのは面倒なので、月末にまとめて処理するという方は少なくないでしょう。

こうした処理は、営業だけでなくチェックする経理にとっても悩みの種です。そこで今回では、交通費精算をすっきり解決する方法をご紹介します!

なお、ボクシルで掲載している交通費精算システムの詳しい資料は、こちらから無料で一括ダウンロード可能です。比較検討の際にぜひ参考にしてください。

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交通費精算の実態

経費精算は、通常月に一度、多くても週に一度処理する会社が多いでしょう。営業は、小口の交通費をまとめて申請処理します。経理は、一度にまとめて申請された項目のチェック、間違いがある場合の差し戻しに神経を使います。

こうした交通費精算の処理は面倒ですが、非常に重要な役割を担います。会社の内部統制の観点から、営業が自己申告する経費をそのまま支払う、というわけにはいかないからです。

まず「営業の管理職による承認」と「経理によるチェック」は必要不可欠です。故意ではなくてもミスは発生するものですが、これを見逃すと会社のコストも気がつかないうちに膨らんでしまいます。正しい交通費精算は会社にとって必要不可欠な作業なのです。

効率の悪い交通費精算

交通費精算では、営業が明細をエクセルなどに手入力して整理し、規定の申請・精算フォーマットにより記帳や出金処理している会社が多いのではないでしょうか。

この場合、一人ひとりの記録や記憶に依存し、その申請内容を経理がひとつずつ間違いや不正がないかチェックする必要があります。

「どの路線を使っていくらかかったか」だけであれば整理しやすいですが、特定の路線で通勤手当としてもらっている定期券を利用した場合は、その区間を差し引いて精算する必要があります。

定期区間を差し引くのは法的義務ではない?

通勤手当の支給は一般的ですが、法的義務ではありません。また、「営業活動で使う交通費に定期を使わなければならないこと」も、「交通費精算時に定期区間を差し引かなければならないこと」も実は法的義務はありません。

しかし、せっかく会社が通勤手当として払っている区間の料金を、定期を実際に「使った」「使わない」に関わらず支払うことは、コスト増加に繋がります。

一般的には定期代を支給されている区間は定期を使用し、その分の交通費は精算しないと経理は認識します。

通常はこの定期区間の取り扱いに関して社内規程化されています。しかし、この定期区間の控除作業はただでさえわずらわしい交通費精算の作業を、さらに面倒なものにしています。

具体的な交通費精算処理作業を解説

次に、典型的な営業側と経理側の交通費精算処理作業を見ていきましょう。

営業側の交通費精算

営業は、次のような作業を毎月どこかのタイミングで行う必要があります。

  • 訪問した客先とその住所(最寄り駅)訪問日時を記録する
  • そこに行くまでの区間と乗換えを記録
  • その区間の運賃を調べる
  • 通勤定期を使った区間を記録する
  • 金額を合計し、定期区間の料金を差し引く
  • 私用で使った区間があれば、それも記録して差し引く
  • 経理にあげる前に上司の承認を得る。その際に特に訪問先や頻度に関して質問が出され、ミスを指摘されて修正が必要となる場合もある

これらの作業は毎日行うのが理想ですが、交通費申請作業のためだけにオフィスに戻り、デスクワークをするのは困難です。乗車切符を買う際に、販売機で履歴を印字することもできますが、それでもデスクでデータ入力しなおす作業が必要です。

経理側の交通費精算

経理側は、次のようなポイントで営業からの申請を一つひとつチェックする必要があります。そして、間違いがあった場合は営業に差し戻して訂正依頼し、再提出されたものを再度チェックしなければなりません。

  • 訪問した客先の住所と最寄駅におかしなところはないか
  • そこに行くまでの区間と乗換駅は合っているか
  • その区間の料金は合っているか
  • 各従業員の定期区間
  • 定期区間はちゃんと差し引かれているか
  • 私用と思われる分が請求されていないか

クラウド型の交通費精算システムを導入するメリット

上記のような問題の原因は、経費を申請する方もチェックする方も、人による作業に依存しているところにあります。

会計処理をはじめとする企業のバックオフィスのさまざまな部門がIT化されている現在、こうした作業もシステム導入により自動化する検討は、十分に意義があります。

会計システムのような導入にコストや時間がかかるシステムではなく、クラウド型の手軽に導入できるシステムを利用すれば、営業も経理もかなりの手間が省けます。クラウド型の交通費精算システムを導入するメリットには、以下のものが挙げられます。

交通費の申請やチェックが楽

客先回りに交通系のICカードを利用している会社は多いのではないでしょうか。交通費精算システムでは、このICカードの情報をICカードリーダーで読み取り、従業員に個別に電子送信されます。

営業はそれを画面上でチェックすればよく、履歴をいちいち手書きで記録しておく手間が省けます。またあらかじめ定期区間を設定しておけば、その分がシステムで自動的に控除されます。私用で使った分も、画面上で削除することもできます。

会計ソフトにデータを取り込める

精算作業が終わった交通費は営業コストとして計上する必要がありますから、経理にとってはこれを会計ソフトに入力する作業が続きます。

交通費精算ソフトでは、会計ソフトと連携できるようになっているものが多いため、仕訳をした上で会計ソフトに入力する手間が省け、その際の人的ミスも防げます。経理業務の大幅な効率化につながります。

差し戻しが簡単

交通費の申請は、通常はまず営業の上司が承認し、その後経理がチェックした上で支払いにすすみます。

交通費精算システムでは上司も経理も、紙ではなくオンラインでチェック及び承認することができ、差し戻しがある場合はそれが営業に自動的にメールで通知されます。差し戻しと訂正依頼が営業のデスクに放置されることもなくなり、業務がスピーディーに進みます。

不正防止

定期区間の控除を申請せず、実際には払っていない交通費が不正に請求されるケースがあります。交通費精算システムでは、あらかじめ各従業員の定期区間とその料金を設定しておくことで、利用した区間からその分が自動的に控除されるため、経理の細かいチェックは不要です。

おすすめの交通費精算システム6選

ジョブカン経費精算

  • 導入実績2,500社以上
  • 使いやすくてシンプルな画面
  • クラウド管理だから申請はどこからでも

ジョブカン経費精算は、交通系ICカードの自動読み取りで利用区間や料金明細が自動入力されます。「乗り換え案内Biz」と連携しており、定期区間の自動控除もできます。また申請から承認まで多彩なアラート通知機能を備えており、承認までの流れがスムーズに行えます。交通費精算に必要なあらゆる機能を備えながら、カスタマイズも可能。英語対応により、海外拠点との連携もできます。

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Concur Expense(コンカーエクスペンス)

  • BIを使った経費管理で経営に直結した間接費管理
  • 電子帳簿保存法に対応 日本でも他社にない事例あり
  • 2017年多くの中堅中小企業が採用/導入を決定

Concur Expenseは、出張・経費精算に関わる業務負荷や管理コストの大幅削減、従業員の生産性向上、経費の見える化、不正経費の防止を実現するSAPグループ社のクラウド経費採算システムです。
交通系ICカードと連携して情報を自動読み取りするほか、利用が多い路線のお気に入り登録もできます。またコーポレートクレジットカードとの連携で、カードの支出を全て管理。スマホ用のコンカーアプリを使えば、領収書の電子化から申請、承認まですべてスマホで対応できます。Concur Travelを使ってホテルや航空券の手配もできます。世界5,200万人が利用し、多言語、多通貨にも対応しています。

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楽楽精算


  • 交通費精算を含むあらゆる経費精算に対応
  • 連携できる会計ソフトが豊富
  • 全機能使用可能な無料トライアル版あり

楽楽精算には乗り換え案内ソフトが内蔵され、経路の入力で交通費が自動計算されます。定期区間の自動控除機能では、控除済み部分がアイコンで表示されるのでチェックも楽です。タクシーや駐車場、ガソリン代の精算にも対応し、あらゆる経費精算が可能です。豊富な会計ソフトと連携しており、仕訳作業もラクラク。規定違反の申請は自動的にブロックされて、警告が申請者に通知されます。

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らくらく旅費経費.net

  • 仮払い一括請求
  • ICカード連携でより簡単に
  • 定期券区間を自動控除

らくらく旅費経費.netユーザビリティを重視した画面は、余計な機能による利用者の「どこに何を入力したら良いの?」という状況を防ぎ、申請内容による承認ルートの自動変換にも対応しています。らくらく定期netとの組み合わせを行うことにより、定期券の重複区間控除が自動的に行え、経費削減とともに、内部統制にも効果を発揮します。コーポレートカード、外貨にも対応。バーコード管理機能にてデータ改ざんや紛失の心配もなく、管理部門や経営者にとつても効果の高い、旅費経費の次世代スタンダードシステムです。

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マネーフォワードクラウド経費

  • スマホで経費申請・承認
  • MFクラウドシリーズと連携
  • 経費の分析機能あり

MFクラウド経費はMFクラウド会計システムと自動連携できるほか、データを会計システムの受け入れ形式に合わせて出力できるため、他の色々な会計システムとも連携できます。交通系ICカードの読み取りの他、レシートの自動読み取りとスマホで撮った写真の電子保存機能により、手入力を徹底的に排除。また家計簿アプリのMoneyForwardとも連携しています。

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J'sNAVI NEO(ジェイズナビネオ)

  • JTBグループの強みを活かした出張管理で業務効率化とコスト削減を実現
  • ICカード連携やコーポレートカード連携で交通費や一般経費の精算もカンタン効率化
  • 出張者、経理部門、企業管理部門、それぞれのお悩み解決をサポート

J'sNAVI NEO(ジェイズナビネオ)は、JTBの出張・経費管理ソリューションです。オンライン出張手配と出張管理ワークフローが一体となっており、国内や海外の出張申請やチケット手配、精算、支払、さらに近隣交通費や交際費などの毎日の経費管理の申請や精算も可能です。分散した情報の一元管理で、出張・経費の実態を可視化し、旅費・経費の削減、出張業務・経費管理業務の効率化や利便性向上を実現します。

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交通費精算システム導入で営業も経理もラクラク

営業活動に欠かせない取引先訪問には交通費がつきものですが、さまざまな路線を乗り継いで移動する都会では、日々の交通費の精算処理で営業も経理も手作業に追われているのが現状です。

経理だけでなく、申請を承認する営業管理職の負担も大きいので、申請の簡素化とチェックの自動化は営業にとっても経理にとっても業務の効率化とコスト削減という意味で非常に大切です。

細かいチェックとミスの指摘による営業と経理の感情的な衝突も回避することができるクラウド型の交通費精算システムの導入で、なかなか手がつけられていなかった交通費精算分野の業務改善をしてみませんか。

注目の経費精算システム、サービス資料まとめ

【厳選】おすすめ経費精算システムをまとめてチェック!
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