Article square balloon green
2018-12-19

稟議書の書き方 | テンプレート・ひな形3選・例文やフォーマット紹介

稟議書は決裁者に申請してもらうのに必要な書類です。決裁者からの承認が目的なので、決裁者が理解しやすく承認したくなるような書き方をしましょう。そんな稟議書への記入事項や書き方のポイントを解説します。すぐに利用できるテンプレート・ひな形も3タイプ別に紹介するので、ぜひ活用してください。
社内コミュニケーションワークフローシステム
Large

稟議書は決裁者から承認をとるのに使用されます。

入社して間もないころ、でも稟議書に触れる機会は多いでしょう。しかし書き方を知らなくては記入が難しいのも事実です。本記事では、稟議書の書き方とポイントを説明します。すぐ使えるテンプレートもあります。

稟議書とは

稟議書(りんぎしょ)とは、伺い書とも呼ばれ、会社や官公庁において承認を必要とする事項の承認を申請して決裁者に回す書類のことです。

会社の規模が大きくなれば承認者が増えます。金額や重要度にもよりますが、社長にまで承認を求めることもあるほどです。

人数が大きくなると大変なのが情報の正確性です。伝言ゲームではありませんが、書類にしないと途中で申請内容のブレる恐れがあります。そのために必要なのが稟議書です。

そもそも稟議とはなにか知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。

稟議とは?決裁との違い | 稟議書作成・承認まで仕組み化できるワークフローシステムも | ボクシルマガジン
知らなければ恥ずかしい稟議とは?稟議書って何?決裁との意味の違いは?稟議書を上げる、ってどういうこと?今さら聞けな...

稟議書の書き方

稟議書は申請者が作成し、承認者が書類に署名すれば承認成立です。

したがって、何が承認されたのかがわかる稟議書が重要です。稟議書には一定のフォーマットはありませんが、稟議書として必ず記載しておかなければならない点に、次のようなものがあります。

  • 申請する事柄
  • 申請する目的
  • 申請する理由
  • 承認してほしい内容
  • メリット・デメリット

稟議書作成にあたっては、ポイントを押さえた明快な申請事項の記載が必要です。一つの申請事項に対して一つの稟議書を作成し、申請事項を明確にしましょう。

申請する事柄

何を申請するのかについて書きましょう。できるだけ短くでも具体的に書くのが重要です。

稟議書は承認を得るだけではなく、承認が得られていることを社内の第三者にも認識させるためにも使われます。そのため、事柄は簡潔にわかりやすく書きましょう。

申請する目的

申請の目的を記します。何に使うのかを記すことで、申請の意図を承認者に伝えます。

稟議書は、承認者が「この稟議書は承認が必要だ」と思うように書かなくてはなりません。目的を書く際はどのようなことに使用するから必要なのか、を明確に記しましょう。

申請する理由

稟議書にはなぜ申請するのかの説明を入れます。申請理由というよりも、申請を正当化する客観的な根拠という位置付けです。申請の背景や理由は詳しく説明した方が承認する側も検討・判断しやすくなります。稟議書本体は簡潔に記載し、詳細説明や資料などは添付ファイルにまとめましょう。

承認者は、申請事項だけでなく申請理由も含めて承認するので、場合によっては申請理由の修正を承認者から要請されることもあります。

承認してほしい内容

申請した内容のどこを承認してほしいのか記します。承認者が、何を判断すればいいのかを明確にするのに必要な項目です。

承認者は忙しいことが多いです。その忙しさを考慮したとき、承認ポイントが明確になっていると、承認者も余計な手間を負わずに済みます。承認者を誤解させないためにも、ぜひ記入しましょう。

メリット・デメリット

稟議書は説得力のあるものでないと承認されません。そのためには、申請事項が「会社にとってどういうメリットがあるのか」を具体的に記載すると、承認サイドも承認しやすくなります。

たとえばITシステム導入などの場合、それを購入することで業務が効率化されるという申請理由を裏付けるものとして、業務にかかる人件費や管理コストがどれだけ削減できるかなど、見込み数字を挙げて記載することが大切です。

デメリットも記載しておくといいでしょう。ただしデメリットを書いたときは、メリットがデメリットを上回るようにしなくてはなりません。デメリットが解消できる道筋や、メリットの方が大きい根拠を合わせて示しましょう。

稟議書のテンプレート【用途別】

では、具体的な申請事項を例にあげ、稟議書の内容とひな形となる文例を紹介しましょう。

テンプレートがある会社もあり、また言い回しも会社の慣習で決まっている場合もあるので、表現は自社の過去の例を参考にしてください。最低限記載すべき内容に焦点をあてて紹介します。

他社との契約

A社との人材派遣契約について

標記につき、下記の通りA社と人材派遣サービス契約を結びたく、お伺いします。

契約者: xx社 (詳細会社情報添付)

契約内容: 契約期間、派遣労働者数、派遣労働者の仕事内容、契約金額、サービス内容に含まれるものなど。

契約理由:経理部社員Dの決算時期と重なる産休に伴い、経理の補佐業務を行うスタッフが必要です。契約するxx社は過去にも派遣の実績があり当社の事情を熟知しているため、新規のサービス会社を起用することによる新たな手続きや説明業務が省けることで、xx社との契約を申請いたします。

備品の購入

情報セキュリティマネジメントシステムの購入について

標記につき、下記の通りシステムの購入をしたく、お伺いします。

対象製品:  xxx

販売者: xxx社

価格: xxx円

価格に含まれるもの: xxx

見積書比較: (複数社の見積もり比較を添付)
購入理由: 今年に入って取引先が昨年比2倍となり、電子メールの交信が昨年の月平均xx通から先月はxxに増加しています。仕様書などを添付したメールや、取引先の情報が含まれるメールが多く発信されているなか、誤送信による会社の情報漏えい対策はとられていません。
このため、情報セキュリティマネジメントシステムの購入を数社から見積もりをとり検討した結果、xx社のものがコストパフォーマンスの面で優れていると判断し、購入を申請いたします。

接待や忘年会の用意

B社接待のための会食について

標記につき、下記の通り会食を開催したく、お伺いします。

招待客:  B社

招待者:  xx部長xx様、xx課長xx様 合計2名

日時: xx月xx日

接待場所: レストランxx 夕食ご招待

接待者: xx部xx

予算: 合計xx円以内

目的:  B社との取引は3年前から継続していますが、先月担当部長が、競合C社との関係が強いxx氏に交代となりました。xx氏との関係を築いてスムーズなコミュニケーションが図れるよう、顔合わせとして夕食会の設定が必要と考えます。

稟議書を書くポイント

稟議書は承認する側が簡単に内容を把握でき、かつ承認者以外の者も内容が確認できるようなものになっていなければなりません。そこで、以下のポイントに注意して書きましょう。

内容を具体的に

申請内容は具体的に記載する必要があります。支払いが伴う場合は、承認された稟議書をもって経理は支払い手続きをするため、以下の項目を記載しましょう。

  • 対象の品目
  • 数量
  • 金額
  • 請求書とチェックできるように具体的な明細

また契約の申請の場合も、契約条件のポイントを記載し、契約書が承認された内容どおりの契約条件になっているかがチェックできるようにしておく必要もあります。

問題点と解決策

承認者を説得するためには、現状の問題点や課題とそれを申請事項によって解決するという理由付けを提示することも効果があります。

その際、提示する問題点は現在課題となっている事象の場合もありますが、申請する解決策をとらないと問題が発生する恐れがあるという、将来の問題点や懸念事項を提示することもあります。

たとえば、情報セキュリティシステム導入申請の場合は、システムを導入しないことで会社の情報漏えい問題が発生する可能性がある、といったリスクや問題です。

良い稟議書で申請を通すために

稟議書の書き方次第で、承認の可否が決まってしまうこともあります。承認者が納得しやすく、承認したことを第三者にも正当化できるような内容にすることがポイントです。

説得力のある稟議書の提示は上司の評価にもつながりますから、ポイントを押さえた稟議書で実務能力をアピールしましょう。

ボクシルとは

ボクシルとは、「コスト削減」「売上向上」につながる法人向けクラウドサービスを中心に、さまざまなサービスを掲載する日本最大級の法人向けサービス口コミ・比較サイトです。

「何かサービスを導入したいけど、どんなサービスがあるのかわからない。」
「同じようなサービスがあり、どのサービスが優れているのかわからない。」

そんな悩みを解消するのがボクシルです。

マーケティングに問題を抱えている法人企業は、ボクシルを活用することで効率的に見込み顧客を獲得できます!また、リード獲得支援だけでなくタイアップ記事広告の作成などさまざまなニーズにお答えします。

ボクシルボクシルマガジンの2軸を利用することで、掲載企業はリードジェネレーションやリードナーチャリングにおける手間を一挙に解消し、低コスト高効率最小限のリスクでリード獲得ができるようになります。ぜひご登録ください。

Article whitepaper bgS3 0
ワークフローシステム
選び方ガイド
資料請求後にサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。
利用規約とご案内の連絡に同意の上
Article like finger
この記事が良かったら、いいね!をしてください!最新情報をお届けします!
御社のサービスを
ボクシルに掲載しませんか?
月間600万PV
掲載社数3,000
商談発生60,000件以上
この記事とあわせて読まれている記事