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ペーパーレス化のメリット・デメリット - 進まないときの推進方法・やり方

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近年の働き方改革が進むなか電子文書法が制定され、紙を使わないペーパーレスも大きな注目を集めています。ペーパーレスによるメリットやデメリット、ペーパーレス化する際に実施したい推進方法ややり方のポイントを解説します。

ペーパーレスとは

ペーパーレスとは、紙を削減する取り組みのことを指し、従来FAXや郵送など紙媒体で取り扱っていた資料や書類を電子化し、デジタルデータで利用することをペーパーレス化と呼びます。ペーパーレス化によって保管場所やコストを削減し、生産性向上を実現可能です。

ペーパーレス化のイメージ

ペーパーレス化の現状

日本製紙連合会のデータによると、消費量がピークだった2010年から、2015年までの紙の使用量は年々減少していました。しかし2016年以降、ペーパーレス化ツールが増えてきているにも関わらず、消費量は再び増加傾向にあったようです。

しかし2020年新型コロナウイルスの流行により、ペーパーレスが日本全国的に注目され、電子契約に代表される各種クラウドサービスの導入が進み始めました。政府もペーパーレス化を推進しています。

ペーパーレス化が進んでも電子保存してはいけないもの

e-文書法(電子文書法)という法律によって、電子保存が認められない対象外文書が規定されました。たとえば、次のようなものは「現物性が高い」という理由で対象外文書となり、電子保存が認められません。

  • 安全の手引きなど:緊急時に備え、即座に見れる状態にすることが必要なもの
  • 免許証・許可証など:現物性が極めて高く、携帯する必要のあるもの
  • 条約による制限があるもの

ペーパーレスの7つのメリット

紙の資料には経年劣化の心配がありますが、ペーパーレス化で電子化すればその心配もなくなるうえに、次のようなメリットもあります。

  • 検索性の向上
  • 情報漏えいのリスクを低減
  • コスト・費用の削減
  • 高いデザイン性
  • 遠隔地でも容易に情報共有
  • 環境保全にもつながる

ペーパーレス化による検索性と情報共有速度の向上やセキュリティ面での利点を含め、代表的なメリットを解説します。

検索性の向上

ペーパーレス化して、日時やカテゴリを分けて保存しておけば、目的のデータを見つけるのも容易になります。検索性能の向上によって業務効率化につながるでしょう。

情報漏えいリスクを低減しセキュリティレベル向上へ

ペーパーレス化によって電子データで保存しておけば、盗難や紛失など情報漏えいのリスクを低減でき、セキュリティレベルが向上するというメリットもあります。

紙媒体では、スペースや管理場所の問題から厳重に保管できず、セキュリティが甘くなり情報漏えいにつながりかねません。しかし、データベースで管理しておけば、簡単に厳重なセキュリティをかけられるので、情報漏えいリスクを下げられます

さらに、資料に閲覧制限を設けることで紙媒体よりも高いセキュリティレベルが実現可能です。

必要費用の削減

ペーパーレス化によって、紙代はもちろん、印刷代、廃棄費用が削減できます。この二つのコストは、日次で見ればたいした金額にはなりませんが、年次で見ると侮れない金額になるため、甘くみてはいけません。

また、社内での文書保存用のスペースを用意する必要がなくなるため、保管場所を借りるコストや棚を設置するコストといった、備品関係の費用も削減できるでしょう。

バックアップに強い

ペーパーレス化を行い、クラウド上であらかじめバックアップをしておけば、万が一の事態でも資料の消失を防止できます。紙媒体では紛失や盗難、焼失などで資料がなくなってしまうと復元が困難でしたが、システムの自動保存やバックアップ機能を利用することで、そういった懸念点もなくなるでしょう。

高いデザイン性

最近では単純に紙をスキャンするだけではなく、保存された文書にマーカーをつけてプレゼンができたり、レーザーポインターでポイントを解説できたりとプレゼンテーションをよりわかりやすくする機能を多く備えたシステムが多くあります。

遠隔地でも容易に情報共有

グローバル化やテレワークにより遠隔地にいる相手とWeb会議を行うことも珍しくなくなってきました。こうした会議で書類を共有したい場合でも、ペーパーレスならデータや共有URLを送るだけで情報共有可能です。

Web会議システムには資料共有機能や画面共有機能がついているのが一般的で、ペーパーレス化に役立つツールです。離れた相手とのやり取りを頻繁にする場合は、スピーディーに情報共有できるWeb会議システムをチェックしてみてください。

環境保全に寄与できる

2017年時点の日本国内では、年間で約1,820トン以上の紙が消費されていました。紙はもともと自然の資源を利用して作られているため、ペーパーレス化が進めば有限である資源を守り、環境の保全に寄与することにつながります。

ペーパーレスの4つのデメリット

次にペーパーレスのデメリットを解説しますが、使用する個人の感覚によるものが多い印象です。あくまで実験や統計上の話ですが、紙の資料の方が電子化された資料よりも会議に集中できるというデータもあるようです。

これはまだペーパーレス化に伴う機器の使い方、会議の進行の仕方が固まっておらず、会議の内容に集中しきれないというのが実際のところでしょう。

視認性が悪くなる可能性がある

紙媒体の資料であれば、いつだれが見ても同じものを見られますが、データの資料を閲覧する際には、媒体によっては文字が小さくて見づらいという問題が起こります。ズームにも限界がありますし、ブルーライトなどによって目が疲れてしまい、長く作業ができなくなるというデメリットがあります。

メモが取りづらい

資料に間違いや加筆があった際に、データの場合にはすぐに書き込みができません。また、資料を見ながらメモをしたくても、必要なときにすぐにメモがとれないといった利便性に関するデメリットがあります。

最近では、文字を書き込めたりメモをしたりする機能があるので、このデメリットはいずれ解消するでしょう。

利用者のITリテラシーの影響を受ける

紙の資料であればだれでも使えますが、データの資料の場合にはパソコンやタブレットなどのツールの扱いに慣れていない人にとっては、逆に不便になってしまう可能性があります。

このようにペーパーレス化は、利用者のITリテラシーの影響を受けることから、だれにとっても使いやすいわけではありません。

システム障害による被害

ペーパーレス化を行った際に、システム障害が起こった際には閲覧ができなくなる可能性や、データ紛失のリスクなどがあります。

そのため、もしすべての資料をペーパーレス化した際に、システム障害などの被害でデータを紛失した場合、すべての資料が同時に紛失する恐れがあります。

災害対策やバックアップ対策を行っており、紙による保管よりも安全とは言えますが、稼働率やデータセンターなどでの対策を実施しているかなどを確認しておきましょう。

ペーパーレス化が進まないワケ

ペーパーレス化は、1970年頃から社会的に推進が始まってるにもかかわらず、未だに導入していない企業が多くあります。その理由はどこにあるのでしょうか。

導入コストがかかる

ペーパーレス化を行う範囲にもよりますが、社員が扱う端末のそれぞれの環境を整えなければいけません。導入時に機器を購入する必要があり、システム以外の導入コストもかかる可能性があります。

ITリテラシーが低い

長年に渡って紙ベースで仕事をしてきた企業にとっては、急にペーパーレスに切り替えると業務が混乱したり、逆に作業効率を落としたりしてしまう可能性もあります。

会社の年齢層が高めでITリテラシーが低い場合には、ペーパーレス化がどのようなもので、自社にとって必要なものであるか判断ができないということもあります。

システムダウン時に利用できない

ペーパーレスを導入した場合、もしサーバーやソフトなどが何らかの理由によってシステムダウンしてしまうと、仕事ができなくなってしまうと考えて、あえて紙ベースのままにしている企業もあります。

しかし、定期的なバックアップを取ったりクラウドサービスを活用したりすることで、事前に対策をしておくことも可能です。

ペーパーレス化に失敗する典型例

コスト低減、高セキュリティなど合理的な理由がいくつあっても、感覚的に紙の方が理解しやすいという人が多く存在することが、完全に受け入れられていない最大の原因です。

慣れない機器を使おうとして失敗するケースも多数存在します。

ペーパーレス化の推進方法

ペーパーレス化にはたくさんのメリットがありますが、それでもなかなか導入が進まないのが現状です。
それには、ITに慣れていない人でも利用しやすい仕組みや、紙媒体のような利便性が確保できていないからなどの理由があります。

ペーパーレス化を推進するために必要な4つのポイントを解説します。

全社的に取り組む

ペーパーレス化を進めるためには、経営層が積極的にリードして、全社的にペーパーレス化に取り組む必要があります。

なぜなら、書類の形式というのは従業員が決めるものではなく、管理職や経営層が判断する重要なものもあるため、全社的に取り組まなければ会社全体に浸透できないからです。

重要なところから段階的に導入する

会社の規模が大きくなればなるほど、一度にすべてをペーパーレス化することは困難です。

そのため一気に導入しようとするのではなく、優先順位を明らかにして、段階的に導入していくことが重要です。
そのため、まずは重要なところから段階的に導入を始めることで、徐々に変えられます。

タブレットの導入を進める

現在では、日常的にスマートフォンを利用している人が増えました。

そのため、「パソコンでの利用は抵抗があるけれど、スマートフォンのようなタブレットであれば、抵抗なく利用できる」という方には、タブレットの導入を行うほうが効果的です。

スマートフォン感覚で気軽に操作できるタブレットであれば、導入のハードルを下げられ、普及のスピードも早まります

ペーパーレス化についての啓発運動

多くの従業員は、「なぜペーパーレス化が必要なのか?」ということを理解していない場合があります。

そのため、まずはペーパーレス化に関して企業内でセミナーを開くなど啓発活動に努める必要があります。

「従業員がなぜやる必要があるのか?」「自分とどんな関係があるのか?」ということを理解できなければ、ペーパーレス化に対し、前向きな協力を得ることは難しいでしょう。

ペーパーレス化のやり方のポイント

ペーパーレス化した文書や資料を最大限活用するためには、わかりやすくデータベース化を行うことが重要であり、大前提となります。

スキャンした紙文書だけでなく、コンピューターで作成した資料なども同列にデータベース化を進めることによって、資料の利用価値が高まり、徐々に社内利用が活発化されることが期待できます。

大きなモニター・タブレットを用意する

紙資料に執着する人々が挙げる理由のひとつに、資料が見づらいということがあります。

デメリットでも挙げられていた点ですが、これを解消するには解像度の高い大きなモニターを使用する、操作性のよい大画面のタブレットを使用するなどの方法が考えられます。

ITに不慣れな人を想定

日付、プロジェクト、担当者など、複数の基準で簡単に検索できるデータベースとすることで、ITに不慣れでも使いやすい環境を整える必要があるでしょう。

余分な機能にアクセスできないよう、細かい権限の設定を行うことも有効かもしれません。

システムの利用

このようなペーパーレスの仕組みをいちから構築していくのは簡単なことではありません。ペーパーレス化を実現するのに必要な機能を吟味したうえで、要件を満たすシステムを導入するのが早道だといえるでしょう。

その際に、プレゼンテーション機能の搭載や、参加者を登録するだけで資料が閲覧できるようになる「ペーパーレス会議システム」であれば、なお活用の幅が広がっていくでしょう。

できるところから徐々に

膨大な紙の資料が眠っている企業では、これらを実行するにしても「まず紙をデジタル化」する必要があります。

しかし、システムの導入が済んでいないからといって、何も実行していなければ手間を後回しにしているのと同じことです。紙のスキャン自体はすぐにでも開始できることなので、手の付けられる箇所からはじめておくことが得策です。

ペーパーレス化を進め業務効率化を!

ペーパーレス化の流れは今後も強く進んでいくでしょう。自社でなくとも取引先で導入するところが増えてくるかもしれません。ペーパーレスを推進して、業務の効率化を推し進めていきましょう。

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