RPAによる業務効率化 | メリットと導入事例を紹介
労働人口が減少し、多くの日本企業は慢性的な人員不足に陥っています。また、ワークライフバランスや働き方改革の重要性が叫ばれる昨今、従業員の業務効率化は企業が取り組むべき重要課題となっています。
RPAは、こうした企業の課題を解決する仕組みとして注目されています。RPAとはどのような仕組みでしょうか。業務効率化に課題を抱える企業は、このBPAを導入できれば解決できるかもしれません。
目次
RPAとは？
RPAは、「Robotic Process Automation」の略称で、ソフトウェアロボットが文章・画像・音声などを認識し、データに基づいて業務を自動化・効率化する仕組みのことです。
機械学習や人工知能といった認知技術を活用し、これまで人手で行っていた事務作業をロボットが自動化します。RPAが主に活躍するシーンは、事務や管理業務におけるオフィスに勤務するホワイトカラー業務（企業内の管理部門における企画・管理業務など）です。
RPAは、人間が行う事務作業の処理手順を入力しておくことで、複数のアプリケーションが連携して表示した画面の内容を確認しながら処理を実行されていきます。
RPAとAI
RPA には、「クラス1」から「クラス3」までのレベルがあります。クラス1というのは支持された命令どおりに忠実に動くレベル、クラス2（EPA：Enhanced Process Automation）とクラス3（CA：Cognitive Automation）は支持をふまえて自ら考えて動くレベル（マシンラーニング、AI）に相当します。
変化に柔軟に対応してみずから考えるロボットはRPAのクラス2またはクラス3ということになり、概念としてはRPAの中にAIが含まれるといえます。
RPAとBPO
RPA の導入がBPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）に大きく影響をすると予想されています。BPO は、自社の業務プロセスを外部企業に委託することを指し、社内の人的リソースが足らない場合など、社外へ業務を委託することにより、社内での作業を簡素化します。
RPA の導入によってBPOに依存することなく作業プロセスを自社内で完結することができ、委託先とのトラブルなくなり、問題発生時も柔軟でかつ迅速な対応が取れるようになります。
RPAについて、さらに詳しく知りたい方はこちらの記事をどうぞ▼
RPA導入のメリット
RPA導入がもたらすメリットは多くあります。ここでは、代表的なものを3つ上げてきます。
コスト削減
一般的には、RPAの適用によって従来のマンパワーに比べて25～50%のコスト削減が実現できると言われています。もちろんケースバイケースではありますが、RPAによるロボットの導入と維持にかかるコストはたいていの場合、派遣のフルタイム従業員一人の月給の三分の一ほどですみます。
ミス防止
RPAの導入は、人為的なミスを減らせるというメリットもあります。人が長時間データ入力作業をすると、集中力を欠きヒューマンエラーが起こりやすくなります。一定のルールに基づいて行われる作業には、RPAを導入することで人為的なミスを大きく減少させることができます。
業務効率化
RPAのロボットは24時間365日稼働することができ、費用対効果は抜群です。それだけでなく、ルール化できる作業をRPAが担うことで、人間はより創造性が必要な業務や属人性を求められる業務、コミュニケーションが必要な業務など、「人間にしかできない仕事」に集中することができます。
RPAと人間がそれぞれの能力によって最適なすみ分けを行えば、最低限の人件費で売り上げ拡大を実現できます。
RPA導入事例
実際にRPAを導入し、銀行、保険会社、通信会社などさまざまな業種で成果をあげている企業がいます。実際に成果をあげた例をいくつか見ていきましょう。
事例1. 大手保険会社
1件あたり数分かかっていた作業にRPAを導入し、20秒程度で処理できるようになった。
課題
事務作業（請求書データのシステム入力作業）にかかる時間を短縮したい。
RPAによるソリューション
約10桁の記号番号入力にRPAを導入。ロボットが必要な社内システムを横断して、データの収集から業務システムへの入力までを代行してくれる。
RPA導入後の成果
- 1件あたり数分かかっていた処理が20秒ほどに短縮された。
- 単純ミスがなくなった。
- パターンに応じた柔軟な対応が必要な業務など、「人間にしかできない」業務に十分なマンパワーを配分できるようになった。
事例2. 大手銀行
20種類のRPA導入により8000時間分の事務処理作業を削減できた。
課題
膨大かつ手間のかかる作業を削減し、担当者の負担を軽減したい。
RPAによるソリューション
- 1時間おきに社内システムにアクセスしてデータを取得する
- 一定の時間ごとの処理が求められる業務では、データをチェックする時間を定めて自動化を実施する
RPA導入後の成果
- パイロット運用を実施した20種類の事務作業において、年間で8000時間（1日8時間で計算すると、約1000人日）分の事務処理作業削減に成功した
- 業務が効率化されたことにより、事務処理を担当していた社員から重要な作業に時間を割けるようになった
事例3. 大手通販会社
熟練スタッフ10名の業務を新人スタッフ1名の業務へと削減。圧倒的なダウンサイジングを実現した。
課題
- コールセンターの処理にかかる時間を圧縮し、コストを削減したい
- 1件ごとの照会や確認といった事務的な作業に時間がかかるのを直したい
- 条件ごとに枝分かれするため、お問い合わせを受けてから1件の処理に約20分かかっていたので短縮したい
- どうしても起きやすいミスを減らしたい
RPAによるソリューション
「顧客ステータス」変更時の画面遷移をRPAによって自動化し、処理速度を向上させる。
RPA導入後の成果
- 1件の処理にかかる時間は1分と、導入前の20分に比べて大幅に短縮された
- 「複雑なルールの下で正しい条件を即座に選択する」という正確性と迅速性が求められる作業を、RPAが担うことでミスも消滅した
- 待ち時間が減ったことによってお客さまのストレスもなくなり、クレームが激減した
RPA導入3つのポイント
RPAを導入するにあたってのポイントを3点にまとめました。
適用範囲をどこまでにするか
RPAの適用分野は、あらゆる業種のさまざまな業務で活躍できます。ただし、RPAのクラスレベルをどこまでにするかによって、その機能と導入金額は変化します。
クラス1：Robotic Process Automation
データ入力や、複数アプリケーションの連携が必要な単純作業の定型業務
クラス2：Enhanced Process Automation
構造化されていないデータの収集や分析が必要な業務
クラス 3：Cognitive Automation
大量のデータをもとに学習して最良の判断が必要な業務
クラスが高くなるほど、導入金額は高くなりますが、その分人間ができない、あるいは得意ではない業務も可能となり、効果も絶大です。
導入目的＆KPIの明確化
RPA導入を確実に成功させるためには、経営レベルでのRPA導入ビジョンを明確にする必要があります。そして、RPAを単なる自動化ソフトウェアと捉えるのではなく、抜本的なオペレーション改革を実現する手段として捉えるべきでしょう。
収益向上のための「全社変革プログラム」をけん引する一部として導入するという目的を忘れてはいけません。RPA導入の前に全社的なゴール・KPIの明確化・評価、共有することは非常に重要です。
自動化する業務の吟味
業務の棚卸を実施すると、多くのムダが潜んでいます。フローチャートや業務棚卸リストで改善すべき業務が明確になったら、RPAで自動化すべき業務を決定しましょう。
ただし、今ある業務すべてを自動化するのは有効ではありません。RPAの適正と費用対効果を考え、導入するサービスを選定しましょう。またRPAを導入しやすいように業務のプロセスを変更することも必要です。それがRPA導入の成功の秘訣になります。
最後に
RPAは作業のオートマチック化に非常に有効で革新的なシステムです。しかし、RPAの導入によってしっかり利益が見込めるかどうか、導入後、既存システムにどのような影響を与えるか事前に何度も検討しておくことが重要です。これからRPAがどのように現社会に浸透して活躍していくのか、注目です。
RPAツールの紹介
主要なRPAツールや、各ツールの機能・価格については、こちらの記事で紹介しています▼
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