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2017-09-19

Googleスプレッドシート活用法 | Excel(エクセル)との違い・メリット・デメリット

近年爆発的に利用者率を伸ばしているGoogle スプレッドシートについて、その活用法やExcelとの違い、googleスプレッドシートのメリットからデメリットまでわかりやすく説明していきます。
データベース
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Googleはいまや多くのインターネットユーザーにとって当たり前の検索エンジンとなっていますが、近年ではGoogleの提供するさまざまなアプリもユーザー数が急激に増加しています。

なかでもGoogleスプレッドシートの人気は、これまで表計算ソフトの代名詞であったマイクロソフトExcelやそれに類するソフトに迫り、超えるほどにまで上昇しています。

これまで表計算ソフトといえば、第一にマイクロソフトのExcelを挙げる人が多かったでしょう。他にも同じような機能をもつ類似ソフトやフリーの表計算ソフトなどが存在していますが、ビジネスシーンで利用されるのはほとんどExcelだったと言っても過言ではありません。

ですが近年は、Excelと同レベルの表計算やグラフ化、関数の使用が可能で、かつ複数のユーザーによるデータの共有が簡単にできるGoogle スプレッドシートの利用者の増加が顕著になっているのです。

そこで、話題のGoogleスプレッドシートについて、基本的な機能の説明からExcelとの違い、スプレッドシートの活用法などについて説明します。

Google スプレッドシートとは

Googleスプレッドシートは検索エンジン最大手のGoogle(グーグル)が開発した表計算ソフトであり、Googleのアカウントを登録しておけば誰でも簡単に使うことのできるソフトです。

他のGoogleドキュメントなどと同様、基本的に無料で使うことができます。無料でかつExcelにはない便利な機能を備えているために、多くの企業でExcelの代わりとして使われる場面が増え、近年需要が高まっています。

ExcelとGoogle スプレッドシートとの違い

では、これまで表計算ソフトの代名詞だったExcelと、Google スプレッドシートとの違いはどこにあるのでしょうか?
ここではその違いを明確にするにあたって、まずは両者の共通点について説明し、その後に相違点について説明します。

共通点

マイクロソフトExcelの画面

Google スプレッドシートの画面

ExcelとGoogle スプレッドシートはどちらも表計算ソフトであるため、基本的に機能や使い方に大差はありません。上図のように見た目もほとんど同じであり、表を使った計算方法や関数の呼び出しなども、ほとんど同じ方法で行います。

リストの作成やグラフ化文字列操作などは、Excelもスプレッドシートもほとんど同じ操作ででき、UI(ユーザーインターフェイス)の分かりやすさも両者は同等のレベルです。

相違点

一方、両者の間には明確な違いもあります。ExcelはWindowsのアプリケーションですから、当然、Windowsにインストールして使わなければいけません。他の有料ソフト同様、使用するためにはライセンス料金を支払う必要があります。

ですがGoogle スプレッドシートはWEB上のアプリケーションであり、基本的には私たちが日々閲覧しているWEBサイトと変わりありません。よってPCとインターネット環境さえあれば、どこにいても無料で利用することができます。さらにスマートフォンやタブレットでも気軽に利用できるようになっています。

また、高度な表計算のために開発されたExcelに対して、Google スプレッドシートのコンセプトは、あくまでも「資料を共有して同時作業を可能にすること」であり、情報を多人数で共有するために便利な機能を多数備えているのが特徴です。

印刷や処理スピードに関しては若干Excelの方に軍配が上がりますが、ファイルの共有やGoogleの他の便利なサービスとの連携という点においては、圧倒的にGoogle スプレッドシートの方が使いやすいといえるでしょう。

スプレッドシートのメリット

上述のように、Google スプレッドシートを利用するメリットといえば、何といっても誰でも無料で利用できる点です。インターネット環境さえあればすぐにアクセスができ、そこで作成して保存された表計算データは、そのままオンライン上にあるドライブに反映されることになります。

そのため自宅のPCで作成したデータを、出先のスマートフォンやタブレットから閲覧することができますし、保存したばかりのファイルを他の人にリアルタイムで確認してもらうことも可能です。

データを共有すれば同時に複数のユーザーと編集作業を行うことができますから、データの紛失や更新ミスなどを防ぐことができます。

スプレッドシートのデメリット

Google スプレッドシートはインターネット環境があれば誰でも気軽に利用することができますが、逆にいえば、インターネットに繋がらない状態では一切利用することができないことになります。

通信障害などが発生してしまうと、大事な更新作業ができないといった事態にもなりかねません。そういった事態に対処するために、Excelにも同じデータを保存しておくという人もいます。他にもサーバーの状況によって動作が不安定になったり、処理スピードが遅くなってしまう可能性もあります。

また、いまやさまざまな指南書が大量に存在するExcelに対して、Google スプレッドシートのノウハウ本などは、まだまだ少数であり、いざという場面でどのような機能を使えばよいかが分からないケースも生じるでしょう。

こういったデメリットは存在しますが、いずれも事前に対応可能なものですから、そこまで深刻に考える必要がないでしょう。最近はインターネット上でもスプレッドシートの使い方やノウハウが掲載されているサイトが増えてきましたから、その都度調べても問題ありません。

Googleスプレッドシートの使い方

それでは具体的なGoogleスプレッドシートの使い方について、代表的な機能をいくつか紹介しましょう。どれも基本的なものですから、誰でも使いこなすことができるようになります。

スプレッドシートを新規作成する

Googleスプレッドシートにアクセスし、中央にある「Googleスプレッドシートを使う」をクリックすると、これまで作成したスプレッドシートの一覧が表示されます。完全に新規の場合は履歴は表示されません。

画面右下に「+」のマークがありますので、クリックするとスプレッドシートが新規作成されます。さらに新しいシートの追加や削除に関しては、シート画面上の左下の「+」マークから行ってください。

作成したスプレッドシートを削除する場合は、一覧画面から各シートの右側にあるプルダウンメニューから「削除」を選択すればOKです。

スプレッドシートの編集・設定

Googleスプレッドシートでは、シート上で何らかの変更や編集がなされた場合、その都度Goodleドライブ上に保存されるようになっています。保存し忘れて折角の作業データを紛失してしまう危険がありませんから、安心して作業することができます。

また「ファイル」メニューの「スプレッドシートの設定」で言語環境や反復計算などの設定が可能です。セル内のテキストなどの表示形式の設定は、メニューバーのオプションを使います。

Googleドライブが正常に同期されず、お困りの方はこちらの記事をご覧ください。

Googleドライブが同期されない時の対処方法 | 便利な使い方・裏技まとめ | ボクシルマガジン
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共同作業

Googleスプレッドシートには、データを他のユーザーと共有するための設定が存在します。複数人で共同編集する場合などは、各々のGoogleアカウントが必要となります。

データを共有する場合、シート画面の右上にある「共有」ボタンをクリックし、そこから共同作業者のメールアドレスを入力し、右側のプルダウンメニューから「編集者」を選択すればOKです。他にもコメントのみ可能となる「コメント可」とデータの閲覧のみ可能な「閲覧者」の選択ができます。

スプレッドシートの共有設定の詳しい手順や解説は以下の記事で解説しています。

スプレッドシートのアドオン・拡張機能

スプレッドシートをさらに便利に使いこなすために必要なアドオン・拡張機能の情報は下記の記事に記載しています。

【無料】Googleスプレッドシートを最強プロジェクト管理ツールにする方法【裏技】 | ボクシルマガジン
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また、よく使うプルダウンリストの作り方、使い方はこちらの記事に記載しています。

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Googleスプレッドシートを使いこなそう!

ユーザー数を爆発的に伸ばしているGoogleスプレッドシートについて、概要から利用のメリット、基本的な使い方まで一通り説明しました。Excel同様、基本的な表計算はもちろん、高度な関数やグラフ化もできる非常に便利なアプリですので、ぜひ仕事で活用してみてください。

簡単に複数人でのリアルタイムな作業環境を実現できる点は特に大きな魅力です。作業効率を改善したい人は、ぜひ積極的に利用してみましょう。

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