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2017-09-19

Googleスプレッドシート活用法 | Excel(エクセル)との違い・メリット・デメリット

近年爆発的に利用者率を伸ばしているGoogle スプレッドシートについて、その活用法やExcelとの違い、googleスプレッドシートのメリットからデメリットまでわかりやすく説明していきます。
データベース
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Googleはいまや多くのインターネットユーザーにとって当たり前の検索エンジンとなっていますが、近年ではGoogleの提供するさまざまなアプリもユーザー数が急激に増加しています。

なかでもGoogleスプレッドシートの人気は、これまで表計算ソフトの代名詞であったマイクロソフトExcelやそれに類するソフトに迫り、超えるほどにまで上昇しています。

これまで表計算ソフトといえば、第一にマイクロソフトのExcelを挙げる人が多かったでしょう。他にも同じような機能をもつ類似ソフトやフリーの表計算ソフトなどが存在していますが、ビジネスシーンで利用されるのはほとんどExcelだったと言っても過言ではありません。

ですが近年は、Excelと同レベルの表計算やグラフ化、関数の使用が可能で、かつ複数のユーザーによるデータの共有が簡単にできるGoogle スプレッドシートの利用者の増加が顕著になっているのです。

そこで、話題のGoogleスプレッドシートについて、基本的な機能の説明からExcelとの違い、スプレッドシートの活用法などについて説明します。

Google スプレッドシートとは

Googleスプレッドシートは検索エンジン最大手のGoogle(グーグル)が開発した表計算ソフトであり、Googleのアカウントを登録しておけば誰でも簡単に使うことのできるソフトです。

他のGoogleドキュメントなどと同様、基本的に無料で使うことができます。無料でかつExcelにはない便利な機能を備えているために、多くの企業でExcelの代わりとして使われる場面が増え、近年需要が高まっています。

ExcelとGoogle スプレッドシートとの違い

では、これまで表計算ソフトの代名詞だったExcelと、Google スプレッドシートとの違いはどこにあるのでしょうか?
ここではその違いを明確にするにあたって、まずは両者の共通点について説明し、その後に相違点について説明します。

共通点

マイクロソフトExcelの画面

Google スプレッドシートの画面

ExcelとGoogle スプレッドシートはどちらも表計算ソフトであるため、基本的に機能や使い方に大差はありません。上図のように見た目もほとんど同じであり、表を使った計算方法や関数の呼び出しなども、ほとんど同じ方法で行います。

リストの作成やグラフ化文字列操作などは、Excelもスプレッドシートもほとんど同じ操作ででき、UI(ユーザーインターフェイス)の分かりやすさも両者は同等のレベルです。

相違点

一方、両者の間には明確な違いもあります。ExcelはWindowsのアプリケーションですから、当然、Windowsにインストールして使わなければいけません。他の有料ソフト同様、使用するためにはライセンス料金を支払う必要があります。

ですがGoogle スプレッドシートはWEB上のアプリケーションであり、基本的には私たちが日々閲覧しているWEBサイトと変わりありません。よってPCとインターネット環境さえあれば、どこにいても無料で利用することができます。さらにスマートフォンやタブレットでも気軽に利用できるようになっています。

また、高度な表計算のために開発されたExcelに対して、Google スプレッドシートのコンセプトは、あくまでも「資料を共有して同時作業を可能にすること」であり、情報を多人数で共有するために便利な機能を多数備えているのが特徴です。

印刷や処理スピードに関しては若干Excelの方に軍配が上がりますが、ファイルの共有やGoogleの他の便利なサービスとの連携という点においては、圧倒的にGoogle スプレッドシートの方が使いやすいといえるでしょう。

スプレッドシートのメリット

上述のように、Google スプレッドシートを利用するメリットといえば、何といっても誰でも無料で利用できる点です。インターネット環境さえあればすぐにアクセスができ、そこで作成して保存された表計算データは、そのままオンライン上にあるドライブに反映されることになります。

そのため自宅のPCで作成したデータを、出先のスマートフォンやタブレットから閲覧することができますし、保存したばかりのファイルを他の人にリアルタイムで確認してもらうことも可能です。

データを共有すれば同時に複数のユーザーと編集作業を行うことができますから、データの紛失や更新ミスなどを防ぐことができます。

スプレッドシートのデメリット

Google スプレッドシートはインターネット環境があれば誰でも気軽に利用することができますが、逆にいえば、インターネットに繋がらない状態では一切利用することができないことになります。

通信障害などが発生してしまうと、大事な更新作業ができないといった事態にもなりかねません。そういった事態に対処するために、Excelにも同じデータを保存しておくという人もいます。他にもサーバーの状況によって動作が不安定になったり、処理スピードが遅くなってしまう可能性もあります。

また、いまやさまざまな指南書が大量に存在するExcelに対して、Google スプレッドシートのノウハウ本などは、まだまだ少数であり、いざという場面でどのような機能を使えばよいかが分からないケースも生じるでしょう。

こういったデメリットは存在しますが、いずれも事前に対応可能なものですから、そこまで深刻に考える必要がないでしょう。最近はインターネット上でもスプレッドシートの使い方やノウハウが掲載されているサイトが増えてきましたから、その都度調べても問題ありません。

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