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2017-09-25

名刺整理を効率化 | 方法・メリット・クラウドサービスを紹介

社会人必須の名刺管理法について、名刺ホルダーを利用した方法から、近年話題のクラウド名刺管理サービスを活用まで紹介していきます。
営業名刺管理ソフト
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社会人ならば、一度は貰った名刺の整理をした経験があるでしょう。その際「もっと効率がいい整理方法はないか?」あるいは「効率的な名刺管理法が必要だ」と感じたことのある人は少なくないはずです。

そういった名刺管理に問題を感じている社会人のために、簡単にできる名刺整理の方法と便利な名刺管理サービスを紹介していきます。

名刺ホルダーでの整理法

まずは、最もスタンダードな整理法である「名刺ホルダー」を使った方法について説明しましょう。放置していると一方的に増えていってしまう名刺ですが、工夫次第でアナログな方法でも効率的に管理することができるようになります。むしろ、データ化を最小限にした管理法の方が効率的に管理できるという人も少なくありません。

名刺ホルダーの2つのタイプ

名刺ホルダーで多いのが「クリアファイル型」「ボックス型」の2つでしょう。

<クリアファイル型>
50音順に分けて名刺を整理する方法で、後から探したい名刺を見つけるのに便利です。ただし新しく貰った名刺を入れる際には順番を整理する必要が出てくることもあり、入れ替えの手間がかかります。

<ボックス型>
入れ替えの手間を省き、貰った時点ですぐにホルダーに収納することができます。ですが、後から必要になった際に、対象の名刺を探すのに時間がかかってしまうことがあります。

ただし近年では、回転式の名刺ホルダーのようなファイル型とボックス型のメリットを融合させたような便利なホルダーもあります。場所をとらず、いつでも手元に置いておけるのに加え、頻繁に利用する名刺もすぐに見つけることができます。それに加えて、名刺を貰った際に以下のステップを踏むことで、さらに効率的に名刺が管理できるようになるでしょう。

ステップ1:名刺に追加の情報を記入

名刺を貰ったら、出来るだけ早く以下の情報を記入することを心がけてみましょう。

  • 名刺をもらった日付
  • 面会場所(展示会名など)
  • 特記事項

名刺を貰うと、ついそのまま名刺入れにしまいたくなるものです。時間がなかったり、その時の状況が許さなかったりしたときは仕方がありませんが、時間をとれるなら、こういった情報を名刺の余白などに書き残しておきましょう。後から非常に整理がしやすくなりますし、相手のことを思い出しやすくなります。

書き残す際は、まず名刺を貰った(相手に会った)日付と面会場所を記入しておくのは必須です。そして必要に応じて、特記事項として相手とのエピソードや特徴も追加で記入しておくことをおすすめします。

取引先の相手が初対面だった場合、その人と話した内容や相手の趣味なども入れておくと、あとから会った際に話の引き出しにすることができます。何より後から名刺を見た際に、相手のことを思い出せず名刺の情報が無駄になってしまう事態を避けることができますし、名刺整理の際にも、その重要度で収納する場所を決めることが可能になります。

ステップ2:ファイリング

次に、ステップ1の情報をもとに名刺をファイリングしていきます。前述の基本情報をもとに、それぞれの名刺を「すぐに使うもの」と「すぐには使わないが、保存するもの」そして「廃棄するもの」の3種類に分別してみましょう。

そして、それぞれのカテゴリに応じて適切な名刺ホルダー(クリアファイル型とボックス型)に収納していくのです。それぞれの名刺ホルダーの特徴は前述の通りですから、これらのメリットを活かして収納していきます。

  • 「すぐに使うもの」は回転式ファイル
  • 「すぐには使わないが、保存するもの」は、ブック式のファイル
  • 「廃棄するもの」は廃棄

このように分類しておくことで、いざという際に重要な相手を見分けることができますし、自分の頭を整理するのにも役立ちます。頻繁に利用する名刺は回転式の名刺ホルダーに収納しておくとよいでしょう。頻繁に利用するものをすぐに見つけることができます。

クラウド名刺管理サービスを使うメリット

従来のアナログなファイリングではなく、完全デジタルのクラウドサービスを用いた管理法のメリットとしては、以下の点があげられます。

検索が簡単

名刺情報をデジタル化しておけば、連絡が必要な相手の電話番号やメールアドレスを、企業名など自分が記憶している情報から簡単に検索することができます。さらにクリックでメールの宛先として指定することもでき、仕事の効率化に役立ちます。

場所を取らない

全ての情報をデジタル化しておけば、大量の名刺を保管しておく場所を確保する必要がありませんし、重要な相手の名刺を紛失する心配もなくなります。

アナログな管理方法では目的の名刺を発見するまでに時間がかかりますし、数が多くなると保管しておく場所にも気を使わなければいけなくなります。ですが、クラウドサービスを利用すればそういった場所の問題は一気に解決します。

データ化ができる

最近のクラウド型の名刺管理サービスの多くは、名刺を撮影したりスキャンしたりするだけで名刺内のデータを簡単にデジタル化できるものが増えています。
名刺を一枚ずつ手作業でPCに打ち込んでいく作業を省くことができ、これまでそういった作業が面倒でデジタル化を避けてきた人も、積極的にクラウドサービスを利用するようになってきています。

他のサービスにエクスポートできる

クラウドサービスによりデジタル化した名刺情報は、いつでも他のサービスにエクスポートして利用することが可能になります。たとえば、取引先に見積書や請求書を送る際には、名刺情報から必要事項をエクスポートして反映させることが可能です。また社内スタッフと名刺情報を共有することができ、不要な情報のやり取りを減らしたりといった使い方もできるようになりました。

おすすめクラウド名刺管理サービス

それでは、お勧めのクラウド名刺管理サービスを紹介します。ボクシルに掲載されているサービスを中心に紹介していきますので、ぜひ関連記事とともにそれぞれのサービスについて調べてみましょう。

Sansan(サンサン)

  • 名刺の効率管理により営業のチャンスが広がる
  • 社員の生産性が向上する
  • 組織のコミュニケーションの活性化

Sansanは「名刺を企業の資産に変える」をコンセプトに、社内にある全ての名刺を集約することによって企業全体の資産として管理できる名刺管理サービスです。名刺情報を管理するためのデータ入力から、必要な名刺を検索したり、相手に連絡を取ったりするために必要な機能が満載で、さらにCRM、SFA、マーケティングなどにスムーズに情報のエクスポートが実現できます。

資料請求後にサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。
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CAMCARD

  • 一億人以上のユーザー
  • スマホから撮影するだけで名刺情報が保存
  • 電子名刺交換が可能

CAMCARDは、世界中一億人以上のビジネスパーソンに愛用されている名刺管理アプリです。スマートフォンから撮影するだけで名刺情報が自動的に連絡先として保存されるため、面倒な入力作業が不要で、効率的な名刺管理が可能になります。ユーザー同士なら相手と事前に電子名刺として情報を交換することがでますから、現場で名刺交換のプロセス自体を省くことも可能になります。

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名刺管理のメイシー

  • ブラウザから名刺の検索が可能
  • 提供会社スタッフが情報を入力してくれる
  • データのセキュリティも万全

名刺管理のメイシーは、2008年からスタートした名刺管理サービスです。クラウドタイプなのでグーグル感覚で使うことができ、Firefoxなどのブラウザの検索バーから名刺の検索することができるようになります。

元データは、職場に溜まった名刺をまとめて送ることで提供会社のスタッフが確実にデジタルデータとして入力してくれるので、ユーザーがわざわざ手入力で情報を入れる必要がありません。取り込まれたデータもISMS取得のデータセンターに格納されるので、セキュリティも万全です。

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xSmartVisca(スマートビスカ)

  • 名刺情報をSalesforce組織上で独自に管理
  • 専属オペレーターによる正確な情報管理
  • 他のサーバに情報が残らないのでセキュリティ面も安心

xSmartViscaは、デジタル化した名刺情報をSalesforce組織上で管理することのできるクラウド名刺管理サービスです。スキャン・カメラ撮影された名刺情報は項目ごとに分割され、個人情報とは分からないようにオペレーターによる修正がされたのち、データとして登録されることになります。取り込まれた名刺情報はSalesforce組織内で運用され他のサーバーには残らないので、セキュリティ面も安心です。

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名刺de商売繁盛

  • ヤマトグループが開発した法人向けクラウド名刺管理ソフト
  • 撮影・スキャンにより簡単に名刺データベースを作成
  • 情報の見える化、データ共有が可能に

名刺de商売繁盛は、ヤマトシステム開発株式会社が提供している法人向けクラウド名刺管理ソフトです。専用スキャナで名刺をスキャンすると、ほぼ確実に名刺のデータベースを簡単に作成することができ、社内で共有・一括管理することが可能になります。日常の営業活動はもちろん、DM送付やメール配信などの販促活動、展示会やセミナーなど様々な活動に名刺情報を活かすことでビジネスチャンスが広がります。

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名刺管理サービスを活用しよう

社会人必須の名刺整理法について、名刺ホルダーを使った整理法とクラウドサービスを活用した名刺管理法を説明してきました。アナログな方法とデジタルな管理法には、それぞれメリットとデメリットがありますから、自分の状況に合わせて適切な管理法を選択するようにしましょう。

そして近年は、特にデジタル形式の管理法のニーズが高まっており、記事中でも紹介したような便利な機能をもつサービスが登場していますから、気に入ったサービスがあれば、資料ダウンロードをしてみてください。

名刺の管理方法を劇的に効率化 | アナログ&デジタルのコツ・メリット | ボクシルマガジン
日々の名刺管理が形骸化された単純作業になっていませんか?本記事ではあらゆる名刺管理の方法とそのメリット・デメリット...

ボクシルとは

ボクシルとは、「コスト削減」「売上向上」につながる法人向けクラウドサービスを中心に、さまざまなサービスを掲載する日本最大級の法人向けサービス口コミ・比較サイトです。

「何かサービスを導入したいけど、どんなサービスがあるのかわからない。」
「同じようなサービスがあり、どのサービスが優れているのかわからない。」

そんな悩みを解消するのがボクシルです。

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