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2019-01-08

秘書代行とは | 安心対応の電話代行サービス8選

個人事業主などの電話応対を代行し、業務効率化に貢献するのが秘書代行サービスです。転送電話を利用したそのサービスは、バーチャル秘書とも呼べるものですが、その概要・歴史とともに、厳選したサービス8選の紹介をしていきます。
電話代行(コールセンターアウトソーシング)
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近年注目を集めている秘書代行ですが、注目の要因や歴史とはどのようなものなのか、おすすめの秘書代行サービスの紹介とともに解説していきます。

秘書代行とは

秘書代行とは、外出営業中などでオフィスにかかってきた電話に出れない場合、秘書の代わりに電話応対するサービスであり、個人事業主や、電話応対スタッフの置けない小規模企業などを中心に、多くの事業所で利用されています。

専門スタッフが丁寧な応対でサービスするほか、電話があったという連絡を都度メールするサービスも行っています。

秘書代行と電話代行の違い

秘書代行サービスは電話秘書代行サービスとも呼ばれ、一般的には電話代行とほぼ同義語として使用されているようです。

しかしサービスの方法として、業者側にかかってきた電話をクライアントに転送し、クライアントが応対するタイプと、クライアント側にかかってきた電話を業者に転送し、業者が応対するタイプがあり、前者を電話代行と呼ぶ場合が多くなっています。

この他にも、業者が顧客対応窓口を引き受ける、コールセンター型と呼ばれるサービスを行っている場合もあります。

転送電話サービスとは

秘書代行で使用される転送電話は、ボイスワープのように、かかってきた電話を別の回線に転送する機能です。
これを利用した転送電話サービスも平行して行う秘書代行業者が多く、クライアントの要望によって選択可能になっています。

この場合、業者にかかってきた電話をクライアントの携帯電話などに転送するため、「クライアントが固定電話を持つ必要がない」というメリットがあり、実際にはオフィスの所在地ではない「03」を使用するという用途でも利用されています。

なぜ秘書代行サービスが注目されているのか

それでは秘書代行サービスが注目され、多数のサービスが行われているのはなぜでしょうか?
第一には、日本での働き方が変化したことにより、新たに起業される小規模の会社が増えたこと、個人事業主として起業する人が増えたことが挙げられます。

第二には、携帯電話が爆発的に普及しても、固定電話が企業にとっての社会的信用になっているという事実があります。

つまり、固定電話を設置しても担当スタッフを常駐させておけない、という状況が増えたことにより、秘書代行サービスが注目されていますが、もう一つ、秘書代行サービスの歴史にも要因を見れます。

秘書代行の原型となる「貸し電話業」登場

秘書代行の原型は意外に古く、1940年代の「貸し電話業」が発祥となります。
この頃は企業ですら電話を持たないことが当然であり、それを前提に取引を拡大するためには「電話を借りる」しかないのが実情でした。

こうして誕生した「貸し電話業」は、必然的にクライアント宛にかかってきた電話を対応するようになり秘書代行の原型となりました。

その後、固定電話の普及による衰退を経て、1980年代初頭には電話転送装置による秘書代行サービスの開業ラッシュが起こるまでにいたりました。

NTT民営化による秘書代行業の隆盛

1985年になり、NTTが民営化されるとその状況は一変しました。
転送電話が開発され、NTT自身が秘書代行サービスに参入してきたのです。

高額な電話転送装置に収益を依存していた秘書代行サービス業者は打撃を受け、撤退が相次いだことにより、秘書代行サービスが衰退したかに見えました。

しかし、転送電話による参入コストが下がったことにより、新規参入する業者が増え、第二次開業ラッシュが起こり、これに現在の状況が重なってさらなる隆盛を迎えるにいたったのです。

秘書代行を利用するメリット

個人事業主や小規模企業から注目を集め、多くのクライアントを抱える秘書代行サービスですが、そのメリットは具体的にどのようなものがあるでしょう。

人件費削減

オフィスに固定電話を用意しても、営業での外出やランチ時など、常に電話に応対できる状態にあるとは限りません。
電話応対のためにスタッフを雇用すれば解決しますが、人件費のほか、教育を行うコストなどが発生します。

秘書代行サービスを利用することにより、こうした人件費などのコストを削減できます。
個人事業主や小規模企業にとっては大きなメリットといえるでしょう。

新規顧客を逃さない

常に電話に応対してくれる秘書代行サービスを利用することにより、新規顧客を逃さないというメリットもあります。

仮に電話応対のスタッフが在籍していても、担当が1名であれば席を外すことありますし、電話中にかかってきた電話は話し中となってしまい、常に電話応対が可能とは限りません。
また、営業時間を外れた時間の問い合わせなどにも対応できないことになります。

秘書代行サービスの利用は、このような問題を解決します。

行動の制限がなくなる

秘書代行サービスでは、教育を受けたスタッフが丁寧な電話応対と、逐一の報告を行ってくれるため、安心して本来の業務に集中できるというメリットがあります。

これは、取引先の要望に応じて自由に動けることを意味し、行動に制限がなくなります。また、隙間時間を使った報告の確認が可能なことから、時間の有効な使い方、業務効率化を実現することもできるでしょう。

秘書代行のデメリット

メリット面ばかりだと思われる秘書代行サービスですが、業者の選定を誤ったり、事前打ち合わせをないがしろにしたりすると、思わぬデメリット面に遭遇する可能性もあります。

対応によってはクレームや顧客不信につながる?

秘書代行サービスのスタッフは、丁寧な電話応対は可能ですが、クライアントの業務に精通しているわけではありません。同時に、電話をかけてきた相手のことに詳しいわけでもありません。

しかし、電話をかけてきた相手は、応対したスタッフがクライアントの従業員だと思うでしょう。つまり、応対を間違えてしまうと、クレームや顧客の不信感につながってしまう可能性があります。

デメリットを払拭するには

このようなデメリット面を払拭するには、サービス業者との詳細な打ち合わせが必要になります。

イレギュラー時の対応を決定しておく、ということですが、たとえば「クレームやサポートの電話だった場合はどのように対処するか」「秘書代行スタッフが知り得ないことにはどのように対応するか」「クライアントの緊急連絡先を伝えてもいいか」などが考えられます。

逆にいうと、ポイントを押さえておけば秘書代行はメリット面が多いサービスだ、といえます。

秘書代行サービス8選

電話代行サービス

  • 24時間365日対応可能
  • 業界初のオーダーメイド型
  • 無駄のない料金体系

電話代行サービスは、24時間365日対応で、顧客に合わせた形でカスタマイズできます。そのため、他社のようにプランがいくつか設けられているわけではなく、顧客の要望に合わせた形でオーダーメイドでプランを設計できます。プランがないと利用するときに不安という方は、1か月の無料キャンペーンが用意されているので、そちらを利用してみましょう。

資料請求後にサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。
利用規約とご案内の連絡に同意の上
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e秘書


  • 利用したことのある電話代行サービスNo.1
  • 小規模ビジネスにも対応
  • 多言語サービスなど豊富なオプション

e秘書は、ベルシステム24が提供する電話代行サービスです。電話代行利用経験者に聞いたアンケート(※ベルシステム24調べ)では、利用したことのある電話代行サービスとして51%の人が「e秘書」を選びました。高い品質はそのままに、小規模なビジネスでも利用しやすいお手軽な月額料金となっており、多言語サービスなどのオプションも豊富です。

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MKサービス

  • 月額2,900円からの低料金
  • セールスや間違い電話はカウントなし
  • 10日間の無料お試しサービスあり

MKサービスは、20コールまで月額2,900円からという、低料金を実現した秘書代行サービスを提供しています。しかも、セールスや間違い電話は20コールにカウントされないので、煩わしい電話のシャットアウトにも役立ちます。
また、低料金ながら高いクオリティのサービスには自信を持っており、10日間の無料お試しサービスも行っており、高い評価を獲得しています。

アフターコールナビ

  • 用途に応じて選択可能な基本プラン
  • 現場急行付保守連動プラン
  • クラウド型受付システム無償提供

アフターコールナビは、用途に応じて選択可能な基本プランで、顧客の信頼を得ている秘書代行サービスを提供しています。メーカー向けの現場急行付きの出張サービスを行う保守連動プランが特徴ですが、その他にもアンケート調査代行プランなど、独自のサービスも展開しています。また、受付履歴や入電対応履歴、メモや引き継ぎが可能なクラウド型受付システムを無償提供しており、業務を側面からバックアップします。

Jream

  • 1コール110円の基本プラン
  • 起業時に最適な「03」プラン
  • サーバ監視オプション

Jreamは、1コール110円という従量制を基本とした秘書代行サービスを提供しています。もちろん、営業電話無課金の定額プランも用意するほか、企業に最適な「03」固定電話を用意しつつ、1コール110円を実現した03番号プランなど、多彩なプランを用意しています。また、オプションでクライアントのサーバを監視するサーバ監視オプション、短期・単発にも対応するコールセンター/予約センターサービスも行っています。

INTER CHORD

  • 月額980円の特別プラン
  • カスタマーセンター代行/予約受付代行
  • 初回お試し2週間無料

INTER CHORDは、サービスの組み合わせによって、秘書代行が月額980円に割引になる特別プランが特徴的な秘書代行サービスを提供しています。Web・SEO対策など、多角的な経営を行っていることで実現できる価格ですが、クオリティにも絶対の自信を持っています。
その他にも、コールセンター業務代行、電話番号貸し出しのサービスも行っています。

シンフォネット

  • コール数によって3種類のコース設定
  • 「03」「06」専用電話オプション
  • 本社/営業所など2か所からの転送が1社分

シンフォネットは、コール数によって3種類から選択可能なコース設定得お持ち、なごみ系といわれる温もりあるサービスを提供する秘書代行サービスを行っています。低料金に設定されたコースは、コール数制限がありますが、コール数がオーバーした場合でも1件100円とリーズナブル。「03」「06」番号が使用可能な専用電話オプションも用意されています。また、同じ受付社名であれば、本社/営業所など、2か所からの転送に対応し、料金も1社分となっています。

WELL CALL.

  • 用途に応じた「お留守番」「秘書」コース
  • 専用電話番号貸し出しオプション
  • 充実したサポート体制

WELL CALL.は、関東・九州・沖縄など、複数拠点に専門のコールセンターを持つ秘書代行サービスを提供しています。用途に応じて、相手の名前と電話番号を受け、メール連絡を行うリーズナブルな「お留守番コース」と、要件まで連絡してくれる「秘書コース」を揃え、クライアントのニーズに応えます。固定電話のないクライアントには電話番号貸し出しオプションも用意、万全のサポート体制で業務をバックアップします。

秘書代行サービスで業務効率化とコスト削減

個人事業主や小規模企業でなくとも、電話に邪魔されずに業務に集中したい時はあるものです。ましてや、それが一人で何役もこなさなければならない個人事業主であれば、電話によるストレスは相当なものになるのでしょう。

秘書代行サービスは、こういったストレスを軽減して業務の効率化に役立ってくれるだけでなく、コスト削減効果も大きく、サービスを上手く利用すればデメリットもほとんどないといえるでしょう。さまざまな雑務から少しでも解放され、業務に集中したい方は、サービス利用を検討してみてはいかがでしょうか。

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