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社内Wikiツールのおすすめ比較9選 | 事例、失敗しないための注意点

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社内情報を共有するツールとして社内Wikiが注目されています。しかし、Markdownが標準化した社内Wikiでも関係者が活用する習慣がつかないと結局定着せずに失敗してしまいます。定着のポイントやルールを解説し、役立つツールを紹介します。

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社内Wikiとは

社内Wikiとは、社内情報を体系的にまとめ、ブログ形式で内部公開することで社内の情報共有と円滑なコミュニケーションを実現するツールです。近年では非エンジニアでも読み書きに苦労しないMarkdown対応のツールが主流になってきています。

社内Wikiの使い方・メリット

社内ルールの明文化と集約

頻度の低い手続きや明文化されていないルール、分散しているマニュアルを、社内Wikiに明文化・集約するのは有効な活用法です。口頭で説明するまでもないルールも明文化して社内Wikiで管理すれば、新入社員の教育時に活躍するでしょう。

プロジェクトデータベース

プロジェクトのデータベースとして、複数チームで社内Wikiを活用するのも有効です。プロジェクトに携わるチーム全員が情報を入力、閲覧できるだけでなく、進行状況の把握も容易となります。RSSフィードで更新情報配信が可能なツールも登場しているため、応用を効かせられるでしょう。

報告書やToDo管理

報告書やToDo管理も社内Wikiで行えます。報告書や業務日報といった上司のチェックが必要になる書類を社内Wikiで管理すれば、共有と整理の二度手間を回避できます。

ToDo管理ツールは次の記事で紹介しています。

社内用語集のまとめ

社内Wikiにて専門用語を管理するのも有効な活用法です。企業固有の用語や業界特有の用語は、新卒社員が理解できない反面、上長は教えるのがわずらわしいケースが往々にして存在します。社内Wikiなら一度まとめてしまえば都度教えなくても情報をチェックできる点にて効率的です。

社内Wikiで失敗しないための注意点

社内Wikiは情報共有や円滑なコミュニケーションに有効ですが、次のような注意点を理解しておかないと、導入を失敗してしまうこともあります。

価値を理解してもらう

情報が蓄積されていない社内Wikiは、価値が理解されにくいといえます。社内Wikiは情報が蓄積されてから価値が理解されるツールです。社内情報に精通したベテラン社員であれば、「そんなもの見なくても…」となってしまうのは自然な流れかもしれません。

情報を蓄積させる

社内Wikiへ情報が蓄積されていなければ、利用は浸透しないでしょう。担当者1人が頑張っても蓄積できる情報には限界があります。そして、情報が蓄積されないままでは、誰の目にも届かないツールとなりかねません。

ほかシステムとの競合を避ける

社内Wikiの導入以前からほかツールにて情報を共有されている場合もあります。ただし部署間で導入しているツールが異なる場合、企業単位での情報共有は促進されません。それぞれのツールに分散した情報を社内Wikiにまとめようとしても、各部署の考えがあるのでなにかしらの方法にて説得する必要があります。

社内Wikiを活用する際のポイント

情報の蓄積に成功すれば「知りたいことがあれば社内Wikiを見よう」という状況が望めます。そのために工夫すべきポイントとは、どのようなものでしょうか。

アクセスする目的をつくる

第一のポイントは、社内関係者がアクセスせざるを得ない目的を作ることです。たとえば、業務日報は必ず社内Wikiで行うとか、1つの分野はすべて社内Wikiで管理すれば、毎日のようにアクセスしなければならない状況が作れます。

更新状況を周知させる

社内Wikiにアクセスする状況が作られても、チェックする習慣がなくては利用が進みません。そのため、新たに追加された情報があった場合に、関係者が状況を把握できるようにすべきです。

作成や更新のハードルを下げる

社内Wikiへの参加障壁を低くすることも有効なポイントです。たとえば多くの方に編集権限を付与すれば、社内Wikiの存在が身近になり多くの参加者・協力者が現れるでしょう。ある程度参加者が増えれば雪だるま式に内容が充実していくため、導入の初期段階だけでも利用を促進させましょう。

社内Wikiツール9選

それでは、社内Wikiが簡単に作成可能なツールを紹介していきます。

NotePM(ノートピーエム) - 株式会社プロジェクト・モード

NotePM(ノートピーエム) - 株式会社プロジェクト・モード 画像出典:NotePM(ノートピーエム)公式サイト

  • 情報の蓄積・共有に優れた「社内版Wikipedia」
  • いつでもどこからでもほしい情報がすぐに見つかる
  • 万全のセキュリティ対策で安心して情報共有できる

NotePM(ノートピーエム)は、社内マニュアルや業務ノウハウ、議事録など、さまざまな社内ナレッジの一元管理ができるナレッジ共有ツールです。Markdown記法に対応した高機能エディタを利用して、ITツールに慣れていない人でも簡単にドキュメントを作成できます。ツリー構造の情報管理や、ファイルの中まで検索できる全文検索機能を備えており、スマートフォンやタブレットからも操作可能なので、ほしい情報がすぐに見つかります。また、メンバー間でコメント機能を利用したコミュニケーションも可能です。さまざまなセキュリティ対策や柔軟なアクセス権限の設定で、大切なデータを守りながら快適な情報共有をサポートします。

DocBase

DocBase

  • クラウド型Wikiツール
  • Markdownでの編集
  • グループ機能で柔軟な共有実現

DocBaseは、成長する組織のための情報共有ツール実現のため、社内外を問わずさまざまなグループを作成して情報共有する、Markdown編集に対応したWikiツールです。
大企業内だけでなく、プロジェクトに携わる外部メンバーも含めたグループが作成可能なため、グループ単位、ドキュメント単位での権限設定が可能など、セキュリティにも気を配った設計がされています。

Qiita:Team

Qiita:Team

  • クラウド型Wikiツール
  • ドキュメントごとの閲覧制限機能
  • 充実したテンプレート機能

Qiita:Teamは、エンジニアの間で使われることの多い情報管理Wikiツール「Qiita」のチーム版です。
「かんたんに書けて、かんたんに共有できる場所」をコンセプトに設計されており、シンプルでわかりやすいドキュメント作成が可能になっています。ドキュメントごとの閲覧制限が可能なほか、充実したテンプレートを使って、素早くキレイに作成して情報共有できます。

esa.io

esa.io

  • クラウド型Wikiツール
  • Markdownでの編集
  • 複数人同時編集が可能

esa.ioは、とりあえず不完全でも公開、そのあと何度も更新して情報育てる、情報が育ったらきちんと整理、という考えに基づいて設計された社内用Wikiツールです。
そのコンセプトから、作成途中のドキュメントも「書き途中」として公開でき、複数人が同時に編集を行うことも可能です。Webhookを使って各種サービスとの連携できます。

Confluence

Confluence

  • シンプルで強力なエディター
  • フィードバックをコンテキストともに
  • 柔軟なファイル共有

Confluenceは、シンプルかつ高機能な、企業向け社内Wikiです。
コンテンツの作成、共有、議論、ナレッジ蓄積するのに最適であり、ドキュメンテーション、ファイル、アイディア、議事録、仕様、図、モックアップなど、あらゆるファイルを柔軟に共有し、プロジェクト管理機能によりチームの生産性を高め、業務効率化を実現します。

Crowi

Crowi

  • Markdownでの編集
  • 編集中のプレビューが可能
  • すべての形式のファイルをアップロード可能

Crowiは、Crocos WikiからはじまったオープンソフトウェアのWikiツールです。
コミュニケーションツールとしてのWikiという思想で開発され、シンプルで見やすいデザインが特徴となっています。記事を閲覧した人のアイコンが並ぶ「見た人機能」や、「いいねボタン」を装備するなどのほか、すべての形式のファイルがアップロード可能となっています。

DokuWiki

DokuWiki

  • データベースを必要としないWiki
  • アクセス制御、認証接続機能
  • 豊富なプラグインでカスタマイズ可能

DokuWikiは、データベースを必要としない、プレーンテキストでの保存を行うWikiツールです。
アクセス制御、認証接続機能を持っているため、企業などでの活用に適しており、豊富なプラグインによって柔軟なカスタマイズも可能になっています。変更・差分履歴の表示機能や、編集コンフリクト防止機能など、大きな組織での編集に向いています。

MediaWiki

MediaWiki

  • Wikipedia用に開発されたWiki
  • 大容量のデータ保存に最適
  • PHPスクリプト言語使用

MediaWikiは、Wikipediaで使用するために、PHPスクリプト言語を使用して誕生したWikiツールで、現在はフリーソフトとしてオープンソース化されています。
データベースにMySQLやPostgreSQLを使用するため、大容量のデータを保存して蓄積するのに最適な設計になっており、大規模な組織に向いたWikiツールだといえます。

Kibela

Kibela

  • クラウド型Wikiツール
  • Markdownでの編集
  • Webhookで各種サービスと連携

Kibelaは、2017年3月に正式リリースされた、Markdown編集に対応した新しいWikiツールです。
ブログのように個人的なメモに使いつつ、大企業で情報共有するWikiのようにも使え、アクセス制御機能で使いやすいように設計されています。メンバー個々のアイコンとプロフィールが表示可能なほかWebhookで各種サービスとの連携も可能です。

社内Wikiの活用事例

事例1.ヤフー株式会社

ヤフー業種:情報・通信業
事業内容:ポータルサイト運営・インターネット広告ほか

ヤフーで社内Wikiが使われ始めたのは、2002〜3年頃からのことで、法務部、広報部などの技術系ではない部署が会社全般の問題に取り組むために、情報管理ツールとして活用し始めたということです。

その後は技術情報の共有にもWikiが使用され始め、2006年にはConfluenceというエンタープライズWikiを導入、ヤフーのほぼすべての情報が集約されるようになりました。
現在では、入社した社員が最初に覚えることは、Confluenceの使い方になっています。

事例2.株式会社メルカリ

メルカリ業種:情報・通信業
事業内容:フリマアプリ「メルカリ」の企画・開発・運用

複数のWikiでバラバラに情報管理していたメルカリでは、2016年に社内WikiをCrowiに集約。

バラバラのツールで管理していた情報を集約するには苦労もあったようでしたが、社内に各部署から10名のキーマンを指名、それぞれの分野で情報入力を進めさせていったことにより、Wikiに書き込むという習慣が定着。
現在では、社内のほぼすべての情報が格納されています。

最終的には、キーワードの入力で、それにまつわる社内情報がすべて閲覧できるようになる、ということが目標になっています。

社内Wikiで情報の集約と共有を

歴史が古く規模が大きくなった企業ほど、横の連携が取れず、必要な情報にアクセスすることが容易ではない場合があります。
また、そういった企業では「これまで問題なかったから」という理由で、業務改善や情報共有に積極的ではありません。

しかし、グローバル化が進む現代では情報共有を行って経営の合理化と効率化を図る、ということが喫緊の課題であり、乗り遅れた企業は遅かれ早かれ淘汰されていく運命にある、といえるのではないでしょうか。

社内Wikiは、大規模な投資を必要としない気軽な導入が可能であり、そういった企業体質を改善してくれる可能性を持っています。

社内での情報共有が重要だということを、関係者全員が理解しないと定着せず、失敗しがちな社内Wikiは、従業員の意識改革のためのトレーニングツールとしても理想的かもしれません。

企業体質改善のためにも、社内Wikiを定着させ、情報の集約と共有を実現させることを目指してみてはいかがでしょうか。

社内の情報共有を助けるツールである社内SNSに興味がある方は、ぜひ次の記事も参考にご覧ください。

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