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ペーパーレス化で社内文章管理を効率化!コスト・スペースを削減するメリット6つ

ペーパーレス化は、書類の保管、情報共有、検索が楽になるなどのメリットがあります。ペーパーレス会議を実現するために現状の課題と事例、おすすめサービスを紹介します。
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本記事では、社内文章管理をペーパーレス化することによるメリットを詳しく解説していきます。

もし社内に管理する文書が多く、スペース活用ができていなかったり、少しでもコスト削減をしたいという企業の方は必見です。

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、資料を紙で利用するのではなく、データなどで共有することで紙の利用を減らすことです。

働き方改革がうたわれている近年ではこのペーパーレスを実現するためのクラウドサービスが増加してきています。

ペーパーレス化が注目される背景

企業においてペーパーレス化が注目されるようになった背景には、コスト削減管理の簡素化などがあります。

それに加え、データ管理をすることにより、セキュリティの強化が期待できることも注目に至る理由といえるでしょう。

ITが普及した現在では、紙での管理ではなく、データでの管理の方が多方面においてメリットがあることから、ペーパーレス化が注目され始めました。

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ペーパーレス化の現状について

日本製紙連合会のデータによると、日本の企業におけるペーパーレス化の導入・普及状況については、紙の消費量がピークだった2010年の頃から2015年までは、年々減少をしていました。

しかし、2016年以降にはペーパーレス化ツールが増えてきているにも関わらず、消費量は再び増加傾向にあります。

ペーパーレス化6つのメリット

では、ペーパーレス化のメリットには具体的にどのようなものがあるのでしょうか。注目すべき6つのポイントについて解説します。

印刷コスト・保管コストの削減

ペーパーレス化によって、紙媒体の印刷コストや文書の保管コストが削減できます。

書類の減少に伴い保管する書類が減れば、印刷コストと保管コストを同時に削減できます。
この二つのコストは日次で見れば大した金額にはなりませんが、年次で見た場合大きな金額になるため、甘くみてはいけません。

業務の効率が向上する

パソコンでのデータ管理にすることによって、必要な資料(データ)が検索しやすく、すぐに発見できるようになるため、仕事の業務効率が向上します。
また、社内外問わず、情報の共有がしやすくなるため、書類の送付の手間コストの削減にもなります。

セキュリティレベルの向上

紙媒体では、盗難や紛失のリスクが高いのに対し、電子データとして資料を保存することでセキュリティの向上につながります。

紙媒体では、スペースなどの問題から厳重に保管できず、セキュリティが甘くなってしまうことがあります。

しかし、パソコンでデータを管理しておけば、簡単に厳重なセキュリティをかけられるので、情報漏えいリスクを下げられます

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環境保全に寄与できる

2017年現在、日本では年間で約1,820トン以上の紙が消費されています。
紙はもともと自然の資源を利用して作られているため、ペーパーレス化が進めば有限である資源を守り、環境の保全に寄与することにつながります。

スペースの確保ができる

紙媒体で保管するためには、物理的に保管できる場所を確保しなくてはいけません。
広いオフィスであったり、管理倉庫を保有している企業であれば問題ないですが、多くの場合オフィスを圧迫しています。

ペーパーレスによって、保管に必要なスペースを削減でき、オフィス環境が快適になります。

ペーパーレス化4つのデメリット

ペーパーレス化にはメリットが多いですが、その反面デメリットも存在します。ペーパーレス化の4つのデメリットを紹介します。

視認性の問題

紙媒体の資料であれば、いつだれが見ても同じものを見られますが、データの資料を閲覧する際には、媒体によっては文字が小さくて見づらいという問題が起こります。ズームにも限界があありますし、ブルーライトなどによって目が疲れてしまい、長く作業ができなくなるというデメリットがあります。

メモがとれない

資料に間違いや加筆があった際に、データの場合にはすぐに書き込みができません。また、資料を見ながらメモをしたくても、必要なときにすぐにメモがとれないといった利便性に関するデメリットがあります。

最近では、文字を書き込めたりメモをする機能があるものもあるので、このデメリットはいずれ解消するでしょう。

利用者のITリテラシーの影響を受ける

紙の資料であれば、だれでも使えますが、データの資料の場合には、パソコンやタブレットなどのツールの扱いに慣れていない人にとっては、逆に不便になってしまう可能性があります。

このように、利用者のITリテラシーの影響を受けることから、だれにとっても使いやすいわけではありません。

システム障害による被害

パソコンの場合には、使用をするために電源を必要とするため、万が一停電などのシステム障害が起こった際には閲覧ができなくなる可能性や、データ紛失のリスクなどがあります。

そのため、もしすべての資料をペーパーレス化した際に、システム障害などの被害でデータを紛失した場合、すべての資料が同時に紛失する恐れがあります。

そんな災害対策も可能なデータセンターについては以下の記事もご覧ください。

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ペーパーレス化の課題

   
ペーパーレス化にはたくさんのメリットがありますが、それでもなかなか導入が進まないのが現状です。
それには、ITに慣れていない人でも利用しやすい仕組みや、紙媒体のような利便性が確保できていないからなどの理由があります。

そして、そんな現状を打開するために必要な4つのポイントを以下で解説します。

全社的に取り組む

ペーパーレス化を進めるためには、経営層が積極的にリードして、全社的にペーパーレス化に取り組む必要があります。

なぜなら、書類の形式というのは従業員が決めるものではなく、管理職や経営層が判断する重要なものもあるため、全社的に取り組まなければ会社全体に浸透できないからです。

重要なところから段階的に導入する

会社の規模が大きくなればなるほど、一度にすべてをペーパーレス化することは困難です。

そのため一気に導入しようとするのではなく、優先順位を明らかにして、段階的に導入していくことが重要です。
そのため、まずは重要なところから段階的に導入を始めることで、徐々に変えられます。

タブレットの導入を進める

現在では、日常的にスマホを利用している人が増えました。

そのため、「パソコンでの利用は抵抗があるけれど、スマホのようなタブレットであれば、抵抗なく利用できる」という方には、タブレットの導入を行うほうが効果的です。

スマートフォン感覚で気軽に操作できるタブレットであれば、導入のハードルを下げられ、普及のスピードも早まります

ペーパーレス化についての啓発運動

多くの従業員は、「なぜペーパーレス化が必要なのか?」ということを理解していない場合があります。

そのため、まずはペーパーレス化に関して企業内でセミナーを開くなど啓発活動に努める必要があります。

「従業員がなぜやる必要があるのか?」「自分とどんな関係があるのか?」ということを理解できなければ、ペーパーレス化に対し、前向きな協力を得ることは難しいでしょう。

ペーパーレス実現のための有効ツール9選

ペーパーレス化の実現に役立つシステムやツールを紹介します。紹介したツールや、紹介しきれなかったサービスの詳細は以下からご覧になれます。

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Handbook

  • エンタープライズレベルのセキュリティ機能を搭載
  • 簡単操作でスピーディーに会議
  • グッドデザイン賞受賞のインターフェース

Handbookは、1,400件以上の導入実績をもつ、マルチOSに対応したペーパーレス会議システムです。クラウドサーバー上にアクセスするだけで利用できるため、デバイス側に情報が残らないように資料共有が可能。万一のデバイス紛失時にも安心のセキュリティ環境を実現します。複雑な設定いらずで、画像や映像データなど、会議で使う資料をドラッグ&ドロップでアップロードするだけですぐに会議が行えます。使いやすさにこだわって設計されており、2015年にはグッドデザイン賞を受賞するなど、優れたインターフェースが高く評価されています。

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DOCUMENT MARK

  • PDF化した企業の情報資産を安全に保管できるプラットフォーム
  • 帳票や文書をPDF化して有効的に一元管理
  • 管理や分類の自動化/高度な検索をご提供

DOCUMENT MARKは、PDFファイル管理プラットフォームです。
当サービスでは、あらゆる文書の管理を一元管理できるため、重要文書の保存の際に気をつけなければいけない文書も法制度要件を満たしたうえで管理をします。
無料お試し期間も最大で30日間利用できるため、ぜひ一度無料体験版を利用してみてはいかがでしょうか。

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ひびきSm@rtDB


  • ノンプログラミングで電子フロー化
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  • 豊富な標準機能により最短1か月導入

ひびきSm@rtDBは、大組織向けWebデータベース&ワークフローシステムです。
ノンプログラミングでブラウザ上にデータベースを作成でき、現場の業務システム内製化を素早く強力に推進します。1万人超の利用実績も多数あり、大きなリスクやコストを伴う組織改編も、組織に紐づく柔軟な権限設定によって安全かつ低コストで実現します。バリエーションに富んだノウハウと豊富な標準機能で最短1か月でのシステム導入が可能なため、組織全体の生産性を迅速に向上させます。

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ClickShare(クリックシェア)

  • ワンクリックでディスプレイ共有
  • 最大16台で接続可能
  • USBだけで簡単接続

ClickShare(クリックシェア)は、ボタンを押すだけでPC画面をディスプレイで共有できるワイヤレスプレゼンテーションシステムです。スマートフォンやタブレットなど、デバイスを問わずにワンクリックでディスプレイを共有できるため、ペーパーレス化につながります。
会議における資料配布や準備などのに時間を割くことがなくなり、時間を有効活用できるようになります。

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Fleekdrive

  • 目的やシーンに応じたファイル共有が可能
  • クラウドストレージで文書管理
  • ファイルで連携してバリューチェーンを構築

Fleekdriveは、目的やシーンに応じたファイル共有が可能であるため、社内での共有だけでなく、社外の取引先などに資料を送りたい際などの、一度だけのファイル送信にも対応しています。
またアクセス制限を利用すれば、閲覧は可能でもダウンロードはできないというような権限の変更も可能です。

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e-保管サービス

  • 文書管理をすっきり統一
  • たまった作業も簡単おまかせ
  • 保管スペースの問題も解決

e-保管サービスは、文書管理に手間がかかる場合や、営業担当者が必要な書類を確認したいときに、いつでも閲覧できるようしたいという悩みを解決します。
無料のお試しも設けられているので、もし文書管理システムのイメージがわかない方は、一度試してみてはいかがでしょうか。

NotePM

  • WEBで文書作成気軽に情報共有
  • フォルダで階層化情報を整理
  • ファイル全文検索でほしい情報が容易に取得可能

NotePMは、使いやすい操作性で、社内の情報を一元管理します。
アクセス制限も柔軟に対応しているため、関係者のみの利用にも適しており、情報漏えいのリスクを減らすことが可能です。
特にファイル全文検索機能を使えば、すぐに欲しい情報やファイルを見つけられるため大変便利です。

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FA-CUBEペーパーレス

  • 現場の入力データ活用が可能
  • 帳票電子化システム
  • 過去の履歴がすぐに検索/確認可能

FA-CUBEペーパーレスは、現場のペーパーレス化を実現する帳票電子化システムです。
製造業の現場では、紙や記入に必要な筆記用具が異物として製品に紛れ込んでしまう恐れがあります。
当サービスを利用することによって、現場で入力した製造情報がデータ化するため、異物の混入を防げます。

SmartSession(スマートセッション)

  • あらゆる会議のペーパーレス化を実現
  • 会議中の資料差替えもワンタッチで完了
  • 発表者画面と閲覧者画面の2画面表示

SmartSession(スマートセッション)は、あらゆる会議のペーパーレス化を実現します。
データ管理では紙のような利便性を実現できないという弱みがありましたが、当サービスでは紙以上の利便性を実現し、よりスムーズな会議をサポートします。
また、重要度に合わせたセキュリティ管理ができるため、機密性の高い資料でも安全に管理できます。

ペーパーレス化で業務効率の改善をする

以上が、社内文章管理をペーパーレス化することによるメリットとオススメのサービスについてでした。
メリットとデメリットがそれぞれ介在するペーパーレス化ですが、業務効率が上げるためには欠かせません。

もし現在、オフィスが物理的に狭くなってきていたり、コスト削減を検討していたりするのであれば、ペーパーレス化で積極的に業務効率の改善をしてみてはいかがでしょうか。

その他の文書管理システムは以下の記事で紹介しています。

ペーパーレス化に関連して、帳票の電子化については以下の記事でも解説しています。合わせてご覧ください。

ボクシルとは

ボクシルとは、「コスト削減」「売上向上」につながる法人向けクラウドサービスを中心に、さまざまなサービスを掲載する日本最大級の法人向けサービス口コミ・比較サイトです。

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