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2018-03-14

経費精算からはじめる働き方改革、経理業務効率化と生産性向上を実現するには

企業の働き方改革で焦点となりつつある経費精算業務について、経理業務の効率化や出張経費申請の簡略化、そして電子帳簿保存法に基づく領収書のスマホ撮影などのトピックを交えつつ解説していきます。※初回公開日:2017/11/29
経費精算システム
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近年、国の政策としての働き方改革を受けて、多くの企業が経費精算業務の見直しを行うようになってきました。
経理業務を効率化することによって生産性を向上させようという狙いです。そのためのさまざまな実験的な取り組みも行われており、経費精算業務を簡略化できる経費精算システムにも注目が集まっています

そこで、働き方改革の基本的な説明を軸として、経費精算業務の効率化の必要性について解説していきます。

経費精算と働き方改革とは

安倍政権は2016年、働き方改革実現推進室を設置し、いわゆる「一億総活躍社会」を実現するための手段として「働き方改革」の提唱を行いました。
これにより長時間労働是正するなど企業の生産性をアップさせるさまざまな提言がされています。

その一環として、多くの企業では経費精算業務を効率化することで働き方改革を実現しようとする動きが出てきています

経費精算システムを導入した企業の例については以下の記事で紹介しているのでぜひご覧ください。

経費精算システム導入事例から見る企業の課題 | 業務効率化&コスト削減 | ボクシルマガジン
煩雑かつ膨大な業務で経理担当を苦しめる、交通費申請や経費精算。「経費精算システム」の導入によって、業務を効率化し、...

働き方改革とは?

首相官邸のホームページによると以下のように位置付けられています。

多様な働き方を可能とするとともに、中間層の厚みを増しつつ、格差の固定化を回避し、成長と分配の好循環を実現するため、働く人の立場・視点で取り組む

労働者一人ひとりのニーズに沿った働き方を実現するために、たとえば残業時間を月平均60時間と定めたり、在宅勤務時短勤務など柔軟な働き方を推奨するなどの一連の施策や提言を通じて、ワークライフバランスを充実させるとともに企業の生産性も向上させようという狙いがあります。

ワークライフバランスとは | 整えるメリット・取り組み事例 - プライベートとの両立の方法 | ボクシルマガジン
仕事とプライベートをどちらも両立させて、充実した生活を送るためのワークライフバランスについて紹介します。

経費精算の効率化とは

企業の労働生産性を上げていくうえで一人ひとりの従業員が強いられている無駄な作業をできるだけ短縮・解消することで、本当に必要な業務に専念させることが重要となります。

そして、多くの企業にとって負担となっているのが経費精算などの諸々の作業です。
こういった無駄な業務を効率化していくことが働き方改革のもとで企業に求められる姿勢といえるでしょう。

企業の経費精算の現状

しかし残念ながら多くの企業では、経費精算業務などの間接業務に時間をとられがちであり、顧客へのコンタクトやアフターフォローといった重要な業務に充てる時間を削られていたり、残業時間が積み重なったりしてしまうケースが後を絶たないのが現状です。

月に1時間程度時間をムダにしている?

たとえば、平均的なスタッフが月に1時間程度も経費精算業務のために時間をムダにしてしまっているという報告を上げている企業があったり、生涯で50日以上も無駄な作業に時間を費やしてしまっているという調査結果が出ています。

一説には、年間5,000時間以上を経費精算業務に費やしてしまっている大手企業も存在するというデータもあります。

経費精算作業自体は企業の利益にほとんど何の貢献もしません。
この時間が増えれば増えるほど、スタッフが企業の利益につながる重要な仕事に割り当てる時間が削られていくことになります。

データ入力の時間を削減する

経費精算にかかる時間を短縮すればするほど、企業の生産性は上がっていくということにもなります。

そういった経費の申請や承認のプロセスを見直して最適化したり、以下で紹介するような経費精算システムを導入することによって、積極的に経費精算にかかる時間を短縮していくことができるようになります。

間接業務負荷の軽減と働き方改革

経費精算を効率化することは働き方改革にもつながる重要事項であり、そのための法整備もされ始めています。
たとえば2017年に改正された電子帳簿保存法では、領収書やレシートをスマートフォンやデジカメで撮影したデータを正規の国税書類として扱うことができるようになりました。

これによって経費精算にかかる一連の作業を簡略化し、経理側の負担も軽減することが可能になりました。
こういった制度を有効活用することによって、一人ひとりのスタッフにかかる間接業務負荷を軽減していくことができます。

電子帳簿保存法については以下の記事でも解説しています。

帳票とは | 種類と目的・サービスの選び方も徹底解説 | ボクシルマガジン
帳簿と伝票を作成する目的と役割はなんでしょうか?それぞれの定義と種類を帳票類の電子化が加速する理由、メリットやデメ...

経費精算システムで働き方改革を実現する

これまで説明してきたような働き方改革実現のための一つの有効手段として、さまざまな方法で提供されているクラウド経費精算システムを活用することが挙げられます。

ここからは、普段の経費精算業務を高い精度で効率化してくれる経費精算システムについて紹介していきます。

経費精算システムとは?

経費精算システムとは、日ごろの経費精算業務をIT化して効率化するためのシステム(ツール)全般のことであり、オンプレミスクラウドタイプなど、多種多様なものがさまざまなベンダーによって提供されています。

これによって経費精算業務の簡略化と業務にかかる諸々のコストを削減することができるようになります。

経費精算システムのメリット

経費精算システムを活用するメリットとしては、主に以下のものが挙げられます。

無駄な再入力作業を削減

これまですべて手入力で行っていた仕訳作業やソフトへの入力の手間を削減することができます。
必要な勘定科目などを自動入力してくれるものもあり、日常的に利用する項目については逐一入力する手間を省いてくれるなど、細かい部分まで気の利いた機能をもつソフトが多くあります。

申請作業の負担を軽減

SuicaなどのICカードやスマートフォンの専用アプリなどと連携させることで、交通費の申請作業を削減したり、定期区間分の料金を自動控除したりしてくれるシステムがあります。
これによって、スタッフが逐一申請書を記入して提出する手間がかからなくなります。

ICカード連携に特化した経費精算システムについては以下の記事で特集しています。あわせてご覧ください。

経費精算とICカードの連携に対応した経費精算ツールまとめ | メリット解説 | ボクシルマガジン
交通費を中心とした経費精算について、ICカード連携に対応したツールを導入する企業が増えています。ICカードから履歴...

不正申請のチェックが容易に

領収書の不正申請などのチェックが簡単になります
これまでは経理担当者が領収書の一つひとつをチェックしなければなりませんでしたが、最近では領収書のデータ化が可能になったため、最適な交通ルートの確認や領収書の真偽についてもデータの照合だけで済むようになってきています。

各支店や営業所の経理作業も一元化可能

地方に支店や営業所を構えている企業の場合、それぞれの部署の担当者が経理作業を行っているケースがあり、全社的に情報を統一することが困難な場合がありました。
しかし、全営業所のデータをシステム上で統一すれば、どの支店や営業所の情報もすぐに確認することができるようになります。

経費精算システムの選び方

次に、経費精算システムの選び方のポイントについて重要な点を挙げておきましょう。

本当に必要な機能を厳選する

たとえ経費精算システムに便利な機能が満載だったとしても、日常的に利用する機能は限られたものになるはずです。
盲目的に多機能なものを選ぶのではなく、まず自社が必要としている機能を洗い出し、その部分に強みをもつシステムを選ぶようにしましょう。

ユーザービリティを重視する

多機能でもユーザビリティが低いシステムでは、多くのスタッフは使いこなすことができません。
むしろ必要最低限の機能であっても、だれにでも簡単に使いこなせるようになるシステムを選択した方が定着率も上がり、システムのメリットを活かすことができるようになります。

セキュリティの固さを確認する

経費精算システムにはオンプレミスやクラウドタイプなど、さまざまな提供形態があります。
特にクラウド型を選択する場合には、経理に関する情報もクラウド上でやりとりすることになりますから、システム自体のセキュリティ体制や提供企業の信用力などもきちんと確認するようにしましょう。

「クラウドはセキュリティが不安」は誤解?知っておきたい重要な対策まとめ | ボクシルマガジン
「クラウドサービスってセキュリティが…」こんな考えはもはや時代遅れです。企業が知っておくべき情報や管理者側のセキュ...

経費精算システム5選

最後に、おすすめの経費精算システムをいくつかご紹介します。興味のあるシステムがあれば、ぜひリンクから詳細を確認してみてください。

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MFクラウド経費

  • 高精度の自動仕訳システム
  • ICカードとの連携による経路情報や交通費の算出
  • 経費データの自動転送

MFクラウド経費は「経費精算にかかる時間を1/10にする」というコンセプトで開発されている経費精算システムです。カード明細の自動取得や、SuicaなどのICカードと連携することによって交通費データの自動取得が可能です。電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証を経費精算ソフト国内第一号で取得するなど、電子帳簿保存法に対応済みです。

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MFクラウド経費については以下の記事でさらに詳しく解説しています。ぜひご覧ください。

MFクラウド経費の使い方・機能・導入事例 | 請求書・会計・確定申告との連携 | ボクシルマガジン
経費精算を自動化できるMFクラウド経費について、その代表的な機能をはじめ、ICカードや専用アプリを使った実際の導入...

ジョブカン経費精算

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ジョブカン経費精算は、経費の申請から経理側の承認から精算という一連のプロセスをクラウドで一括管理できる経費精算システムで、小規模ビジネスから1,000名を超える大企業まで、さまざまな企業で広く使われている経費精算システムです。他のシステム同様、交通系ICカードとの連動が可能であり、シンプルなユーザーインターフェースでだれにでも使いこなせるところが特徴です。

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ジョブカン経費精算については以下の記事でさらに詳しく解説しています。

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楽楽精算

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楽楽精算は「経費精算の時間を1/4にする!というコンセプトで開発されたクラウド型経費精算システムです。交通費などの必要経費を精算するワークフローを合理化することで各々のスタッフや経理担当者の業務上の負担を軽減することで、企業全体のコスト削減や生産性の向上に寄与します。特に中規模クラスの企業で圧倒的な支持を集めています。

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楽楽精算については以下の記事で詳しく解説しているのでぜひご覧ください。

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らくらく旅費経費.netは、旅費経費の処理にかかる諸々の業務をトータルで管理することができる経費管理ツールです。公共交通機関の最適経路を提供する「駅すぱあと」との標準連携により、交通料金を転記して申請する手間を省くことができ、明細の作成を効率化することができます。SuicaなどのICカードの利用履歴も反映してくれるので、出張の際に利用できると非常に便利なシステムです。

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J’s NAVI NEOは、JTBの出張・経費管理ソリューションです。オンライン出張手配と出張管理ワークフローが一体となっており、国内や海外の出張申請やチケット手配、精算、支払、さらに近隣交通費や交際費などの毎日の経費管理の申請や精算も可能です。分散した情報の一元管理で、出張・経費の実態を可視化し、旅費・経費の削減、出張業務・経費管理業務の効率化や利便性向上を実現します。

経費精算システムを導入して業務の生産性を向上させる

働き方改革の一環としての経費精算システムの導入について、両者の基本的な説明から、現在おすすめの経費生産システムの紹介をしてきました。多くの企業にとって、経費精算業務を簡略化・効率化することでスタッフを重要な業務に専念させることを望んでいるはずです。

ぜひ本記事で紹介したような経費精算システムの導入を考慮しながら、自社の経費精算業務を見直してみてください。

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その他経費生産システムや、今回紹介した経費精算システムの詳細はこちらから無料でダウンロードできます。ぜひご覧ください。

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