ジョブカン勤怠管理の使い方・ログイン方法・機能・導入事例・シリーズ連携を徹底解説
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ジョブカン勤怠管理とは
ジョブカン勤怠管理は、株式会社DONUTSが提供する勤怠管理やシフト管理、休暇申請を簡単に行えるクラウド型の勤怠管理システムです。
給与に直結し、労務管理の一面ももつ勤怠管理は、どの企業にとってもデリケートな問題であり、それによって多くの実務に追われている担当者が存在します。とくにスタートアップ後の成長を迎えている企業や、歴史のある伝統的な企業では、勤怠管理に悩みを抱えている企業が少なくありません。
こうした問題を解消し、人的リソースをコア業務へ集中させることにより、企業の生産性向上に寄与するのがジョブカン勤怠管理です。
豊富な機能をもち、スマートデバイスにも対応、ブラウザですべての管理が完結する手軽さで多くの企業が導入しています。「ワークフロー」「経費精算」「採用管理」「労務管理」「給与計算」といった、ジョブカンシリーズとの連携で、より幅広く生産性向上に寄与します。
また、クラウドベースならではの低料金を実現し、運用までの手間がかからないばかりか、機能制限版なら無料で利用可能です。
導入実績200,000社超のジョブカンシリーズ
ジョブカンシリーズには、「ジョブカン勤怠管理」のほかにも次のようなシステムがあります。
これらの累計導入社数は2024年3月時点で200,000社を突破しています。長い歴史のあるジョブカンシリーズがもつ、使い勝手のよさとコストパフォーマンスの高さが認められてきた証といえるでしょう。
次の記事では、「ジョブカン勤怠管理」をはじめとするジョブカンシリーズを、一挙に紹介しています。
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ジョブカン勤怠管理で解決できる5つのこと
ジョブカン勤怠管理によって、企業が従来抱えていた勤怠管理に関するさまざまな課題を解決できます。ジョブカン勤怠管理によって解決できる課題は、次の5つです。
勤怠の集計・計算の煩雑さ
タイムカードを使用していた従来の勤怠管理は、締め日にタイムカード回収〜勤怠チェック〜時間計算の流れが必要でした。そのため、電卓で計算を行うといった手間が発生するほか、打刻漏れがあると本人に確認する必要があり、時間のかかる業務でした。
ジョブカン勤怠管理では、管理者が随時出勤簿を確認でき、イレギュラーが起きた際にはリアルタイムで対応可能です。もちろん、集計・計算も自動で行ってくれるので、担当者はコア業務にリソースを集中できます。
また複数拠点での打刻管理に対応しているのも魅力です。1日のうちに店舗や部署を移動して打刻しても、拠点ごとで正確に集計してくれるため、集計ミスといったヒューマンエラーを防止できます。
さらに「働き方改革関連法」に関連して、時間外労働の集計や限度時間を超えた月数の確認、年次有給休暇管理簿の作成などができるため、管理監査者の負担軽減もできるでしょう。
不正打刻
残念ながら、従業員の不正打刻に悩む企業は少なくありません。従来のタイムカードを利用した打刻では代理打刻が発生しやすく、紙による申請で遅刻のごまかしや残業時間の偽装などがしやすい状況でした。
しかしジョブカン勤怠管理では指静脈打刻や顔認証打刻、入館証といった個人のICカード、運転免許証、携帯電話・スマートフォンを打刻に活用できます。このように本人の所有するものを利用し、技術的に改ざんを防ぐことで、こうした不正を排除可能です。
直行直帰の勤怠管理
営業や建設現場、訪問介護といった、外出の機会が多い業界や職種では必然的に直行直帰の可能性が高くなります。従来はスタッフの連絡と自己申告による承認がほとんどだったため、正確な管理を行いたいと考える企業も少なくないでしょう。
ジョブカン勤怠管理であれば、マイページへアクセスして打刻することや、スマートフォンの機能を使った打刻もできるため、外出先でも正確な出勤・退勤時間が確認できます。
とくにスマートフォンを使った打刻は、GPS機能を使って位置情報を送る打刻方法や、位置情報を使って「打刻できる場所」を制限する方法などもあり、不正打刻も防止可能です。
複雑なシフト作成
時間帯によって人員配置を最適化したい業種では、シフトの作成に頭を悩ませることが多くなるでしょう。ジョブカン勤怠管理では、次の3つのシフト作成方法があり、複雑化するシフト作成をサポートします。
- 基本シフト：決まったシフトを週ごとに設定する
- パターンシフト：パターンを決めてマウスで配置する
- ラインシフト：必要人数を参照して1日ごとに作成可能
また変形労働・フレックス・裁量労働などの勤務形態や、所属・雇用形態ごとに細かい設定、運用ができるのも魅力です。複雑なパターンにも完全対応でき、残業や有休の管理などもシステムが自動で行ってくれるため、スタッフの希望や勤務形態に合わせたシフトがスピーディーに作成できるでしょう。
さらにLINEアプリやメッセージを活用してシフトの確認ができるため、従業員への確認業務も削減できます。
ペーパーレス化
ジョブカン勤怠管理を導入すれば、社内のペーパーレス化を促進できます。タイムカードは労働基準法により5年間の保存が定められており、これを保管するだけでも多くのスペースを必要とします。また保管期間を過ぎたタイムカードや書類を処分するのも面倒です。
勤怠管理に関する膨大な書類のなかから、必要な書類を探すのも簡単ではありません。しかしジョブカン勤怠管理では、システム上の出勤簿で確認ができるため、タイムカードの保管が不要になります。
また休暇・残業の申請・承認はパソコンやスマートフォンから実施でき、承認フローも可視化できます。そのため紙への印刷が不要になり、保管や印刷にかかっていたコストも削減できるでしょう。
ジョブカン勤怠管理のログイン方法
ジョブカン勤怠管理のログイン方法は簡単です。ジョブカン勤怠管理のログイン方法を、管理者画面とスタッフページにわけて説明します。
管理者画面へのログイン方法
管理者画面にログインする方法について説明します。
ログインする際は勤怠会社ID、グループ管理者ログインID、パスワードの3点が必要です。
- 勤怠会社ID：勤怠管理のアカウント初期設定時に設定した会社のログインID
- グループ管理者ログインID：グループ管理者のログインID、全権限管理者はadmin
- パスワード：アカウントのパスワード
これらを入力することで、管理者画面にログインできます。IDやパスワードを忘れた方は、こちらからご確認をお願いします。
スタッフページへのログイン方法
スタッフがマイページにログインする方法は2種類あります。パソコンからアクセスする方法とモバイルからアクセスする方法です。それぞれのログイン方法について解説します。
パソコンからマイページにログインする方法
パソコンからマイページにログインする方法は、「ジョブカン共通ID」に統一されています。管理者からジョブカン共通IDの招待を受けたユーザーは、自身で登録作業を行います。
またパソコンからログインするには、スタッフコードかメールアドレスのどちらかが必要です。スタッフコードを利用する場合は、パスワードだけでなく会社ID（任意）も入力します。メールアドレスを利用する場合、会社IDは基本的に入力しません。
モバイルマイページへのログイン方法
管理者からモバイルマイページの招待を受けたスタッフは、メールに記載されているパスワードを用いてログインできます。
モバイルマイページも会社IDと、スタッフコードもしくはメールアドレス、パスワードが必要です。会社IDに関しては、メールに記載のURLをクリックすると自動的に入力されます。
ジョブカン勤怠管理の使い方【管理者編】
ジョブカン勤怠管理における管理者側の使い方を紹介します。出勤時と退勤時の打刻は従業員と変わりません。シフト作成は、パターンの登録やシフト希望の自動反映により効率よく作成可能です。
また労働時間の集計や確認は、打刻の結果を用途に応じた形式でダウンロードだけで完了します。給与計算システムにダウンロードしたデータを読み込ませれば、自動で給与も計算してくれます。
シフト作成
ジョブカン勤怠管理では、曜日や必要な人数でシフトのパターンを設定できるため、このパターンを活用してシフトのを自動作成します。スタッフから申請された希望シフトを自動で反映させる機能もあるため、これを参考に作成することで、スタッフが納得できるシフトを作成可能です。
また時間帯や仕事内容ごとに必要な人数が設定できるため、人員の過不足を確認しながらシフト作成を行いましょう。
スタッフの出勤簿を確認
勤怠の最終チェックをする必要はありますが、管理者もスタッフの出勤簿を随時確認可能です。また遅刻や欠勤、早退が発生した場合、メールで通知する機能も搭載しており、チェックの手間を大幅に削減できます。
勤務表・集計データの確認
管理者・経理担当者は、勤怠の締め日になったら勤務表・集計データを確認し、ダウンロードします。勤怠データの集計は総労働時間のほかにも、残業時間や深夜労働時間などを個別に出力でき、これらのデータは今後の勤怠管理に役立てられるでしょう。
データを給与計算ソフトに読み込ませる
ジョブカン勤怠管理はExcel形式やPDFのほか、CSVでのデータ出力も可能です。多くの給与計算ソフトはCSV読み込みに対応しているため、スムーズな連携と業務効率化が実現します。
また「ジョブカン給与計算」を筆頭として直接システム同士を連携できれば、データのダウンロードや読み込みすら必要ありません。勤怠データは自動で給与計算ソフトに反映されるため、さらなる業務効率の向上が期待できるでしょう。
ジョブカン勤怠管理の使い方【スタッフ編】
スタッフ側のジョブカン勤怠管理システムの使い方はシンプルで、出勤・退勤時の打刻と、スマートフォンやパソコンを使って休暇・打刻修正の申請を行うだけです。
多彩な打刻方法に対応
ジョブカン勤怠管理は豊富な種類の打刻に対応しており、主に専用機器による打刻と、パソコン・スマートフォンを使った打刻の2種類にわけられます。
専用機器を使用した打刻方法は次のとおりです。
- 指静脈認証機
- ICカードリーダー（FeliCa／NFC対応）
- iOS用ICカードリーダー（FeliCa対応／NFC対応）
- PitTouch Pro（パソコン不要のICカードリーダー、FeliCa対応）
それぞれの機器を必要であればWindowsパソコンやiOSデバイスに接続し、指認証や交通系ICカードで打刻する方法です。交通系ICが一般的でない場合も考慮し、NFCにも対応しています。
パソコンやスマートフォンを使った打刻方法は次のとおりです。
- マイページ打刻
- LINE打刻／Slack打刻
- モバイルGPS打刻（スマートフォンのみ）
- 顔認証打刻（スマートフォンのみ）
- ジオフェンシング打刻（スマートフォンのみ）
専用機器を用意する必要がなく、より気軽に導入できるのが特徴です。またパソコンやスマートフォンは持ち運びができるため、外出先からの打刻にもおすすめです。
マイページからシフト・休暇申請
スタッフは、パソコンや携帯・スマートフォンからマイページにアクセスでき、みずからの出勤簿やシフト表を確認できます。マイページからは出勤簿の修正や、希望シフト・休暇・残業の申請も可能です。
またLINEアプリでは、当日の労働時間や有給休暇の残日数が確認できるため、シフトの希望を出す際にも役立つでしょう。
ジョブカン勤怠管理の豊富な機能
基本的な使い方だけでも、ジョブカン勤怠管理が企業の課題を解決し、生産性向上に寄与することがわかるかと思います。しかし、ジョブカン勤怠管理はほかにも、まだまだ豊富な機能をもっています。
出勤管理
出勤管理では、多彩な打刻機能やリアルタイムでの出勤簿確認などができるほか、次のような機能も利用できます。
- アラートメール機能
- 打刻自動判定
- 打刻忘れ防止機能
- 残業設定
予定の出勤時間になっても打刻されない場合や打刻の数が合わない場合などは、管理者とスタッフにアラートメール・通知メールが届き打刻忘れを防止できます。また打刻の数に応じて出勤・休憩・退勤を自動判別してくれるため、管理者が修正する手間を省けます。
シフト表に合わせた自動退出設定や自動休憩設定もできるため、これも打刻忘れを防止し、残業時間が上限を超えないよう防止できるでしょう。
シフト管理
ジョブカン勤怠管理には先ほど紹介したシフト作成機能のほか、さらにシフト管理を多彩に行う、次の機能もあります。
- 確定シフト共有機能
- シフト公開機能
- シフト募集機能
この3種類の機能によってスタッフ間でシフトを融通しあったり、管理者から出勤依頼メールを配信したりできます。
また予実管理・予算管理ができるのも魅力です。シフト表に対する実際の労働時間比較や、設定した予算と概算給与を比較できるため、翌月以降のシフト表や人材配置の調整に役立つでしょう。
グループ・スタッフ管理
ジョブカン勤怠管理では、システムに登録したスタッフを、部署や拠点といった複数のグループにくくって管理できます。スタッフはシステムに登録されるとIDが発行され、属性がわかりやすく可視化されます。
スタッフ個別の属性やシフト、正社員といった情報が確認でき、グループ内の役割ごとにポジション設定を行うことも可能です。さらに、グループのなかにグループを作成して入れ子構造にできます。このように詳細にグループをわけることで、管理が楽になるのはもちろん、グループごとにデータの集計・分析ができ、業務改善に役立てられるでしょう。
休暇・申請管理
面倒な休暇日数の設定や計算もジョブカン勤怠管理が行ってくれます。
条件に応じて有給を自動付与する「自動有給付与」のほか、手動での休暇付与にも対応し、期限を設けることや半休設定が自在に行え、休暇残日数も確認できます。また設定された休暇申請フローは勤怠に連動しているため、管理者が申請を承認すれば自動で反映され、当日は打刻せずとも欠勤扱いになりません。
モバイル管理
ジョブカン勤怠管理は、打刻をする側の従業員にとっても便利な、モバイル管理機能が充実しています。スマートフォンを活用した打刻はもちろん、打刻修正や休暇・残業・シフト申請がスマートフォン・タブレットから行え、シフト確認もできます。
LINEアプリ連携でさらに便利に
ここまでいくつか紹介しているように、ジョブカン勤怠管理はLINEアプリと連携させることで、より便利に勤怠管理ができます。LINEでできることは次のとおりです。
- 打刻
- 有休残日数の確認
- シフト情報の確認（当日から7日分）
- 当日の労働時間の確認
- 遅刻通知
- 出勤直前のシフト通知
日ごろLINEに使い慣れているスタッフであれば、LINEと連携させることでより気軽に勤怠情報が確認できて便利です。また管理者としても、出勤時間を過ぎた際に送られる遅刻通知や、出勤直前に送られるシフト通知があれば、遅刻や無断欠勤を予防できるメリットがあります。
グローバル対応
ジョブカン勤怠管理はグローバルにも対応しており、海外支社や外資系企業での採用実績もあります。サービス内の言語は、それぞれ次の言語へ自由に切り替えられ、世界中の時間帯にも対応しています。
- 英語
- 韓国語
- スペイン語
- タイ語
- 中国語（簡体字・繁体字）
- ベトナム語
ジョブカンシリーズとの連携機能
ジョブカン勤怠管理と、そのほかジョブカンシリーズとの連携方法を紹介します。
ジョブカン勤怠管理とジョブカンワークフローとの連携方法を、例として紹介します。どちらについても、全権限管理者でのみ設定が可能です。
API Tokenの設定
まず、ジョブカンワークフローの「会社情報設定」をクリックします。会社情報画面が表示されたら「API管理（β版）」タブを選択、「発行する」ボタンをクリックします。
「API Token」が表示されます。
次に、ジョブカン勤怠管理へ移動し、設定一覧から「自社システム連携」をクリックします。
先ほどジョブカンワークフローで取得したAPI Tokenを入力し、「保存」をクリックします。
プロセスに問題がなければ「保存されました」と表示されます。
グループの同期
事前に親グループ含め、グループコードが設定ずみなことを確認してください。「ワークフローに同期する」をクリックします。
スタッフの同期
事前にスタッフの所属グループがワークフローにあり、グループコード・スタッフコード・メールアドレスが設定されていることと、在職であることを確認してください。
「ワークフローに同期する」をクリックします。
ジョブカン勤怠管理の利用料金
ジョブカン勤怠管理の利用料金は、利用機能数とユーザー数によって異なります。初期費用やサポート費用は0円です。利用機能は次の4つを自由に組み合わせて利用できます。料金はリリース以降一度も値上げを行っておらず、常に安心価格で利用できます。
- 出勤管理
- シフト管理
- 休暇・申請管理
- 工数管理（単独利用不可）
| プラン | プラン1 | プラン2 | プラン3 | プラン4 |
|---|---|---|---|---|
| 利用機能数 | 1つ | 2つ | 3つ | 4つ |
| 利用料金(1ユーザーあたり：税抜) | 200円／月 | 300円／月 | 400円／月 | 500円／月 |
※月額最低利用金額は2,000円（税抜）
上記の料金プランは中小企業向けで、大企業（500名以上）で利用を検討している場合は別途費用見積もりを発行しています。大企業で気になった方は、こちらから連絡しましょう。
ジョブカン勤怠管理の無料プラン
ジョブカン勤怠管理には、無料プランがあります。機能制限はありますが上述した4つの機能を利用可能です。無料プランの制限は次の5つです。
- 登録スタッフ10名まで
- データ保持30日間
- チャット機能利用不可
- 一部の印刷・データダウンロード機能の制限
- ジョブカン給与計算とのAPI連携不可
ジョブカン勤怠管理の30日間無料トライアル
ジョブカン勤怠管理では、30日間無料で全機能を制限なく利用できます。また無料トライアルの間もメール・チャット・電話、すべてのサポートが利用可能です。操作が不安な方や、自社に導入するべきか検討中の方は、無料トライアルを行うのがおすすめです。
なお無料トライアル期間終了までに有料プランの申し込みをしなかった場合、自動で無料プランへ移行されます。
ボクシルに寄せられたジョブカン勤怠管理の評判・口コミ
ボクシルに寄せられた、ジョブカン勤怠管理の評判・口コミレビューを紹介します。実際の利用者が、ジョブカン勤怠管理をどのように評価しているか、確認しましょう。
| ジョブカン勤怠管理の良い評判・口コミ | ジョブカン勤怠管理の改善点 |
|---|---|
| ・シンプルで使いやすいユーザーインターフェイス ・モバイルアプリを通じた柔軟な打刻方法 ・自動化された勤務時間の計算とレポート生成 ・複数の勤務地に対応している点 |
・たまに発生するシステムの遅延やダウンタイム ・細かいカスタマイズの要望への対応 ・ユーザーサポートの応答時間 ・一部機能の使用における直感性の不足 |
ジョブカン勤怠管理の導入事例
シリーズ通算で200,000社を超える、豊富な導入実績をもつジョブカン勤怠管理のなかから、いくつか導入事例を紹介していきます。
事例1. アップリンク
事業内容：映画・映像ソフト・TV放映権の取得および販売、催事の企画、劇場・レストランの経営および営業、ほか
課題：タイムカードの処理に膨大な時間と手間がかかり、ミスが多発
同社では勤怠にタイムカードを使用し、給与計算ソフトに手動で入力を行っていました。そのため、打刻漏れの確認に膨大な時間と手間を要するうえ、入力ミスによる計算違いも多発していました。
効果：担当者の負担とミスが激減
イレギュラー時の連絡自動化や、スタッフみずから打刻漏れの修正が可能になり、担当者の実務負担が減るとともにミスも激減しました。また心理的な負担も解消され、コア業務に集中できるようになったそうです。
事例2. ワンオブゼム
事業内容：新規事業開発パートナーシップ事業、事業グロース支援・コンサルティング事業、ほか
課題：業務拡大による人員増で、自社製簡易勤怠管理システムが限界に
ベンチャーとして急成長を遂げたワンオブゼムは、これまで自社製の簡易勤怠管理システムを使用していましたが、人員増加が著しく対応は限界に達していました。そこで専用の勤怠管理システム導入が必要になりました。
効果：労務管理の徹底により、管理コストを抑えることに成功
従来の自社システムでは徹底できなかった労務管理がジョブカン勤怠管理で実現し、実務負担が大幅に削減できました。また従業員数が増加したにもかかわらず、管理コストを抑えることにも成功したそうです。
事例3. 板前寿司
事業内容：寿司店の経営、生鮮・冷蔵・冷凍食品の輸出事業
課題：飲食店に最適な勤怠管理システムの模索
国内以外にも、アジア各国で日本食レストラン／寿司店を経営する板前寿司では、アルバイト従業員が主力になる飲食店運営に最適な勤怠管理システムを模索していました。また自社の勤務形態から、柔軟なシフト設定に対応できる必要性を感じていました。
効果：シフト管理機能のほか、リアルタイム通知機能が有効に作用
従業員の希望がすぐにシフトへ反映されることで、状況を見ながら人員調整ができる、理想的なシフト作成が実現しました。またミスやイレギュラーな打刻がリアルタイムで通知されることにより、管理の手間が大幅に削減できた。
勤怠管理システムの導入事例に関しては、次の記事でも紹介しています。
ジョブカン勤怠管理を利用する際の注意点
ジョブカン勤怠管理を利用する際の注意点を紹介します。ジョブカン勤怠管理だけではなく、システムを導入する際には次の2点を意識しましょう。
運用ルールを定める
運用ルールを定めずにジョブカン勤怠管理を導入すると、現場が混乱しやすく、打刻ミスが起きて管理側の労力が増大します。誰がどのように運用するのか、トラブルが起きたときはどう対処するのかといった運用ルールを定めましょう。
使い方を浸透させる
ジョブカン勤怠管理は、操作性がシンプルな一方で、機能が多くあるため使いにくいと感じるかもしれません。これを防ぐため、マニュアルを作成して社内研修や説明を開き、スタッフに使い方を理解してもらう必要があります。
また導入後すぐは、打刻ミスや管理ミスが起こる可能性もあります。そのため使い方が浸透するまでは、Excelも活用しながら運用するのもおすすめです。無料トライアルもうまく活用しながら使い方を理解してもらいましょう。
ジョブカン勤怠管理を導入したい方へ
スタッフの勤怠管理は給与に直結することであり、企業側にとっては労務管理の一面ももっています。そのためきめ細かな対応が必要であり、結果的に大きな手間と膨大な時間を要する業務といえます。
しかし、現在ではさまざまな勤怠管理システムが登場しており、単純作業に割かれていた人的リソースをコア業務に集中できるようになりました。とくにジョブカン勤怠管理は紹介してきたように、多彩な機能による効率的な管理を実現し、企業の生産性向上に大きく寄与します。
いまだ勤怠管理を手動で行っている、もしシステムは導入しているものの機能に満足していない場合は、ぜひ無料お試しからでもジョブカン勤怠管理を体験しましょう。
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