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2017-12-05

kintone(キントーン)の基本 | 使い方・機能・事例、評判【サイボウズ】

サイボウズ社が提供しているクラウドサービス「kintone」の普及が拡大しています。ノンプログラミングでアプリを開発できるプラットフォームの登場で、業務システムは自ら作るという新しい概念が、今後の主流となるかもしれません。
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kintone(キントーン)とは

kintone(キントーン)とは、サイボウズが提供しているWebデータベース型業務アプリ構築クラウドサービスです。

一見、理解が難しい用語が並んでいますが、簡単に言うと業務システム(≒kintone上でのアプリ)を自社で簡単に作成できるプラットフォームを指します。

従来のシステム構築の考え方を覆す画期的なツールでありますが、その内容について具体的に解説します。

kintoneで何ができるの?

kintoneを使うことで、自社にあった業務システム(アプリ)を簡単に作成できます。

従来のシステム開発の場合、外部へ委託するか、自社のプログラマーが開発するという二択しかありませんでした。

しかし、kintoneであればスキルや経験は必要ありません。ノンプログラミングかつマウスの操作だけで簡単に業務アプリが構築可能です。自社で作成することにより、たとえ業務フローが変わったとしても柔軟にカスタマイズできます。

その柔軟性から、変化が激しい市場に対応するための手段として、kintoneは大きく注目されています。

kintoneの基本機能

ノンプログラミングかつマウス操作だけで業務アプリを構築可能で、非常に画期的なkintone、その基本機能の一部を紹介します。

業務システム(アプリ)を好きなだけ追加

顧客管理、交通費精算や日報などkintoneは自社に合ったデータベース型アプリをマウス操作だけで簡単に作成、追加可能です。

自分たちで一から作成するのもよし、アプリの無料テンプレートを微修正して使うのもよし、Excelのデータを読み込んでの作成も可能です。

データに紐づいたコミュニケーション

業務システム(アプリ)に溜まったデータのそれぞれに対して指示、アドバイスやコメントなどのコミュニケーションを紐づけられます。わざわざ毎回ファイルを添付したメールを送って指示や依頼を出す必要はもうありません。

情報集約の場を簡単に用意

kintoneにはイントラネットや社内サイトのような、チーム内での情報共有の場を簡単に用意できます。テーマごとにスレッドを立てる、自分の学びや気づきをチーム内に共有するなど、kintoneさえあれば仕事が進められる環境を作れます。

モバイル対応により外出先でも使える

kintoneはクラウドサービスなので、インターネットにつながるデバイスさえあればいつでもどこでもアクセスできます

また、専用のスマホアプリを使えばメンバーからの連絡をスマホに通知できるので、リアルタイムな対応も実現。営業が日報を書くために会社に戻る、こんなことはもう必要なくなります。

kintoneの拡張機能

kintoneで実現できるのは、もともと備わっている標準機能だけではありません。

カスタマイズや外部サービスとの連携を行うことで、kintoneのサービスを拡張させられます。サイボウズには多くのSIパートナー企業がいるため、専門家に連携サービスを構築してもらうことも可能です。

kintoneの特徴

豊富なkintoneの特徴について、具体的に説明していきます。

業務フローへの柔軟な対応

外部システム構築の場合は、自社の業務フローが変更すると、追加費用をかけて改修が必要です。
しかし、kintoneは自社で構築可能なアプリのため、大小問わずフローやプロセスの変更に対応できます。

好きな時に改修や機能の追加が可能

上記と同様ですが、自社構築のため、マイナーバージョンアップをどんどん実施できます。
システムにあわせた文化を創っていくのではなく、自社の文化にあったシステムを創るという本来とは全く逆のアプローチが可能です。

利用者目線で問題を解決

従来までのシステム開発であれば、現場の利用者が欲しがるものと完成したシステムにギャップが発生することが多くありました。

しかし、利用者自らが作成に関わることで、現場が本当に必要とするアプリを作成できます。
そのようなアプリであれば、率先して利用するため好循環が生まれます。

表計算ソフトウェアからの脱却

業務アプリがない場合は、Excelを簡易データベースとして利用する企業が多くありました。

しかし、あくまでも個人の利用を前提とした表計算ソフトがゆえに、データベースとして使うのは支障があります。
無理にExcelに合わせることで不便となっていたことも、kintoneによるアプリ開発で解消されます。

運用も管理も安心

kintoneはクラウドサービスであり、その基盤はサイボウズ社が提供しているcybozu.comです。
データは、高いレベルのセキュリティで保護されたデータセンターに蓄積されるため、自社で運用管理する必要はありません。

アクセス権設定もユーザーやユーザーグループ単位で設定できます。

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kintoneの利用料金

kintoneの料金体系は、「ライトコース」、「スタンダードコース」にわかれており、スタンダードコースの全機能を利用できる、30日間のお試し版も用意されています。

初期費用は無料、最低5ユーザーから契約可能で、最低契約期間は1か月です。

ライトコース スタンダードコース
月額利用料金(税抜)/1ユーザー 780円 1,500円
年額支払いの場合(税抜)/1ユーザー 9,170円 17,640円
API・JavaScript・プラグイン・Webhook ×
アプリ数 200個 1,000個
スペース数 100個 500個
ゲストスペース数 100個 500個

ライトコース、スタンダードコースに共通サービスは以下のとおりです。

  • ディスク容量5GB×ユーザー数
  • 日・中国・英の3か国語に対応
  • ユーザーサポート
  • 専用スマホアプリ有(iOS/Android)
  • 強固なセキュリティ
  • 安心の運用体制

データ暗号化、IPアドレス制限、BASIC認証、ぜい弱性対応などによる強固なセキュリティを実現しています。データセンターは日本国内にあり、毎日無停止バックアップ、冗長化しているため安心です。

kintoneの導入事例

それでは、実際にkintoneを導入している事例について、いくつか紹介します。

事例:京屋

会社名:京屋染物店業種:製造
事業内容:半纏(法被)・浴衣などの祭用品、伝統芸能衣装のオリジナル製作やテキスタイルデザイン、染色、和裁・洋裁など

課題:各部署の進捗管理ができない

営業、デザイン、染色、縫製、納品の業務プロセスにおいて、アナログによる情報共有だったため正確な納期や進捗確認ができなかった。そのため、余裕を持った納期しか顧客に伝えられず、急ぎの注文にも対応できずロスにつながっていた。

効果:見える化実現で過去最大売上実現

業務進捗のステータスが完全見える化し、正確な納期を伝えられるようになった。さらにコミュニケーションが円滑化されたことで協力体制が生まれ、仕事が効率化された。結果的に納期短縮、残業縮小が実現して、過去最大売上を達成した。

西武ライオンズの事例

会社名:西武ライオンズ業種:レジャー・エンターテインメント
事業内容:プロ野球ビジネス全般(ホームゲームの興行、ドーム内での飲食・グッズ販売、テレビや雑誌などの放映権・肖像権の管理など)

課題:情報が属人化しており活用できない

顧客や案件情報などあらゆる情報が、営業マンそれぞれが作成したExcelファイル内にしか存在しなかった。うまく新担当に引き継げない、ノウハウを全社共有できないなど多くの弊害が発生していた。

効果:集約した情報により意思決定が迅速化

kintone導入で、情報を一元管理できたことから、引継ぎロス削減、さらに過去の商談履歴をノウハウとして活用できるようになった。マネジメント層における迅速な意思決定に大きく貢献し、適切な対応を指示できるようになった。

資生堂の事例

会社名:資生堂業種:化学
事業内容:化粧品、化粧用具、トイレタリー製品、理・美容製品、美容食品、医薬品の製造・販売

課題:Excelでの運用管理に限界

グローバルに展開する40もの研究チームが、期初にExcelで研究テーマを提出していたが、管理用シートへの統合作業に多くの時間を要していた。1年ごとのシートのためデータの継続性が無く、Excelの自由度の高さが仇となり相当な複雑さを加えていた。

効果:Excel統合作業を撲滅

インターネット環境さえあれば、いつでもどこでも研究テーマの書き込み、共有ができるため、統合作業自体が無くなり情報管理の負担が激減した。過去データの検索、参照でき、データの継続性も保持できた。

メルカリの事例

会社名:メルカリ業種:情報通信
事業内容:フリマアプリ「メルカリ」サービスの運営

課題:バラバラだった各種申請手段

名刺の発注など各種の申請が、メール、Googleフォーム、Slackなどツールや申請フローがバラバラだった。複数ツールを使うことによる非効率な業務に加えて、処理の抜け漏れなど管理面での課題が浮き彫りとなった。

効果:業務効率の大幅な改善

申請方法をkintoneに統一したことで、承認プロセス状況も一元管理できるため、タスクを可視化できるようになった。一連の申請業務の効率が大幅に改善されたため、承認のプロセスのスピードアップにもつながった。

産経新聞社の事例

会社名:産経経済新聞社業種:情報通信業
事業内容:産経新聞、 サンケイスポーツ、夕刊フジなど新聞媒体の発行、各種雑誌媒体の発行、WEBサイト運営

課題:情報の属人化で情報共有が進まない

顧客情報が個人レベルに留まり、商談状況管理もできていなかったため、上手く引継ぎできていなかった。こうした全社共通の情報基盤が無いため、実際に集まって会議で確認しなければならず、多くの無駄な時間を過ごしていた。

効果:一元管理された情報で業務効率化

案件管理、予実管理名刺管理の3アプリを導入することで、提案資料や案件進捗の共有が実現した。営業が入力した案件情報を確認したうえで、会議に参加できるため、業務の効率化が図られた。「スペース」の活用でコミュニケーションもおおいに活性化した。

kintoneの登場で、業務システムを自ら作る時代へ

kintoneがもたらすメリットや機能、さらには実際の導入事例などを紹介してきました。
ノンプログラミングでアプリ開発できる環境は、大小を問わず多くの企業で導入が進んでいます。

システム開発の概念を覆し、ユーザー自らが業務システムを作れることは非情に画期的です。
従来のように、システムに業務をあわせることがなくなるからです。

スピード感も生まれるため、少し大げさな言葉を使えばパラダイムシフトが起ころうとしています。

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