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面倒な稟議の自動化・効率化システム5選 | 通りやすい書き方のコツ・ポイントとは

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稟議書を書くことはなかなか骨の折れる作業ですよね。時間をかけて書いたけれど通らなかったなんてこともしばしば...。そこで、稟議の承認を得るために必要なプロセスや現場で行うべき根回しのコツ、時間的なコストの削減やペーパーレス化を実現するオススメのシステムを5つ紹介します。

稟議・稟議書とは

業務内において必要なものを経費で購入する際に、どのような処置を施したらいいか理解していますか?

ここで必要となるものが稟議書という、事前に会社の承認を得るために利用される文書です。稟議書は企業によっては伺い書などという呼び方をすることもあります。

しかし、稟議書の作成は多くのビジネスマンが面倒だと感じているようです。

そこで本記事では、「なぜ稟議書が面倒だと感じているかを解説し、稟議書を効率的に通すコツ楽に作成するシステムを紹介します。

なぜ稟議は面倒だと感じるのか

まずはじめに、稟議が面倒だと思われている理由について紹介します。

仕事の「ボトルネック」になることが多いから

稟議はサービスやものを購入する際に利用するケースが大半を占めます。

そのため、ある程度事前に必要となることがわかっていればいいのですが、直近で必要になる場合もあります。

しかし、そのような急ぎの場合でも稟議を通さなければならないため、仕事のボトルネックになり、仕事が進められないということが起こります。

意思の反映に時間がかかるから

稟議を必要とすることで、意思決定に時間がかかってしまいます。

それは、稟議の承認は上司一人であるとは限らず、責任者複数人の承認を必要とすることも少なくないため、全員の承認印をもらう作業で時間を消費します。

もし自分でそれを判断できれば、意思の反映スピードを上げられます。

「根回し」が面倒だから

なぜそれを必要とするのか?ということを承認者が理解していれば、稟議に承認印をもらうのがスムーズになります。

しかし、前述にもあるように、複数人の承認が必要な場合には事前にすべての責任者に根回しをする作業が二度手間になってしまい、余計に時間がかかってしまいます。

時間をかけても承認されないことが多いから

稟議は責任者の一人でも承認がなされなければ、会社の経費を利用して物やサービスを購入できません。

また、稟議が承認された場合でも、最終的な決済に関して会社が承認を行わなければ決済できないというケースもあります。

そのため、稟議は時間をかけても承認されないことが多いという問題があります。

稟議を通すためのポイント

稟議を効率的に通すためのポイントについて解説します。

必要な情報を溜めておく

自分が業務を遂行するうえで必要な物やサービスである場合でも、第三者から見た場合には、それがすぐに理解できない場合があります。

それでは稟議が通りづらくなってしまうため、稟議が通りやすくなるように、責任者をすぐに説得できる有用な情報をストックすることが重要です。

だれが見ても、それが必要であることが伝わる情報を集めましょう。

徐々に理解者を増やしていく

稟議は信頼関係がある程度成り立っていればスムーズに進むものです。

内容によっては信頼関係に限らず時間はかかりますが、日常的に必要な物の購入である場合には、「この人が必要としているのであれば不要なものではない」というように理解を得られれば稟議を通しやすくなります。

そのため、社内のコミュニケーションを日ごろから重視し、事前に理解者を増やすことが重要です。

情報を継続的に発信する

もしどうしても通したい企画がある場合には、通したい稟議の内容について、その必要性を継続的に社内で発信することが重要です。

日ごろから発信し続けておくことで、周りの関係者たちがそれを見て協力してくれる可能性があるからです。

いかにして周りを巻き込み、稟議が通るような状況を作り込めるかがポイントになります。

稟議書の書き方のコツ

通りやすい稟議書の書き方のコツについて解説します。

背景や経緯を丁寧に説明する

まずは、なぜその商品やサービスが自社にとって必要なのかを、どのスタッフが見ても理解できるように丁寧に書くことが必要です。

その理由は、稟議書の承認を行う責任者は、会社の規模が大きくなればなるほど、現場の事情を知らない可能性が高く、そのような方を納得させなければならないからです。

そのため、背景や経緯を丁寧に説明し、現場の事情に関わりのない方が読んでも理解できる内容の稟議書を作成しましょう。

必要な情報を付加する

相手を説得しようという気持ちが強いあまり、だらだらと長い文章を書いてしまいがちですが、それでは読み手が読みづらく、相手に内容が伝わらない可能性があります。

そのため、結論を補強する重要な事実を箇条書きにしたり、適宜データなどを付加することによって、相手が理解しやすく、説得力をもたせられるようになります。

コストパフォーマンスを明らかにする

会社としては、「かけた費用に対してどれだけの費用対効果があるのか」ということは常に追求しなければなりません。

そのため、その製品やサービスの導入によって、どのくらいのコストがかかり、そのリターンはどのくらいかを定量的に明らかにすることが重要です。

このようにコストパフォーマンスを明らかにすることで、そこへの費用の投資が適切かどうかを定量的に判断できるため、相手を納得させやすくなります。

予算内で収まることを明示

いくら相手を納得させられる内容のものでも、定められている予算内でなければ、稟議を承認してもらうことは困難です。

これは会社のコンプライアンスの観点から経費・予算が適切かどうかなどを確認されるケースが増えているため仕方ありません。

そのため、導入する製品やサービスが予算内で十分に導入が可能であることを明示する必要があります。

フォーマットを守り記入漏れ・記入ミスを防ぐ

現在の日本の企業では、フォーマットやルールにこだわるという風潮が強いため、稟議書の提出フォーマントを遵守し、記入漏れや記入ミスがないように気をつける必要があります。

責任者が複数名いる場合の最後の責任者で却下されないためにも、フォーマット枠の印刷切れなどの細かい点までチェックしておくようにしましょう。

以下の記事では、ケース別のフォーマットを紹介しています。ぜひお役立てください。

稟議を効率的にする「稟議の電子化」とは

ITが発展する以前までは、稟議書は紙媒体で決済されるのが一般的だったこともあり、現在では稟議の自動化や効率化に多くの企業が注目をしています。

その有効な方法の一つとして「稟議の電子化」があります。

稟議の電子化とは、稟議を紙媒体で行うのではなく、メーカーなどが販売しているアプリやソフトを利用して、社内ネットワーク上で管理・承認できるようにすることです。

稟議の電子化のメリット

稟議の電子化には以下の3つのメリットが挙げられます。

稟議電子化のメリットについては、以下の記事でも解説しているので、あわせてご覧ください。

 

・資源的/時間的コストの削減ができる

必要な物の購入ごとに稟議書を作成していれば、そこでは大量の紙を消費してしまいますよね。

現在では多くの企業でペーパーレス化が行われていることもあり、稟議の電子化をすることによって、社内のペーパーレス化につながり資源的コストを削減できます。

同時に稟議に関わる時間を社内ネットワークで完結できるようになるため、責任者のデスクを回るという時間をなくし、時間的コストも大幅に削減されます。

・申請時の負担を軽減できる

毎回紙媒体に手書きをしていれば、誤字脱字があった場合には書き直しを行わなければなりません。

しかし、これが電子化されていれば間違いが起きてしまった箇所のみを修正すればいいので、大きな手間にはなりません。

また、電子化されれば、毎回必ず記入しなければならない氏名や部署などの基礎情報もデータとして保存され、使いまわせるので、2回目以降に作成する手間を大幅に削減できます。

・効率的な稟議書の作成が可能

稟議の電子化を行うためのアプリやソフトを利用することで、相手をより説得させるために必要なポイントやコツを踏まえたテンプレートやフォーマットを利用できます。

そのため、これまで以上に効率的な稟議書の作成が可能になり、だれでも説得力のある稟議書の作成ができるようになります。

稟議の自動化・効率化を実現できるシステム5選

今回紹介している、稟議の電子化に役立つグループウェアのさらなる詳細や、今回紹介しきれなかったサービスの詳細については以下から無料でご覧になれます。

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関連記事

稟議の通し方のコツをマスターして仕事の効率化を図ろう

以上が稟議書が面倒だと思われている理由と、稟議書を効率的に通すコツ、稟議書を楽に作成するために効果的なシステムの紹介でした。

稟議のシステムは面倒ではありますが、日本企業で働く以上は必要なシステムであるため、どのようにすれば稟議書が通りやすくなるかを知っておくことが必要です。

ぜひ、これを機会に稟議の通し方のコツをマスターし、重要な仕事にあてる時間を確保できるようにしましょう。

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