グループウェアの主な機能一覧！できることやツールの種類・特徴

グループウェアとは

グループウェアとは、社内のコミュニケーションと共同作業を活性化し、業務効率化の実現を目的とするシステムです。チャットやスケジュール管理、掲示板、タスク管理、ワークフローといったさまざまな機能が備わっているのが特徴です。

導入することで情報共有をサポートし、企業の潤滑油としての役割を果たします。グループウェアとは何かを詳しく知りたい方は、ぜひ次の記事も参考にしてください。

グループウェアの機能一覧

グループウェアに搭載されている主な機能は、次の図のとおりです。

この記事ではグループウェアの機能を、「コミュニケーション」「情報共有」「申請・そのほか」の3つのカテゴリー別に、詳しく解説していきます。

グループウェアの機能【コミュニケーション】

グループウェアのコミュニケーション機能には、どのようなツールがあり、またどのような使い方をするのかを解説します。

ビジネスチャット

ビジネスチャットとは、企業で使用されるチャットツールで社内SNSとも呼ばれます。メールよりスピード感をもってやり取りできるほか、アイコンやスタンプによるリアクション、チームや個人に限定したコミュニケーションが可能です。コミュニケーションの迅速化や、活性化に課題を感じている企業におすすめです。

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Web会議

Web会議とは、オンライン会議とも呼ばれるビデオ通話によるコミュニケーション方法です。機能としては音声や映像による通話、画面の共有、会議の録画などが特徴です。テキストだけでは伝わりにくい情報を共有したいときに役立ちます。

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メール配信

メール配信とは、ビジネス用のメールを送受信するためのシステムです。一斉送信をはじめ、まとめてメールに対応できる機能があるため、営業やマーケティングツールとしても利用可能です。ニーズに応じて、より高機能なメール配信に特化したシステムも、個別に検討するとよいでしょう。

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社内Wiki

社内Wikiとは、社内でナレッジを蓄積するためのシステムです。似たサービスにはナレッジマネジメントツールやマニュアル作成ツールがあります。社内Wikiには規則やルール、手順、マニュアルなどを書きとめておき、それぞれへアクセスしやすくなるよう情報管理ができます。社内で共有したい情報の分散で悩んでいる企業におすすめです。

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社内掲示板

社内掲示板とは、社内のお知らせや告知を記載するための機能で、社内Wikiよりタイムリーな情報を扱うのに適しています。従業員共通のお知らせや共有事項を確認してもらいたい場合に、メールでCCをつけて送信するより利便性が高いツールです。重要な情報を社内にしっかり伝えたい企業は、活用を検討してみましょう。

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スケジュール管理

スケジュール管理とは、他の従業員の予定を確認したり、打ち合わせの予定を共有したりするためのツールです。カレンダー形式で表示するケースが多く、日程調整に使いやすいのが特徴です。会議やミーティングの調整に時間がかかっている企業は、ぜひ導入を検討しましょう。

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在席・離席の確認

在席・離席の確認とは、従業員の出勤や休憩、退勤など状況を判断するのに役立つ機能です。アイコン表示を見ることで急ぎの対応をお願いできるのか、本日出勤しているのかなどを把握できます。稼働状況を一括確認したい企業におすすめです。

勤怠管理システムと連携すれば、給与計算まで効率化できます。

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メモ

書きとめておきたいことを、メモできるシステムです。基本的にパソコンには標準でついている機能ですが、パソコンのメモ機能はオフラインで保存されているため、パソコンを起動させなければ見られません。

しかしグループウェアのメモ機能は、クラウド型であればオンラインに保存されるため、スマートフォンや、外出先からメモの内容が確認できて便利です。メモ機能の利便性を高めたい企業におすすめです。

グループウェアの機能【情報共有】

グループウェアの情報共有機能には、どのようなツールがあるのか、またどのような使い方をするのかを解説します。

オンラインストレージ

オンラインストレージとは、インターネット経由でアクセスするファイルの保管場所で、クラウドストレージとも呼ばれます。また、インターネット上にあるファイルサーバーと呼ばれることもあります。ファイルの共有、アクセス権限の制限、容量の拡張などが簡単にでき、従業員数が多いほどメリットの大きなシステムです。

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文書管理

文書管理とは、法的書類をはじめ、正式な書面を保管するために用いるツールです。オンラインストレージと似ているものの、文書管理は書面を管理することや、法的書類の保存要件を満たしていることに重きが置かれます。文書の扱いに困っているのであれば導入を検討しましょう。

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日報管理

日報管理とは、日報の投稿や管理を効率化するためのツールです。スマートフォン用のツールを使用すれば、外出先からでも投稿可能。外回りや出張の多い担当者にとって重宝する機能です。ただし、ビジネスチャットをはじめとしたツールで代替可能なケースもあるため、現状をふまえて必要か判断しましょう。

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プロジェクト管理

プロジェクト管理とは、プロジェクトにおいてやるべきことやスケジュールを管理するための機能で、工数管理や進捗管理とも呼ばれます。データの表示方法をボード、ガントチャート、カレンダーなどに変更できるツールが一般的です。プロジェクトの進捗確認に課題を感じているのであれば利用してみましょう。

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タスク管理

タスク管理とは、やるべき作業をリスト化するためのツールで、ToDo管理ツールとも呼ばれます。プロジェクト管理と似ている部分が多いものの、プロジェクトの単位にとらわれずに管理できる点が特徴です。プロジェクト管理ツールと合わせて利用すると、使い方の選択肢が広がります。

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レポート管理

レポート管理とは、報告書の作成や管理をするための機能です。日報管理をより汎用的にした機能で、多くの報告に際して利用が可能です。レポート管理も日報管理と同様、他のツールで代用できるケースがあるため、必要な機能を整理してから導入を検討しましょう。

アンケート作成

アンケート作成とは、社内利用を目的としたアンケートを作成できるツールです。対外的なアンケート作成ツールを利用すると料金や工数が多くかかるため、グループウェアで解決できるのがメリットです。もし社外に対してアンケートを送付したい場合は、アンケート作成ツールを検討するとよいでしょう。

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アドレス帳

取引先や社員の連絡先を登録・検索できる機能です。グループやプロジェクトなど、属性でまとめられるため、情報共有や連絡を効率よく行えます。取引先やグループの人数が多く、連絡先の管理に手間を感じる場合は検討しましょう。

議事録作成

フォーマットを活用し、効率よく会議の議事録が作成できる機能です。会議前に配る進行をまとめた予定表も作成でき、作成した資料は参加者へスムーズに共有できるため、参加者は会議に集中できます。会議の回数が多く、効率的に業務を行いたい場合におすすめです。

組織図共有

組織図共有とは、組織内のメンバー構成を共有できる機能です。社内の誰がどの部署にいて、どのプロジェクトにかかわっているかなど、図でわかりやすく確認できます。対象者の立ち位置や関係性を把握できるため、従業員同士のコミュニケーションを活性化させたい場合におすすめです。

グループウェアの機能【申請・そのほか】

グループウェアの申請・そのほかの機能には、どのようなツールがあるのか、またどのような使い方をするのかを解説します。

会議室予約

会議室予約とは、会議室の使用状況を確認したり、事前に予約したりできる機能です。リアルタイムで利用状況が更新されるため、直前に入った予約も漏れなく確認できます。スケジュール管理で代用できるケースもあるため、個別の導入には注意が必要です。

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ワークフロー

ワークフロー（稟議）とは、購買稟議や契約書チェックといった社内申請を効率化するためのシステムです。承認者の複数名登録や代理承認の設定、申請や承認の通知なども行えます。ただし、ほかのERPや基幹システムに内包されている場合は導入が不要なケースもあります。

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経費精算

経費精算とは、経費の申請および承認にかかる工数を削減するための機能です。申請者は領収書の撮影や交通費の自動反映によって、経理担当者はシステム連携やコメント送信によって、経費精算にかかる負担を軽減できます。グループウェアに内包されていない場合は、別途連携させるとよいでしょう。

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勤怠管理

勤怠管理とは、出勤・退勤の打刻状況をオンラインで確認できるシステムです。Webで打刻するほか、ICカード、指紋認証、顔認証など多くの打刻方法があります。経費精算システムと同様に、あまりグループウェアに含まれていないため、サービス連携で組み込むのをおすすめします。

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社内ポータル

社内ポータルとは、よく使う機能をまとめたり、指標をグラフで表示したりするグループウェアのトップページです。従業員が迷わずに各機能を使うために便利な仕組みで、必要に応じて表示する項目を変更できます。日本製のグループウェアに多く見られる機能です。

従業員の安否確認

緊急時や災害時に従業員の安否確認ができる機能です。東日本大震災以降追加された機能で、管理者がメールの一斉配信や、アプリからの登録により安否状況が確認できます。また社員安否状況を一覧表示できるため、スピーディーに対応ができます。

ただし、一部のグループウェアには搭載されていないため、必要性を感じる場合は別ツールとの連携が必要です。

グループウェアとビジネスチャット（社内SNS）の比較

グループウェアと似た扱いをされるビジネスチャットについて、2つを比較しながら解説します。双方の得意分野が異なるため、用途に応じて選ぶ必要があります。

ビジネスチャット（社内SNS）とは

ビジネスチャットとは、ビジネス専用のチャットツールで、社外担当者にも連絡できます。対して社内SNSは、社内のみのコミュニケーションに限定されるツールです。本記事では、ビジネスチャットを中心に解説します。

グループウェアとビジネスチャットの違い

グループウェアは、メール配信やオンラインストレージといった、コミュニケーションに必要なツールをまとめて提供するシステムです。一方ビジネスチャットは、チャット機能に特化して提供しています。

	グループウェア	ビジネスチャット
特徴	コミュニケーションおよび情報共有に必要な機能をパッケージ化	ファイル共有やWeb会議などのコミュニケーション機能に特化
メリット	コミュニケーションの下地を作れる	メールのやり取りを代替できる
デメリット	チャット周りの機能については劣っているケースが多い	文書管理やプロジェクト管理には不向き

上表のとおり、コミュニケーションの土台を支えるためであればグループウェアの導入を、メールでのやり取りからの移行を試みる場合には、ビジネスチャット単体の導入をおすすめします。

グループウェアの種類と特徴

グループウェアには、大きくわけてオンプレミス型とクラウド型の2つの種類があります。選び方の参考として、それぞれどのような特徴とメリット・デメリットがあるのか、解説します。

オンプレミス型グループウェア

オンプレミス型グループウェアは、自社のサーバーにシステムをインストールして利用する仕組みのグループウェアです。

オンプレミス型グループウェアは、社内のサーバーにデータを保有できるため、適切に保持できればセキュリティレベルを高く保てて、情報漏えいのリスクを抑えられるメリットがあります。業種や業態に応じてシステムをカスタマイズしやすい点も魅力です。

デメリットは、サーバーを含め初期費用が高額になり、導入までの時間も数か月から半年と長くかかることです。また、オンプレミス型システムの運用には専門知識のある人材が必要で、運用にかかる負担が大きい点もデメリットといえます。

クラウド型グループウェア

クラウド型グループウェアは、ベンダーが提供するシステムをインターネット経由で利用する仕組みのグループウェアです。

クラウド型グループウェアは、オンプレミス型のように自社で環境構築を行う必要がないため、導入までの期間が短く、初期費用を抑えてスモールスタートで導入できることがメリットです。

テレワークや出張先などの社外を含め、従業員が時間や場所を限定せずに利用できるのも大きなポイントでしょう。また、ユーザー数や業務内容などの社内環境の変化に応じて、プランの変更やスケールアップを柔軟に行えます。

デメリットは、オンプレミスとは異なりシステムの大きなカスタマイズができない点です。ベンダーによってはカスタマイズに対応していることもありますが、範囲は狭いと考えましょう。

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グループウェアシステムの選び方を知りたい方や、サービスを比較検討したい方は、ぜひこちらの記事を参考にしてください。

無料のグループウェアの選び方を知りたい方や、サービスを比較検討したい方は、ぜひこちらの記事を参考にしてください。

グループウェアが必要かどうかの判断方法

グループウェアはさまざまな機能を搭載しているため、機能が豊富なほど導入コストもアップします。導入するか否かの判断材料として、目的に合った機能が搭載されているかどうかの見極めが大切です。

使わない機能が多い場合は、使い勝手が複雑化して使いこなせず、費用対効果がよくありません。また、既存のツールがある場合、グループウェアにスムーズに移行できるかどうかも導入の検討ポイントです。

グループウェアに必要な機能を見極めよう

グループウェアのもつさまざまな機能について、導入の際に気をつけるべきポイントを中心に紹介してきました。グループウェアの選び方としては、まず業務環境を把握し、部署ごとに必要な機能を洗い出すことが重要です。たとえ低コストで多機能であっても、使いこなさなければ導入の意味がありません。必要な機能の有無や現場での利便性を優先して、適したツールを検討してみてください。

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「グループウェアの導入を検討している」「どのサービスを導入していいか選び方で悩んでいる」方は、次の記事にてグループウェアを比較するとよいでしょう。

・グループウェア比較（建設業）
・グループウェア比較（小売業）
・グループウェア比較（製造業）
・グループウェア比較（不動産）
・グループウェア比較（銀行）
・グループウェア比較（保険）
・グループウェア比較（中小企業）
・グループウェア比較（スタートアップ）

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