請求書発行はAIで効率化!知っておきたい管理のポイント - 帳票処理が劇的に変化

最終更新日:
人工知能(AI)技術の進歩により、「請求書のフォーマットの差」などによる読み取り、処理に関する問題を解決することができます。請求書発行業務におけるAI活用のポイント、メリット、東京海上日動火災保険の事例、システムを紹介します。
請求書発行システム
Large

人工知能(AI)の進歩は目覚ましく、OCRでも認識が難しい「手書き」文書の正確な読み取りを実現しています。

そして学習能力のあるAIにより人力に頼らない帳票処理の完全電子化も、けっして遠い将来の話ではありません。

AIによる請求書の処理

AIが、Artificial Intelligenceの略で、人工知能と訳されていることはかなり知られています。

ロボットなどに導入されてオートメーション化に大きく貢献していますが、今や企業が導入するシステムにも活用されています。

特に手書き帳票の読み取りという、従来のOCRでも実現できない領域に進出していることが大きな特徴です。

近年では、保険会社をはじめとして実際にAIを活用した帳票処理システムの導入をしている企業もあります。
AIを活用した電子化は経理のプロセスを劇的に変える可能性を秘めており、今後認識しておきたいキーワードの一つです。

AIが注目されはじめた背景

実のところAI自体は1900年代後半に提唱されており、大変古い歴史を持っています。
学問の域から抜け出して実用化され、さらにここ最近進化を遂げたことで、あらためて注目され始めています。

その背景には、AIの技術の一つであるニューラルネットワークにおける技術革新があります。
ニューラルネットワークとは、人間の脳内にあるニューロン(神経細胞)のネットワークを人工的に再現することを目指したものです。

この技術進歩により、コンピュータには難しかった音声や画像を認識するための能力が大きく高まりました。こうしてAIが人間の脳に近づいたことで、コンピュータが「手書き」の文字を正しく認識できるようになったのです。

AI導入で業務はどう変わるのか

AIの進化によって高度な機械化が進み、人間が行っていた単純作業の多くを担えるようになりました。そして、AIのさらなる進化は、次のパラダイムシフトを起こしていくものとして期待されています。

たとえば、帳票処理業務において、少なくとも人間でしか行えない仕事にまでAIが介入し始めるということです。

請求書や領収書などの帳票には、まだまだ手書きのものも多く、会社によってフォーマットもバラバラです。

そのためデータ化には、人力サポートが必要不可欠でした。
ところが、手書きを正しく認識してデジタル化できるAIの登場は、これを覆し、ほとんどの作業をコンピュータだけで完結してしまいます。

AIの導入でできること

帳票処理が電子化されて、さらにAIを活用すれば、どのような運用が可能になるでしょうか。細かい項目に応じて簡単に説明します。

自動転送

企業では、注文書や請求書など多種多様な帳票を利用しています。

さまざまな業務システムで作成された帳票は、当然のことながら改ざんされないように保管すべきです。
帳票が出力されれば、自動的に1か所に転送して保管というサイクルを確立することができます。

自動分類

帳票を保管する際は、拠点、種類ごとに分類して、後にユーザーが確認、二次利用しやすいような形となっていることが望ましいです。AIによる電子化で、そうした分類をミスなく自動的に行うことが可能となります。

自動廃棄

保管義務が経過した帳票は、自動的に廃棄処理にまわすことが可能です。
人手で行う場合と比較して、大きくミスを減らせること、労力をかけずして行えることなどのメリットがあります。

検索や閲覧の簡略化・効率化

複雑なかつ複数条件での検索を行うことができるため、検索効率を劇的に上げることができます。監査対応も簡素化されるため、会社として大きなコスト削減が見込まれます。

データの抽出

帳票処理を電子化することで、作成する際に一からスタートするのではなく、過去の帳票を抽出して行えるため、ミスが減ります。

またExcelなどにエクスポートして各種分析に利用する、PDFデータとして情報共有するなど二次的な利用も簡単に実現できます。
デジタルデータとして持つことは業務の効率を大きく向上させます。

モバイル機器との連携

スマートフォンやタブレット対応がなされていれば、外出先からの参照も簡単に実現できます。

編集ができないような仕組みを取り入れておくことで、改ざんされる危険性もなくせます。高セキュア環境を保持しつつ、利便性を高めることができます。

運用業務全体の最適化

帳票の登録から管理までの運用サイクルを自動化できるため、作業負荷を大きく減らせます。

加えて、帳票に関連した紙書類もスキャンしてあわせて管理することでさらに効率化が実現します。法改正で緩和された電子帳簿保存法対応にもつながります。

AI導入のメリット

実際に帳票処理を例にとり、フローを電子化し、さらにAIを導入した場合に考えられるメリットを考えてみます。

データ入力の手間を削減

スキャンした紙の請求書データの項目を、AIが正しく認識し、データとして入力します。

かなり読み取りの精度が上がっているため、人為的でみられるようなケアレスミスは削減できます。
AIは人間と異なり、集中力が切れてミスが多くなるという状況もありません。入力の手間が省けることに加えて、人件費の削減にもつながります。

経理業務の効率化

通常の帳票処理の場合、各社の帳票フォーマットが異なるため、人力でのサポートが必要となっていたことは上述しました。

こうしたフォーマットの違いをAIが吸収するなど、パターン化できるものが増えることで、AIに任せられる仕事が増え、経理業務のさらなる効率化が実現します。

仕訳業務すら、AIが自動化で行うという劇的な経理プロセスの変化もありえます。

学習機能による柔軟な対応

AIは、人間の特徴の一つである学習能力を備えています。
スキャンした紙の請求書の各項目解釈において、一度正解だと認識したものは、次回以降も自動的にデータとして抽出します。

新規取引先の場合は初回こそ注意が必要ですが、一度認識すれば問題ありません。

請求書を簡単に発行・送信できる

紙の請求書の場合、住所間違いによる誤送信など発送でトラブルが起こることもあります。

メールで送信する場合も誤送信リスクは残りますが、AIによる読み取りが性格になることで発行、送信の処理が格段に楽になるのでミスは減ります。

また、会計ソフトとの連動が実現していれば、二重入力することなくデータの取り込みが可能です。

印紙税不要

AIによりデータを読み取り、電子化することで印紙税も不要となるため、目に見えるコストメリットを受けられます。現状の法律では、印紙税の課税対象は書面の文書だけです。

もう少し細かく言えば、作成した文書そのものを相手方に交付する場合に必ず必要となります。国税庁のホームページにも記載があるように、電子文書は課税文書に含まれないと解釈できます。

AIを含む電子システムによる帳票処理の事例

実際にAIを活用した帳票処理の事例として、東京海上日動火災保険を紹介します。同社では、2017年2月から、保険契約者から送られてくる年間170万件にも及ぶ手書きの書類解読にAIを導入しました。

AI導入前は、人力による確認のため判別が難しいものも多く、入力ミスや確認作業に多くの時間がかかっていました。特に事故が集中する大型連休直後などは、作業の遅れにより、保険金の支払いが遅れるという問題を抱えていました。

しかしAI導入後は、氏名や電話番号などの判別正解率9割以上を記録しながら、1件あたりの処理時間を50%短縮させています。人為的なミスを減らしながらも業務の効率化を実現し、サービス向上につなげています。

帳票処理に関するAIシステム4選

AI inside

AI insideは、AI insideが研究開発している人工知能「Neural X」を応用した、世界初となる人工知能搭載のOCR(光学式文字読取システム)です。商品画像内の文字などを99.8%という高い精度で認識する技術を持っています。これまで多くの時間をかけていた手書き帳票のデータ化を支援し、業務の効率化を実現します。

活文 Report Manager

活文 Report Managerは、日立ソリューションズが提供している電子帳票システムです。人工知能を活用したデータ登録支援に始まり、帳簿の登録、分類、保管、廃棄までの自動化を実現しています。高セキュリティを確保しながら、電子帳簿保存法へのスムーズな対応を支援し、運用コストの削減に大きく貢献します。

Tegaki

Tegakiは、Cogent Labs(コージェントラボ)が提供しているAIを活用した手書き文字デジタル化サービスです。手書き文字の認識率99.22%の研究を元に、データ入力作業の効率化とコスト削減を実現します。手書き文字と活字を同時に認識することがも特徴です。データの認識と読み取り結果をAPIで提供しているため、現在利用している各種システムと連携させて導入することができます。

AIスキャンロボSM

AIスキャンロボSMは、ネットスマイルが提供するOCRデジタルスキャナーです。既存のOCRでは難しい請求書の自動読取を実現します。各社によって異なるフォーマットを分析してテンプレートとして蓄積し、それを反復することによってより正確に読み取ることを可能とします。人工知能が学習していくため、利用年数が長くなるほど正確性が増していきます。

帳票処理にもAIを活用して業務効率化を求める時代

AIの劇的な進歩により、手書き文字を高い精度で認識できる時代が目の前に来ています。

かつて人間が行っていた単純作業をロボットに取って代わられたように、データ入力オペレーターが不要となるようなパラダイムシフトが起ころうとしています。

今回紹介した帳票処理もわかりやすい一例です。
多種多様な手書き帳票を、AIが正確にそして迅速に解読することができるため、劇的に業務プロセスが効率化します。

もちろん、システム導入時には費用対効果をしっかり検討しなければなりませんが、AIが秘めている可能性について追求しておくことはけっして損ではありません。

ボクシルとは

ボクシルとは、「コスト削減」「売上向上」につながる法人向けクラウドサービスを中心に、さまざまなサービスを掲載する日本最大級の法人向けサービス口コミ・比較サイトです。

「何かサービスを導入したいけど、どんなサービスがあるのかわからない。」
「同じようなサービスがあり、どのサービスが優れているのかわからない。」

そんな悩みを解消するのがボクシルです。

マーケティングに問題を抱えている法人企業は、ボクシルを活用することで効率的に見込み顧客を獲得できます!また、リード獲得支援だけでなくタイアップ記事広告の作成などさまざまなニーズにお答えします。

ボクシルボクシルマガジンの2軸を利用することで、掲載企業はリードジェネレーションやリードナーチャリングにおける手間を一挙に解消し、低コスト高効率最小限のリスクでリード獲得ができるようになります。ぜひご登録ください。

Article whitepaper bgS3 0
請求書発行システム
選び方ガイド
資料請求後に下記のサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。
株式会社インフォマート
利用規約とご案内の連絡に同意の上
Article like finger
この記事が良かったら、いいね!をしてください!最新情報をお届けします!
御社のサービスを
ボクシルに掲載しませんか?
月間1000万PV
掲載社数3,000
商談発生60,000件以上
この記事とあわせて読まれている記事