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経営者・管理職の6割「ムダな〇〇」にウンザリ - 2018年絶対やめたい7大業務

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経営者・管理職1,300人に独自調査した、最も"ムダ"だと思う業務。どの会社の誰でも参加する「あの業務」に関連する課題が浮き彫りに?2018年に向け、ムダ業務を徹底掃除するための効率化ツールも合わせて紹介していきます。

経営者と管理職、計1,300人に対して「2017年に大掃除したいムダ業務」と「2018年こそ導入したいSaaS・クラウドサービス」に関するアンケートを実施したところ、働き方改革における「ある業務」の問題点が発覚しました。

経営者・管理職に聞いた「最もムダだと思う業務は?」

約4人に1人の経営者が「書類を探す時間」をムダ業務と感じ、3人に1人の管理職が「必要以上に回数や長時間にわたる会議」やそれに伴う「資料作成」をムダ業務と感じていることがわかりました。

経営者 (有効回答=121) 管理職 (有効回答=1,254)
書類探し 27.30% 会議や打ち合わせの時間・回数 35.00%
経費精算 14.00% 資料作成 30.10%
会議や打ち合わせの時間・回数 13.20% 稟議申請・承認 19.90%
訪問先への移動 12.40% 書類探し 17.10%
資料作成 11.60% 社内メール 16.00%
請求書の袋詰め&送付 9.10% 申込書・契約書の捺印対応依頼 10.80%
勤怠管理 8.30% 勤怠管理 9.60%

書類探し、資料作成、訪問先への移動時間。結局なんのためにやっているかというと、会議のためなのではないでしょうか。これらの数値を足すとそれぞれ約6割。

生産性を上げるための会議が、かえって生産性を下げているという結果が判明しました。

ムダ業務、すべてクラウドサービスで解決可能!?

管理職や経営者がこれほどまでに悩んでいたムダ業務。実はすべてクラウドサービスで解決できてしまいます。

もちろんすべてに対応するために「なんでもかんでもクラウドサービスを入れて解決…」と、いかないのが会社です。

管理職のあなたも、経営者のあなたも、きちんとした削減の効果が見えないとなかなか導入には踏み切れないところ。
なおかつ「導入して定着するのか不安」「使い方がわかるだろうか」と思うのも無理はありません。

きっと一番知りたいのは「実際に導入してうまくいくためのポイント」ではないでしょうか。
それぞれのサービスを導入した企業の事例や抱えていた課題などを、業種ごとに紹介している記事もあるので、掲載している利用者の口コミ等とあわせてご覧ください。

▼事例記事はこちら

  • 書類探し効率化!文書管理システムの導入事例
  • 社外秘文書もセキュアに共有 オンラインストレージ活用事例
  • 失敗には理由が…経費精算システムの導入事例
  • 社内メールはもう古い?社内SNSの導入成功事例
  • 負担が激減勤怠管理システムの導入事例

その他、会議のための移動を削減し、資料作成などの手間を省けるテレビ会議・Web会議システムがあります。

請求書発行を助ける請求書発行システムもあるのであわせてチェックしてみてください。

会議に関する課題が浮き彫りに

みんなうんざり「ムダ会議」エピソード

これらのエピソード、結局「会議」が労働生産性を圧倒的に低下させる要因となっていますよね。

しかし、会議がなければ動けないことも多いというジレンマもあるのが現実。
「どうにかしたい」と思っている方はやはり多いことが今回の調査で判明しました。その背景を以下で解説していきます。

やっぱり「会議効率化ツール」の資料請求数が急増していた

弊社が運営するクラウド比較サービス「ボクシル」でも、このニーズの高まりを受けて会議効率化削減や、報告のための資料作成の工数を削減するサービスへの注目が高まっています。

2017年1月と2017年11月の資料請求比較

なんと約190%増という驚異的な数値に。働き方改革が推奨され始めてから「会議を減らしたい」と思っている企業が増えているようです。

じゃあ、会議を効率化できるサービスって一体…

会議効率化のためのツールへの期待が高まっていることは説明しました。

一口に「会議を効率化」と言ってもどのように効率化したいのかに合わせて使えるサービスは分かれてきます。

「ホウ・レン・ソウ」を効率化する業務特化型管理システム、意思決定の速度向上のための社内コミュニケーションツール、資料共有で類似会議を防ぐ書類共有管理システムの、大きく分けて3つあります。それぞれをより詳しく紹介していきます。

文字リンクから各サービスを比較した記事にジャンプできるのでぜひご覧ください。

業務特化型管理システム

導入企業の事例はこちらから。

社内コミュニケーションツール

導入企業の事例はこちらから。

書類共有管理システム

導入企業の事例はこちらから。

「2018年こそ…!」導入したいサービス トップはグループウェア

「2018年こそ導入したいサービスランキング調査」を合わせて実施しました。

調査の結果、経営者が導入したいサービスグループウェア(18.18%)が最も高く、クラウド経費精算システム(13.22%)、クラウドストレージ(12.40%)がこれに続きました。

一方の管理職は、WEB会議システム(14.27%)が最も高く、クラウドストレージ(11.56%)、クラウド勤怠管理システム(10.37%)という順番に。

この結果から、「課題解決のために、コミュニケーションや情報共有に力を入れることでムダな会議や移動を減らしたい」と考える経営者と管理職が多く、両者の共通認識が判明しました。

経営者 (有効回答=121) 管理職 (有効回答=1,254)
グループウェア 18.18% WEB会議システム 14.27%
クラウド経費精算システム 13.22% クラウドストレージ 11.56%
クラウドストレージ 12.40% クラウド勤怠管理システム 10.37%
クラウド勤怠管理システム 10.74% グループウェア 10.21%
クラウドソーシングサービス 10.74% クラウドソーシングサービス 10.13%
WEB会議システム 9.92% ワークフローシステム 9.33%
ビジネスチャットツール 9.09% ビジネスチャットツール 9.01%

名ばかり働き方改革、管理職は板挟みを脱却できるのか

2017年、政府が「残業に罰則付き上限設定」の議論を開始したことが話題になりました。今やあなたの会社でも「残業削減」が大きな課題となっているはずです。

しかし、今回のアンケート調査の結果を見ると「業務の改善や効率化」「旧来からある会議の削減」などが行われないまま「残業削減」と「働き方改革」という言葉だけが一人歩きし、本来の目的である「売り上げを上げるための業務」に手が回らず、残業や休日出勤ができないため苦しむ管理職の姿が浮き彫りに。

そんな名ばかりの働き方改革を進めているせいで、経営者からのプレッシャーとハードワークの板挟みになってしまっています。

働き方改革を実行するということが目標になってしまっている企業が多くみられるようです。

従業員、管理職、経営者の全員が"ムダ"だと思っている会議、2018年に向けて削減を検討してみてはいかがでしょうか。

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【調査概要】

  • 調査期間:2017年12月15日~12月16日
  • 調査手法:インターネット調査(Fastaskアンケートパネルを利用)
  • 対象者条件:年齢:25歳~60歳職業:経営者・役員、会社員ー役職:係長以上
  • 有効回答数:経営者121名、管理職1,254名 合計:1,375名

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