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フレックスタイム制とは | 減少する採用企業と困難な人事管理・勤怠管理システム紹介

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労働者が始業・終業を決定できるフレックスタイム制は、柔軟な働き方を実現する手段であり、数多くのメリットを持っていますが、近年ではデメリットの顕在化から採用企業が減少傾向にあります。その理由に迫るとともに解決に導く勤怠管理システムを紹介します。

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フレックスタイム制とは

フレックスタイム制とは、1か月以内の清算期間に総労働時間を設定し、枠内で労働者が自主的に始業・終業時間を設定する、効率的で柔軟な働き方を実現するものです。

曲げる・柔軟という意味のフレックス(Flex)が語源となっており、文字どおり労働時間をフレキシブルに設定することから、労働基準法で規定された「変形労働時間制」にあたる働き方の一種となっています。

会社や組織がフレックスタイム制度を採用するときには給料の精算期間や標準的な労働時間、またフレックスタイム制度の対象となる労働者の範囲や総労働時間を労使協定で結ばなければいけません。もちろん出退勤時間を労働者に一任する旨の記載も必要です。

近年では実施する意味が見直され、採用する企業が減少する傾向にあるフレックスタイム制ですが、理由はどこにあるのか、定着させるための対策はなにか、詳細やメリットの解説ともに紹介していきます。

フレックスタイム制が導入された背景

日本でのフレックスタイム制は意外に歴史が古く、1987年の労働基準法改定を受けて1988年4月から導入されました。

当初は、改定前の1日8時間・週48時間という制限が引き継がれていましたが、段階的な労働時間減少を経て、1997年4月からは1日8時間・週40時間が上限となっています。

フレックスタイム制導入が実施された背景には、労働者のライフスタイルや価値観が多様化したことがあり、それぞれの個性や能力を最大限発揮するため、柔軟な働き方ができるようにと考慮されたものです。

柔軟な働き方に関しては現在でもさまざまな取り組みがされていますが、ある意味、30年近く前からの課題であったことに驚きます。

コアタイムとフレキシブルタイム

フレックスタイム制では、必ず出勤しているべき「コアタイム」と、出勤・退勤時間をが労働者に委ねられる「フレキシブルタイム」で構成されることが一般的ですが、コアタイムを設けない「完全なフレックスタイム制」を採用している企業もあります。

下図は、厚生労働省が公開している、フレックスタイム制のモデル例になります。

出典:厚生労働省 フレックスタイム制とは

このモデル例では、1日4時間のコアタイムが設けられており、休憩を挟む形になっています。フレックスタイム制を採用する企業では、この「休憩を挟んだコアタイムが4時間」というスタイルが多くなっているようです。

フレックスタイム制を採用するには

労働者の個性や能力を最大化するという目的を持つフレックスタイム制は、従業員数1,000名以上の企業を中心に広く採用が進みましたが、実施にあたって労働基準監督署に届け出る必要はありません。

しかし、労働基準法によって明確な要件が定められており「労使間での協定締結」「就業規則への明記」を満たす必要があります。

労使間での協定

大企業を中心にフレックスタイム制採用が進んだ要因かもしれませんが、実施にあたっては労使間での協定締結が欠かせません。

労働組合が存在しないケースでは「労働者の過半数を代表する者」との協定締結となり、小規模の企業では全体の承諾を得ることが困難なことも考えられ、フレックスタイム制採用率の低さにそれが現れているともいえるでしょう。いずれの場合でも、協定締結にあたっては、以下の内容を定めておく必要があります。

フレックスタイム制の対象範囲

全従業員、個人ごと、部署ごとなど、フレックスタイム制採用の対象となる労働者の範囲を指定します。

清算期間の決定

上述したように、1か月以内と定められた期間のなかで、清算期間を決定します。月給制度が多数を占める日本の場合では、それにあわせて清算期間を1か月とするケースが多くなりますが、週給などを採用している企業では考慮が必要になるでしょう。また、決定した清算期間とともに、毎月1日から月末までなどのように、基準となる起算日も決定しておく必要があります。

総労働時間の決定

1日8時間・週40時間を元に、清算期間内の総労働時間を決定し、これによって1か月の総労働時間を定義します。
多くの場合で「総労働時間 = 40時間 × 暦日数 ÷ 7」という計算式が成り立ち、たとえば31日までの月であれば「177.1時間」、28日の月であれば「160時間」となります。

この総労働時間は法定労働時間とイコールになり、これを超えることは基本的にできませんが、一部の特例措置対象事業部では週の上限が44時間となるため、この規定から除外されます。

1日の標準労働時間の決定

フレックスタイム制対象の労働者が有給休暇を取得する際の基準として、1日の標準労働時間を決定します。

たとえば、上述の総労働時間計算法を適用すれば、1日の標準労働時間は8時間となり、28日の月に1日有給休暇を取得するケースだと「160 - 8 = 152」となり、152時間のみ労働すればよいということになります。

コアタイムとフレキシブルタイムの決定

必要であれば、コアタイムとフレキシブルタイムを決定します。

このコアタイムの時間に関しては、4時間を採用している企業が多いことを紹介しました。しかし、法規制がなされていないため、企業の事情にあわせた設定が可能です。なお、コアタイムとフレキシブルタイムの時間帯については労使協定に記載しなければいけません。

しかし、1日8時間の標準労働時間のうち、コアタイムが7時間を占めるなど、長時間の設定を行うことはフレックスタイム制とは見なされないため、注意が必要でしょう。

就業規則への明記

これらの労使協定締結完了とともに「始業・終業時刻を労働者の決定に委ねる」という内容を、就業規則へ明記することが通達されています。コアタイム・フレキシブルタイムを設けた場合は、この時間も就業規則に記載する必要があります。

フレックスタイム制のメリット

大企業を中心に、多くの企業で採用が進んだフレックスタイム制は、労働者にも好評を持って迎えられました。それは、労働者の個性や能力を活かすという当初の目的のほかに、企業側にもメリットが期待されたからにほかなりません。メリットを、具体的に見ていきましょう。

ワークライフバランスの取れた働き方

子供の送迎など、個人の事情を考慮した、ワークライフバランスに優れた働き方が可能であり、週末を完全フレックスタイム制にすることにより、1日の労働時間を短縮することもできます。そのほかにも、通勤時間帯をずらすことによって、ストレスの少ない効率的な業務も期待できるでしょう。

残業削減効果

フレックスタイム制では、通常1か月という清算期間が設けられるため、週に40時間以上の労働を行っても即残業とはなりません。つまり、清算期間内の繁忙期で週40時間以上の労働になっても、閑散期でその分の労働時間を減らすなどの調整が可能となり、結果的に残業削減に効果を発揮します。

優秀な人材の確保

フレックスタイム制を採用することによって、時間管理の意識が高く、優秀な人材の離職を防げます。また、この点をアピールすることによって、こうした人材を採用・確保できる可能性が大きくなることも期待でき、結果的に生産性の向上につながっていくことが考えられます。

フレックスタイム制度のデメリットも

メリットが目立つフレックスタイム制度ですが、その一方でデメリットも少なからず存在します。

縦社会である日本では、「上司が早くに出勤しているのに、遅い時間からは出社しにくい」「先輩が残業しているのに早く仕事を切り上げにくい」と考えて、結局朝早くから夜遅くまで会社で働いてしまう人が少なくはありません。

また同僚や上司とタッグを組んで仕事をしているときでも、相手が出社していないために仕事が進まないというデメリットに遭遇することもあります。

フレックスタイム制度を採用していながら、コアタイムを設けていないにも関わらず、朝礼の全員出席を命令している会社もありますが、これはれっきとした違法行為です。

自己管理がうまいとはいえない従業員が労働時間にルーズになりやすいとの欠点も指摘されていて、過去には一度導入したフレックスタイム制度を取りやめた会社も存在します。

採用が縮小するフレックスタイム制

数多くのメリットを持ち、届出の必要もないフレックスタイム制ですが、冒頭でも触れたとおり、近年では採用を中止する企業も多く、全体の採用割合も縮小しています。労働者には依然として好評であるにもかかわらず、こうした減少が起こっているのはなぜなのでしょうか。

大企業での採用が10ポイント以上減少

下図は、フレックスタイム制を採用している企業の割合を、企業規模ごとにグラフ化したものであり、導入開始の4年後、1992年から2015年までの推移を表しています。調査年によっては対象が変更されていますが、おおむね実態を反映したものといっていいでしょう。

出典:内閣府男女共同参画局 フレックスタイム制を導入している企業の割合の推移

すでに解説したように、従業員数1,000名以上の大企業での採用比率が高いことがわかりますが、2015年には割合が導入当初から10ポイント以上低い21.7%となっており、もっとも多くの企業が採用していた1996年からは、ほぼ半減している状況となっています。

フレックスタイム制のデメリットとは

この要因には、フレックスタイム制の持つデメリットが顕在化してしまったこと、一端に日本の産業構造が少なからず関係していることが考えられます。具体的なデメリットには、以下を挙げられます。

  • チーム間、部署間、取引先との時間調整が困難
  • それによるコミュニケーションの欠如
  • 自己管理のできない労働者の存在
  • 勤怠管理・労務管理の複雑化による人事部の負担

時間調整やコミュニケーションに関しては、仕事の棚卸しが完全でなく効率化がはかれない、営業が企業の顔となり属人的になりがちという、日本の構造的な問題も関係していそうです。

自己管理のできない労働者が存在するというのは論外ともいえますが、これも経営層との意識の共有に問題がある可能性が否定できず、いずれも一朝一夕には解決の難しい問題かもしれません。

もう一つの勤怠管理労務管理に関しては、通常の勤務形態と異なるフレックスタイム制特有の事情もあります。

フレックスタイム制と残業

通常の勤務形態の場合、就業規則に定められた1日の労働時間を超えると残業となり、企業は割増を含めた残業代を支払う必要があります。フレックスタイム制の場合も残業は発生しますが、基準となるのは1日の労働時間ではなく「清算期間内の総労働時間」です。

つまり、1日の労働時間を超えても即残業とはなりませんが、清算期間内の総労働時間を超えた労働を行えば、やはり残業代を支払う必要があるのです。

ただし、曜日の並びの関係で、1日8時間・週40時間労働を守っていても総労働時間を超えてしまうケースも考えられ、これは残業として取り扱わないという通達もなされています。

労働時間の過不足調整方法

フレックスタイム制でも、超過労働が発生した場合の取り扱いが残業になるのは上述のとおりですが、それでは、逆に清算期間内の総労働時間を満たせなかったケースではどのような取り扱いになるのでしょうか。

フレックスタイム制には「総労働時間に不足があった場合、不足分を翌月に持ち越せる」という、柔軟な制度があります。

これを利用することによって、労働時間が足りなかった分を翌月に持ち越して働けます。

注意が必要なのは「翌月繰越分を合計した総労働時間が法定労働時間を超えてはならない」ことであり、具体的に下図のようなことが発生する可能性があります。

この場合では持ち越し可能な労働時間は10時間のみに限られます。これ以外にも、労使協定で決定した総労働時間が法定労働時間と同一であった場合は、持ち越し自体が不可能になります。こうしたケースでは、不足分を賃金カットして調整します。

これらの扱いの複雑さ、フレックスタイム制によって把握しにくくなる労務管理が、人事担当者や経理担当者を悩ませるのも事実です。

おすすめの勤怠管理システム

しかし、こうした管理こそシステム化するべきであり、現在ではコストを抑えたクラウドベースのSaaS型サービスを中心に、多数の合理化を実現するシステム選択が可能です。

以下では、なかでもおすすめの勤怠管理システムを紹介します。

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マネーフォワードクラウド勤怠 - 株式会社マネーフォワード 画像出典:マネーフォワードクラウド勤怠公式サイト

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ミナジン就業管理は、勤務事情に合った運用・設定を人事のプロや社労士がサポートしてくれる勤怠管理システムです。

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follow スマートタッチは、スマートフォンやSuica・PASMO・nanaco・WAONなどの多様な種類のICカードでの打刻が可能な勤怠管理システムです。

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フレックスタイム制定着のカギは認識の共有

勤怠管理や労務管理の合理化が可能となり、さまざまなコミュニケーション手法が駆使できる現代では、システム化できない部分こそがフレックスタイム制定着の障害になっているといえるでしょう。

フレックスタイム制を導入していたある企業では、従業員が揃って朝礼ができないことを理由に、代表自ら「時間に対するルーズさを解決するように」と人事担当者に命じたそうです。それどころか、フレックスタイム制を導入していながら、朝礼への出席を強要していたというケースもあり、これでは何のために制度を導入したのがわからず、本末転倒だといえます。

反面、フレックスタイム制を理由にコアタイムしか出社しない労働者が現れているのも事実であり、すべては制度の意味と意義を理解せず、労使で認識の共有ができていないことにあるといえます。

さらなる激変が予想される市場経済を乗り切っていくためにも、変化に対応できる柔軟性が企業に要求されており、フレックスタイム制を定着させられるかどうかは、資質を見極めるための布石ともいえるのではないでしょうか。

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