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就活メールの正しい書き方は知っていて当たり前!? | 例文やマナー・参考サイトも紹介

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就活のメールをどのように書けば、相手に好印象を与えられるのか解説します。また、実際に企業の方への返信に使える例文集やテンプレを提供しているウェブサイトも紹介します。これから就活を始める方、必見です。

就活をスタートすると、人事担当者とメールでやり取りする機会が増えます。この担当者とのやりとりは、すべてあなたの評価につながっているので、失礼のない言葉遣いやメールのマナーを知っておくことは必要不可欠です。

そこで本記事では、就活メールの書き方・マナー・例文について解説します。就活をスタートする方は、ぜひ参考にしてほしいです。

就活の面接マナーは以下の記事で解説しているので、あわせてチェックしておきましょう。

就活メールとは

学生でも社会人としての自覚を

初めて就活をするという学生にとっては、社会人とのビジネスシーンでのやりとりの経験はほとんどないと思います。しかし、「ビジネスメールを送った経験がないからわからない」という言い訳は就活では通用せず、社会人同様にマナーやルールを守って送る必要があります。

就活というのは社会人としての第一歩でもあるため、「学生だから」という言い訳はできません。学生でも社会人としての自覚を持ってやりとりをすることが大切です。

メールのやり取りも選考のうち

あなたの人間性や素質を見極めるうえで、メールはとても重要な役割を担っています。社会人としてのメールのマナーを勉強しているかどうかは、本文をみれば一目瞭然です。そのため、メールのやり取りから、選考はすでに始まっていると考えておきましょう。

テンプレを活用

現在ではインターネット上にテンプレが無料で掲載されているため、それらを参考にすることで正しいメールの書き方をマスターできます。テンプレをそのままコピペするのではなく、テンプレを参考にして、自分の言葉で作成しましょう。

就活メールにはフォーマットがある

就活メールのフォーマットについて解説します。確実に担当者に読まれるように気を付けなければならない3つのポイントを紹介していきます。

シンプルな件名

まずは件名です。ここでは、一目でだれがどんな内容のメールを送っているのかが伝わる、シンプルでわかりやすい件名を心がけることがポイントです。

人事担当者の方は、毎日のように面接希望者からメールを受け取っているため、メールをすべて開いて確認する時間がありません。そこを汲み取って、件名だけで優先順位を決められるように、件名は考えてからつけましょう。

略さず正式名称の宛名

(株)というように略して書くことは工数も減るため便利ではありますが、ビジネスシーンにおいては宛名は略さずに正式名称で書くのがマナーです。そのため、会社名、部署、担当者名を記載する際には、すべて正式名称を調べて略さずに記入しましょう。

本文

本文は必要最低限に止め、挨拶・自己紹介・メールの送付目的・締めの挨拶・署名という流れで書くようにしましょう。ここでは、最低限のやりとりのみにする必要があります。自己PRをしたり、志望動機を書いたりすることのないようにしてください。

就活メールのマナーとは

ここでは、就活メールのマナーについて解説します。

就活用のメールアドレスを用意

就活で使用するメールアドレスは、フリーメールアドレスではないものがベターですが、もし持っていない場合にはフリーメールでも問題ありません。

しかし、個人的な内容の含まれるメールアドレスで、文字列がビジネスシーンに適していないのであれば、就活用に専用のメールアドレスを新しく取得するようにしましょう。

パソコンメールを使用、携帯メールはNG

携帯用のメールアドレスでは、企業から送られてくる添付資料を受け取れない可能性があるので、就活用のメールは必ずパソコンメールを使用するようにしてください。

プライベートでは携帯会社のメールを利用していても、それはあくまでプライベート専用であり、ビジネスシーンで使えるものではないので、携帯メールから送信することは控えましょう。

返信は基本24時間以内

企業の方からメールをいただいた場合には、できるだけ早めに返信するよう心がけましょう。

メールの返信スピードは熱意の表れでもあり、早ければ早いほど相手には熱意を伝えられるからです。そのため、企業の方への返信は、基本的に24時間以内にしましょう。

返信は引用返信

現在ではウェブ上に就活対策の情報が溢れているせいで、「企業へのメールの返信は Re: を消すのがマナー」という誤情報が流れています。

しかし実際には、人事担当者は多くの就活生とのメールのやり取りをしているため、一人ひとりとのやり取りを覚えられません。スムーズにやり取りを進めるためにも、引用返信をするのがマナーです。

就活メールの例文紹介サイト4選

Wantedly

  • あらゆるシーンの例文を紹介
  • 自分流にカスタマイズ可能
  • アプリでの利用も可

Wantedlyは、会社説明会やインターンシップのお礼など、あらゆるシーンのテンプレを用意しています。企業とのやりとりだけではなく、自分のシチュエーションに合わせた例文を参考にできます。これから、会社説明会やインターンシップなどを控えている人はおさえておくべきサイトです。

就活のミカタ

  • 10分でメールを書くテクニックを公開
  • メール作成のポイントを細かく解説
  • すぐに使える例文を紹介

就活のミカタは、メールのテンプレートを紹介するに止まらず、メール作成時に気をつけるべきポイントまで細かく紹介しています。これにより、自分自身でメールを作成する際に、どのような点に気をつければいいのかも理解できます。

また、10分でメールを書くテクニックが公開されているので、メール作成に時間がかかりすぎてしまっている方は必見です。

賢者の就活

  • シーン別にテンプレと解説ページあり
  • 内定者のESをゲットできる
  • SPI模試の問題集も完備

賢者の就活は、面接・OB訪問・説明会・インターンシップなど、それぞれのシーンで使える例文と解説が用意されています。特に、就活を始めたばかりで何もわからない方におすすめです。

また、無料で内定者のエントリーシートをゲットできたり、amazonなどで販売しているSPIの問題集を無料でゲットできたりするので、今後就活対策を行っていきたい方は必須のサイトです。

就活の未来

  • 就活力診断あり
  • 良い例と悪い例を比較できる
  • 就活メールでのさまざまなテクニックを紹介

就活の未来は、就活力診断という自分の就活に対する知識やノウハウをチェックするテストがあります。これは就活を成功させるためには必須の内容と言えるでしょう。就活を始めたばかりで自信のない人は一度利用してみることをおすすめします。

このサイトでは、メールの良い例と悪い例をどちらも紹介しているので、自分の文章が悪い例に当てはまってないかを確認してみましょう。

就活のメールは社会人としての第一歩

社会人になればメールのスキルは日常的に使うためすぐに身につきますが、社会人になってからでいいという考えでは就活はうまくいきません。就活のメールは社会人としての第一歩であることを理解し、社会人として恥ずかしくないメールのやり取りをできるようにしましょう。

就活生におすすめの就活エージェントTOP3

「自分に合う就職先が分からないまま就活を続けるのは不安…」というあなたは、就活エージェントへの登録がおすすめです。

あなた専任のアドバイザーが、内定~入社後のフォローまで徹底的にサポートしてくれます。人気の就活エージェントを3つ紹介します。

1位:キャリアチケット

■Point1:最短3日で内定獲得も
キャリアチケットの実績として最短3日で内定獲得したケースもあります。院試や公務員試験に落ちてしまった後、急いで就活を始める人に人気となっています。

■Point2:就活のプロが170社の企業から厳選して紹介
実勢に訪問・取材した170社の企業から、最適な就職先を厳選して紹介してくれます。「給料や有給休暇の取得状況」など企業には聞きづらいことも、気兼ねなく相談できます。

■Point3:年間10,100人以上の豊富な紹介実績
年間10,100人以上の豊富な紹介実績があるため安心して相談できます。キャリアチケット限定の「特別先行枠」や「自己発見カウンセリング」などの特別なサポートが用意されています。

2位:JobSpring 

■Point1:入社後の早期離職率0.1%
JobSpring経由で入社した後の早期離職率はわずか0.1%です(過去3年の累計データ)。マッチング精度が高いことがわかります。

■Point2:最短2週間のスピード内定
最短2週間での短期間の内定も可能です。仮に3月から転職活動開始しても、4月入社に間に合うこともあります。事情があり就活開始が遅くなっても安心です。

■Point3:専任エージェントによる充実したES・面接対策
登録後専任のエージェントが担当となり、あなたのESや面接対策を徹底サポートしてくれます。経験豊富な就活のプロから無料でアドバイスと受けられます。

3位:レバテックルーキー

■Point1:ITエンジニア専門アドバイザーからのサポート
レバテックルーキーはITエンジニアになりたい学生向けの就職支援サービスです。ITエンジニア専門アドバイザーからのカウンセリングを受けられることは全国的にも珍しいサービスといえます。

■Point2:就活解禁前の早期内定獲得も可能
就活解禁前の早期内定獲得も可能です。ITエンジニアに特化したレバテックグループならでも強みといえます。企業との強固な関係性を生かし面接回数を減らし、最短での内定獲得をサポートしてくれます。

■Point3:高い内定率
ES添削・面接対策が充実しており高い内定率を誇ります。レバテックグループは累計14万人の登録者のサポートをしてきました。蓄積された就職・転職ノウハウ活かしを登録者限定のサポートしています。

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