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2018-06-28

スタートアップ向け経費精算システム8選 | 課題と解決策・導入事例

イノベーションによって急成長を狙うスタートアップでは、そのビジネスモデルからバックオフィス業務が課題になることがほとんどであり、そのひとつが経費精算です。その解決法とは?おすすめの経費精算システム紹介と導入事例をもとに解説します。 ※初回公開日 2018/03/19
経費精算システム
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スタートアップとは

スタートアップという概念は、シリコンバレー近辺で見られた起業家の動向がもとになっているといわれています。その定義は「市場の課題を解決する新たなビジネスモデルを開発し、短期間での急成長によってIPO(株式公開)や株式売却を狙う集団」とされています。

その多くは「市場の課題を解決するアイディア」を持つ起業家を中心に、その近しい友人をあわせた数人で立ち上げられています。

スピーディーにアイディアを具現化して企業価値を高めるため、ベンチャーキャピタル(VC)などから資金調達するというビジネスモデルになっているといえるでしょう。

スタートアップにおすすめの経費精算システム6選

創業期のスタートアップでは、経費精算に人的リソースを割くことは難しいです。同時にコア業務に集中しなければならない段階でもあり、この相反する要素を解決するには、経費精算システム導入が最適だといえます。

以下からは、そんなスタートアップに最適な、おすすめの経費精算システムを8つ紹介していきます。

また、本記事で紹介する経費精算システムや、紹介しきれなかったサービスの詳細については以下からご覧になれます。

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ジョブカン経費精算

  • 申請、承認、経理処理をワンストップで実現
  • 仕訳・振込データを自動作成
  • 面倒な経理業務をすべて自動化

ジョブカン経費精算は、経費精算に必要なすべての機能を凝縮したクラウド型経費精算システムです。
各種ブラウザに対応するほか、スマートフォン専用アプリによる申請承認プロセスのデジタル化を実現、クラウドによるデータの一元化でデータの保護を行うことによって経費精算業務を効率化してコスト削減効果を達成します。

もちろん、仕訳・振込データの出力にも対応し、万全のセキュリティ対策、手厚いサポート体制を整えながら、業界最安クラスの運用コストも実現しています。

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Concur Expense(コンカーエクスペンス)

  • BIを使った経費管理で経営に直結した間接費管理
  • 電子帳簿保存法に対応 日本でも他社にない事例あり
  • 2017年多くの中堅中小企業が採用/導入を決定

Concur Expenseは、利用者・上長・経理・経営者のすべてがメリットできる経費精算サービスです。

領収書の画像から経費科目を自動認識し、クレジットカードの利用明細と請求書情報とも連携し、経費支出情報の正確な入力が可能、経費支出情報が自動的にアップロードされ、従業員は手早く会社の経費規定にそった経費申請ができます。
また、現場部門向けレポート、経費明細レポート、ダッシュボードなどで現状を適切に把握でき、経費管理の高度化を実現します。

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楽楽精算


  • 累計導入実績3年連続No.1
  • きめ細やかなフォロー体制
  • クラウドだから法改正にも随時対応

楽楽精算は、経費・交通費・出張費・旅費・交際費などの処理を一元管理するクラウド型の交通費・経費精算システムです。
スマートフォンを含んだマルチデバイスからの申請を可能とし、その後の承認、精算という一連のワークフローをすべて電子化して業務効率の改善や人的ミスの防止を実現します。
また自動仕訳機能、多数の会計ソフト連携、クレジットカード連携、振込データの作成などに対応し、自在なカスタマイズ機能と簡単操作でコスト削減に貢献します。

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Dr.経費精算

  • 領収書の撮影と送信のみというシンプルさ
  • データスキャンから入力まで代行サービスあり
  • スマートフォンだけで申請処理が完結

Dr.経費精算は、全自動入力のクラウド経費精算システムです。駅すぱあとが内蔵されているため、ICカードをかざすだけで、料金計算も自動化されて表示します。領収書をスマートフォンで撮影するだけで経費の精算が可能であり、面倒な入力・データ化は、熟練のオペレーターが代行します。これにより入力にかかる手間が大幅に削減でき、入力ミスも防げます。

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eKeihi(イーケイヒ)

  • 駅すぱあと連携によりICカードをかざしてスマートに交通費精算
  • 18年間のサービス提供経験と2,000社の導入実績を活かした自動仕訳機能
  • 電子帳簿保存法に完全準拠

eKeihiは、経費精算に関わる申請者・承認者・経理担当者すべての効率化を実現する経費精算システムです。
ICカードから読み取ったデータを元に、ミスのない各種申請をシームレスに作成、高度な自動仕訳機能により経理知識に乏しくてもスムーズに経費精算処理が完結します。ニーズに応じてクラウド/オンプレミスが選べる導入形態を用意、2018年5月のリニューアルを経て、ますます使いやすいシステムへと進化しています。

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マネーフォワードクラウド経費

  • スマートフォンで申請も承認も完結
  • 明細は自動で取得
  • 領収書を撮るだけ

MFクラウド経費は、経費精算に関わる業務をすべてカバーするクラウド型経費精算システムです。
スマートフォンによる申請承認プロセスが行えるのはもちろん、クレジットカード連携、交通系ICカード読み取り、自動車燃料費精算機能の他、OCR機能によってレシートをスマートフォンで撮影するだけの入力代行サービスなども提供しています。
これによって経費精算にかかる時間を1/10に圧縮、大幅な業務効率改善を実現します。

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MAJOR FLOW Z KEIHI

  • ジョルダン社「乗換案内」を標準バンドル
  • ICカード・クレジットカードからデータ取得し業務利用分を選択
  • 豊富なパートナーシップで多種連携を実現

MAJOR FLOW Z KEIHIは、申請から支払い処理までを一元管理できるWeb経費精算システムです。汎用ワークフローを搭載しており、複雑な分岐の承認経路に対応できます。

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Staple(ステイプル)

  • レシートを貯めこまないで処理
  • シンプルで柔軟なシステム
  • 容易な振込FBデータ作成

Stapleは、さまざまなスマートデバイスから利用を可能にし、PCを扱えるタイミングがない場面でも、経費精算の入力を簡単にするサービスです。
クラウドに経費入力を行うだけでなく、スマートフォンで領収書を撮影するだけでデータ化可能、コア業務に集中できます。
経理担当者や承認者は、作成したチームに所属するメンバーからのレポートを確認し、記入漏れなどの際は、メッセージを送信することで修正を促すことも可能です。

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以下の記事では、クラウド経費精算システム50選を比較紹介しています。

経費精算システムとは?徹底比較【2018年最新版】クラウド | 交通費精算 | ボクシルマガジン
経費精算システム・交通費精算システム51サービスを徹底比較。連携重視、特化型、アプリ、パッケージなどカテゴリー別に...

スタートアップでの経費精算システム導入事例

表面化した問題は、そのまま放置すれば「状況は悪化する一方」であり、早急な手当が必要です。

以下からは、経費精算システムの導入によってこうした状況を改善し、業務効率化を実現したスタートアップの事例をいくつか紹介しましょう。

trippiece

企業名:trippiece事業内容:Webサービス「trippiece」の企画・開発・運営、旅メディア「RETRIP」の企画・開発・運営

課題:経費精算に100%割り振れないなかでの業務効率化

ユーザーの実現したい旅を共有し、共感したユーザーとともに旅を実現するというWebサービス「trippiece」を提供する同社では、担当者が経理業務とともに総務・資金調達を兼任しており、日々発生する経費精算の効率化が急務となっていた。

効果:時間と場所を問わない経費申請が可能に

同社ではGoogleスプレッドシートにフォーマットを作成、各従業員が記入を行っていた。経費申請システムを採用することによって、外出先でも、気付いた時点でスマートフォンによる申請が可能となり、現場・経費処理側ともに大幅な業務効率化を実現した。

イードア

企業名:イードア事業内容:人材紹介事業を起点とした経営課題解決のためのコンサルティング事業

課題:CEO自らが経費精算を行うことによるストレスと弊害

クライアントの経営課題を解決するコンサルティング事業を手がけるイードアでは、コア業務に時間をかけて向き合う必要性を感じていた。CEO自らが領収書の突き合わせや入力を行っていたことで、その時間が取れず、経費精算業務に対するストレスが表面化していた。

効果:生産性が向上しクライアントの期待に応えられるように変化

従来、経費精算にあてていた月末〜月初は、本来クライアントの業績変化を確認して対策にあてる必要性を感じていた。経費精算システム導入によってこれが実現、生産性の向上につながるとともに、クライアントの高い期待にも応えられるようになった。

ビザスク

企業名:ビザスク事業内容:ビザスクの運営、経営・人材育成に関するコンサルティングおよびセミナーの企画運営

課題:エクセルによる経費管理に限界

ビジネスに関する疑問を、知見を持った人材に1時簡単で相談できるWebサービス「ビザスク」を運営する同社では、創業当時から経費精算システムの導入を考えていたが、Macに対応するものがなかったため、エクセルでの管理を行っていた。

しかし、2期目に入って成長するにともない、ワークフローに限界が生じていた。

効果:毎月の会計処理が2時間で完了

そこで同社では、Macのブラウザでも利用可能なクラウド経費精算システムを導入、勘定科目の推測も行ってくれることから、毎月の会計処理を2時間で済ますことが可能となり、大幅な業務効率化を実現したほか、ベンチャーキャピタルへの月次試算表にも流用できている。

経費精算システムのメリット・導入ポイント

経費精算システムの導入は、スタートアップに限らず、ほとんどの企業に大きなメリットをもたらすといえます。以下ではその具体的なメリットとともに、導入にあたって気を付けておきたいポイントを解説します。

経費精算システムの導入メリット

まずは、経費精算システムを導入することによるメリットには、以下が挙げられます。

  • コア業務への集中
  • ミスの防止と人件費抑制
  • データの一元化

外回り営業やイベント、出張などが多くなりがちなスタートアップでは、乗り換え案内などと連携する経費精算システムを活用することにより、ミスを減らせるほか、申請と承認プロセスの合理化とデータの一元管理による重複防止などで業務効率が向上し、コア業務への集中と人件費抑制につながります。

経費精算システムの導入ポイント

それでは、スタートアップが経費精算システムを導入にあたって、考慮すべきポイントはどのようなものがあるでしょうか。

ニーズに見合っているか判断する

現在経費精算業務にどの程度のリソースを投入しているのかを把握し、必要な機能とそうでないものを明確にしておく必要があります。

経費自体がそれほど発生しないというのであれば、定額料金にかかるコストと現時点での業務コストとを比較し、あえて導入しないという手段もあるでしょう。

システムの拡張性と連携を考慮する

経費精算システムだけでは経理業務は完結しません。
そのため、将来的な企業規模を含めて、自社のニーズに合致した拡張性があるかを考慮する必要があるでしょう。
経費精算だけ合理化できても、データを連携できなければ、結局二重で入力する手間を省けなくなります。

企業内での定着を考慮する

せっかく導入したシステムも、使ってもらえなければ意味がありません。
使う側の立場に立ち、手間なくスムーズに使えるシステムなのかを検討し、その後の定着を促進する方策まで考慮しておく必要があるでしょう。

スタートアップの成長過程

日本国内でも「スタートアップ」という言葉が一般化し、IT関連の起業家を中心に使用されるようになりました。文字どおり「創業して間もない企業や事業」を意味するスタートアップでは、成長に伴うさまざまな変化の過程があり、柔軟な対応が必要となってきます。

それでは、スタートアップが成長していく過程と、それに伴う変化とは、どのようなものが考えられるのでしょうか。

スタートアップの成長フェーズ

アメリカでは、上述のように「株式の売却」が目的となるケースも多いスタートアップですが、IPOによる成長が最大の目的であるケースも含め、大前提として「企業価値を高める急成長」が必須になります。

その過程で、スタートアップでも企業運営に関する変化や、それに対応する体制作りが求められ、そのフェーズは大きくわけて以下のようになります。

創業フェーズ

上述のように、創業者とその近しい友人あわせた数人のみで組織を運営していく段階であり、アイディアを具現化して事業を軌道に乗せることが最優先されます。

このため、経理や労務・総務に関する業務は、創業メンバーのみで処理されますが、課題は表面化しにくいといえます。

成長・拡大フェーズ

事業が軌道に乗って成長・拡大を続けるこの段階では、創業メンバー以外を採用することで30人程度の規模まで拡大していきます。

CEO自らが行っていた創業時からのバックオフィス業務は、人数が増えるとともに徐々に課題が表面化し、退職者への対応なども必須になってきます。

IPO準備フェーズ

さらに組織が100人規模程度まで拡大するとともに、IPO検討および、そのための準備をはじめる段階になります。
これまで放置されがちであった残業代を含め、IPOに必須の労務管理体制や書類準備でCEOは忙殺され、もはやバックオフィス専任の雇用は必須となり、業務効率化が求められます。

IPO後の継続成長フェーズ

IPO後に継続的な成長を実現するため、事業の拡大とともに、組織のコンプライアンス遵守や、人的リソースを確保する柔軟な働き方への対応が必要になる段階です。

IPO後には、法改正などへの対応が徹底して行われなければならず、外部の知見を活用すると同時に、組織内の業務効率化がよりいっそう求められます。

スタートアップの30名の壁

このように、スタートアップでは経理・労務・総務に伴うバックオフィス業務は、創業メンバーによって行われていることがほとんどとなりますが、成長・拡大フェーズにあたる「従業員数30名」を境に、さまざまな課題が表面化します。

スタートアップが抱える課題

それでは、スタートアップが抱えがちである課題とは、どのようなものが考えられるのでしょうか。

フェーズごとに顕在化する課題

上述の成長・拡大フェーズでは「従業員数が増加」することにより、残業代を含めた給与計算が表面化しがちであり、IPO準備フェーズではそれらを解決すると同時に、明確な就業規則やコンプライアンス遵守の体制整備も課題として健在化します。

これにともなってバックオフィス業務の強化と効率化が求められ、フェーズごとに顕在化していく課題を解決していく必要があるのです。

経費精算は初期フェーズでも必須

各フェーズごとの課題のなかでも、もっとも初期から必須になるのが「日々の営業活動における経費の精算」だといえるでしょう。

こうした経費精算は、コア業務に集中しなければならない創業フェーズではおざなりにされがちであり、CEO自らが処理業務を手作業で行うことも珍しくなく、専任の人材を置いていても複数業務を兼ねることもあり、スタッフが徐々に増えるにしたがって、問題はすぐに表面化してしまいます。


以上のような課題は、上記で紹介した経費精算システムで解決可能です。ぜひ導入を検討してみてください。

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経費精算システムでスタートアップの課題を解決

日々の業務で発生する経費精算に関しては、スタートアップに限らず、個人事業主や中小企業でも、課題になりがちなテーマだといえるでしょう。

しかし、スタートアップの定義が「急速な成長によってIPOや株式売却を狙う」ということであるならば、創業フェーズにおいても効率化できる業務を洗い出し、実行に移すことによって、コア業務へ集中することが必須であるともいえます。

その手始めともいえるのが、経費精算の効率化であり、その課題を解決するための手段が、経費精算システムの導入だといえるのです。

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