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スタートアップ向けグループウェア7選 | 課題と解決策・導入事例を紹介

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スタートアップにグループウェアのコミュニケーション機能は必要でしょうか?実は数人の創業メンバーのみでも、スケジュールやタスク管理をはじめ、課題を解決する業務メリットがあります。その詳細を事例とともに解説し、おすすめサービスを紹介します。

スタートアップにこそグループウェアは必要

世の中の課題を解決する、イノベーティブなアイディアを持った起業家を中心に、数人規模で始動することがほとんどとなるスタートアップ。

大規模な組織にまで成長したならともかく、メンバーが数人規模の創業期では、特に工夫をしなくともコミュニケーションに問題は生じないかもしれません。

しかし、本当にそうなのでしょうか?

この記事では、アイディアを具現化して成長させるのに、限られたリソースを投入せざるを得ない、スタートアップが陥りがちなコミュニケーションの課題と、それを解決に導くグループウェアについて考察します。

スタートアップに潜むコミュニケーションの課題

事業を軌道に乗せるためにすべてのリソースを投入し、資金調達を行うスタートアップ最初期は、チーム全員が外出しているということも珍しいことではありません。

こうした状況でも、リアルタイムでメンバー同士の円滑なコミュニケーションを可能にするツール自体は数多く存在しています。

しかし、リアルタイムでのコミュニケーションは可能だとしても、何気ない会話のなかで生まれるアイディアの断片を拾い上げることは難しく、履歴を追うことも困難です。

また、お互いのスケジュールを管理して行動を把握することも難しく、成長・拡大フェーズでスタッフの人数が増えるとともに、課題はよりいっそう表面化していくことが考えられます。

グループウェアで解決できること

こうしたコミュニケーションの課題は、メンバー間で情報共有することで解決可能であり、そのための最適なソリューションがグループウェアなのです。

チーム内のコミュニケーションを円滑にすることを目的としたグループウェアでは、それを実現する機能が網羅されているだけではなく、メンバー数に応じて拡張も可能であり、まさにスタートアップが活用すべきツールだといえるでしょう。

グループウェアの機能

それでは、具体的に「グループウェア」には、どのような機能が搭載されているのでしょうか。

このほか、ツールによってはタイムカード機能アンケート機能などを持つものもあります。

そして、ほとんどがスマートフォンをはじめとするマルチデバイス対応のため、時間と場所を問わないコミュニケーションと情報共有が実現します。

グループウェア導入のメリット

もちろん、場合によっては必要ない機能もあるかもしれませんが、ワークフロー機能をカスタマイズすることで「経費の申請と承認」を行うなど、工夫次第でさまざまな業務効率化が期待できるほか、以下のようなメリットを挙げられます。

コミュニケーションの活性とナレッジの蓄積

BBSやチャットで複数のグループを作成し、気軽な発言を行うことで、活発でリアルタイム性の高いコミュニケーションが実現し、そこで得られたナレッジをドキュメント共有などで蓄積できます。

メンバーが顔を合わせることが少なくなりがちなスタートアップ初期では、特に大きなメリットとなり得るでしょう。

業務効率化

スケジュール管理でメンバーの行動を把握し、タスク管理機能でやるべきことが明確になることで、さまざまな業務を効率的に処理できます。スタートアップといえども、組織として運営していくのに必要な業務は存在します。

これらを効率的に処理することにより、本来のコア業務へ集中する時間を増やすこともできるでしょう。以下の記事では、グループウェアについてより詳しく解説しています。

スタートアップのグループウェア導入事例

メンバー数が多くなるほど、グループウェアが有効となるのは事実ですが、組織内での活用を定着させるためにも、スタートアップが採用する意味は大きいといえます。

また、イノベーティブなアイディアを具現化するスタートアップならではの、革新的な活用法を模索するのも面白いかもしれません。その具体的な導入事例を紹介しておきましょう。

独自の活用方法を実践するG社

企業名:G社事業内容:コーポレートファイナンスコンサルティング、戦略管理会計制度構築コンサルティングほか

IPO(株式公開)を目指す企業を対象に、コンサルティング業務を行っているG社では、グループウェアを自社内のコミュニケーションツールとして利用するほか、ユニークな活用方法を実践しており、対クライアントにも有効活用しています。

過去のスケジュールを分析

G社では「スケジュール管理」機能で過去のスケジュールを分析することにより、どのような業務にどのくらいの時間をかけたのかを分析し、独自に加工したエクセルシートへエクスポートしています。

これによって、業務状況を把握し、プライオリティを見直したうえでリソースの再配分を実施しており、業務効率化に役立てています。

コンサルティングツールとして活用

企業活動を可視化するスケジュール分析は、コンサルティングを行う企業に対しても活用され、自社での知見を元に「クライアントの要望に応じた分析」を行い、改善に役立てています。

経費精算システムとして提案

さらに「ワークフロー機能」を活用して、独自のエクセルシートへエクスポートすることにより、経費精算システムとしてのグループウェア活用もクライアントへ提案しており、エクセルシートを会計ソフトへ流し込む方法も考案。

グループウェア開発側が思いつかなかった独自の有効活用で、機能を最大限に発揮している好例といえるでしょう。

スタートアップにおすすめのグループウェア7選

スタートアップにとって、さまざまなポテンシャルを秘めているグループウェアですが、以下からは、特におすすめできるサービスを厳選して紹介していきます。

本記事で紹介するグループウェアや、紹介しきれなかったサービスのさらなる詳細は以下からご覧になれます。

Office 365 with KDDI

  • マルチデバイスに対応
  • IT 管理の手間を大幅に削減
  • 災害や事故に強い、安全で安心な環境

Office 365 with KDDIは、その名のとおりの業務ソフトウェアの定番Officeをはじめ、グループウェアやメールボックスなどが一体になったオールインワンサービスです。

すべてのサービスはマルチデバイスに対応していて、いつでもどこでも利用可能で、シームレスなツール間の連携は業務効率を大幅に向上させます。

また、クラウドサービスとなるため、常に最新版にアップデートされており、システム管理者が行うバージョンアップやセキュリティ更新プログラムの適応など、煩雑な IT 管理の手間も削減します。

J-MOTTOグループウェア - リスモン・ビジネス・ポータル株式会社

J-MOTTOグループウェア - リスモン・ビジネス・ポータル株式会社 画像出典:J-MOTTO公式サイト

  • 1ユーザー月額150円から25機能を提供
  • 4,000社導入のノウハウを持つサポート体制
  • 高度な運用環境と万全のセキュリティ対策

J-MOTTOグループウェアは、332万ユーザー以上が利用するdesknet's NEOの容量を抑え、安価なサービスをクラウド環境で提供するグループウェアです。

ビジネスに役立つ25種類のアプリケーションを標準搭載しており、導入してすぐに最大の効果を発揮し、セキュリティ対策やサポート体制も万全、中小企業を中心とする約4,000社、13万人のビジネスパーソンが活用しています。

特に徹底した不正アクセス防止対策、信頼性の高いデータセンター運用、二重化構造を採用した低障害設計は、法人にとって最適のサービスといえます。

desknet's NEO(デスクネッツ ネオ) - 株式会社ネオジャパン

desknet's NEO(デスクネッツ ネオ) - 株式会社ネオジャパン 画像出典:desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)公式サイト

  • すべてが揃う25のアプリケーション
  • スマートフォン&タブレットでも快適操作
  • 5人のオフィスから数万人の大規模まで

desknet’s NEO(デスクネッツ ネオ)は、組織内の情報共有とコミュニケーションの改善に役立つ25のアプリケーションを標準搭載した、Webグループウェアです。

PC・タブレット・スマートフォンのマルチデバイスに対応。数名規模から数万名規模まで、すべてのユーザーに最小のコストで最大の導入成果を発揮します。

スケジュールやインフォメーション、ウェブメールといった基本的な機能に加え、本格ワークフローや社内ソーシャル、グローバル設計に対応した機能を標準で搭載し、国内メーカーならではの日本企業の商習慣にもマッチしています。

G Suite(TM)

  • ビジネス用に設計されたサービス
  • 小規模企業から大企業まで対応
  • 14日間の無料トライアルあり

G Suiteは、法人向けのG Suiteクラウドグループウェアサービスです。

ドキュメントの共同編集、ビデオ会議、チャットなど、ビジネスに最適な機能を備え、インターネットの接続環境さえあれば、さまざまなデバイスで時間と場所を選ばず業務を行うことを可能とし、安全性の高い社員間のオンラインコミュニケーションを実現します。

また、独自のドメインが利用でき、1アカウントあたり30GBのメール容量を確保、画像や添付ファイルを快適に保存でき、メールサーバのサイズも気にする必要はありません。

サイボウズ Garoon(ガルーン) - サイボウズ株式会社

 サイボウズ Garoon(ガルーン) - サイボウズ株式会社 画像出典:Garoon(ガルーン)公式サイト

  • 経営に直結する指標を一元管理
  • 時代に合わせて進化したグループスケジューラー
  • 組織横断型のプロジェクトを支援

サイボウズGaroonは、全社の情報を集約して共有し、チームの力を最大限に高めるクラウドベースのエンタープライズグループウェアです。

これまで使ってきたグループウェアからの移行にも対応しており、サポートが必要な場合にはデータ移行プランを依頼可能です。

プロジェクト進行に必要なディスカッション、共有ToDo、ファイル共有を集約し、個人のスケジュールを登録/管理できるのもちろん、会議室など施設の予約、他のユーザーの予定を確認できます。

WaWaoffice for Workspace Organizer

  • 簡単な操作でだれでも活用できる
  • さまざまなタイプの企業に適応
  • 充実の運用面フォロー

WaWaOffice for Workspace Organizerは、企業内LANを活用して情報共有やコミュニケーションの効率化をはかるグループウェアです。

もちろんクラウド環境を活用し、導入コストを大幅削減できるASPも提供、 グループウェアWaWaOfficeを中心に、オプションのワークフローWaWaFlow、簡易データベースWaWaD-Be、営業日報管理WaWaFrontierを連携可能なほか、既存のシステムとの連携もCSV経由で行えます。

シンプルな画面で直感的に操作が可能なことから、だれでも簡単に使用でき、中小企業からグループ会社まで最大3,000人まで利用可能です。

社内報アプリ

  • 従業員に必要な情報を集約
  • Webとアプリを一括更新
  • 高機能なのに低コスト

社内報アプリは、「届いて→伝わる社内広報」を実現する社内報コンテンツ運用システムです。社内報専門会社として20余年の実績を誇るウィズワークスが100社から最新のニーズをすくい取り、ノウハウを注ぎ込んで開発しました。

日々の更新記事や配信動画はもちろんのこと、従業員に必要なあらゆる情報を「社内報アプリ」に集約できます。Webの知識がなくてもブログ・SNS感覚で簡単に運用でき、1回の更新でWebもアプリ(iOS・Android)も同時に更新。高機能なのに自社で開発した場合より低コストで導入可能です。


その他のグループウェアはこちらから。

グループウェア選び方のポイント

グループウェアには多数の機能が搭載されており、現時点でなんらかのツールを活用しているケースでは、機能が重複してしまう場合も考えられます。

これらを踏まえ、スタートアップが最適なグループウェアを選び方のポイントをいくつか紹介しておきましょう。

要件にあった製品を選ぶ

グループウェアに何を求めているのか、どのような目的で導入を検討しているのか、明確にしておくべきでしょう。

ほとんどのグループウェアが基本的な機能を搭載している一方、重視したい機能がオプションである、現在使用しているツールと機能がかぶっている、などの場合も考えられます。

コストのみを重視した選定をしてしまうと、結果的に使われないツールになってしまう可能性があります。

わかりやすいインターフェース

日常的に使用するツールとなるため、わかりやすく使いやすいインターフェースを持っているかどうかは、重要な選定ポイントとなるでしょう。

自社の要件ともあわせて、ストレスを感じることなく使えることが大前提となります。

フレキシブルな製品を選ぶ

急激な成長を狙うスタートアップでは、それに応じた変化は当然想定しておかねばなりません。

グループウェアを選定する場合、成長フェーズにおける人員増強や、要件の変更にも柔軟に対応可能な製品が望ましく、あらゆる点で見極めていく必要があるでしょう。

無料トライアルを活用する

多くのグループウェアには、無料トライアル期間が設けられています。

最適なサービスを選択するためには、これを最大限活用し、実際の使い勝手を見極めていくことが重要になります。関係者全員が、それぞれの立場で使い勝手を確認するのが望ましいでしょう。

クラウドかオンプレミスか

クラウド環境によるSaaS型サービスが主流になりつつあるグループウェアですが、オンプレミスによる導入が可能な製品も存在します。

初期・運用費用をなるべく抑えたいスタートアップでは、クラウド型が選択されることが多くなるかもしれませんが、確実なデータ保管や事業規模拡大、運用期間によっては、オンプレミス型が有利になるケースもあります。

将来的ニーズも見極め、考慮していく必要もあるでしょう。

スタートアップらしい斬新なグループウェア活用

さまざまな機能を有するグループウェアですが、それをどのように活用していくかは、事例でも紹介したとおり、まさに企業次第だといえます。

その意味では、イノベーティブなアイディアを具現化しようと考えるスタートアップにとって、グループウェアは無限の可能性を秘めたツールといえるかもしれません。

その柔軟な思考を活かし、斬新なグループウェア活用法を見いだしてみてはいかがでしょうか。

以下の記事では、グループウェアのサービスについてまとめて紹介しています。

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