サービス業界におすすめのグループウェア6選 | 導入事例・選び方・メリットを解説

最終更新日:
サービス業界に最適なグループウェアとは一体どのようなものでしょうか。円滑なコミュニケーションで生産性を向上させるグループウェアは、サービス業界の経営効率化にこそ有効です。そのメリット・成功する選び方を解説し、導入事例やおすすめサービスも紹介します。 ※初回公開日 2018/04/24
社内コミュニケーショングループウェア
Large

資料請求後にサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。
利用規約とご案内の連絡に同意の上
グループウェアの資料を無料DL

サービス業界にもグループウェアを

サービス業とは、無形財販売業のことを意味します。
具体的にはホテルなどの宿泊業、広告業、イベントなどの興行業、アミューズメント施設の運営や医療保険業などが該当し、その運営形態はさまざまです。

このようなサービス業では、独立したマネージメント機能を持つ複数の現場があり、それぞれが本社とコミュニケートすることにより、方針や戦略の伝達が行われているといえるでしょう。

これを効率的に行い、徹底した情報共有によって生産性を向上させるのにグループウェアは最適であり、サービス業界でも大きな注目を集めています。

グループウェア導入によって、サービス業界がどのように生産性向上を実現するのか、導入事例の紹介をはじめ、さまざまな角度から分析していきます。

グループウェア導入3つのメリット

サービス業界のコミュニケートを効率的にし、生産性を向上させるのがグループウェア導入の最大のメリットです。具体的にどのような効率化が実現するのか、それによるメリットとともに解説します。

オフィス業務の効率化

まずは、グループウェアのワークフロー機能、設備予約、電話メモ機能などにより、承認・申請プロセスをはじめとしたオフィス業務の効率化が実現します。

これによって定型業務へのリソース配分が最小限となり、本来、取り組まねばならない競争力を向上させるためのコア業務へ集中、現場とのコミュニケーションや戦略の立案に重点を置くことが可能です。

情報共有の効率化

顧客と接する時間が長く、現場が複数拠点となることも多いサービス業界では、現場のチーム単位だけでなく、全社的な情報共有をいかに実現していくかが大きな課題となります。

ファイル共有や電話・ビデオ会議、スケジュール、チャットなど、さまざまな方法でコミュニケートできるグループウェアは、チーム間・全社間の情報共有を容易にし、関係者ごとのポータル作成・共有もできます。

以下の記事では、情報共有を円滑に行う方法についての詳しい解説をしています。

情報共有ツールのメリットとは?必要な準備は?主要サービス5選と共に紹介! | ボクシルマガジン
情報共有ツール、使っていますか?今やチーム内のコミュニケーションを円滑にするためにはかかせないものとなっている情報...

システムの統合

オフィス業務効率化・全社的な情報共有が可能なグループウェアを導入することにより、企業内情報インフラ基盤としてシステム統合した運営が可能です。

たとえば、日々アップデートされる情報を共有し、企業内コミュニケーションを円滑にするだけでなく、マニュアルを参照するプラットフォームとしても使うことができます。また、気軽な双方向会話により、新たなアイディアの創出も期待できます。

サービス業界のグループウェア導入事例

グループウェアのメリットをおおまかに3点ほど解説しました。以下からは、実際に業務改善や効率化を実現した企業の、グループウェア導入事例を紹介していきます。

メール中心の煩雑な業務を一新したA社

企業名:A社事業内容:アミューズメント事業

アミューズメント施設40店舗を運営するA社では、社内コミュニケーションツールとしてExchangeを使用していました。

しかし、スケジュールやToDoをはじめ、すべてがメール中心のやり取りとなっていたため、使い勝手のいいグループウェアを全拠点に導入しました。

これによってオフィス業務の効率化を実現し、顧客サービスに最大限の時間を割り振ることが可能になります。

また、スケジュール共有・ワークフロー機能などによる全拠点との情報共有で、顧客動向の分析を実施、サービスを的確に改善するとともに、従業員の意識向上ももたらしました。

スケジュールの確認・共有の限界を克服したQ社

企業名:Q社事業内容:理美容事業

日本国内だけでなく、グローバルで理美容店舗展開も行うQ社では、成長を続け、店舗数が拡大するなかでマネージャーの業務が大幅に増加しました。

そこで、スケジュール共有ができないことによる、営業と管理の限界を打破するためにグループウェア導入に踏み切りました。

スケジュール共有を最大限活用し、営業や店舗スケジュールがリアルタイムで確認でき流ようになったため、大幅な業務効率化を可能にしました。

掲示板を活用した情報共有にも効果を発揮しているほか、タイムゾーン/言語設定で、海外拠点でも活用されている。

混在していたシステムを統合したT社

企業名:T社事業内容:アミューズメント事業

61店舗のアミューズメント施設を運営するT社は、スケジュール管理、ワークフロー、掲示板などの複数システムを使用していました。それぞれにログインが必要なことから、横断的なコミュニケーションを実現するため、グループウェアの導入を行いました。

グループウェアによる情報システムの統合は絶大な効果をもたらし、本社内での部門の壁を越えたコミュニケーションが実現しただけでなく、店舗・子会社を含めた情報共有が実現しました。

サービス業界におすすめのグループウェア6選

資料請求後にサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。
利用規約とご案内の連絡に同意の上
グループウェアの資料を無料DL

店舗数が多く、拠点間が離れていることも珍しくないサービス業界では、グループウェアによる円滑なコミュニケーションと情報共有が、絶大な効率化を実現するのがおわかりでしょう。

それでは、サービス業界に適したグループウェアとは、どのようなものなのでしょうか。以下からは、特におすすめできるグループウェアを、厳選して紹介していきます。

desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)

desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)

  • すべてがそろう25のアプリケーション
  • スマートフォン&タブレットでも快適操作
  • 5名のオフィスから数万名の大規模まで

desknet’s NEOは、組織内の情報共有とコミュニケーションの改善に役立つ25のアプリケーションを標準搭載した、Webグループウェアです。

PC・タブレット・スマートフォンのマルチデバイスに対応。数名規模から数万名規模まで、すべてのユーザーに最小のコストで最大の導入成果を発揮します。

スケジュールやインフォメーション、ウェブメールといった基本的な機能に加え、本格ワークフローや社内ソーシャル、グローバル設計に対応した機能を標準で搭載し、国内メーカーならではの日本企業の商習慣にもマッチしています。

初期費用 月額/ユーザー 最低利用人数 最低利用期間
0円 400円〜/1ユーザー 5人 1年間

資料請求後にサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。
利用規約とご案内の連絡に同意の上
desknet’s NEOの資料を無料DL

サイボウズ Garoon(ガルーン)

  • 経営に直結する指標を一元管理
  • 時代に合わせて進化したグループスケジューラー
  • 組織横断型のプロジェクトを支援

サイボウズGaroonは、全社の情報を集約して共有し、チームの力を最大限に高めるクラウドベースのエンタープライズグループウェアです。

これまで使ってきたグループウェアからの移行にも対応しており、サポートが必要な場合にはデータ移行プランを依頼することも可能です。

プロジェクト進行に必要なディスカッション、共有ToDo、ファイル共有を集約し、個人のスケジュールを登録/管理できるのもちろん、会議室など施設の予約、他のユーザーの予定を確認できます。

初期費用 月額/ユーザー 最低利用人数 最低利用期間
0円 845円〜/1ユーザー(300ユーザーまで) 10人 1か月

資料請求後にサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。
利用規約とご案内の連絡に同意の上
サイボウズ Garoonの資料を無料DL

J-MOTTOグループウェア

  • 1ユーザー月額150円から25機能を提供
  • 4,000社導入のノウハウを持つサポート体制
  • 高度な運用環境と万全のセキュリティ対策

J-MOTTOグループウェアは、332万ユーザー以上が利用するdesknet's NEOの容量を抑え、安価なサービスをクラウド環境で提供するグループウェアです。

ビジネスに役立つ25種類のアプリケーションを標準搭載しており、導入してすぐに最大の効果を発揮しました。セキュリティ対策やサポート体制も万全で、中小企業を中心とする約4,000社、13万人のビジネスパーソンが活用しています。

特に徹底した不正アクセス防止対策、信頼性の高いデータセンター運用、二重化構造を採用した低障害設計は、法人にとって最適のサービスといえます。

初期費用 月額/ユーザー 最低利用人数 最低利用期間
0円 150円/1ユーザー 20人 -

資料請求後にサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。
利用規約とご案内の連絡に同意の上
J-MOTTOの資料を無料DL

GroupSession byCloud

  • 明快でリーズナブルな料金設定
  • 常に最新安定バージョンを活用
  • モバイル対応の直感的操作

GroupSession byCloudは、1ユーザー月額300円から利用可能な有償プランのほか、無料プランも用意されたクラウド型グループウェアです。

スケジュール、施設予約、掲示板などの基本機能はもちろん、Webメール、稟議、ファイル管理などのさまざまな機能を搭載し、常に最新のセキュリティパッチを適用したクラウド環境での利用ができます。

直感的な操作が可能なインターフェースを備え、スマートフォンをはじめとしたマルチデバイスにも対応しており、リマインダー・更新通知用のデスクトップクライアント CrossRideも無料で利用可能です。

初期費用 月額/ユーザー 最低利用人数 最低利用期間
0円 300円〜/1ユーザー 5人 1年間

資料請求後にサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。
利用規約とご案内の連絡に同意の上
GroupSession byCloudの資料を無料DL

Office 365 with KDDI

  • マルチデバイスに対応
  • IT 管理の手間を大幅に削減
  • 災害や事故に強い、安全で安心な環境

Office 365 with KDDIは、その名のとおりの業務ソフトウェアの定番Officeをはじめ、グループウェアやメールボックスなどが一体になったオールインワンサービスです。

すべてのサービスはマルチデバイスに対応しており、いつでもどこでも利用可能で、そのシームレスなツール間の連携は業務効率を大幅に向上させます。

また、クラウドサービスとなるため、常に最新版にアップデートされており、システム管理者が行うバージョンアップやセキュリティ更新プログラムの適応など、煩雑な IT 管理の手間も削減します。

初期費用 月額/ユーザー 最低利用人数 最低利用期間
0円 540円〜/1ユーザー - 1か月

資料請求後にサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。
利用規約とご案内の連絡に同意の上
Office 365 with KDDIの資料を無料DL

ひかりクラウド スマートスタディ

  • 情報配信に掛かる負担の軽減
  • 業務の効率化
  • 場所を選ばないワークスタイル促進

ひかりクラウド スマートスタディは、伝達事項の閲覧履歴をチェックできるサービスです。コンテンツを配信しても「見ていなかった」というケースを想定して、送信相手の閲覧履歴を確認できます。これを利用すれば、確認した/確認していないのいざこざは解消できます。

初期費用 月額/ユーザー 最低利用人数 最低利用期間
5,000円 100円〜/1ユーザー 1人 1か月

グループウェア選択5つのポイント

ここまでで紹介したグループウェアはどれも充実した機能を持っているため、実際に選択する際には迷ってしまうかもしれません。

自社に最適なグループウェアを選択するには、どのようなポイントに気を付ければいいのか、以下から解説していきます。

クラウドかオンプレミスか

クラウド型サービスが主流になりつつあるグループウェアですが、オンプレミスによる導入が可能な製品も存在します。

初期・運用費用をなるべく抑えたい場合は、クラウド型が選択されることが多くなるかもしれません。

しかし、運用期間によっては費用面でオンプレミス型が有利になるケースもあり、確実なデータ保管が可能というメリットもあります。

将来的ニーズも見極め、考慮していく必要があるでしょう。

企業の規模

クラウド型/オンプレミス型、どちらを選択するにしても、企業規模=利用人数を考慮に入れておく必要があります。

ネットワークの帯域がどの程度確保されているか、アクセスに対してサーバーがどの程度の負荷に耐えられるか、ということが快適な利用環境の条件でもあるからです。

少人数の利用が前提であるなら、特に問題はありませんが、300人を超えるような利用人数を想定している場合は、利用環境の確認が必須です。

コスト

上述したように、オンプレミス型では自社内にシステム構築を行うため、初期費用が高額になりますが、グループウェアを利用する人数によっては、トータルコストが安くなる場合もあります。

近年では、無料プランのサービスを行うグループウェアも登場していますが、多くの場合で利用人数や機能の制限があります。

コストだけを重視するのではなく、必要な機能と人数、利用期間を総合して検討する必要があるでしょう。

使いやすさ

グループウェアは日常的に使用するツールとなるため、使いやすいインターフェースを持っているかが、重要な選定ポイントとなるでしょう。

せっかく導入しても、使う側が戸惑ってしまうようなインターフェースでは、いつの間にか「使われないツール」となってしまいます。

自社の要件ともあわせて、ストレスを感じることなく使えることが大前提となります。

信頼度 

販売実績が豊富だからといって、自社にとって最適なグループウェアだとは限りませんが、導入企業が多ければ「フィードバックによる改善」が常に行われている可能性も大きくなります。

また、このような実績を重ねてきたメーカーは、サポート体制も充実していることが多く、ツール定着のヒントなどを得られるかもしれません。

適度に実績を持ち、サポート体制のしっかりしたメーカーを見極めることも重要です。

サービス業界の経営効率化はグループウェアで

記事の冒頭でも解説したとおり、サービス業界では、本社機能の戦略や方針が末端まで行き渡りづらいだけでなく、現場で拾える顧客の生の声が本社に伝わりにくくなっています。

こうした双方向からのコミュニケーションを改善し、情報共有を行うことで、経営の効率化を実現し得るのがグループウェアです。

顧客が第一となる現場では、ときに効率性を排除した対応が求められることもありますが、それ以外の部分を効率化することにより、大きな生産性を発揮できるのです。

まさにサービス業界にこそ、グループウェアは最適なツールだといえるでしょう。

ボクシルとは

ボクシルとは、「コスト削減」「売上向上」につながる法人向けクラウドサービスを中心に、さまざまなサービスを掲載する日本最大級の法人向けサービス口コミ・比較サイトです。

「何かサービスを導入したいけど、どんなサービスがあるのかわからない。」
「同じようなサービスがあり、どのサービスが優れているのかわからない。」

そんな悩みを解消するのがボクシルです。

マーケティングに問題を抱えている法人企業は、ボクシルを活用することで効率的に見込み顧客を獲得できます!また、リード獲得支援だけでなくタイアップ記事広告の作成などさまざまなニーズにお答えします。

ボクシルボクシルマガジンの2軸を利用することで、掲載企業はリードジェネレーションやリードナーチャリングにおける手間を一挙に解消し、低コスト高効率最小限のリスクでリード獲得ができるようになります。ぜひご登録ください。

Article whitepaper bgS3 0
グループウェア
選び方ガイド
資料請求後にサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。
利用規約とご案内の連絡に同意の上
Article like finger
この記事が良かったら、いいね!をしてください!最新情報をお届けします!
御社のサービスを
ボクシルに掲載しませんか?
月間1000万PV
掲載社数3,000
商談発生60,000件以上
この記事とあわせて読まれている記事