小売業界を経費精算システムで効率化 | 導入事例と改善効果を徹底解説！

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小売業界が経費精算システムを導入すべき理由

単一の店舗運営を行っている小売業ではそれほど問題になりませんが、成長期を迎え、複数店舗を展開するようになると、日々発生する経費処理が業務を圧迫してくることは、無視できないものとなりがちです。

特に、人的リソースが不足していて、一人の担当者が複数店舗のマネージメントを兼務するケースなどでは、交通費や出張費が膨らんで負担が大きくなるほか、それを勘定項目に割り振って精算する経理担当の作業時間も膨れ上がります。

こうした状況を解決して業務効率化を図り、生産性を高めるのが経費精算システムです。

小売業界の経費精算によくある課題

それでは、具体的に「小売業界が直面する経費精算の課題」とは、どのようなものでしょうか。

• 経費の発生とそれに伴う処理が煩雑
• 不正な経費申請
• 経費の最適化ができていない

これらの課題は、けっして小売業界特有のものではありません。多店舗展開で拠点間が離れているケースでは顕著な要素であり、経費精算システムの導入によって解決可能です。

小売業界の経費精算システム導入事例

実際に、経費精算システムを導入したことで、上述した導入事例を紹介し、その有効性を探ってみましょう。

IPOをきっかけに経理業務の合理化を実現したH社

課題：拠点増に伴って増える経費精算を効率的に処理

携帯関連グッズを販売する店舗を、国内20拠点にまで成長させたH社では、それに伴った日々の経費精算が増加していた。従来のエクセルシートを活用した手法では処理が追いつかなくなっており、経理業務に大きな負担に。
IPOをきっかけに、効率化する方法が模索され、経費精算システム導入に至った。

効果：経理の人員増強なしに増加する経理処理を実現

これにより、毎日1〜2時間要していた経費精算の手間がほぼゼロに。
精算金額を口座振込とすることでミスもなくなり、経理の負担が大きく軽減されたことによって、コア業務への集中が実現、IPO以降の従業員増加や経費精算増加にも人員増強することなく対応できるようになった。

煩雑な経費精算・申請処理の効率化を目指したN社

課題：煩雑な経費精算・申請処理・現金の流れをシンプルに

生活雑貨の小売を中心に、全国30店舗を展開するN社では増え続ける経費精算に対し、　「会計ソフトへの入力などが煩雑」「申請書の不備による多数の差し戻しがある」「現金のやり取りに不安」などの課題を抱えており、すべてを解決するための経費精算システム導入を検討していた。

効果：すべての課題を1か月で解決、次のテーマは従業員のコスト意識

データ入力や現金の取り扱いに関して、導入後すぐに解決した。申請の差し戻しの際に、担当者へメール通知される機能により、経費精算の流れが効率化され、大幅な時間短縮も実現した。
今後は可視化された経費を分析することで、従業員のコスト意識を高めていく予定だ。

小売業界の経費精算コスト削減のために

上述の事例では、いずれのケースも経費精算システム導入によって業務効率化を実現し、コア業務へのリソース割り振りによって結果的なコスト削減も実現しています。

しかし、経費精算自体を合理化できても、経費が発生しているのに違いはなく、経費自体が「企業に利益を生み出すものとして必要なものか」を見極め、ムダをなくすことも重要でしょう。

特に、市場の競争が激しくなる一方である小売業では、「ムダをなくすこと＝利益の増加」につながることも多く、N社の事例のように、従業員すべてが高いコスト意識を持つ必要があります。

小売業で対象となるコストとは

こうしたコスト意識は、実際に自身が立替・精算する経費以外でも持つ必要があります。具体的には以下のような要素を挙げられます。

• 交通費
• 宿泊を伴う出張費
• 取引先との交際費
• 印刷・通信
• 電気・水道
• 空調の管理

広告宣伝費など、むやみに削減すべきでない経費も存在しますが、それに関しても適正な効果が得られているのかを、常に検証することが重要です。

小売業界で経費精算システムを利用するメリット

小売業界の利益を最大化する高いコスト意識は、経費精算システムを導入し、経費の使われ方や売上に対する割合などを分析し、可視化することによって改善可能でしょう。

こうした次元の高いコスト管理も可能な経費精算システムですが、その具体的な導入メリットも解説しておきます。

交通費も管理可能

従来の交通費管理は、紙による申請を上司が承認してから経理部でチェック、支払いという流れになっていました。
これには「ルートのチェック >> 定期区間の確認 >> 会計ソフトへ入力」というプロセスが必須です。

経費精算システムでは、これらをすべて自動化でき、交通系ICカードなどの連携で大幅な業務効率化とともにミスを最小限に抑えます。

申請時間を短縮可能

多くの経費精算システムでは、スマートフォンなどでの申請が可能になっており、写真撮影によるレシート添付にも対応しています。

これによって、時間と場所を問わず、リアルタイムな申請が可能となり、大幅な時間短縮が実現するほか、溜め込んだ申請をまとめて行う必要もなくなります。

システム化による不正防止

紙による従来の経費申請では、まとめて提出ということがほとんどであり、当然のことながら申請チェックも甘めになりがちです。残念ながら、これを利用した交通費の水増しや、交際費の私的流用などは皆無とはいえませんでした。

経費申請の流れがシステム化されることにより、都度申請・都度承認が当たり前となり、GPSデータの確認や個別案件のチェックを慎重に行うことで、不正申請を防止できます。

コスト削減と生産性向上

経費申請をシステムで行うことにより、これまで使用していた紙の申請書は必要なくなり、これにかかる経費や保管場所を節約できるなど、コスト削減効果も期待できます。

さらに、上述したメリットすべてが各従業員の効率化を実現し、コア業務に集中することによる生産性向上、それによる、よりいっそうのコスト削減効果も現れるでしょう。

小売業界におすすめの経費精算システム7選

小売業界にさまざまなメリットがあり、業務効率化と生産性向上、コスト削減効果をもたらす経費精算システム。

以下では、そんな経費精算システムのなかでも、小売業界に特におすすめできるものを厳選して紹介します。

本記事で紹介する経費精算システムのさらなる詳細や、紹介しきれなかったおすすめの経費精算システムはこちらから。

ジョブカン経費精算 - 株式会社Donuts

画像出典：ジョブカン経費精算公式サイト

• 申請〜承認〜経理処理をワンストップで実現
• 仕訳・振込データを自動作成
• 面倒な経理業務をすべて自動化

ジョブカン経費精算は、経費精算に必要なすべての機能を凝縮したクラウド型経費精算システムです。

各種ブラウザに対応するほか、スマートフォン専用アプリによる申請承認プロセスのデジタル化を実現、クラウドによるデータの一元化でデータの保護を行うことによって経費精算業務を効率化してコスト削減効果を達成します。

もちろん、仕訳・振込データの出力にも対応し、万全のセキュリティ対策、手厚いサポート体制を整えながら、業界最安クラスの運用コストも実現しています。

楽楽精算 - 株式会社ラクス

画像出典：楽楽精算公式サイト

• 累計導入実績5年連続No.1
• きめ細やかなフォロー体制
• クラウドだから法改正にも随時対応

楽楽精算は、経費・交通費・出張費・旅費・交際費などの処理を一元管理するクラウド型の交通費・経費精算システムです。

スマートフォンを含んだマルチデバイスからの申請を可能とし、その後の承認、精算という一連のワークフローをすべて電子化して業務効率の改善や人的ミスの防止を実現します。

また自動仕訳機能、多数の会計ソフト連携、クレジットカード連携、振込データの作成などに対応し、自在なカスタマイズ機能と簡単操作でコスト削減に貢献します。

マネーフォワード クラウド経費 - 株式会社マネーフォワード

画像出典：マネーフォワード クラウド経費公式サイト

• スマートフォンで申請も承認も完結
• 明細は自動で取得
• 領収書を撮るだけ

MFクラウド経費は、経費精算に関わる業務をすべてカバーするクラウド型経費精算システムです。

スマートフォンによる申請承認プロセスが行えるのはもちろん、クレジットカード連携、交通系ICカード読み取り、自動車燃料費精算機能の他、OCR機能によってレシートをスマートフォンで撮影するだけの入力代行サービスなども提供しています。

これによって経費精算にかかる時間を1／10に圧縮、大幅な業務効率改善を実現します。

Concur Expense（コンカーエクスペンス） - 株式会社コンカー

画像出典：Concur Expense公式サイト

• 経費支出を可視化
• 生産性を高める経費精算フロー
• 電子帳簿保存法対応・不正経費の防止

Concur Expense（コンカーエクスペンス）は、利用者・上長・経理・経営者のすべてがメリットできる経費精算サービスです。

領収書の画像から経費科目を自動認識し、クレジットカードの利用明細と請求書情報とも連携し、経費支出情報の正確な入力が可能、経費支出情報が自動的にアップロードされ、従業員は手早く会社の経費規定にそった経費申請ができます。

また、現場部門向けレポート、経費明細レポート、ダッシュボードなどで現状を適切に把握でき、経費管理の高度化を実現します。

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らくらく旅費経費.net - 株式会社無限

画像出典：らくらく旅費経費.net 公式サイト

• 仮払い一括請求
• ICカードとの連携が可能
• 定期券区間を自動控除

らくらく旅費経費.netは、日本語、中国語、英語に対応し、スマートフォンで使える高機能、低価格を実現した交通費精算システムです。

使いやすさを追求したインターフェースを持ち、申請内容による承認ルートの自動変換にも対応、らくらく定期.netと組み合わせ、定期券の重複区間控除を自動で実行、経費削減とともに内部統制にも効果を発揮します。

コーポレートカード、外貨にも対応し、バーコード管理機能にてデータ改ざんや紛失の心配もありません。

J'sNAVI NEO（ジェイズナビネオ） - 株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ

画像出典：J'sNAVI NEO公式サイト

• 電子帳簿保存法に対応した経費精算システム
• 各種データ連携でガバナンスを強化
• 業務の効率化およびテレワーク化を促進

J'sNAVI NEO（ジェイズナビネオ）は、経費精算はもちろん、出張の申請から承認やチケットの手配、支払いまでワンストップで行う経費精算システムです。近隣交通費や接待交際費などを含む一般経費の精算も可能、企業全体の精算システムとして利用できます。法人一括契約となるため、出張者は立替の必要がなく、経理担当者は煩わしい領収書の確認がなくなり大幅に業務効率化を実現します。一連の情報を一元管理して可視化するため、より高度なマネジメントも実現できます。

ネクストICカード - 株式会社ジオコード

画像出典：ネクストICカード公式サイト

• 勤怠管理機能
• 交通費精算機能
• 経費精算機能

ネクストICカードは、勤怠管理、交通費精算、経費精算という3つの機能を持つ経費精算システムです。
出退勤時にICカードを毎日タッチするだけで打刻し、自動集計される勤怠管理機能は、複雑な設定や月末作業を必要としない簡単さであり、ICカードタッチ時に取得した交通費の履歴データを精算することも可能です。
もちろん、交際費や会議費など、ICカードの交通費精算以外の経費もツール内で申請可能、スマートデバイスで移動中の入力もできます

経費精算システムを徹底比較した記事はこちら

経費精算システムは小売業界での競争力確保に必須

少子高齢化に伴う日本国内の人口減少傾向、それによる市場の縮小がある反面、小売業界には新たな参入者が増加しつつあり、競争は激しくなる一方です。

こうした状況を生き抜いていくには、顧客ニーズをつかんだ新たなアプローチを行い続けていく必要があり、そのためには企業全体がコア業務に集中することが重要です。

経費精算システムによる業務効率化は、その実現に向けた一歩であり、生産性向上のためのキーポイントでもあるのです。

小売業界にこそ、ムダな経費を可視化して効率化を行う、経費精算システムが必要なのです。

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