不動産業界向け経費精算まとめ｜概要や交通費精算、おすすめのシステムを紹介
いまや、あらゆる業界で経費精算システムの導入がさかんです。
特にスタッフの外出が多い不動産業界では、日々の交通費をはじめとした諸々の経費精算にかかる手間を削減したいというニーズが盛り上がっています。
そういったニーズに応えるべく、経費精算の基本的な説明に加え、不動産業界におすすめできる経費精算システムの紹介をしていきます。
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経費精算とは
経費精算とは、企業の業務運営のために使用した経費を仕分けし、一時的に立替えを行ったスタッフに払い戻す経理業務のことをいいます。
清算の方法はさまざまですが、スタッフが領収書など支払いを証明する資料と必要書類を提出後、現金や振込みなどの方法で精算されるのが一般的です。
また、出張の際に、あらかじめ経理担当者から仮払い金を預かるケースもあります。
近年では現金払いのみならず、クレジットカードを使用する場合もあるため、領収書などの証明書を支払い明細に紐付ける作業が必要になることもあります。
経費とはどういうものか？
経費精算で処理される経費にはどういうものがあるでしょうか？
代表的なものとしては、スタッフの日常的な出勤や出張にかかる交通費や旅費、業務で使用する消耗品の買い替えにかかった費用、賃料や通信費、広告宣伝費などが挙げられます。
また、取引先との接待交際費も経費として有名でしょう。
不動産業界でいえば、お客さんを紹介する賃貸物件まで連れて行く際の交通費やガソリン代などが経費として計上されることになります。
具体的な経費の種類については、以下の記事で説明していますので、ぜひご覧ください。
精算の基本は領収書
経費精算をする際には、原則として当該経費の領収書の添付が必要です。
近年では、買い物をした際のレシートが領収書として使用できるかという点がよく問題にされます。そのような場合、それが経費として支出をした証明に使えるかどうかで判断されることが多いようです。
確実に経費として認められるためには購入先から領収書を出してもらうのが一番です。
近年はレシートにも購入日や店舗名、購入した商品名と金額が明記されているものが多いですから、領収書でなくても経費精算に使えるケースが増えています。
領収書やレシートがない場合どうなる？
経費精算には基本的に領収書や一部レシートなどが必要となりますが、購入店からもらい忘れてしまったり、紛失してしまうことも考えられます。
そういった場合、経費精算が不可能なのかというと、必ずしもそうではありません。実際に経費として支出した費用に関して、支払いをした年月日や支払先、金額と物品名を明記した書類を作成することにより、経費精算が可能になることがあります。
領収書をもらい忘れた場合でも、経費精算が可能になることは覚えておきましょう。
以下の記事では、領収書を紛失した際の対処法について詳しく解説しています。
経費精算業務の内容
企業の経理による経費精算業務は、大きく分けると以下の2つになります。
スタッフによる経理への報告
必要経費を一時的に立て替えたスタッフが、レシートや領収書などの支払い証明資料を添えて経理に報告する業務
経理による精算業務
スタッフから渡された証明資料を経理担当者がチェックし、当該スタッフに払い戻しをするための経理業務
立替時の注意点
スタッフが必要に応じて経費を立て替えることは一般的なものですが、立て替えに関する基準が不明瞭だったり、立て替え期間が曖昧だったりすると、経理に負担がかかってしまいます。ですから、そのあたりのルールは明確にしておく必要があります。
また、あまり大きな金額を立て替えてもらうと、スタッフ個人に大きな負担をかけてしまうことになりますから、特に10万円を超えてしまうような経費が発生する場合には、仮払いが必要となるでしょう。
経費精算システムとは
近年は、上述2つの精算業務を効率化し、スムーズな業務運営をサポートするためのツールとして経費精算システムを導入する企業が増えています。
特に領収書の電子化の流れもあって、企業の経費精算業務をIT化することにより生産性を向上させることに注目が集まっています。
以下では、特に不動産業界における経費精算業務でありがちだった問題点とともに、経費精算システムを導入することによるメリットについて解説します。
紙やエクセルベースでの経費精算の問題点
従来の経費精算業務では、必要書類の確認や会計ソフトへの入力をその都度行う必要があり、交通費などの適正ルートのチェックなども時間がかかっていました。
特にエクセルによって経費精算業務を行っていた企業は多く、各々のスタッフが申請内容を記載し、それを経理担当者が銀行に行って処理するという流れが一般的だったといえるでしょう。
その中には経費として計上できないものがあったり、精算金額が間違っていたりするものもあり、仮払いの管理が面倒なものになっていました。
つまり、経理担当者にかなりの負担がかかっていたわけです。
経費精算システムの概要とメリット
そういった問題を解決するために登場してきたのが経費精算システムであり、今では多くの企業が何らかの精算システムを活用しています。
経費精算システムとは、これまでの煩雑で手間のかかる作業だった経費精算を効率化し、企業の生産性を向上させてくれるツールのことをいいます。
交通費や接待費などの各種経費を一覧管理でき、入力ミス防止機能や必要書類の自動作成など経費精算業務を短縮化してくれる機能を有しています。
つまり、これまで時間のかかっていた手書きや手入力といった作業を短縮したため、経費精算業務が大幅に向上することになりました。
不動産業界におすすめの経費精算システム
不動産業は顧客を賃貸物件に案内する必要があるなど、社外への外出が多いところが特徴といえます。
そうなると、交通費の経費精算の頻度が増えるため、経費精算システムを選択する際には、特に以下のタイプの精算システムを選ぶことをおすすめします。
交通費精算機能が豊富なシステム
経費精算自体はそれほど負担になってはいないものの、スタッフの頻繁な外出によって交通費の精算頻度が高い不動産業者の場合は、特に交通費の精算に特化した機能を有するシステムを導入するのが有効となります。
たとえば、スタッフが電車やバスの利用のためにICカードを使うだけで、そのデータがクラウド環境に反映され、月ごとに累積されていく機能をもつシステムは多数登場しています。
また、出張などで利用する交通ルートを自動で導き出し、そのまま交通費として計上してくれるものもあります。
こういったシステムはクラウドタイプのため、導入もスムーズで、月額の利用料もリーズナブルなものが多いです。
経費精算全般型
交通費の精算のみならず、経理業務全般の効率化・短縮化を考えているならば経費精算全般を効率化してくれるシステムがおすすめです。
特に企業規模が大きくなればなるほど、包括的に経理業務を担ってくれるツールは非常に役に立ちます。
特に既存の会計システムとの連携ができるシステムも多く、管理体制を変更することなくスムーズに導入できる点も大きなメリットといえるでしょう。
導入コストは規模によってさまざまですが、特にクラウドタイプはイニシャルコストを抑えつつスムーズな導入ができるためおすすめです。
経費精算・交通費清算システム5選
経費精算システムについて説明したところで、特に不動産業界におすすめの代表的な経費精算・交通費清算システムを紹介しておきます。
ジョブカン経費精算 - 株式会社Donuts
- 「高機能」なのに「業界最安値」を実現
- 「導入も楽」・「使い始めてからも楽」
- 経費精算とワークフローも「クラウド化」
ジョブカン経費精算は、企業の経費精算業務にかかる時間を大幅に削減してくれる経費精算システムです。
社内のあらゆる申請をクラウド化して管理することで、資源コスト・管理コストも大幅に削減できるので、より本業に集中して業務を進めることができます。
導入や運用もスムーズで、多くの企業に導入されています。
楽楽精算 - 株式会社ラクス
- 累計導入実績5年連続No.1
- きめ細やかなフォロー体制
- 帳票に関する法改正にも対応
楽楽精算は、日本でもっとも選ばれているクラウド型経費精算システムです。
交通費、出張旅費、交際費など経費にかかわるすべての処理を一元管理でき、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件にも対応しています。
豊富な導入実績をもとに、それぞれの企業のこれまでの運用に合わせた柔軟な提案が可能です。
kincone（キンコン） - 株式会社ソウルウェア
- 定期券のタッチでカンタン勤怠管理
- スピーディな導入が可能
- 月額200円から導入できる
kincone（キンコン）は、定期券のタッチによって日々の経理の手間を減らしてくれるクラウド型勤怠管理・交通費精算ソリューションです。
毎朝、スタッフが交通系ICカードをタッチするだけで勤怠管理および交通費の精算ができ、毎日の経費精算にかかる時間的コストを削減してくれます。
導入もスピーディで、専用カードリーダーとiOS端末、もしくはNFC対応のAndroid端末だけで運用開始できます。
経費精算freee
- 申請はスマホで写真を撮るだけ
- 承認状況をカンタンに確認
- 会計ソフトfreeeとの連携
経費精算freeeは、クラウドタイプの経費精算システムです。スマホで写真を撮るだけで簡単に経費の申請が可能で、経理側も経費の承認作業にかかるコストを最小化できます。
また、有名なクラウド型会計ソフトfreeeと同系列のソフトであるため、両者の連携がスムーズにでき、承認した経費を最短1クリックで会計ソフト freee に登録可能です。
rakumoケイヒ
- 乗換情報との連携
- rakumoカレンダーとの連携
- クラウド型のため導入・運用が楽
rakumoケイヒは、スケジューラーと連携することで、より効率的に必要項目の入力を実現した費用精算サービスです。これによって経費精算にかかる手間と時間を削減し、日々の業務生産性を向上させることが可能になります。
経費精算にかかるさまざまな問題…スタッフが経費精算を出さない、締め切りが守られない、申請内容がいい加減…そういった悩みを解決し、経理部門の業務効率を改善、ひいては企業全体の生産性の向上に寄与します。
自社環境に最適な経費精算システムを導入して経理業務を効率化
多くの企業が導入している経費精算システムについて、基本的な説明から不動産業界におすすめできる経費精算システムの紹介をしていきました。
特に不動産業界では交通費の精算が煩雑になるといわれていますから、事業規模の大小にかかわらず厳密なルールを設けて経費精算をすることが求められます。
ぜひ本記事で紹介した経費精算システムの導入を視野に入れるなどして、日々の経理業務を効率化していってください。
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