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2018-04-25

広告代理店のビジネスチャット導入事例まとめ | おすすめのサービス5選

ビジネスチャット導入のメリットと導入事例を紹介していきます。働き方改革が本格化するなかで、コミュニケーションの効率化やチームの成果を引き出すためのタスク管理が広告業界には求められます。その方法の1つとしてビジネスチャットをこの記事では紹介していきます。
ビジネスチャット
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広告代理店の現状

現在、広告代理店において「ビジネスチャット」の導入はあまり進んでいません。

その背景としては、導入した場合、クライアントがツールの変化に対応できない点や、情報を隠すことにより恩恵を受けていた一部管理職が、情報の透明性の高いビジネスチャットの導入を見合わせている点が挙げられます。

しかし、開かれた情報共有ツールである「ビジネスチャット」は、業務効率化やイノベーションの機会を生み出し、利益の最大化に貢献できる可能性を秘めています。

広告代理店にビジネスチャットを導入するメリットに加え、おすすめのサービス紹介を行います。

広告代理店にビジネスチャットを導入するメリット

ビジネスチャットは、事業規模に関わらず情報共有の一つの手段として役立ちます。

特に、広告代理店のように複数の部署や関連企業、クライアントのチームで成果を出す企業にとって、セキュリティの高いツールです。

それでは、広告代理店にビジネスチャットを導入する具体的なメリットを2つ説明します。

チームの成果の最大化

ビジネスチャットを導入するにあたり、最も効果が現れるのはチームの成果です。

まず、情報の共有が可能になることで、部署の壁を越えた課題に対してのアプローチを行えます。

そして、複数の視点から考えることで、「うちの部署のこんな製品をコラボレーションしたら面白いかも」とイノベーションにつながるアイデアが生み出される機会が増えます。

また、マネジメント面でもチームのタスク管理がしやすくなることに加えて、進捗が好ましくない個人や部署へのフォローも容易となります。

高いセキュリティ

ビジネスチャットの場合は、4段階認証(ID、パスワード、アプリ認証、デバイスID)が必要であったり、端末にはデータが残らないようになっていたりするので、セキュリティ面でも安心です。

また、連絡ツールとして、いつでも、どこでもアクセスできるLINEなどのコミュニケーションツールはとても便利です。

しかし、端末やサーバー自体に情報が残る仕組みとなっているので、携帯端末やアカウントの盗難に遭ってしまえば、データーを抜き取ることができてしまうなどのリスクがありました。

既存のツールを使い続けるデメリット

広告業界において、未だに既存のツールを使い続けている企業は多く存在します。そこで、そのようなツールの例と使用する際のデメリットを記載していきます。

電子メール

電子メールは誤送信の可能性が高く、口頭ですぐに済んでしまうような内容確認もタイムリーにできないなど、情報漏えいリスクや対応スピードの面で課題があります。

また、情報管理の面でも一方がメールを削除しても、一方がメールを削除しなければ、情報が残り続けてしまうというリスクも加わります。

以下の記事では、情報漏えい対策のポイントを徹底解説してありますのでぜひご覧ください。

情報漏洩対策のポイントを徹底解説!【2017年最新データ】 | ボクシルマガジン
近年、急速により重要視されている個人情報の保護。そんな個人情報が漏洩するのをどのように防げばいいのか、また、漏洩し...

SNS

SNSはチャットに似て、情報のやり取りの容易さという点では優れています。

しかしながら、セキュリティ面では、電話番号かID、パスワードの認証をクリアできれば、誰でも情報にアクセスしてしまうというリスクがあります。

ビジネスチャット導入を進めた企業を紹介

それでは実際にビジネスチャットを導入したことにより、成果を挙げている広告代理店の事例を紹介していきます。

S社

国内最大規模の「インターネット広告事業」を始めたS社では、メールだとタイムリーなコミュニケーションが取りにくいことに加え、作業効率の低下が目立つなどの問題を抱えていました。

そこで、各種SNSの活用も検討しましたがセキュリティ面での不安から導入を見送り、その問題を解消するチャットワークの導入を行いました。

タスク共有機能を活用したところ、主に業務効率化の効果があり、平均すると一人につき1,26時間/日の時間削減につながったようです。これは、1,000人在籍している企業の場合だと月に25,000時間の削減効果です。

A社

アジア全域にインターネット広告を展開しているA社では、S社と同じく、タイムリーな情報管理ができないことからチャットワークの導入を決めました。

チャットを投げた内容をそのままタスクとして登録し、そのままタスク管理ができるので、今まで作成していたスケジュールシートを作成する必要もなくなりました。

また、タスクの進捗がその場で共有できるので、進捗管理がしやすくなり、導入以降結果を出し続けています。

おすすめのビジネスチャット5選

これから、特におすすめのビジネスチャットについて紹介します。一部の会社では導入費用が無料ということもあり、まずはトライアルで導入してみるのも良いかもしれません。

また、本記事で紹介したビジネスチャットツールのさらなる詳細や、紹介しきれなかったサービスについては以下からご覧になれます。

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Chatwork(チャットワーク)

  • タスク管理
  • ファイル共有
  • ビデオ通話/音声通話

Chatworkの特徴は、ビジネスコミュニケーションに必要な機能(チャット、タスク管理、ファイル共有、ビデオ通話、音声通話)を集約していることです。

また、プランも事業規模に合わせ細かく設定されているのも特徴です。無料で使えるトライアル版もあるので導入を検討している企業にはおすすめです。

価格:0円/1ユーザー(トライアルあり)

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InCircle(インサークル)

  • AIによる情報の自動仕分け
  • 誰でも使えるのに、法人対応のセキュリティ
  • カスタマーサポート

In Circleの特徴は日本発のビジネスチャットであり、1つの企業に1つの担当が付くことから、システムや応用方法などのカスタマイズにも積極的にも取り組んでくれます。

また、AI機能を使う事で情報の仕分けもスムーズになるという点が他社のビジネスチャットと異なります。

価格:月額180円/1ユーザー

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WowTalk(ワウトーク)

  • 端末を問わず利用が可能
  • 階層型の全社員リスト
  • 誰もが使いやすい    Wow Talk の特徴は、ユーザーの利便性が高いという点です。仕様画面がFacebookやLINE風になっており、普段から使い慣れているSNSと同じように使用できると点は強みとなります。
価格:月額300円/1ユーザー

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Slack(スラック)

  • ワークスペースの共有
  • グループチャット
  • タスク管理

Slackの特徴は、複数人で共有しながら作業できるワークスペースがあることです。

ワークスペース上に必要な資料や情報を共有できるので、いつでもどこでも情報共有が可能になることが特長です。  

プランは2通りありますが、こちらもトライアルもあるので導入の検討がしやすいのもおすすめの理由です。

価格:0円(トライアル:一部機能のみ)

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direct(ダイレクト)

  • QRコードログイン
  • 途中参加でも過去のメッセージ表示できる
  • 一斉連絡の削除
価格:0円(トライアル:一部機能のみ)

Directの特徴は、チャットルームへの参加のしやすさとメッセージ編集の容易さです。

QRコードからチャットルームに参加できることに加え、途中参加でもチャット内容を確認できるので、情報の引継ぎ漏れを無くすことができます。
また、連絡の削除もできるので誤送信の際にも安心です。

価格:0円(トライアル:一部機能のみ)

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広告代理店における業務効率化を図ろう

ここまで業務効率化の手掛かりとなるビジネスチャットについて紹介しました。企業規模が大きくなればなるほど、導入や定着までには時間がかかります。

しかし、一度導入してしまえば、業務効率化は間違いなく向上しますし、情報量の均一化を図ることができます。

また、活用次第では新しいアイデアが生まれる可能性もあるので、イノベーションにつながるツールとしてもビジネスチャットの導入を検討してみてください。

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