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2018-06-12

月80件のアポ調整時間が削減!ウィルゲートCOOに聞く「オンライン秘書」活用術

慢性的な人手不足が社会問題となっている昨今、業務を効率化することで生産性を高めることは企業の喫緊の課題だ。今回は、オンラインアシスタントサービス「CasterBiz」を導入し、自社の業務フローを改善して高い生産性を実現したウィルゲートにインタビュー取材を実施。キャスタービズ活用のポイントとともに、労働生産性を向上させる「仕組み化・型化」の取り組みについて話を聞いた。
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記事内で紹介したクラウドサービス「CasterBiz」の詳細はこちら。

人手不足や生産性の課題に取り組むベンチャーにインタビュー

もし、あなたの会社でこれまで頼りにしていた社員がいなくなり、業務に穴が空いてしまったとき、どのように対処するのがベストな解であろうか?

業務をよく知る優秀な社員が産休に入ることになったウィルゲートでは、オンラインアシスタントサービスを導入することで、この課題を乗り切った。ウィルゲート 専務取締役 COO 共同創業者の吉岡 諒氏に話をうかがった。

「働きがいのある会社」に連続ランクインするウィルゲート

ウィルゲートは社名のとおり、「一人ひとりが『WILL』を実現する」社会づくりを経営理念に掲げ、SEOコンサルティングやコンテンツ作成サービス、メディア事業を中心に伸びてきた、今年13期目、社員数130名の企業である。

代表取締役 CEOの小島梨揮氏と専務の吉岡氏が慶應義塾大学在学中の2006年にウィルゲートを設立したが、実は2期目に大赤字を出し、会社が傾いてしまった時期があったという。

エンジェル投資家により1億円を調達し、急成長を目指し1年間で社員を10名から30名に増やしたところ、人員拡大に事業拡大が伴わず、大きく赤字に。業績と組織コンディションの悪化により、20名が退職し、そんな状況の中でも10名の社員がウィルゲートに残った。

「このときの倒産危機を、我々は『ウィルゲートショック』と呼んでいます。社員を能力・スキル重視で採用し、拡大路線に舵を切ったものの、当時の我々のマネジメント力ではうまくいきませんでした。また、スタートアップであまり環境が整っておらず、社員が能力を発揮できなかったことも原因のひとつだと思っています。そこで、一度原点に立ち返り経営理念や行動指針を明示化するところから始めました」と、吉岡氏は振り返る。

ウィルゲート 専務取締役 COO 共同創業者 吉岡諒氏

「一人ひとりの『will』を実現するという経営理念を打ち出し、それを実践するための「WinG(ウィング)」という行動指針を2010年に策定した。WinGとは会社が飛躍するために必要な“翼”のことで、この行動指針にこめられた意味は、「一枚一枚の羽根(社員)が集まって、はじめて会社が飛躍できる」ということ。同社に所属する一人ひとりが行動指針を常に意識し、大切にしてほしいという想いがあるそうだ。

教訓を生かして、「WinG」という行動指針を策定、全員で実践

WinGは、「当たり前に感謝し、“アタリマエ”を疑う」「大切な人・社会に誇れる仕事をする」「仲間を尊重し、高め合う」「いかなるときも「三方よし」を追及する」「自分の『will』に向き合う」「最高責任者の立場で考え行動する」「「成果」から逆算する」という7つの行動指針。

経営理念とそれを実現するための行動指針を社員に浸透させ、組織づくりに注力した結果、世界最大級の調査研究機関Great Place to Worksの「働きがいのある会社」ランキングで、2013年から2018年まで6年連続で、べストカンパニーに選出されている。また、組織コンサルティングのリンクアンドモチベーションが実施する「ベストモチベーションカンパニーアワード」を4度受賞するに至った。

そして、過去の苦い失敗を乗り越えて、現在ではSEOとコンテンツ事業を合わせた取引先は累計4,300社(2018年4月時点)となっている。

SEO対策を強化する記事作成代行サービスで差別化を図る

同社の事業は、SEOコンサルティングによるWebマーケティングやコンテンツマーケティング支援が中心だ。これらの強みを活かしたメディア事業を新規事業として事業を拡大させている。

吉岡氏は「我々が得意とするのは、SEO対策による集客力強化です。かつて、Googleは検索順位を決定する要因として外部リンクを高く評価していましたが、2012年以降はWebサイトのコンテンツをより評価するようになりました。そこで我々もコンテンツマーケティングに注力しており、なかでもコンテンツ制作サービスが強みの1つになっています」と話す。

たとえば、コンテンツ制作に関しては、国内最大級の記事作成代行サービス「サグーワークス」を擁し、現在19万人以上のライターが月間5万本以上もの記事を作成している。発注から納品まで、すべてを同社のディレクターが管理するため、企業側はライターとの面倒なやり取りをせずに済むという。

18万人以上のライターが活躍する記事作成代行サービス「サグーワークス」

SEOに強いコンテンツをつくるために、記事の品質に重点を置き、ライターを3つのレベルに分けている。承認基準を満たせるライターから、独自基準の文章力テストに合格したプロレベルのライターまで、クライアントが希望する品質と価格に合わせた記事を作成できる。

今後の展開について、吉岡氏は「これまで培ってきた検索エンジン対策で集客するノウハウと、コンテンツを作成するライターがいれば、自社のメディア事業も拡げられます。そこで、コンテンツマーケテイング事業を伸ばしつつ、メディア事業も平行して展開し、両輪で走っていきたいと考えています」と語る。

メディア事業については、すでに老舗の出版社ともタッグを組んでいる。同社は主婦の友社と協業し、主婦層をターゲットにしたハウツーサイトとして、アイデア投稿型の「暮らしニスタ」を立ち上げた。利用者が月間350万人を超えるまでに成長し、ユーザーから暮らしのアイデアが続々と投稿されているという。

主婦の友社と協業して立ち上げたアイデア投稿型のハウツーサイト「暮らしニスタ」

「ありがたいことに、多くの出版社の方々から協業のリクエストをいただいています。ご要望に応えられるように体制の強化を図り、ノウハウを蓄積し続けていきたいと考えています」(吉岡氏)

ウィルゲートがオンラインアシスタントサービスを選んだ理由

順調に事業を拡大してきた同社には、人材不足という課題がある。近年は新卒・中途ともに採用における競争が激化してきている。特に中途採用は欲しいタイミングで、即座に採用をするのは難しい状況だという。

COOという立場上、分刻みで日々の仕事をこなす吉岡氏は、スケジュール管理をこれまで優秀な秘書に一任してきた。ところが、その秘書が産休に入ることになってしまったのだ。

「私は、月に100件前後の予定(社内外の打ち合わせ)があるため、その管理を一時的に派遣社員に任せたのですが、その方もしばらくして他の仕事に就くことになってしまい、後任の担当者をどうすべきか、大変困っていました」(吉岡氏)

そこで吉岡氏が目を付けたのが、キャスターが提供するバックオフィス向けオンラインアシスタントサービス「CasterBiz」だった。

CasterBizは、多くの企業で必要とされる秘書・人事・経理から、Web運用や一時的に発生する事務作業まで、全ての業務をオンラインで対応してくれるアウトソーシングサービスだ。

第一線で活躍した経験をもち、リモートワークでも高いパフォーマンスを発揮できる人材を自社採用している。アシスタントとして登録しているのは100人に1人という厳しい基準をクリアした優秀な人材ばかりだ。
CasterBizの特徴は、企業の依頼内容とアシスタントメンバーのスキルを素早くマッチングさせ、幅広い業務を効率的に実現する複数人のユニットチームを編成できることだ。

企業からの依頼は、まずフロントディレクターが受け付け、その内容に応じて専門スタッフに振り分けることで、スムーズな業務対応を可能にしている。

CasterBizでは、複数人のユニットチームを編成。まずフロントディレクターが要望を受け、内容に応じて専門スタッフを采配する

「CasterBizならば、採用費用がかからずに、最短3日間ぐらいでオンラインアシスタントを導入できます。また、CasterBizではアシスタントチームを編成し、ノウハウをシェアしながら仕事を進めてくれます。そのため、アシスタントには辞めるという概念がありません。能力的にも優秀な方ばかりなので、安心して仕事をお任せできました」(吉岡氏)

CasterBizには、今すぐ業務を手伝って欲しい場合に便利な「Lite」(3か月契約、月額利用料12万円)から、幅広い業務をサポートする「Regular」(6か月契約、9万6,000円)、固定業務を継続的に依頼できる「Premium」(12か月契約、8万4,000円)という3つのプランのほか、月30時間以上の利用を対象としたフルカスタマイズプランも用意している。

ウィルゲートが契約したのはフルカスタマイズの45時間プランだ。

「契約社員の場合は、仕事がなくても時給が発生しますが、CasterBizでは仕事を依頼したときのみ時間がカウントされます。アポイント調整も決められた要件を15分間以内で行うというサービスレベルで実施してもらっていますし、レスポンスも迅速でとても満足しています。アポイント調整以外には会食の予約代行もお願いしています。ただ予約するだけでなく、エリアごとに会食に向いているお店のリストを作ってくれるのもありがたいです。そういった必要なノウハウが資産化されていて、目標の設定や評価・面談といった、マネジメントコストもかかりません」(吉岡氏)

吉岡氏はオンラインアシスタントとは、Slackを中心にコミュニケーションをとっている。そのほか、アシスタントが吉岡氏のG Suiteのメールや、Facebookなどの各種SNSにアクセスし、同氏のスケジュールを見ながら、重複がないようにアポイント調整を行っているそうだ。オンラインアシスタントが社内外の方と直接日程調整のやり取りをすることも多いという。

吉岡氏は「中途採用が激戦となっているなかで、CasterBizのサービスは大変有効だと思います。コストも年間契約にすれば、派遣スタッフの時給と比較しても高いものではありません。長期的にみるとこうしたルーチンワークは社員のキャリアにつながりづらいため、業務を切り出してアウトソーシングすることで、本来すべきコア業務に集中できるようになります」と評価する。

今後も同社では、社内のルーチン業務をCasterBizに任せていく方向で検討を進めている。オンラインアシスタントサービスによって、さらなる生産性の向上を目指し、社員がコア業務に注力できる環境をつくっていく予定だ。

Caster Biz


CasterBizは、優秀なアシスタントが秘書・人事・経理・Web運用といった幅広い業務をサポートするオンライン秘書サービスを提供しています。業務をサポートするアシスタントには、高いパフォーマンスを発揮できる、ビジネスの第一線で活躍していた人材が採用されており、さまざまな業務を高いクオリティでサポートすることが可能です。また、オフィスに出向いて書類整理や請求書の郵送を行うなど、オフラインでの業務も依頼可能、バックオフィス業務などを任せることにより、本来の業務に集中して取り組むことができます。

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