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2018-06-08

銀行業界向け名刺管理ツール9選 | セキュリティ比較・メリット・事例解説

銀行業界に最適な名刺管理ツールとは?厳しいセキュリティポリシーを運用する銀行業界では、組織力強化と営業効率化のためにも高セキュリティな名刺管理ツールを選定する必要があります。名刺管理ツール導入のメリット、注目ツールを事例を交えて解説します。※初回公開日:2018/05/17
営業名刺管理ソフト
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銀行業界に求められる名刺管理

バブル経済の崩壊した1990年代以降、低金利と貸出先企業の業績不振から、銀行業界は厳しい環境に直面しています。

これを打開するには、顧客との接点情報を管理し、対応力を強化することで効率のいい営業活動を行うことが求められます。

近年はクラウドの普及によって高セキュリティな名刺管理ツールが多数登場しており、顧客管理に強固なセキュリティが要求される銀行業界でも「名刺管理ツール」の導入が進んでいます。

銀行業界が名刺管理ツールを導入するメリット

それでは、名刺管理ツール導入によって、具体的にどのような業務を効率化できるのか、導入メリットを解説します。

名刺管理の手間・ミスが省ける

エクセルや独自データベースで名刺管理を行うケースでは、基本的に名刺情報を手入力で打ち込む必要があります。

この作業自体に工数と時間がかかることはもちろん、誤字・脱字などの人的ミスも避けられず、顧客データが重複することも多いでしょう。

名刺管理ツールで入力を自動化、顧客情報を一元管理することで、情報共有が容易になるだけでなく、顧客データが常に最新の状態に更新されます。このため、営業のバッティングなどを排除でき、担当変更にも迅速に対応できます。

今までにない営業先を開拓できる

営業個人で名刺管理するケースでは、商談が不調に終わった場合、それ以上のチャンスは生まれにくいといえるでしょう。

しかし、名刺管理ツールで顧客情報を共有すれば、社内のスタッフのだれかがアプローチ先とつながりを持っている場合もあり、思わぬ展開も期待できます。

また、取り扱いサービスの違うほかの営業部署であれば、別の切り口で顧客ニーズを満たすことも考えられ、従来とは異なる、 多面的な営業が可能になります。

どこでも名刺をすぐに確認できる

エクセルや独自データベースでの名刺管理の場合、ファイルやデータベースにアクセスできるときだけ顧客情報の確認が可能です。

現在主流の名刺管理ツールは、その多くがクラウドサービスとなっているため、スマートデバイスを活用し、時間と場所を問わずに顧客データへアクセスできます。

営業先で顧客情報を確認することはもちろん、近隣の顧客検索も簡単に行え、効率的な営業活動ができるでしょう。

紙よりもセキュリティに配慮して顧客管理できる

銀行業界では、顧客管理に特に強固なセキュリティが求められます。

しかし、紙の名刺を携帯したり、エクセル管理したりする場合、盗難や紛失が起こる可能性が高まります。

名刺管理ツールでは、強固なセキュリティを確保したクラウド環境管理で、こうしたリスクを排除し、名刺は個人資産ではなく「企業の資産である」という意識向上に役立つでしょう。


名刺管理の方法とそれぞれのメリットについては以下の記事で解説しています。

名刺の管理方法を劇的に効率化 | アナログ&デジタルのコツ・メリット | ボクシルマガジン
日々の名刺管理が形骸化された単純作業になっていませんか?本記事ではあらゆる名刺管理の方法とそのメリット・デメリット...

銀行業界の名刺管理ツール導入事例

セキュリティが重視される銀行業界だからこそ、導入を検討したい名刺管理ツール。

実際に名刺管理ツールを導入する企業では、どのように活用され、どのような効果を生み出しているのでしょうか。いくつかの導入事例を紹介します。

新規取引件数30%増加を実現したC社

企業名:C社業務内容:クレジットサービス・リース・ファイナンスほか

課題:名刺情報が共有されず、営業状況が把握できない

役職・所属を問わない「全社員法人営業体制」を徹底するC社ですが、各個人が所有する名刺情報の社内共有は行われていませんでした。このため、各営業の担当や進捗、内容、人脈などが把握できておらず非効率な状況でした。

効果:網羅的なデータベース構築で前年比30%増の取引商談数を実現

C社では名刺管理ツールを導入して、30万枚を超える名刺を網羅的なデータベースを構築。営業活動に必要な情報を全社員で共有することで、新規契約取引・取引商談数が前年比30%以上を達成しました。個人人脈を会社の人脈として昇華し、目的であった組織力強化も実現しました。

戦略的なデータ活用を可能にしたM社

企業名:M社業務内容:銀行業

課題:顧客との接点情報をより精緻にした対応力の強化

独自のCRMシステムで全社的に顧客情報を有するM社。商談履歴の蓄積が進む中で、自社のだれが取引先のだれといつ会ったのか、という個々の接点情報をより精緻に記録・管理したいというニーズが生まれました。顧客・商談履歴を精緻に行うことで、顧客対応力を強化したいという狙いもありました。

効果:戦略的なデータ活用が可能に

この課題の解決には、単に名刺管理を自動化するだけでなく、自社独自のCRMシステムとシームレスな連携が必要です。これを満たすツールを導入したM社では、外部データベースと連携した接点情報の共有が実現。部門をまたいだ活用によって、戦略的なデータ活用を実現しました。

銀行業界におすすめの名刺管理ツール9選を比較

事例からもわかるように、銀行業界においてはセキュリティ面で信頼できること、システム連携が容易な名刺管理ツールが求められます。これらのニーズを満たす名刺管理ツールを紹介・比較します。

また、本記事で紹介している名刺管理ツールのさらなる詳細や、紹介しきれなかったサービスの詳細については以下からご覧になれます。

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Sansan(サンサン)

  • スキャンするだけで99%精度の名刺データ化
  • 顧客管理DBを自動構築
  • 一括メール配信や自動ニュース配信で見込み客を発掘

Sansanは、相手と面識のある出会いの記録が名刺であると捉え、共有して企業の資産とすることを目指した、法人向けクラウド名刺管理サービスです。スキャンされた名刺データはデータベースで管理され、スマホアプリからアクセスできます。社内の人脈を可視化する組織ツリーの作成、メール一括送信機能で顧客との関係を強化するほか、CSVでのデータ出力はもちろん、salesforceやeセールスマネージャーなどとの連携も可能、強固なセキュリティで企業資産を守ります。

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Eight 企業向けプレミアム

  • 共有した名刺を社員同士で検索、閲覧
  • 接点のある同僚にその場でメッセージ
  • 共有された社内の全名刺を一括でダウンロード

Eight 企業向けプレミアムは、名刺情報を正確にデータ化して管理できる「Eight」の企業向け有料プランです。Eightの基本機能に加えて、社内のEightユーザーが保有する名刺情報を本人の承諾のもと、一括管理・共有でき、会社の資産として有効活用できます。社員が個々に管理していた名刺情報を共有することで、新たな「見込み顧客」の育成につながりです。Eightをすでに利用している社員でもすぐに使うことができ、仕様はそのままなのでスムーズな移行が可能となります。Eightについては記事内で後ほど説明しています。

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HotProfile

  • 高精度なデータ化
  • 組織図を自動生成
  • メール開封&Webアクセスを可視化

HotProfileは、名刺管理・営業支援・マーケティングという、売上向上に必要な3つの要素を連動させてる名刺管理システムです。入力作業を自動化し、その情報を使った営業メールを送ることでメールの開封、Webアクセス履歴を可視化、興味度合いの高い見込み顧客を通知するなどで自動発掘、スムーズに営業担当者に引き継げます。マーケティング活動と名刺交換、商談などの営業活動が、ひとつのプロセスとして流れることで、企業の売上向上に大きな成果をもたらします。

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【名刺管理】Knowledge Suite


  • スマホからもスキャナからも取り込み可能
  • 文字認識+オペレーター入力による高精度のデータ化
  • 高セキュリティ完備

Knowledge Suiteは、国内法が適用される国内大手IDCで運用されている名刺デジタル化サービスです。文字認識エラーが出た場合は、エラー文字のみを国内オペレーターが目視補正しているので、セキュリティが重視される銀行におすすめです。

高性能の文字認識装置+独自の名刺辞書+オペレーター入力により、日本語に限らず英語や中国語も、ほぼ100%の精度で名刺情報をデジタル化できます。

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CAMCARD(キャムカード)BUSINESS


  • 圧倒的なデータ化速度
  • 簡易SFA機能搭載
  • 17か国語に対応

CAMCARD BUSINESSは、90%の精度を誇るOCR機能を搭載した法人向けクラウド型名刺管理サービスを提供します。マルチデバイスに対応し、スキャンした名刺画像を5秒でデータ化でき、最短5分で完了するオペレーター補正を依頼も可能です。全社で共有するための管理機能はもちろん、簡易SFA機能による顧客管理、salesforceやDynamics 365との連携もでき、効率的な営業活動を支援します。英語、中国を含めた17か国語への対応する点も魅力です。

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名刺管理のメイシー


  • グーグル感覚で使える名刺管理サービス
  • 充実したCRMとの連携
  • セキュリティに気を配ったデータセンター

名刺管理のメイシーは、Webブラウザの検索バーを活用可能など、使いやすさを徹底的に追及したクラウド名刺管理サービスです。OCRによる入力自動化はもちろん、オペレーター入力代行、出張スキャンサービスも用意され、手軽に顧客情報を構築できます。SalesforceやZohoなどのCRMとの連携はもちろん、請求書作成サービスとの連携も可能。ISMS取得のデータセンターの管理とSSL暗号化、安全性を重視したフレームワークの採用でセキュリティも万全です。

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SmartVisca(スマートビスカ)


  • スキャン・カメラ撮影して送信するのみ
  • 日々の営業やマーケティング活動で活用
  • Salesforce1モバイルアプリで名刺情報を活用

SmartViscaは、名刺情報を正確にデータ化し、Salesforceでの名刺管理および、取引先・取引先責任者の管理を実現する、Salesforce専用のクラウド名刺管理サービスです。
スキャン、カメラ撮影された名刺は、独自のOCRを経てオペレーターによる修正が行われるため、正確で手間いらずの管理が可能。データ化された情報はSalesforceのみで一元管理するため、IDやデータベースの二重管理も発生しません。サムネイルが並ぶ、わかりやすい名刺一覧が「Salesforce1モバイルアプリ」で検索・閲覧でき、名刺の詳細画面から電話やメールが可能です。

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Eight(エイト)


  • 正確なデータ入力
  • ネットワークですぐに探せる
  • 情報は常に最新の状態

Eightは、100万人が利用するSNS型名刺アプリサービスを提供しています。スマートフォンで撮影するだけで正確な名刺情報を作成、グルーピングして共有し、ビジネスネットワークを構築可能です。Eightを通じてつながった相手が昇進や移動した場合でも、情報が自動的にアップデートされ、常に正確で最新の状態が保たれるだけでなく、メッセージでの気軽なやり取りも可能です。低価格な有料プランを活用すれば、データをダウンロードして管理するなど、さまざまな特典を享受することも可能です。

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名刺ファイリングCLOUD

  • 基本料金無料のクラウド名刺管理
  • 低コストで用途に応じた環境を構築
  • さまざまなデバイスに対応する高精度OCR機能

名刺ファイリングCLOUDは、基本料金無料で名刺管理を実現し、セキュリティ確保も両立したクラウド名刺管理サービスです。
複合機、スキャナ、スマートフォンカメラなどの入力デバイスに対応し、高精度OCR機能で正確なデータ化を実現、オプションで訂正サービスの利用も可能です。名刺の枚数やデータベースの共有など、ニーズに応じて管理機能を構築でき、コストパフォーマンスに優れた顧客情報管理を実現します。

銀行業界の名刺管理ツールの選び方

導入事例でも触れましたが、銀行業界で最適な名刺管理ツールを選ぶには、いくつかの注意ポイントが存在するといえるでしょう。次の項では、その理由とともにツールの選び方を解説していきます。

(1)信用第一、高セキュリティを重視して選ぶ

何度も解説していることですが、銀行業界では顧客管理に厳格なセキュリティが求められ、名刺管理も例外ではありません。

つまり、銀行業界での名刺管理ツール選択の大前提はセキュリティに優れたサービスです。
代表的な名刺管理ツールではセキュリティを確保するため、以下のような対策が実施されています。

ITシステムのセキュリティ確保

サーバーに名刺データが送信されるときや、顧客がサービス利用する際の通信はすべてSSL暗号化、冗長性確保のためデータベースも二重化され、毎日のバックアップをとっています。

当然、ネットワークやサーバー、データベースの安全性確保のため、ネットワークセキュリティ診断・ぜい弱性診断を定期的に実施、外部ベンダーの客観的な視点を取り入れることで、信頼性も向上させています。

また、国際的に採用されているAWSを利用したサーバーを用いているサービスもあるので、細かくチェックしましょう。

人材面のセキュリティ対策

プライバシーマークを取得し、全社員に対して「個人情報保護士」の資格取得が義務付けられており、入社間もない場合を除く、社員の95%が有資格者として業務に従事している企業もあります。

「オペレーターの入力代行は嬉しいけど、そこから情報漏えいしないの?」という疑問を持つかと思いますが、セキュリティの厳格な入力ルームを用意したうえで「私物持ち込み禁止」「入退室の厳格管理」を実施している場合も。

オペレーション時に見れるのは名刺画像の一部のみとなり、バラバラのパーツを複数人で処理することで全体像の把握を防ぎ、名刺所有者の特定もできません。

このように、企業の情報漏えい対策がしっかりと取られているということもサービスを選ぶうえで重要です。

紛失対策

スマートフォンでの名刺読み込みが当たり前となっている現在、紛失した際のリスクも考えなければいけません。リモートでのロックやデータ削除、位置情報を把握できるMDM(モバイルデバイス管理)機能を搭載しているサービスもあります。

IPアドレスによるアクセス権限

いつでもどこでもアクセスできることにより、情報漏えいにつながる可能性があります。
そこで、IPアドレスによるアクセス制限を用いることで社内ネットワークからのみでアクセス可能な設定にするなど、許可されていないIPアドレスからのアクセスをブロックしています。

(2)豊富な導入実績を重視して選ぶ

セキュリティを重視したサービスを選択する、ということは理解できても、実際のサービスやシステムがどの程度のセキュリティレベルを実現しているのかは、なかなか判断が難しいかもしれません。

その場合の選択方法としては、自社が求めるセキュリティレベルと同等のものを要求する他社、このケースでは、同じ銀行業界の他社が採用しているなど、実績を重視するのが有効です。

たとえば本記事でも紹介している名刺管理ツールSansanでは、メガバンクである三井住友銀行が正式に採用、みずほ銀行が1,000名規模でトライアル中などの実績があり、経済産業省へも導入されています。

こういった実績を確認して導入を検討するのもポイントでしょう。

セキュアな簡単管理で名刺を活かそう

日本に限らず世界的に見ても、まだまだ物理的な名刺交換はビジネスの重要な一部だといえるでしょう。

しかし、個人の裁量に任せて漫然と管理しただけでは、せっかくの名刺情報が埋もれてしまい、ビジネスチャンスをみすみす逃してしまうことになります。

「名刺は企業の資産」という意識を持ち、共有して全体で活用することで、はじめて名刺としての価値が活かされるといえるのではないでしょうか。

同時に、名刺が持つ重要な個人情報を保護する、セキュリティの意識も今一度確認しておきたいところです。

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