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2018-06-15

グループウェアの人気製品比較5選 | メリット・デメリット

人気のグループウェアの比較をしながら、情報共有の仕方や導入上の注意点、業務効率化のすすめ方を考えます。小規模な無料で利用できるものから高機能なエンタープライズ製品まで機能の検討をします。
社内コミュニケーショングループウェア
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グループウェアとは

グループウェアとは、ネットワークを使用した情報共有やコミュニケーションを取ることで業務の効率を向上させるツールのことを指します。

現在では、クラウドサービス型のものが多く登場していますので、場所や時間などを問わないため、とても便利になっています。

こちらの記事でもグループウェアについて解説しているので参考にしてください。

導入後にできること

グループウェアはコミュニケーションを円滑にするための基本機能のほかに、業務効率化やタスク管理などさまざまな機能があります。

今さら聞けないグループウェアとは | メリット・初心者向けおすすめツール紹介【無料あり】 | ボクシルマガジン
グループウェアとは何か?今さら聞けないグループウェアの初心者向けに基本知識を解説。グループウェアを導入するメリット...

グループウェアの機能一覧

グループウェアの主な機能は「掲示板」「スケジュール管理」「Webメール・チャット」「タスク管理」です。次にぞれぞれの機能の詳細を見ていきましょう。

掲示板

掲示板機能を使うと、重要な情報や連絡を利用者全員が見られる場所に掲示できます。情報の共有化と資料を一人ひとりに配布する手間も省けます。

製品によっては、見られる部署や期間などを制限できるものもあります。

スケジュール管理

社員全員のスケジュール管理をカレンダーやホワイトボードでするのは困難です。そんな時にグループウェアを使用するとリアルタイムで情報が見られ、作業が格段に効率化されます。

タスクの進捗状況などもチャート機能があれば一目瞭然です。

Webメール・チャット

グループウェア上でメール・メッセージの送受信が可能です。

グループチャットでプロジェクトチームや制作グループなどでコミュニケーションを円滑にすすめれらるだけではなく、ファイルやデータの送受信も可能です。

タスク管理

社員のタスクを可視化することで、進捗や遅延などを瞬時に見られ、業務を予定とおり進める手助けとなります。

タスク管理は、業務全体の進行のほかにグループごと、個人ごとに進捗を把握することもできます。タスクの一括登録やタスクの依頼機能があればグループ全体のタスクの平準化がはかれます。

大人気 5つのグループウェア比較

グループウェアの選定のポイントはなんと言ってもそのグループウェアで何をしたいかという目的を明確にすることです。目的に沿ったソフトを選定しましょう。

また、本記事で紹介するグループウェアのさらなる詳細はこちらからご覧になれます。

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Microsoft Office 365

  • マルチデバイスに対応
  • IT 管理の手間を大幅に削減
  • 災害や事故に強い、安全で安心な環境

Microsoft Office365は、Officeをはじめ、グループウェアやメールボックスなどが一体になったオールインワンサービスです。
すべてのサービスはマルチデバイスに対応していて、いつでもどこでも利用可能です。また、サービス間はシームレスにつながっていて、業務効率を大幅に向上させてくれるでしょう。

desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)

  • すべてがそろう25のアプリケーション
  • スマートフォン&タブレットでも快適操作
  • 5人のオフィスから数万人の大規模まで驚きの低価格で

desknet’s NEOは、組織内の情報共有とコミュニケーションの改善に役立つ25のアプリケーションを標準搭載した、Webグループウェアです。PC・タブレット・スマートフォンのマルチデバイスに対応。数人規模から数万人規模まで、すべてのユーザーに最小のコストで最大の導入成果を発揮します。

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サイボウズOffice10

  • 誰でも簡単に使える
  • スマホ・スマホアプリ対応!
  • 強固なセキュリティ

サイボウズ Office10は、グループウェアの中では歴史も長く、導入企業も圧倒的な数を誇るのがサイボウズOfficeです。
月額利用料金も1ユーザー500円からと、グループウェアの利用料金としては平均的な金額です。 最低利用期間も1か月からと、自社に最適かどうか検討したうえで導入できる点も魅力的です。

G Suite

  • 共同作業の最適化
  • どこからでもアクセスが可能
  • アップデートの必要がない

G suiteは、 Google社が提供している各々のサービスアプリケーションをビジネス向けにまとめて利用できるソフトウェアです。
多くのビジネスパーソンが日常的に利用しているGmailやGoogleドキュメントをはじめ、カレンダーのチーム共有や統合メッセージングサービス「Googleハングアウト」といった便利なアプリを自社内で自由に組み合わせて活用できるようになります。

サイボウズ Garoon

  • 経費処理・稟議書申請・内部統制など幅広く1つのシステムで可能
  • PC、モバイルから申請の処理状況を常に確認可能
  • 中堅・大規模組織向けのグループウェア機能を網羅

サイボウズ Garoonは、サイボウズの中堅・大規模組織向けのグループウェアです。Webブラウザー上から申請フォームを簡単に作成でき、経費処理や内部統制など幅広い業務に利用できます。

PC、スマホ、タブレットなどさまざまな端末から申請を処理したり、承認状況を確認することも可能です。60以上のテンプレートが提供されているためすぐに使い始められます。

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失敗例を知ることが成功へのカギ

グループウェアは数々のメリットがある反面デメリットもあります。失敗例を知ることが成功へのカギとなります。

機能をしっかりと確認する

グループウェアは企業規模や利用人数によって最適な製品がちがいます。グループウェアは「魔法の杖」ではありませんので、導入さえすればすべてが効率的になるわけではありません。

自社にはこんな機能が必要だからこんな機能のついているグループウェアが必要だ、と分析することが大事です。

目標を明確に

グループウェアの導入には、まず自社の業務分析が必要です。導入よってどのような分野の効率化、業務改善をはかるかが明確でないといけません。

コミュニケーションのスタイルも企業によってまちまちです。メールが多くて困っている、スケジュー管理が煩雑でモレがある、既存システムとの整合性などをよく分析してから導入しましょう。

デメリット

グループウェアはフラットなコミュニケーションツールではりません。掲示板やチャットの閲覧権限や他の部門へのアクセス制限など設定を慎重にしないと、逆にコミュニケーションギャップが生まれてしまいます。

導入も各種のカスタマイズや設定、利用者教育なども必要になります。サーバーやクラウド環境の導入などのコストも発生しますので、コストパフォーマンスの検討も必要です。

グループウェアで業務をもっと効率化しよう!

グループウェアで業務を効率化する場合、どのような問題点があるかという現状分析がカギです。課題を明確にして、その課題達成のためにどのように活用するかというマネジメントスキルが試されます。

情報やナレッジの共有化をすすめる場合に「だれに」「どのような情報」が必要で「いつ」発信するか、そして「なぜ」共有化するのかが職責階層上の各レイヤーで求められます。

生産性を上げ、効率化をすすめるのには社内改革も同時に必要になります。グループウェアの導入をキッカケに業務効率化をすすめるのも良い方法でしょう。

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