建設業界向けグループウェア・サービス13選と導入事例 | 課題を解決するには？
本記事で掲載しているグループウェアや、紹介しきれなかったグループウェアの機能・価格をもっと詳しく調べたい方はこちらからご覧になれます。ぜひツール選定の参考にしてみてください。
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建設業界が抱える2つの課題
建設業界はゼネコンに代表されるように建設総合業といえます。営業・設計・施行・調達・管理など多数の部門があり、部門連携とコミュニケーションが重要です。
2020年のオリンピック関連事業を除けば、建設関連市場は規模拡大が望めない現状です。
人口減少と、都市部・過疎地域の二極化が進む日本では、建設業界の徹底的な業務効率化で収益改善の課題を解決しなければなりません。
そのなかでもとりわけ解決すべき課題が次の2つです。
時間のかかるチーム間の情報共有
建設業界では、チーム間での情報共有に関する問題解決は避けられません。
なぜなら、営業・現場ともに外出が多いため、必要な情報やスケジュールをタイムリーに共有するのが困難であり、情報が伝わるまでに時間がかかります。特に、契約書・設計図・確認申請書・各種工事許可証など、正確さと期日厳守が求められる傾向にあります。
そのうえ、スケジュールやタスクの進捗管理がシビアに求められ、変更や遅延に対する柔軟な対応も必要です。
よって、チーム間の情報共有はもとより、取引先や行政との連携も業績向上のために欠かせません。
契約書の管理や設計図の共有
各種の契約書類を作成・管理する複雑さ、設計図や工程表などの共有・変更への対応は紙ベースで行われることが依然として多いようです。そのため、情報の扱いが煩雑になり工数がどうしても増えがちです。
正確、かつ迅速にローコストでこの問題を解決し、生産性を上げられるかが課題といえます。
この課題解決のためには現場と会社の情報共有を正確・円滑に行い、膨大な書類作成と変更対応を効率化するためのグループウェアが必要になります。
グループウェアとは
チームの中での情報共有やコミュニケーションができるソフトウェアを、一般にグループウェアと言います。
簡単にいえば、クラウドやネットワークを使用し、情報共有やコミュニケーションを取ることで業務効率を向上させるツールのことです。
リアルタイムな情報共有
建設業界は機動力が勝負です。「いつでも」「どこでも」「誰とでも」コミュニケーションがとれないと仕事がすすみません。
最近はほとんどの人がスマートフォンを持ち、モバイルPCやタブレット端末でネットワークにアクセスできる環境を持っています。
これらのスマートデバイスで、共通事項をメンバーで共有できる掲示板や個別確認のできるチャットを場面に応じて使い分けることで、リアルタイムの情報共有ができます。
ファイル管理で業務効率化
工事現場には多数の書類があります。業務効率を上げるにはそれぞれのワークフローにあったファイル管理をしなければなりません。契約書類には決められた形式があります。
テンプレート機能によって漏れをなくし、正確な書類作成が可能になります。
また、設計図や工程表の図面関連では変更・追加の承認業務の見逃しをなくし、現場業務に欠かせない作業日報や施工写真なども系統的に整理できます。
また、以下の記事ではグループウェアについてより詳しく解説しています。グループウェアについてさらに知りたい方はぜひご覧ください。
グループウェア導入の際のポイント
グループウェアの導入形態
グループウェアのデータ、システムを共有するサーバーの形態には大きく2種類あります。「オンプレ」とよく言われる自社で導入・運用するオンプレミス型のサーバーとネットワーク上に仮想的に構築されているクラウドサーバーです。
オンプレミスのメリット／デメリット
オンプレミス型のメリットは、以下の4つの点です。
- セキュリティが強固である
- カスタマイズ性が高い
- 他ソフトウェアとの統合性が高い
- オフライン環境で利用できる
逆にオンプレミス型のデメリットは、以下のような点です。
- 導入費が高い
- 導入期間が長い
- ランニングコストがかかる
- システム部門エンジニアを要する
しかし、セキュリティの堅牢性や柔軟なカスタマイズ性などクラウド型では得られない強みがあります。導入の際には、将来性を考えた計画的で、自社に最適なシステム環境の構築が必要です。
クラウドのメリット／デメリット
クラウド型のメリットは、以下のような点です。
- 導入コストがかからない
- 導入が早い
- ランニングコストが安い
- ストレージの拡張性が高い
- スマホから簡単にアクセスできる
- オンライン環境さえあればどこでも使える
逆にクラウド型のデメリットは、以下のような点です。
- セキュリティに不安がある
- システム環境をベンダーに依存する
- カスタマイズ性が低い
- 他システムとの統合性が低い
- オンライン環境がなければ利用できない
クラウド型の注意点は、場合によってはコストが想像以上に高くなることです。大規模なシステムで多数のユーザーが利用する場合は月額課金料やオプション費用のシミュレーションが必要です。
また、以下の記事ではグループウェア導入の際に注意すべき点について解説しています。ぜひこちらもご覧ください。
建設業界のグループウェア導入事例
建設業界でコミュニケーション強化と事業継続計画の有効な手段として、グループウェアを導入した事例を2つ紹介します。
グループ企業全体の情報共有を実現したG社
年商1兆5千億円余の老舗企業であるG社は、グループ経営の強化のため長年活用してきたグループウェアを最新の製品へ刷新し、大規模利用に適したものを導入しました。これは社内で行き交う情報量が飛躍的に増大し、情報共有の重要性が益々認識され、業務がグループウェアに依存する度合が増してきたためです。
そこで、desknet’s NEO（デスクネッツ ネオ）を導入。1万3,000人が利用を開始しました。導入後2か月で、回覧･レポート1万2,000通／1日平均を達成し、2万人規模で活用できるように予定しています。
事業継続を視野に入れたT社
1881年創業のT社は、クラウド環境で使えるグループウェアを事業継続計画の有効な手段に、と一度導入し、1997年に全社員共通のドメインのメール環境を構築しました。
結果として、グループウェアの利用度は伸び続けたようです。これにともなってサーバー増設との「イタチごっこ」が続き、オンプレミスでの管理の限界からクラウド型のグループウェアG Suiteを導入しました。
建設業界におすすめのグループウェア7選
建設業界におすすめのグループウェア7選を紹介します。
クラウドやネットワークを使用し、情報共有やコミュニケーションを推進して業務効率をアップさせる、最新のグループウェアです。
本記事で紹介するおすすめのグループウェアのさらなる詳細や、紹介しきれなかったサービスについては以下からご覧になれます。
desknet's NEO（デスクネッツ ネオ） - 株式会社ネオジャパン
画像出典：desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）公式サイト
- すべてがそろう25のアプリケーション
- スマートフォン＆タブレットでも快適操作
- 5名のオフィスから数万名の大規模まで低価格で利用できる
desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）は、組織内の情報共有とコミュニケーションの改善に役立つ25のアプリケーションを標準搭載した、Webグループウェアです。PC・タブレット・スマートフォンのマルチデバイスに対応し、数人規模から数万人規模まですべてのユーザーに最小のコストで最大の導入成果を発揮します。
G Suite(TM)
- 多機能なツールで新しいビジネスコミュニケーションを実現
- 安全性を確保する管理機能
- 高品質・セキュアなメール環境
G Suiteは、Google社が提供しているクラウド型のグループウェアです。ファイル共有やカレンダー、メール、ビデオ会議など日常の仕事で必要なツールすべてを1つのパッケージで利用できます。テキストファイルの共同作業や、ビデオ会議を使って遠隔のメンバーとも作業を進められるため、さまざまな業務を効率化が可能になります。
サイボウズ Garoon（ガルーン） - サイボウズ株式会社
画像出典：Garoon（ガルーン）公式サイト
- 利便性の向上から経営に直結する指標までを一つにまとめる
- 時代に合わせて進化したグループスケジューラー
- 高組織横断型のプロジェクトを支援
サイボウズ Garoon（ガルーン）は、全社の情報共有を集約し、チームの力を最大限に高めるエンタープライズグループウェアです。
これまで使ってきたグループウェアからの移行にも対応しており、サポートが必要な場合にはデータ移行プランの依頼も可能です。
グループウェアの移行が決まってから実際に移行するまでの流れもスムーズです。
J-MOTTOグループウェア - リスモン・ビジネス・ポータル株式会社
画像出典：J-MOTTO公式サイト
- 初期費用無料で1ユーザー月額150円から25機能利用可能
- 4,000社導入のノウハウが可能にする充実のサポート体制
- 高度な運用環境と万全のセキュリティ対策
J-MOTTOグループウェアは、グループウェア「desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）」を容量をおさえて安価に提供するASP・クラウドサービスです。ビジネスに役立つ25種類のアプリケーションを標準搭載しており、導入してすぐに最大の効果を発揮します。セキュリティ対策やサポート体制も万全で、中小企業を中心とする約4,000社、13万人のビジネスパーソンが利用しています。
Office 365 with KDDI
- マルチデバイスに対応
- 最新版に自動アップデートで、IT管理の手間を大幅に削減
- 災害や事故に強い安全で安心な環境
Office 365 with KDDIは、Officeをはじめ、グループウェアやメールボックスなどが一体になったオールインワンサービスです。
すべてのサービスはマルチデバイスに対応していて、いつでもどこでも利用可能です。また、サービス間はシームレスにつながっていて、業務効率を大幅に向上させてくれます。
WaWaoffice for Workspace Organizer
- 簡単な操作で誰でも活用可能
- さまざまなタイプの会社、最大3,000人まで利用可能
- 無料の導入サポート
WaWaoffice for Workspace Organizer (ワワオフィス) は、企業内LANを活用して情報共有やコミュニケーションの効率化をはかるグループウェアです。
さらに導入コストを大幅削減できるASPで提供しています。 グループウェアWaWaOfficeを中心に、オプションのワークフローWaWaFlow、簡易データベースWaWaD-Be、営業日報管理WaWaFrontierが連携します。
また、データはCSVファイルに出力できるため、既存のシステムとの連携にも役立ちます。
社内報アプリ
- 従業員に必要な情報を集約
- Webとアプリを一括更新
- 高機能なのに低コスト
社内報アプリは、「届いて→伝わる社内広報」を実現する社内報コンテンツ運用システムです。日々の更新記事や配信動画はもちろんのこと、従業員に必要なあらゆる情報を「社内報アプリ」に集約できます。Webの知識がなくてもブログ・SNS感覚で簡単に運用でき、1回の更新でWebもアプリ（iOS・Android）も同時に更新。高機能なのに自社で開発した場合より低コストで導入可能です。
その他のグループウェアはこちらから。
建設業界におすすめのビジネスチャット6選
建設業界におすすめのビジネスチャットを厳選して紹介します。
社内のコミュニケーションにシンプルで使いやすいサービスが必要な場合に参考にしてください。
ChatLuck（チャットラック）
- 充実のセキュリティ
- 社内外すべてのユーザーを自社管理
- クラウド・オンプレミスのいずれにも対応
ChatLuck（チャットラック）は、現場の情報共有と共同作業を効率化し、企業の生産性を向上させるビジネス向けWebチャットツールです。
スマートフォンやPCで会話のような早さと手軽さでコミュニケーションができ、メールや打ちあわせよりもはるかに効率的に仕事を進められます。スマートフォンに業務情報を残さないセキュアカメラ機能もあります。
Chatwork（チャットワーク）- Chatwork株式会社
画像出典：Chatwork公式サイト
- 社外ユーザー制限機能
- 外出中でも会議に参加可能
- コミュニケーションの中で生まれたやるべきタスクの作成・管理が可能
ChatWork（チャットワーク）は、業務の効率化と会社の成長を目的とした、メール・電話・会議に代わるコミュニケーションツールです。
ビジネスが加速するクラウド会議室、チャット、タスク管理機能、ビデオ・音声会議、ファイル共有など仕事の円滑化・効率化を支援します。
パソコンのマイク・カメラを使った無料のビデオ通話や音声通話が可能で、遠隔地の取引先と連絡を取ったり、外出中に会議に参加できたりします。
direct（ダイレクト） - 株式会社ティーガイア
- QRコードログイン機能
- トークに途中参加したメンバーに過去メッセージを表示
- アカウント管理グループの作成・グループごとの管理可能
direct（ダイレクト）は、スマートフォンやPCですぐに使いこなせるシンプルで操作しやすいチャット画面で、写真や動画も共有でき、既読・未読者がひと目でわかります。
また、スタンプをタップするだけで現在地も共有でき、ゲストモード（オプション）機能を使ってお客さまとのやりとりも可能です。
さらに最大の特長は、daab SDKでdirect専用のチャットボットを作成し、各種報告書や勤怠管理ができることです。
InCircle（インサークル）
- 1ユーザ当たりのコストが安い
- 利便性と法人対応のセキュリティの両立
- カスタマイズ性とAIボット
InCircle（インサークル）は、警察の証拠復旧の技術から生まれたセキュリティに万全なビジネスチャットです。
日本でもっとも早くAIチャットボットの開発にも取り組んでおり、新しい日本の働き方を改革するコミュニケーションプラットフォームとして企業規模を問わず多くの方に利用されています。
業務効率を大幅に改善し企業の売上アップとコストダウンを実現する日本発、世界に展開するビジネスチャットです。
定額制web社内報サービス
- Webの知識がなくても誰でも簡単に運用できる
- 定額制で更新し放題
- 強固なID・パスワード認証で家庭からもログイン可能
定額制Web社内報サービスは、社内報の専門会社であるエンカウントが多くの事例やニーズをもとに新開発したWeb社内報サービスです。
おまかせの管理システムによりCMSに詳しくない担当者でもスムーズにWeb社内報を運用できます。手間とコストを大幅に減らし、簡単に情報発信ができます。さらに定額制であるため随時更新が可能です。
WowTalk for ビジネスプラス - 株式会社ＮＴＴドコモ
- 誰でも簡単に操作できる
- 法人利用に耐えうる非常に高いセキュリティ性
- 柔軟な機能カスタマイズ
WowTalk for ビジネスプラスは、シンプルで直感的に操作しやすく、グループトークによる社員のコミュニケーション活性化をもたらします。
iOS、Android、PCのマルチデバイス対応で、外出先や緊急時にも利用できます。 社内との連絡・共有を圧倒的な速度で実現します。
その他のビジスネチャットのおすすめはこちらから。
グループウェア導入で競争力強化
建設業界に限らずビジネスではコミュニケーション円滑化の課題は避けてとおれません。特に移動や外出の多い建設現場では、設計・施行・調達・管理・法務などの各部門との連絡・調整が欠かせません。
必要な情報やスケジュールを共有し、グループ内の意思疎通と変更・追加事項を確認するためにかかる時間を削減することで競争力の強化を果たし、業務効率改善、収益率向上を目指すには自社に最適なグループウェアの導入が近道です。
そのためにはエンタープライズ型のグループウェアからチャット機能に特化したビジネスチャットまで企業規模やグループ数に応じた各種製品・サービスを充分に比較検討する必要がります。グループウェア導入の際に、クラウド型かオンプレミス型かを決定する必要もあります。
それぞれのメリット・デメリットを押さえたうえで、適切なグループウェアの導入で競争力強化を実現しましょう。
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