建設業界向け経費精算システム導入事例 | サービス7選 - 課題と解決策

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建設業界は、経費の振り分けや工事原価の計算に特有の手間がかかります。会計システムとの連動も必要です。 出張申請から承認、精算までを経費精算システムを導入すれば経理担当者の仕訳作業も軽減できます。導入事例とポイントを解説します。
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建設業界特有の経費精算課題

建設業界は、経費の振り分けや工事原価の計算に特有の手間がかかります。複数の工事現場を抱えながら複雑な経費精算業務を行うのは大変なことです。

建設業では経費を個別工事原価として案件別に振り替えることも、一般管理費として処理することも可能です。

手間をかけず、精度の高い個別原価管理を実現することで業務効率を上げられます。

工事原価か一般管理費かを振り分けなければいけない

建設業では現場ごとに、工程管理、品質管理、安全管理など工事管理を実施するために必要な経費がかかります。

現場管理費は追加費用が発生する可能性があり、それぞれの工事の収支を明らかにするために原価計算が必要です。

そのため各種費用が発生したときに都度、振り分けを行っていく必要があります。

工事原価と経費の標準化が必須に

建設業での経費精算では、工番(工事の管理)単位に工事の進捗やプロセスに応じて工事の実行予算と工事原価を管理する必要があります。

このような場合、現場ごとに経費と工事原価へのコスト意識が低くなり、結果的に収益を圧迫することがあります。

これらの諸課題は経費精算システム導入で業務の標準化が推進でき問題が解決できます。

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経費精算システムで実現すること

経費は業務上必要なものにかかる諸費用で、その費用を精算することが経費精算です。

経費精算システムとは、この精算のプロセスを会計処理と結びつけて行う経理システムの一部です。

このシステムによって、会計基準に沿った正確で迅速な処理が可能となり経費精算業務の効率化とコスト削減効果が期待できます。

交通費を含めた申請・承認フローの構築

経費精算では申請の経路が必要です。たとえば「この経費は最初に課長、次に経理の承認」といった経路設定をしなければなりません。

申請された経費は承認→差戻し→却下などの承認手続き経てから精算が行われます。

この経路を構築できるのが経費精算システムです。

仕訳の自動化と会計ソフト連携

申請時に選ぶ項目を勘定科目や税区分に自動で紐づくように設定すれば、仕訳の自動化ができます。
自動仕訳されたデータを、会計ソフトと連動させれば、経理処理の大幅な効率化が実現できます。

経費・工事原価分析による業務標準化

申請ー承認後の経理データを経費・工事原価分析すれば業務標準化をすすめることができます。
どの費用を一般諸経費に算入するか工事原価に算入するかの定義づけをし、業務の標準化作業が自動的に行えます。

業務効率化によるコスト削減効果

建設業ではまだ現場での会計関連業務の多くを手作業に頼っているところが少なくありません。エクセルなどの表計算ソフトや複雑な伝票の記入作業に追われている企業も多いでしょう。

どのような経費精算システムならば、業務効率を上げコスト削減が果たせるのでしょうか。

経費精算システム導入のポイント

経費精算システム導入のポイントを「入力効率」「課題対応」「システム連携」の各項目に分けて解説します。

記入や入力などの自動化や法令変更や運賃変更、社内決済基準変更時の対応、自社システムへのデータの取り込みや内部監査への対応などに焦点を絞って紹介していきましょう。

入力が自動化されているか

経費精算が月末や締めの時期に集中してしまうのは、入力の手間の煩雑さからです。
経費精算システム導入の目的はこの入力をなるべく自動化して「溜め」ないようにすることです。

領収書やレシートをスマホで撮影して電子化し、移動中の隙間時間など、いつでもどこからでもアプリで経費の申請できる機能を持っている必要があります。

経路検索アプリや交通系ICカード、コーポレートカードとの連携機能があれば、入力も自動化され金額の打ち間違いなども発生しません。

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課題に対応する機能があるか

建設業界を取り巻くさまざまな経済環境の変化や法令変更に対応する柔軟性のあるシステムかどうかもポイントです。税率改定や運賃変更にもスピーディに対応している必要があります。

申請時期や担当者によって、交通費精算の同一経路精算で違いが生じれば後処理で余計な負荷がかかってしまいます。

社内決済基準変更などの経営課題にも即座に対応させる必要がります。

他のシステムと連携ができるか

自社の各種システムとの親和性も経費精算システム導入のポイントです。
とりわけ、会計ソフトと連携し仕訳データを生成できると経理業務の効率化にも寄与できます。

また、精算金の処理が給与や銀行口座振込と連動している企業では給与システムとの連動も不可欠です。

経費精算システムの中には、特定のソフトウェアとしか連携できないものもあるため、柔軟な連携ができるシステムを選ばなければなりません。

建設業界での経費精算システム導入事例

建設業界での導入前の課題に対して導入後効果を発揮した、経費精算システムの導入事例を紹介します。

経費精算の本社一元化を実現したI社

長野県の建設資材販売と建設工事請負という建設工事機能がある企業での事例です。全国に営業所を持ち、海外現地法人を持つグローバル企業でもあります。

頻繁に発生していた仮払い、立替金の削減という課題を抱えていました。経費精算システム導入により、国内外の出張で多発していた経費精算業務を本社で一元化し、だれでも簡単に使えるようになりました。

申請・承認プロセスをConcur Expense(コンカーエクスペンス)で統一。領収書画像の活用で紙にとらわれず、どこでも経費精算が可能になりました。

経理業務の工数削減を実現したN社

創業以来、建築の設計監理や都市デザイン設計の会社の導入事例です。

国内外に多数のプロジェクトを抱えるため出張が多く、出張する社員に代わって経理担当者がチケットの手配を行っていました。

導入前までは独自開発したワークフローシステムを活用していましたが、コーポレートカードの決済サービスの導入を機に連携のできる経費精算システムを活用するようになりました。

それにより、経理業務の工数を大幅に削減できました。

建設業界におすすめの経費精算システム7選

建設業界におすすめの「入力効率」「課題対応」「システム連携」に対応した経費精算システムを厳選して紹介します。

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ジョブカン経費精算

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  • 申請〜承認〜経理処理をワンストップで実現
  • 仕分・振込データの自動作成、経理業務の自動化
  • 初期導入費は一切不要

ジョブカン経費精算は、経費精算の申請〜承認〜経理業務をクラウド管理できる経費精算システムです。導入実績は4,000社を突破し、従業員1,000名を超える東証1部上場企業から、従業員10名以下の企業まで、幅広く利用されています。

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楽楽精算

楽楽精算

  • クラウド型経費精算システムにおいて3年連続導入社数No.1
  • 導入前・導入後のきめ細やかなフォロー体制
  • クラウドだから頻繁に変わる法改正にも随時対応

楽楽精算は、交通費、出張旅費、交際費など経費にかかわるすべての処理を一元管理し、利用者すべてが楽になるクラウド型の経費精算システムです。

累計導入社数は3,000社を超えており、紙・Excelで経費精算をしている従業員50名以上の企業に、特に効果が実感しやすいサービスです。

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マネーフォワードクラウド経費

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  • スマートフォンで申請も承認も完結
  • 領収書を添付するだけ
  • 写真を撮るだけでオペレーターがすべて打ち込み経費登録が簡単に完了

MFクラウド経費は、日付、金額、科目まで自動補完されるため面倒な経費精算にかかる時間を10分の1に。 経費精算にかかわる作業時間を大幅削減!経費精算業務の効率化により生産性の向上にもつながります。MFクラウド会計などのMFクラウドシリーズとの連携が可能です。

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Concur Expense(コンカーエクスペンス)

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  • キャッシュフローの健全化を支援
  • いつでもどこでも申請と承認が可能
  • 電子帳簿保存法対応・不正経費を防止

Concur Expense(コンカーエクスペンス)は、経費精算を行う「利用者」、承認を行う「上長」、経費管理を行う「経理」、そして「経営者」のすべてがメリットを感じられる、経費精算業務の時間を短縮できるサービスです。

領収書の画像から経費科目を自動認識し、クレジットカードの利用明細と請求書情報とも連携し、経費支出情報の正確な入力が可能です。経費支出情報が自動的にアップロードされ、従業員は手早く会社の経費規定に沿った経費申請ができます。

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らくらく旅費経費.net

らくらく旅費経費.net

  • 仮払いの申請から精算までを一括管理
  • Suica、PASMOなどのICカード連携
  • 定期券区間を自動控除などで二重払いを防止

らくらく旅費経費.netは、日本語、中国語、英語にグローバル対応しスマホにも完全対応している経費精算システムです。

ユーザビリティを重視した画面は、余計な機能による利用者の「どこに何を入力したら良いの?」という状況を防ぎます。

申請内容による承認ルートの自動変換にも対応しています。コーポレートカード、外貨にも対応。バーコード管理機能にてデータ改ざんや紛失の心配もありません。管理部門や経営者にとつても効果の高い、旅費経費の次世代スタンダードシステムです。

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J'sNAVI NEO(ジェイズナビネオ)

J'sNAVI NEO(ジェイズナビネオ)

  • 出張経費を削減
  • 出張経費の一元管理が可能
  • 法人一括契約で業務をワンストップで

J'sNAVI NEO(ジェイズナビネオ)は、国内・海外の出張を知り尽くしたJTBだからできる、「出張手配システム」と「経費精算システム」を統合したシステムです。

出張の申請から、承認、経費精算だけでなく、チケットの手配、支払いまでをワンストップで行えます。
近隣交通費や接待交際費などを含む一般経費の精算も可能。出張者だけでなく、会社全体の精算システムとして利用できます。

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ネクストICカード

ネクストICカード

  • 手持ちのICカードを活用したクラウド勤怠管理機能
  • ICカードタッチ時に取得した交通費の履歴データで精算
  • 交際費や会議費などの経費もツール内で申請可能

ネクストICカードは、勤怠管理、交通費精算、経費精算の3つの機能。交通ICカードで勤怠管理と交通費精算ができる業界最安クラスのクラウドサービス。どちらかの利用のみでも可!サポートや初期設定費用は0円なので、最短即日で導入可能です。

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経費精算システムで建設業界の収益を改善!

建設現場の経費の申請から承認・精算・支払まで、経費に関わる業務全体を管理することが収益改善の第一歩です。自社に最適な経費精算システムの導入によってこそ効率的な処理が可能です。

経費は個別工事原価として案件別に振り替えるか、一般管理費として処理するかなどを考え、経営判断をする必要があります。

経費精算システム導入で簡単で精度の高い個別原価管理を実現することにより、業務の効率化と収益改善を達成しましょう。

ボクシルとは

ボクシルとは、「コスト削減」「売上向上」につながる法人向けクラウドサービスを中心に、さまざまなサービスを掲載する日本最大級の法人向けサービス口コミ・比較サイトです。

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株式会社マネーフォワード、株式会社BearTail、株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ、株式会社コンカー
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