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文書管理システムのメリットとは?不便を感じている人こそ要チェック

最終更新日時:
記事の情報は2020-06-24時点のものです。
今や、あらゆる文書はデータで管理される時代になりました。紙の書類も、どんどんデータ化して保存 / 管理している…という会社の方も多いのではと思います。しかし、これからの時代、データは「瞬時に取り出せ」「どこからでもアクセスできる」のが当たり前。

そんな文書管理の強い味方となるのが、専門の「文書管理システム」です。しかし、「今更管理方法を変えるのは面倒くさい」「5分位で欲しい資料が見つかっているし、今の運用でも問題ない」「自分は整理がうまいので大丈夫」と考えている人もいますよね。

そんなあなたにこそ知ってほしい「クラウド文書管理システムのメリット」についてご紹介します。

文書管理システムの導入メリット

文書管理システムを導入すると、以下のメリットが有ります。

  • 文書を社内ネットワークで共有するので、検索時間が大幅に削減できる
  • どこにいても、文書にアクセスできる
  • バージョン管理機能があるものは、常に最新版を確認できる
  • データも、紙も、保存スペースを削減できる
  • 一元管理できるので、管理コストが削減できる
  • すぐにデータを共有できる

今までの不便な点

ちなみに、「あんまり必要性は感じていない」「業務は円滑に進むし…」と思っていた方の中に、以下の様な「ちょっとした不便さ」を感じている人はいませんか?

  • 目的の文書を探すのに数分時間がかかる
  • 文書に変更を加えたら、すぐに全員に共有したいけど、仕組みがない
  • 社員の異動があると、書類の管理がお手上げになる
  • 最新版がどれか判断に困ることがある
  • 書類を見られる人を限定したいので、管理方法を考えている

毎回少しずつの我慢で済む内容ばかりですが、ちりも積もれば膨大な時間を「ただの資料探し」に費やしていたことになるのです。それはあまりにももったいなさすぎます。ぜひ、文書管理システムを導入して「意味のない時間」を最小限にしてくださいね。

どんな文書管理システムがあるの?

現在は、ビジネスのあらゆる分野でクラウドサービスが充実しています。もちろん、文書管理システムも。「どこからでもアクセス」「容量を気にしない」「検索が容易」というメリットを存分に活かすためには、文書管理システムもクラウド化するのは必然とも言えます。

以下の記事で、おすすめのクラウド文書管理システムをまとめてご紹介していますので、ぜひ導入の際の検討材料にしてください。費用もひと目で分かるようにまとめてありますので、社内で検討するときに役に立つと思います。

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