製造業の経費精算を効率化 | 成功事例にみるコスト削減のポイント

製造業における経費精算システムとは

製造業が経費精算システムを導入すると、煩雑な入力作業などが効率化され、会社全体の業務効率アップにつながります。

ただし、慎重に検討したうえで各社員や各部門で負担にならないような選択肢をとることが大切です。

経理担当者と利用する社員の両方にメリットがあり、経費精算が確実に「楽」になることが重要になります。

製造業の経費精算によくある課題

製造業の経費精算によくある課題として、煩雑で無駄な再入力作業や申請書作成が負担になっていること、内部監査や不正申請への対応、各支店や営業所の経理作業がばらばらになっていることなどが挙げられます。

本記事では、経費精算によくある課題やコスト削減のポイント、利用するメリットをみながら導入事例を紹介します。

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経費精算コスト削減のポイント

どの業種の経理担当者も多くの業務に追われているでしょうが、特に製造業の経理担当者には原価計算などの複雑な業務が加わります。

製造原価は一般に材料費、経費、労務費の3つに分けられます。会社の経費精算コストを原価の観点から、どこが削減できるかを整理してみます。

経費精算システムの導入で材料費にあたる、伝票代や封筒代などの事務用品、経費にあたる電気代や通信費などがあります。

ポイントは電子化と自動化です。このことを進めることによって、経費精算コストに一番大きなウエイトをしめる労務費を削減できます。

経費精算システムのメリット

経費精算システムの導入には以下の3つのメリットが挙げられます。

ミスの防止

手書きからシステム化への移行により、現場や経理部門の手作業や無駄な再入力作業が削減され、ミスの防止につながります。

経費申請が月末や締切日に集中してしまうと、申請内容の入力から領収書との突合せ、精算と、非常に煩雑な業務が発生します。

さらに、それが各部門から一斉に経理部門に集中するため大きな負荷がかかります。また、この過程の中で再入力による入力ミスが発生すると経理担当者にとってはより大きな負担がかかる作業になります。

申請時間の短縮

煩雑な業務が軽減されるのは申請を行う現場の担当者も同様です。経費精算システムを導入すればいらない手間も省けます。

リアルタイムに申請を行うことで経費精算の期限に遅れたり、未申請の経費が溜まったりすることも少なくなります。

不正のチェック

システム化により申請時期が分散化され、承認作業の精度が高まることで、不正を大幅に減らすことにつながります。

また、出張費や交通費も経路検索ソフトと連携することで二重経路がないかどうかの検証をすることもできます。

経費精算システム導入を進めた企業

せっかく導入したシステムもうまく稼働しなければ宝の持ち腐れです。

「ユーザーサイドで無理なく使えるシステムなのか」を考え、その後の定着を促進する方策まで検討しておく必要があるでしょう。

経費精算システムの導入によって改善が促進された事例を紹介します。

製造業の経費精算事例：島津製作所

島津製作所は中期経営計画の基本方針の一つとして出張旅費、立替経費、ベンダー経費などの間接費を一括して管理する基盤にConcur Expense（コンカーエクスペンス）を導入しました。
モバイル経由で外出先から経費精算ができるほか、クレジットカード明細の自動連携など、手入力の省力化により従業員の生産性が向上。

また、請求書データを集中管理、規程チェックを自動化し、経理部門の承認・管理業務を削減、業務効率化が実現できました。

製造業の経費精算事例：NEC

NECは、全社で取り組む業務改革推進プロジェクトの一環として、Concur社の出張・経費精算管理クラウドサービスを導入しました。

NECグループでは年間約100万件の出張・外出を行っており、その申請や精算手続きなどに多くの手間暇をかけています。この経費精算システムの導入で、社員の出張・外出に関する間接工数の40%削減を見込んでいます。

製造業におすすめの経費精算システム

それでは、製造業買いにおすすめの経費精算システムについて紹介していきます。

本記事で紹介しているおすすめの経費精算システムや、紹介しきれなかったサービスのさらなる詳細は以下からご覧になれます。

Concur Expense（コンカーエクスペンス） - 株式会社コンカー

画像出典：Concur Expense公式サイト

• 利用明細はeレシートで自動取込、経費支出を見える化
• 生産性を高める経費精算フロー
• スマホで領収書を電子化！電子帳簿保存法対応・不正経費の防止

Concur Expense（コンカーエクスペンス）は、経費精算を行う「利用者」、承認を行う「上長」、経費管理を行う「経理」、そして「経営者」のすべてがメリットを感じられる、経費精算業務の時間を短縮できるサービスです。
領収書の画像から経費科目を自動認識し、クレジットカードの利用明細と請求書情報とも連携し、経費支出情報の正確な入力が可能です。
経費支出情報が自動的にアップロードされ、従業員は手早く会社の経費規定に沿った経費申請ができます。

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経費BankⅡ - SBIビジネス・ソリューションズ株式会社

画像出典：経費BankⅡ公式サイト

• ICカードやクレジットカードから経費を読取
• 場所や時間にかかわらず申請・承認可能
• 経費の申請や計算の手間を減らし、ミスを防止

経費BankⅡは、経費の処理も申請、承認も簡単にできる経費精算システムです。ICカードやクレジットカードから、利用経路や利用履歴を読み取り、明細伝票に反映可能。出張費や交際費などの各種手当も、事前に手当マスタを登録すれば条件に応じた手当金額を自動で計算してくれます。申請や処理にかかる時間も手間を減らし、漏れやミスも軽減可能です。経理処理からシステム管理までワンストップで行えます。
※ICカードの読み込みには、別売りのカードリーダーが必要です。

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※ID追加は10ID単位

楽楽精算 - 株式会社ラクス

画像出典：楽楽精算公式サイト

• 累計導入実績5年連続No.1、導入実績は5,000社超
• きめ細やかなフォロー体制
• クラウドだから法改正にも随時対応

楽楽精算は、交通費、出張旅費、交際費など経費にかかわるすべての処理を一元管理し、利用者すべてが楽になるクラウド型の経費精算システムです。紙・Excelで経費精算をしている従業員50名以上の企業に、特に効果を実感していただきやすいサービスです。

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マネーフォワード クラウド経費 - 株式会社マネーフォワード

画像出典：マネーフォワード クラウド経費公式サイト

• 申請も承認もスマートフォンで完結
• 日付、金額、科目まで自動補完
• 写真を撮るだけでオペレーターがすべて打ち込み経費登録が完了

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経費精算システムで製造業の課題を解決

日々の業務で発生する経費精算に関しては、製造業に限らず、どの業種においても課題になりがちなテーマだといえるでしょう。

しかし、原価計算などの複雑な計算業務もこなさなければならない製造業の経理担当者にとって、非効率な業務を洗い出し、負担を軽減していくことは必須です。

その手始めともいえるのが、経費精算の効率化であり、その課題を解決するための手段が、経費精算システムの導入だといえるのです。

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