Article square balloon green

ティール的組織のアトラエ「50%工数削減」を実現、業務改善と生産性向上のヒミツ

アトラエは、ITやWeb業界に強い求人メディア「Green」を展開している企業だ。同社は昨年、自社の業務負担を軽減するために、オンラインアシスタントサービス「CasterBiz」を導入した。導入の経緯や、同社の企業文化、最大限のパフォーマンスを発揮する取り組み、業務委託を成功させる秘訣などについてアトラエの荻原 大地氏に話をうかがった。
その他その他ビジネス
Large

記事内で紹介したクラウドサービス「CasterBiz」の詳細はこちら。

成功報酬モデルの先駆け「Green」の分業組織体制とは?

アトラエは、ITやWeb業界に強い求人メディア「Green」や、AIを活用して異なるスキルを持つ人々をつなげるビジネスマッチングアプリ「yenta」、組織に対するエンゲージメントや現状を定量的・多角的に把握して組織改善を可能にするプラットフォーム「wevox」という3本の事業を展開している企業だ。

より多くの人々に価値あるサービスを届け、世界中の人々を魅了する企業を目指している同社。社員も、そんなアトラエで働くことに誇りを感じ、満足感や幸福感を得られる理想的な組織づくりにまい進しているところだ。

アトラエ クライアントサポートチーム 荻原 大地氏が担当する「Green」は、業界に先駆けて成功報酬型の料金体系を導入し、成長企業の採用を支援する求人メディアとして知られている。

アトラエ クライアントサポートチーム 荻原 大地氏

同サービスは、これまで蓄積した膨大な採用・転職データの解析結果をベースに、転職希望者に最適な求人を提案する一方、採用活動を実施する企業にも最適な人材を効率的にマッチングさせることが可能なプラットフォームだ。

アトラエが提供するITやWeb業界に強い求人メディアの「Green」。同社の屋台骨となる事業で、最適な人材を効率よくマッチングさせるプラットフォームという位置づけ

ITを最大限に活用することで、年間2,000名の人材マッチングに成功しており、オープンで安価に価値を提供できるという特徴がある。

Greenを運営するにあたって、同社では業務ごとに4つのチームによる分業体制を敷いている。

まず新しい企業を発掘する「セールスチーム」と、企業の社員採用までを支援する「サポートチーム」、求職者を集めて満足度を高める「マーケティングチーム」があり、Greenの開発・改善、保守、運用を担当するUXチームがシステム全般を支えている。

業務の効率化や生産性向上を柔軟に進める企業文化とフラットな組織

各チームのなかで、特にサポートチームの業務内容は多岐にわたっていた。企業がGreenに求人情報を掲載した後の関連業務を、このチームが一手に任されていたからだ。

求人記事の作成から、採用活動時の困りごとの解決、採用後の請求書などの諸々の事務処理なども担当。後述するが、問い合わせ対応も基本的にはコールセンターを介さずに、直接サポートチームが行っているという。

現在、Greenの求人掲載企業は2,500社ほどだ。これらの企業の対応を一握りの少数精鋭メンバーで行っている状況だ。したがって、一人ひとりに対する負担はかなり大きかったといえるだろう。

「日々の煩雑な業務を減らし、コア業務に注力したいという思いがありました。特に時間を取られていた業務は、求人記事を掲載するまでの事務対応です。たとえば企業への取材日程の調整や、校正・入稿などの求人情報から記事への落とし込み、発注・検収書の作成など、コンテンツ制作の管理業務が7種類ほどあり、非常に大変でした。チーム合計で1日8時間ほど、月合計で約160時間、これらの業務に追われていました」(荻原氏)

もともと同社は、業務効率化や生産性向上といった点に対する意識の高い企業だ。チームとして最大限パフォーマンスを発揮するために、さまざまな取り組みを行ってきた。それゆえに、今回のような課題を何とか解決したいと考えていたそうだ。

アトラエが最大限のパフォーマンスを発揮するための取り組み。「経営計数の開示」「チームアトラエ」「新規事業の創出」「価値創造空間」「90%が徒歩圏内」「世界選抜への第一歩」「多様なワークスタイル」など

「生産性に関しては、会社設立以来、毎年一人当たりの売上高が向上しています。新しいツールも良いツールがあれば積極的に導入する社風もありますし、新規事業に繋がりそうなアイデアも常に探しています」と語る荻原氏。

さらに同社がユニークな点は、組織がフラットで、マネージャーが存在していないことだろう。

「各チームが柔軟に動ける仕組みになっており、最近話題になった新しいマネジメント方式の『ティール組織』のようなイメージです。そのため社員が良いと感じたソリューションをトライアルでどんどん取り入れていけるような企業文化があるのです」(荻原氏)

このように社員全員が、経営者目線で働き方について常にアンテナを張っているアトラエが、今回の課題の解決に向けて注目したのが、キャスターが提供しているオンライン・アシスタントサービス「CasterBiz」であった。

業務効率の救世主「CasterBiz」を導入、約6割の負担を軽減

アトラエは、まずCasterBizの検討を2017年の9月にはじめ、すぐにトライアルを実施した。すでに10月には、実導入を開始していたというフットワークの軽さだ。

CasterBizは、秘書、人事、経理などの業務や、Web運用、突発的に発生する作業などを、オンライン(オフライン業務も含む)で対応するアウトソーシングサービスだ。

CasterBizがサポートする業務内容。秘書、人事、経理などの業務や、Web運用、オフライン業務など、幅広く対応できる優秀な専門スタッフを用意している

100人に1人という厳しい基準をクリアした優秀な人材を厳選しており、高いパフォーマンスを発揮できる点が大きな特徴だ。

また、企業の依頼内容にマッチしたスキルを持つメンバーを素早くマッチングさせ、目的業務に合わせた複数人のユニットチームを迅速に編成し、柔軟かつスムーズな対応が可能な点も特徴といえるだろう。

CasterBizでは、業務を委託するにあたり、まずフロントディレクターが要望を受け、その内容に応じて、最適な専門スタッフをアテンドする仕組みだ

荻原氏は「CasterBizは、マニュアル通りの対応ではなく、多少のイレギュラーなことが発生しても、コミュニケーションをとって、ケースバイケースで柔軟に対応してくれました。実際にアシスタントが現場にいるような感覚で利用でき、とても助かりました」と導入時の印象を語る。

実際にCasterBizを導入してみた結果、アウトソーシングの効果はテキメンだった。月160時間ほど掛かっていた業務が、1日平均4時間、ひと月平均80時間で回せるようになった。すなわち、約50%の負担を軽減できた計算になる。ムダなスイッチングコストもだいぶ減ったようだ。

「コスト的にみても、社員一人を雇うより安く抑えられました。社員の教育費もかかりませんので、費用対効果がよいと感じています」(荻原氏)と、満足な様子だ。

CasterBizでは、実作業する担当者の上に、ディレクターのような統括者がおり、業務の振り分けや、能力に応じたハンドリングを上手に行ってくれる点も好評だ。

「何か仕事を依頼したとき、いつまでに仕事をこなせるのか、その人の能力はどうかといったことまでディレクターが判断してくれます。またビジネスアワーであれば、ディレクターのレスポンスが迅速で、すぐに返事をいただける点も良かったです」(荻原氏)

同社では、求人記事の校正などもCasterBizに任せているという。もともとライティング経験をもつアシスタントをディレクターがアサインしてくれるため、誤字・脱字だけでなく、記事の見本を渡しておけば、それに沿った形でうまく記事をメイクしてくれる。このように柔軟な対応ができる点もCasterBizの大きな強みだろう。

企業が業務の改善や効率化、型化を進めるためのヒントとは何か?

業務効率化を進めるためには、もちろんSaaS/クラウドサービスの活用は欠かせない。アトラエでは、問い合わせセンターが社内にある。そこで、顧客対応の漏れがないように、顧客管理システム「Zendesk」もツールとして活用している。また「kintone」も利用し、企業情報をキャスター側に受け渡すツールとして利用中だ。コミュニケーションは「ChatWork」で行っている。

「実は、これらのツール連携についてもCasterBiz側で柔軟に対応していただいています。こちらでアカウントをつくり、オペレーションを教えれば、基本的に対応してくれます。このように他社のSaaSをうまく活用できる点も嬉しいところです」(荻原氏)

最後に、同社のように外部に仕事をアウトソースしてしたい企業に向け、成功の秘訣となるポイントを荻原氏に聞いた。

「社内業務を委託する際は、やはり相手側に仕事をこなしていただける環境づくりが重要だと思います。社内の人間に仕事を振る場合には、ある程度ラフに投げても何とかなりますが、社外の相手にはしっかりと良いパスを通さねば良い仕事ができません。そのとき、『お金を払っているのだからやってくれ』という態度ではなく、対等な立場でパートナーとして協力することが大切です。そこで我々は、お互いにやりやすい仕組みを柔軟に提供しています」(荻原氏)

業務改善や効率化は終わりがない戦いだ。そのため、明確な目標を定義し、パートナーのCasterBizと信頼関係をつくることが成功要因の1つのようだ。今後も同社では、ビジネスが拡大しても対応できる柔軟な体制を、キャスターとともに築いていきたいと、力強く語ってくれた。

CasterBiz


CasterBizは、優秀なアシスタントが秘書・人事・経理・Web運用といった幅広い業務をサポートするオンライン秘書サービスを提供しています。業務をサポートするアシスタントには、高いパフォーマンスを発揮できる、ビジネスの第一線で活躍していた人材が採用されており、さまざまな業務を高いクオリティでサポート可能です。また、オフィスに出向いて書類整理や請求書の郵送を行うなど、オフラインでの業務も依頼可能、バックオフィス業務などを任せることにより、本来の業務に集中して取り組めます。

Article like finger
この記事が良かったら、いいね!をしてください!最新情報をお届けします!
御社のサービスを
ボクシルに掲載しませんか?
月間1000万PV
掲載社数3,000
商談発生60,000件以上
この記事とあわせて読まれている記事