契約書管理の課題とは | 管理手法と効率化を実現するクラウドツールを解説

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契約書管理を適切なものとするには、情報共有、閲覧権限などのアクセス制限、有効期限管理などが課題となります。目的の文書を素早く検索し、契約書管理業務を円滑に運用するには?具体的な管理方法とともに、それを補完して効率化するクラウドサービスを解説します。
電子契約システム
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契約書管理とは

企業活動を続けていれば、取引先との売買契約条件などを記した契約書が当然増えていきます。

その内容確認や担当者変更の引き継ぎでの活用、監査手続きに際した参照に備えるのはもちろん、なによりも万一のトラブルのために、契約書は長い期間にわたって保管され、必要に応じて閲覧できることが求められます。これを滞りなく実行できるように、保管されている契約書を管理するのが契約書管理です。

しかし、膨大な量になるであろう契約書を、効率的に管理するのは容易なことではありません。個別に異なる契約書を、どのように管理するのが効率的なのでしょうか。

契約書管理の重要性とそれが抱える課題、合理的な管理手法を解説するとともに、契約書管理を効率化するサービスを紹介します。

なぜ契約書管理が重要なのか

契約書には売買契約書のほかにも、不動産売買・賃借契約書、業務委託契約書などのさまざまなものがあり、個別の契約条件などが明記されているため、それ自体が重要文書だといえます。

つまり、これを保管して活用するための契約書管理が、企業経営において非常に重要な意味を持つこととなります。

リスクマネジメント

取引先との契約条件や規約が契約書に明記されていても、契約をめぐるトラブルは常に起こり得ます。きちんと契約書管理がなされていれば、社内の情報共有が即座に行われ、相手側が契約内容に違反していても、契約書にもとづいた対処を行うなどのリクスマネジメントができるのです。

しかし、適切な管理が行われていなかった場合はどうでしょう。社内で契約内容が共有されていなければ、契約に反する取引があっても気付かれないかもしれません。また契約書自体が紛失していれば、内容を確認することすら不可能になってしまいます。

このような事態は、機密情報の漏えいリスクにつながる可能性もあるでしょう。

業務の効率化がはかれる

契約書管理が適切に行われていれば、万一のトラブルの際も、目的の契約書を探す手間や時間を節約でき、対処のスピードアップや業務効率化が可能です。

しかし、部署ごとに契約書をバラバラに管理していて管理場所や方法が異なるなど、きちんとした管理ができていないと、契約書を探す時間も手間もかかり、最悪の場合は見つけられなかったというケースも考えられます。

適切な契約書管理ニーズが高まっている

契約書管理にまつわる効率的とはいえない実態は多くの企業で発生しており、その重要性はほとんどの現場で認識されているでしょう。しかし、契約書管理を最優先課題に挙げ、積極的な改善に取り組む企業は多くありません。

その要因として、契約書を活用する機会が多くないため、コストや人的リソースを割きたくない、という優先度の低さがあると考えられます。

一方で、法人マイナンバー制度などによる法改正や、コンプライアンスを重視する社会風潮の高まりもあり、2016年頃を境に、契約書管理に対するニーズは高まりつつあるのが現状だといえます。

契約書管理で抱えがちな3つの課題

契約書管理ニーズが高まるなか、上述のように積極的な改善に動き出す企業が増えています。しかし、長年にわたって手がつけられていなかった契約書管理を改善するには、少なくない課題が存在します。

多くの企業が抱える契約書管理の課題とはどのようなものなのか、具体的に解説します。

(1)契約書の情報共有

一般的な売買契約などの場合、取引先との直接交渉や商談を行う営業のほかにも、契約内容の確認や承認、決済手続きなどが必要になるため、総務部や経理部なども契約書の作成・締結・運用に関係します。

また、特定の取引先に関係する営業スタッフはひとりとは限らず、同じ取引先の別部署が異なる売買契約を締結していることも考えられます。こうした状況は、契約書が社内の各部署に散在してしまう要因となり、契約に関係するさまざまな部署のスタッフが、必要なときに必要な情報を共有できないという事態に陥りがちなのです。

(2)契約書へのアクセス制御

契約書の情報共有がままならないということは、取引先とのプロジェクトにかかわるスタッフ全員での情報共有がままならないことを意味します。一方で、適切なアクセス制御がなされていなければ、関係するメンバー以外でも契約書の内容を閲覧できてしまうという事態が発生します。

契約書の勝手な持ち出しや戻し忘れによる所在不明はもちろん、紛失による情報漏えいにつながります。つまり、特定の契約に関係するスタッフが、関連する契約書のみにアクセスできるなど、アクセス制御の方法を確立する必要があります。

(3)契約書期限の管理

契約書には、個別に有効期限が設けられているのが通常であり、その期限は取引先や契約内容によってさまざまです。個別に異なる契約書の有効期限を人力で管理するのは困難を極めるといえるでしょう。

担当者が契約書の有効期限を記憶しておき適切なタイミングで対処する、などが多くの企業の現状なのかもしれません。しかし、これでは増え続ける一方の契約書への対応が行き詰まり、担当者の限界が訪れてしまいます。

取引先と更新を行うべき契約、新たに締結すべき契約、終了すべき契約など、個別の契約書に対する判断を明確にし、更新時期を適切に把握して管理できる手法が求められるのです。

契約書の基本的な管理手法とは

企業内の書庫や倉庫などで保管されている契約書を管理し、課題を解決して適切に運用していくには、いくつかの基本を押えた手順を経る必要があります。

まず最初にすべきことは、契約書を管理すべき部署・担当者の決定です。決定された担当者が中心となり、管理手法を確立するのが一般的でしょう。

契約書の管理台帳を作成

契約書には、有効期限のほかにも取引先との契約条件などが記載されています。まずは、これらの契約書がどのような基本情報を持ち、どこで管理されているのかを把握するため、必要な情報をピックアップした管理台帳を作成するのがおすすめです。

必要な情報としては、以下のようなものが考えられるでしょう。

  • 契約番号
  • 契約名
  • 契約書の種類
  • 契約書締結先名
  • 自社担当者
  • 契約締結日
  • 契約開始・終了日、自動更新の有無
  • 原本保管場所

保管されている契約書の棚卸しと台帳登録

台帳のフォーマットが確定したら、実際の契約書を個別に内容確認しつつ棚卸しを行い、管理台帳へ登録します。その際に保管場所が明確になるよう、優先すべき情報を基準とする保管方法も検討しておく必要があるでしょう。

商品の棚卸し同様、定期的に契約書の棚卸しを実施し、内容を含めた確認を行うのも重要です。

契約書管理のルール策定

最後に、契約書の管理方法がバラバラにならないよう、関連するメンバー全員で守るべきルールを策定します。

たとえば、契約書共有時にどのような承認ルートをたどるのか、その方法をどうするか、廃棄する契約書はどのような基準を満たしたものとするか、廃棄方法をどうするかなどが考えられます。

契約書管理を合理化するクラウドサービスのメリット

台帳を作成して契約書の棚卸しを行っても、紙の契約書をそのまま管理するのは合理的でないことが多いうえ、書類へのアクセス制御も困難です。同時に、情報共有や契約書期限の管理も、充分な対策は難しいかもしれません。これでは完全に課題が解決されたとはいえません。

これらの課題や、物理的な紙の契約書管理の限界を効率的に解決するソリューションが、クラウド契約書管理・電子契約サービスです

電子契約書を一元管理できる

電子契約書とは、従来紙で作成されていた契約書をPDFなどでデータ化したものです。

近年利用が拡大しているクラウド電子契約サービスでは、保管されている契約書をデータ化することで、新たに作成される電子契約書も含めた一元的な管理が可能になります。

自社で紙の契約書をスキャンして管理するのはもちろん、面倒なスキャンから登録までの作業を代行するサービスも存在します。これを活用することで、契約書へのアクセス権を自在に設定したうえでの柔軟な検索と閲覧・共有が実現し、契約期限をメールで担当者に知らせることなども可能となります。

電子契約によるコスト削減効果

電子契約は、作成した契約書をPDF化する際に「電子署名」と「タイムスタンプ」を生成して埋め込んで取引先に送付、確認した取引先が同様に電子署名とタイムスタンプをPDFに埋め込み、返送することで契約が完了するというものです。

電子契約を採用することで契約書管理が容易になるのはもちろん、収入印紙が不要になる、郵送代や印刷代が不要になる、人的リソースを削減できるなどのコスト削減効果が期待できます。

従来の契約書 電子契約書
媒体 印刷された紙 PDFなどの電子データ
署名 署名、押印 電子署名・タイムスタンプ
印紙 必要 必要なし
受け渡し 原本の郵送、持参など インターネットなどでの電子データ受け渡し
保管方法 倉庫、書庫などで物理的に原本を保管 自社サーバー、外部データセンターでの保管・管理


スピーディーな契約締結と業務効率化を実現

電子契約の仕組みには契約締結のプロセス簡略化効果があり、人的リソースの削減なども期待できます。これによって業務効率化へ貢献するほか、プロセス簡略化が契約締結のスピードアップを促し、生産性と競争力の向上も実現するでしょう。

おすすめの契約書管理サービス8選

契約書管理の抱える課題を解決するだけでなく、コスト削減効果や業務効率化が期待できる契約書管理サービスのなかでも、特におすすめできるサービスを厳選して紹介します。

クラウドサイン

  • 印紙代を含めたコストを大幅削減
  • 契約締結をスピードアップ
  • 契約書を含めた文書をクラウドで一元管理

クラウドサインは、紙で進めてきた契約作業を、わずか数分間で完結させるクラウドベースの電子契約システム、文書管理ツールです。
締結頻度の高いNDA(秘密保持契約書)のような契約書や、毎月発生する取引先との受発注書のやりとりなどの手続きを簡略化し、相手側がサービスに加入しなくとも契約締結が可能です。雇用契約書や身元保証書などの入社書類も社内文書として電子化でき、管理を容易なものにします。
また、月間10件までの契約を無料で利用できるフリーミアムプランも用意、郵送にかかっていた事務手続きやコストの低減も期待できます。

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クラウドサインの導入事例

クラウドサインの導入事例をまとめました。気になる会社の導入事例を無料でダウンロードしていただけます。

パーソルキャリア株式会社 株式会社メルカリ ラクスル株式会社
契約締結のリードタイムを圧縮することで 機会損失を防いでいます。 紙だとできない「一括処理」がクラウド化により実現。 70 倍速の効率化です! クラウドサインで 「仕組みを変えれば、世界はもっと良くなる」
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paperlogic

  • 電子署名法・電帳法対応に完全準拠
  • 契約相手先はログイン不要
  • 認印相当の簡易署名が使い放題

paperlogicは、経理・総務・法務の法定保存文書を電子化する電子契約システムです。無制限で利用できるタイムスタンプ機能など、電子認証基盤がすべて組み込まれているため、法令対応が1つのサービスで完結します。契約相手先はサービスを使用していない場合も、ゲストとして登録するだけで無料でスムーズに利用できます。電子証明書のあり/なしを署名者ごとに選択でき、証明書なしの簡易署名は数の制限なく好きなだけ使えます。

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Hubble

  • 法務ドキュメントのやりとりを効率化
  • 契約書の雛形や社内規定・規則の管理にも最適
  • 専門家のによるリーガルコメントもドキュメントと一緒に保存

Hubbleは、法務ドキュメントのやりとりに最適化した電子契約システムです。契約書を一度アップロードすれば、Hubble内でコミュニケーションを取りながら法務確認ができるので、社内全体での法務ドキュメントのやり取りが円滑に行えます。過去の変更履歴もバージョンごとに詳細に保存し、ドキュメントの作成過程を可視化するので、いつでも必要な情報に労せずアプローチできます。ドキュメントと一緒にコメントも保存ができる機能を活かし、専門家のリーガルコメントを一括管理することで法務ノウハウの社内共有に活用できます。

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クラウドサインSCAN

  • 契約書のスキャンやデータ入力を代行
  • 柔軟な検索・参照で契約書を管理
  • 契約書の有効期限管理を効率化

クラウドサイン SCANは、紙の契約書をデータ管理する際に問題になる、契約書のデータ化や入力作業を代行し、CLOUDSIGNでの有効期限管理や柔軟な検索・参照を含む、一元管理によるすべての契約書管理を実現するサービスです。
これによって手間をかけずに効率的な契約書管理が可能となり、業務効率化と管理コストの削減が期待できます。スキャンした紙の契約書を倉庫で預かるサービスも行っています。

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GMO 電子契約サービス Agree

  • 国内シェアNo.1の電子認証局と直接連携
  • 電子署名と電子サインを併用した契約締結
  • 電子帳簿保存法に標準対応

GMO 電子契約サービス Agreeは、導入実績1,000社以上の実績を誇る電子署名と電子サインを併用した契約締結ができる電子契約システムです。
全世界で2500万枚の発行実績を誇り、政府機関や大手企業でも利用されているGlobalSignの発行システムと直接連携です。電子署名と電子サインを併用した契約締結もできるので、自社は電子署名で法適合性や署名権限を限定しつつ、相手方は電子サインで簡単に利用可能。税法上で要求される検索機能を標準で実装しており、締結済みの電子契約を紙に印刷することなくそのまま保存することができます。

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Holmes


  • 弁護士が作成した契約書テンプレート
  • 社内承認をクラウド環境で行える
  • 印紙代・郵送代などのコストを削減

Holmes(ホームズ)は、弁護士が作成した契約書テンプレートを自由に編集することで、作成・承認・締結・管理などの契約書業務を効率化する電子契約システム、文書管理ツールです。
取引先が紙の契約書を希望した場合も対応できるよう、過去の契約書をスキャンして一元的に管理するのも可能です。作成から承認にいたるまでの変更履歴も紐づけて管理できるため、契約締結にいたった経緯も把握可能。クラウド環境での承認ワークフローによる業務効率化とともに、印紙代・郵送代などのコスト削減も実現します。

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クラウドスタンプ


  • 紙で発生していたコスト削減
  • 取引先とスムーズなやりとりが可能
  • 無料の電話サポート付き

クラウドスタンプは、契約締結から契約書管理まで可能なクラウド型電子契約サービスです。
電⼦証明書を付与した電⼦書類は従来の押印の契約と同様の証拠⼒が認められているため、印刷や書類管理の面倒を省けます。これまで紙を発行することで発生していた保管、検索、その他雑費のコストをすべて削減可能。WEB上で契約締結に必要なサインを交わせるので、取引先とのやりとりがよりスムーズになります。また、初期設定や運用上のサポートだけでなく、経営トラブルについても無料で電話相談ができるオプション付きです。

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SRIクラウドfor契約書管理


  • 契約書の発生から廃棄にいたるまでを管理
  • 詳細に渡るすべての書類履歴を確認可能
  • 使い勝手のいい台帳管理

SRIクラウドfor契約書管理は、契約書の発生から廃棄にいたる、書類のライフサイクルすべてをサポートし、管理できる契約書管理サービスです。
契約書のみならず、どのような文書でも1件単位から依頼可能、すべてのアクセス内容が詳細に記録されるため、だれがなにを行ったかの書類履歴をいつでも確認できます。社内利用の管理台帳をそのまま反映できるため、使い勝手のいいわかりやすい操作が可能です。

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契約書管理サービスで業務を合理化

契約書に限らず、アナログで行う現物管理は、どのように工夫して効率化しようとも、文字どおり物理的な限界があるといえます。これを補完するのがデジタルテクノロジーであり、契約書関連の業務を効率化するのが、クラウド契約書管理サービスなのです。

もちろん、効率的な管理を行うための現物管理ノウハウはデジタルのクラウドサービスにも生かされ、両者を併用することで、より合理的な業務遂行が可能となるでしょう。

契約書の管理に着手していなかった企業はもちろん、さまざまな試行錯誤をしながらも契約書管理に行き詰まってしまった企業にこそ、クラウド契約書管理サービスが有用なのではないでしょうか。

ボクシルとは

ボクシルとは、「コスト削減」「売上向上」につながる法人向けクラウドサービスを中心に、さまざまなサービスを掲載する日本最大級の法人向けサービス口コミ・比較サイトです。

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