営業の業務をシームレスに連携&自動化する最強ツール連携術 -MA×SFA×リーガルテック【連載2】

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弁護士ドットコムの急成長サービス「クラウドサイン」の事業戦略や組織運営、ビジネスにおけるテクノロジー活用などに迫る特別連載企画。第2回は、クラウドサイン事業部のセールスマネージャー・平皓瑛氏に、営業活動を効率化するツール連携術について聞いた。
電子契約システム

平 皓瑛弁護士ドットコム クラウドサイン事業部
セールスマネージャー
東京工芸大学アニメーション学科卒業後、株式会社アマナを経て、2011年クラウドファンディングサイトを運営するグーパ株式会社を設立、同時期にモバイルゲームのパブリッシングを東南アジアで展開するMagic Box Asia Co., Inc.をタイにて設立。2017年弁護士ドットコム株式会社に入社。「クラウドサイン」のセールスマネージャーとして参画。SDR/BDR/オンラインセールス/フィールドセールスの組織立ち上げと運用によって収益の最大化を目指している。

IT/SaaSツールで営業活動を効率化するセールステック

近年、営業活動におけるホットワードとなっているのが「SalesTech(セールステック)」だ。そもそもセールスステックとは、営業(Sales)と技術(Technology)を組み合わせた言葉で、IT/SaaSツールやテクノロジーの力を用いて営業活動の効率化や業績の向上を目指す手法全般のことを指す。

日本でセールステックの概念やツールが徐々に浸透してきた背景には、働き方改革の推進がある。特にベンチャー企業などは、限られたリソースの中で労働生産性を高め、営業活動を効率的かつスピーディに進める必要がある。そのため、IT/SaaSツールやテクノロジーを導入することで非効率をなくし、営業活動を最適化する動きが広がってきたのだ。

しかし、SFA(営業支援システム)やCRM(顧客管理システム)などのIT/SaaSツールを利用せずに営業活動を行っている企業もまだまだ多いと聞く。具体的には、電話でアポ取りを行ったうえで1社1社訪問して営業を行う。さらに、顧客情報や営業進捗はエクセルで管理し、受注処理は紙で申込書を回収するというプロセスだ。

では、こうした非効率な営業活動から脱却するためには、どういったツールを導入し、仕組みを整えていけばよいのだろう? 複数のSaaSツールを導入・連携させることで営業活動の効率化を図っているクラウドサイン事業部のセールスマネージャー・平皓瑛氏に聞いた。

マルケトエンゲージ×セールスフォース連携で顧客情報を適切に管理

これから営業活動を効率化・自動化したいと考えている企業がまず導入を検討するのがSFA(営業支援システム)やCRM(顧客管理システム)だろう。しかし、SFAやCRMを導入しても見込み客を発掘・育成するマーケティングオートメーション(MA)と連携されていなければ、適切なリードを管理するのは難しい。

クラウドサインでは、MAシステム「マルケトエンゲージ(Marketo Engage)」とSFA・CRMシステム「セールスフォース(Salesforce)」を連携させることで、マルケトエンゲージ(LP・フォーム)で取得した顧客情報をセールスフォースに自動的に取り込んでいる。また、顧客の行動や属性に応じたランク付けができるマルケトエンゲージのスコアリング機能を活用し、顧客のスコアによって電話とメールでのアプローチを使い分けているという。

マーケティングが創出したリードに対して、営業がアプローチする優先順位が決まっていない場合、効率的にアポや受注に結びつかないだけでなく、双方の信頼感低下につながる可能性もある。この点においても、MAとSFA/CRMを連携させ、マーケティングと営業で情報をシェアしながら業務を進めていくことは重要だ。

さらにクラウドサインでは、商談の一部でWeb会議システム「ベルフェイス」を活用。連載第1回記事でも紹介したとおり、営業組織内に、主にリードタイムが短い企業を担当するオンライン専門のセールスチームを設けており、移動工数やコストを削減するとともに、商談数を増加させている。

電子契約サービス・クラウドサインで受発注業務を自動化

受発注のプロセスにおいては、自社の電子契約システム「クラウドサイン」を活用している。クラウドサインは、紙で必要になる印刷や製本、押印、封入郵送といった作業の手間とコストを削減し、契約の進捗状況を可視化しながらスピーディな契約を実現する。 また、セールスフォースと連携させることで、セールスフォース上で管理している顧客情報を元に契約書(申込書)の配信が可能になる。

営業活動の効率化という点においては、クラウドサインの機能が少しずつアップデートされている点も見逃せない。従来はフォーム入力後、再度エクセルファイルなどに申込情報を入力・作成し、それをPDF化してクラウドサインで発送する必要があった。これに対して、新仕様ではクラウドサインとセールスフォース、オプロの帳票サービス「OPROARTS」を組み合わせることで、入力したフォーム情報をもとに自動で帳票が制作され、クラウドサインで送信できるようになる。

平氏 お客さまがフォームに入力して申込ボタンを押したタイミングで、自動的に管理部に通知され反社チェックをする流れになっています。管理部の確認後はセールスフォース上のボタンを押すと帳票が作成されてクラウドサインで送信できるため、反社チェックおよび契約・受発注の業務が効率化されます。

Zuoraの導入によって効率的な請求フローを実現

クラウドサインでは、サブスクリプション請求サービス「Zuora(ズオラ)」を導入し、請求業務も自動化している。そもそもクラウドサインは従量課金のサービスであるため利用量に応じて毎月請求額が変動するほか、毎月契約数が急速に増えているため、管理部の処理工数的に請求業務を自動化する必要があった。そこで、なるべく人の手が介在しない方法を模索し、Zuoraの導入を決めたという。

平氏 Zuoraは初期コストが高いものの、利用量やプラン、値引きなどに応じた細かな設計が行えることから導入を決めました。従来実施していたセールスフォースからの請求とは違い、管理部の介在がほとんど必要なくなりました。また、Zuoraはクラウドサインと連携させており、プランなどを選択すれば自動的に反映されて請求できる仕組みになっています。

【まとめ】導入前にツール連携や業務フローへの組み込み方を検討すべき

以上、クラウドサインが営業活動の効率化を目的に導入しているSaaSツールと、その連携術について解説してきた。クラウドサインがツールを導入するうえで重視しているのが、データ分散など、業務における課題感とプロセスの非効率を明確にすること。そのうえで、すでに利用しているツールとの連携や業務フローにどう組み込んでいくかを検討している。

裏を返せば、事前に業務フローの設計ができていなければ、ツールを導入しても営業活動の効率にはつなげられない可能性があるということだ。

平氏 クラウドサインの利用企業さまからも、うまく活用できていないという声をいただいたため、弊社ではコンサルティングプランをスタートさせました。導入後に説明会を実施しているほか、企業向けの資料を作りクラウドサイン導入後に社内の業務フローをどうすべきかを一緒に設計しています。

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