出張経費・手当はどこまで認められる？立て替えた旅費宿泊費・食事代は含まれるか
出張経費はどこまで認められるのか
出張の際には、交通費・食事代・宿泊費などさまざまな支払いが発生します。こうした出張先での支出はどこまでが経費として認められるのでしょうか。また出張手当がある場合、どのように扱うべきなのでしょうか。
あいまいになりがちな出張経費が適用される範囲や出張手当の扱いを解説します。
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交通費
税法では商談などで必要な支出を経費として認めており、出張旅費を「旅費交通費」にしている企業が一般的です。たとえば、取引先との通信費、移動のタクシーやレンタカー、駐車料金などがこれに該当します。
ただし、金額があまりにも高額であると税務調査時に経費として認められない場合もあるため、経費として金額が妥当であるかどうか判断する必要があるでしょう。
食事代
食事代については、企業ごとの判断となるものの、毎日必要となる食事は経費として認められない場合がほとんどです。
例外として、取引先との会食や同僚との打ち合わせで支出した食事代は経費として認められる場合もあります。その際の勘定項目は、取引先との会食であれば「接待交際費」、打ち合わせなど5千円までの食事代は「会議費」となります。
宿泊費
宿泊費も経費として認められます。ただし会社ごとで宿泊費に上限を定めているケースが多く、超過した場合経費としては認められません。出張先までの距離や役職によって上限額が変わる場合もあります。宿泊先の予約前に規定を確認しておきましょう。
また食事つきプランで予約する際も要注意です。上記で述べたとおり、仕事に関わりのない食事代は出張経費として認められないため、宿泊費と食事代の領収書をわけて書いてもらう必要がある会社もあります。どこまでが会社の負担になるのかを出張前に確認しておきましょう。
出張先での残業代
取引先との会食や商談、打ち合わせなどを含め出張先の業務は深夜に及ぶことも多いでしょう。
しかしながら多くの企業が出張を「みなし勤務」としており、勤務時間にかかわらず残業代を支給しないケースがほとんどです。
出張手当は経費に含まれるか
出張手当は、出張に向かう社員の慰労を目的として支給される手当です。出張者には、食事代を含めたさまざまな支出があり、残業代も支給されません。こうした出張者の負担を軽減させるため、多くの企業が出張手当を支給しています。
では、この出張手当は経費として認められるのでしょうか。
そのまま支給すると課税対象
通常、出張手当をそのまま手当として支給した場合は給与としてみなされ、課税対象になります。
出張手当の本来の意味は、出張先での細かい支出を補填し、一つひとつ精算する手間を軽減することにあります。出張者の手間を減らすためには、出張手当を非課税にする必要があるのです。
出張旅費規程で定められた手当は非課税
出張手当を非課税にするには出張旅費規程を作成し、その旨を明記しなければなりません。
出張手当が非課税になるかは、「自社に出張旅費規程があるかどうか」「規定内に出張手当について明記されているか」を確認するといいでしょう。
明記されていれば企業側と出張者側のどちらも非課税となるため、所得税や住民税を支払う必要はありません。
出張経費の精算方法
出張旅費規程があれば、出張手当を含めた旅費の精算方法も明記されているはずです。次は、一般的な出張旅費の精算手順を簡単に解説しておきましょう。
出張中の領収書は必ず保管
出張旅費を経費として精算するには、領収書が必要なのはいうまでもありません。現地までの交通費や宿泊費はもちろん、業務で必要になった支出に関しての領収書はすべて保管しておきましょう。
一部、公共交通機関などで領収書が出ないものは、メモを残しておくなどで経費として申請できるようにしておく必要があります。
出張経費精算書で精算
出張後は経費精算書に内訳と金額をそれぞれ記入し、対応する領収書を添付して精算します。
一般的には上長承認後、経理部でのチェックがあり、現金で支払われるか口座振り込みになるでしょう。出張旅費規程で手当が認められているならば、経費精算書に同時に記入しておきます。
立替払いが必要になる場合も
企業側で出張時の交通手段や宿泊施設を用意してもらえるならば、基本的に経費の立替は必要ありません。現地での細かい支出や出張手当を精算するだけでいいでしょう。
しかし、多くの場合で出張者自らが交通手段、宿泊施設の手配を行っています。こうしたケースでは、少なからず立替払いが必要になるかもしれません。
出張者の立替払いを軽減するやり方
経費は基本的に出張後の精算となるため、出張者が交通費や宿泊費まで立て替えている場合、金銭的に大きな負担となります。こうした負担を軽減するには次の2つの方法を取りましょう。
仮払金を受取る
出張者の負担を軽減するため、多くの企業では出張前に仮払金を支払い、出張後に差額を精算する形をとっています。この方法であれば出張者の金銭的負担は最小限にできるかもしれません。
しかし、出張手配や精算手続き自体は仮払金を受取らない場合と同様であり、むしろ仮払金を申請する分だけ手間が増えるともいえるでしょう。
出張管理システムを活用
こうした問題を解決する方法が出張管理システムの導入です。
出張管理システムでは出張手配をオンラインなどに一本化でき、契約によって支払いを法人へ一本化できるため、出張者の金銭的負担を最少化できます。システムによっては、出張申請のワークフローや旅費データの分析が可能なものもあり、申請・手配・精算を合理化できるのです。
出張業務を快適にする出張管理システム
出張中の支出が経費に相当するかどうか、最終的には税務署の見解をもとにした企業側の判断となるでしょう。大枠が定められ、ある程度の裁量が与えられていたとしても、出張者は常に支出に関するストレスを抱えているともいえます。
ましてや、多くの経費立替をしていれば、自身のパフォーマンスを発揮できない可能性もあるでしょう。
こうした経費関連の負担を軽減し、出張手配や精算の効率化まで実現する出張管理システムは、出張者のパフォーマンスを最大化するだけでなく、経理業務の効率化でコア業務の集中も実現し、適切なコスト削減まで可能です。
出張業務の成果が見えにくい企業は、生産性向上のためにも出張管理システムを導入し、データをもとにした改善行動を実行に移すことをおすすめします。
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