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2018-09-19

Web給与明細とは | 明細電子化の特徴・メリット・法的条件を解説

Web給与明細とは、従業員がWebにログインし、スマートフォンやPCで電子化された給与明細や源泉徴収票を閲覧できるクラウドサービスです。業務効率化やコスト削減に効果的なWeb給与明細の特徴とは?メリットや法的条件とともに解説します。
給与明細電子化
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Web給与明細とは

Web給与明細とは、給与や賞与の際に企業が配布する紙の明細を電子化し、Web経由で従業員が確認できるようにするものです。業務効率化やペーパーレスの流れが加速するなか、多くの企業が注目しているサービスだといえるでしょう。

それでは、Web給与明細システムとは具体的にどのような仕組みを持ち、どのような特徴を持つのでしょうか。

システム導入のメリットや導入にあたっての法的条件を解説し、デメリットになる面はないのかを考察していきます。

Web給与明細の特徴

まずは、そのほとんどがクラウド環境で提供されるWeb給与明細とはどのようなシステムなのか、特徴を解説していきます。

給与ソフトのデータを取り込める

企業規模の大小を問わず、従業員の給与計算にはなんらかの給与ソフトが活用されている場合がほとんどです。

Web給与明細ではこうした給与ソフトからCSVデータを取り込み、電子給与明細に反映させる仕組みになっており、データの手入力や再計算の必要はありません

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帳票のカスタマイズが可能

基本給や源泉徴収などのほかにも、住宅手当や家族手当など、企業独自の明細項目に沿った形で電子帳票を自由にカスタマイズ可能です。

項目の並べ替えに対応している場合もあり、見やすいようにレイアウト変更できるシステムも存在します。

給与・賞与・源泉徴収などに対応

ほとんどのWeb給与明細では、月次の給与明細だけでなく賞与や源泉徴収票にも対応しています。

データはクラウド環境に保存されるため、従業員がいつでも過去の明細を確認でき、年間控除額が気になるパートやアルバイト社員にとっても有用なシステムだといえます。

セキュリティ対策も万全

クラウドサービスが一般的となった現代では、セキュリティに難のあるベンダーはほぼ淘汰されたといえます。

つまり、現時点で安定的にサービスを提供しているベンダーでは、データセンターやシステムに強固なセキュリティ対策が施され、安全に運用できる環境が整えられているのです。

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他システムの補完にも

Web給与明細のなかには、プラスアルファの機能を利用できるシステムもあります。たとえば、残業や欠勤などの申請・承認機能、社内連絡用の掲示板機能が用意されているなどです。

グループウェア社内SNSを導入していない企業では、こうした機能を補完的に利用できるかもしれません。

Web給与明細のメリット

給与明細を電子化し、Web環境で配布するWeb給与明細の導入には具体的にどのようなメリットが考えられるでしょうか。

導入する側の企業、利用する側の従業員に分けてそれぞれのメリットを考えてみましょう。

企業側のメリット

そのほとんどがクラウドサービスであるWeb給与明細は企業が気軽に導入・運用できるシステムです。それによって得られる主なメリットには、以下のようなものが考えられます。

コスト削減

紙の給与明細を配布する場合、紙や印刷、封筒などのコスト、国内外の拠点や在宅勤務者向けに郵送コストなどが必要となります。

もちろん、Web給与明細でも利用料金は必要です。しかし、その多くは印刷封入コストよりも低く抑えられており郵送の必要もありません。利用した回数分だけ課金されるケースがほとんどのため、トータルでのコスト削減効果が期待できます。

印刷・配布・郵送・再発行の手間を削減

紙の給与明細の場合、印刷・配布・郵送に人的リソースの投入が必要であり、明細の再発行依頼への対応を含め多くの手間がかかっていました。

Web給与明細ではこれらに割いていた人的リソースを削減でき、直接的なコスト削減とあわせ、大幅な業務効率化が実現できます。

配布ミス・郵送事故のリスク排除

人的リソースが必要だった紙の給与明細では、それに起因する人的ミスが避けられない一面がありました。

たとえば、「封筒と中身の宛名が違う」「担当者が配布ミスをする」「郵送事故が発生する」などです。Web給与明細活用により、これらのリスクを最小限まで排除できます。

従業員側のメリット

一方、従業員側ではWeb給与明細採用によってどのようなメリットが得られるのでしょうか。

時間と場所を問わずに明細を確認

Web給与明細ではWeb環境さえあれば時間と場所を問わずに給与明細を確認できます。対応デバイスもコンピューター、スマートフォン、タブレットなど多彩なものが利用できるため、利便性は圧倒的に向上するでしょう。

過去の明細も確認できる

Web給与明細では明細データがクラウド環境に保存されるため、過去に遡って給与明細の確認が可能です。

紙の給与明細でありがちな紛失などもなく、ログインするだけで簡単に確認できるため、必要なときにいつでもデータを閲覧でき、経理部への明細再発行依頼も必要ありません。

Web給与明細の法的条件とは

このようにメリットの大きいWeb給与明細システムを、すぐにでも導入したいと考える企業も多いのではないでしょうか。しかし、導入前にクリアしておかなければならない条件も存在します。

給与明細は必ず交付しなければならない

給与明細の発行と交付は所得税法で定められた企業の義務となっています。

企業から給与を受ける従業員が、必ず給与明細を受け取っているのはこのためであり、企業が人的リソースとコストを投入して給与明細を作成する理由もここにあります。

対象者全員から承諾を得なければならない

こうした給与明細にかかわる手間やコストを合理化し、業務効率を改善するため給与明細電子化が法律で認められ、平成19年より施行されました。

これによって、Web給与明細などのサービス活用が合法化されたものの、導入にあたってはひとつの条件をクリアする必要があります。それは、給与支給の対象となる全従業員から、電子給与明細配布に合意するという承諾を得ることです。


給与明細の発行義務や、扱い方、適切な保管方法などについてはこちらの記事もご参照ください。

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Web給与明細にデメリットはあるのか?

Web給与明細導入に際した法的条件が、企業にとってデメリットとなることはあるのでしょうか。例外的に起こりうるWeb給与明細のデメリットについて考えてみましょう。

電子明細と紙の明細の混在

上述したように、Web給与明細の導入には全従業員の合意が必要です。なんらかの理由でこれを拒否する従業員が存在する場合、企業は拒否した従業員に対し、従来どおり紙の給与明細を交付しなければなりません。

こうしたケースでは、電子明細と紙の明細が混在してしまい、Web給与明細活用のメリットが薄くなってしまうでしょう。

対応デバイスが必要

スマートデバイスが普及した現在ではあまり考えられない要因ではあるものの、従業員がWeb給与明細を拒否する理由として対応デバイスを所有していないケースが考えられます。

Web給与明細では、Web閲覧環境を持つ対応デバイスを所有することが大前提となるため、これを持たない者にとっては意味をなさないからです。

メリットの大きいWeb給与明細

給与明細の発行・配布に関連する業務は毎月必要なものであり、合理化が望まれていながらも、取り組みが遅れていた業務とはいえないでしょうか。

特に多くの拠点を持つ大企業や、正社員、契約社員、パートなどで給与日が異なる企業などでは、合理化による恩恵は計り知れません。

Web給与明細システムは、多くのメリットとともに、大幅な業務効率化とコスト削減を実現し、給与明細業務を合理化するのです。

スマートデバイスの普及が進んだ現在では、数少ないデメリットもないに等しく、従業員からもシステム導入は好評を持って迎えられるでしょう。

この機会に、Web給与明細システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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