タブレット活用により対面での申し込みを効率化!「クラウドサインNOW」で実現する新時代のペーパーレス営業【連載3】

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弁護士ドットコムの急成長サービス「クラウドサイン」の事業戦略や組織運営、ビジネスにおけるテクノロジー活用などに迫る特別連載企画。第3回は、クラウドサイン事業部のセールスマネージャー・平皓瑛氏に、2019年秋にリリースされる新サービス「クラウドサインNOW」について語ってもらった。
電子契約システム

平 皓瑛弁護士ドットコム クラウドサイン事業部
セールスマネージャー
東京工芸大学アニメーション学科卒業後、株式会社アマナを経て、2011年クラウドファンディングサイトを運営するグーパ株式会社を設立、同時期にモバイルゲームのパブリッシングを東南アジアで展開するMagic Box Asia Co., Inc.をタイにて設立。2017年弁護士ドットコム株式会社に入社。「クラウドサイン」のセールスマネージャーとして参画。SDR/BDR/オンラインセールス/フィールドセールスの組織立ち上げと運用によって収益の最大化を目指している。

クラウドサインが実現する契約書の未来

「クラウドサイン」はクラウド上での契約締結を可能にする電子契約サービスだ。2015年10月のサービス提供開始以来、導入企業数は50,000社、累計契約締結件数は50万件を突破するなど、急速にシェアを伸ばしている。そんなクラウドサインを導入するメリットは、大きくわけて2つある。

紙と印鑑による契約からの脱却

あらためて語るまでもないが、ひとつめのメリットは契約業務の効率化だ。従来の紙と印鑑による契約とは異なり、製本・郵送・押印・スキャンなどの作業が不要なため、契約締結のリードタイムを短縮できる。もちろん、郵送代や印紙代がかからないのでコスト削減にもつながる。

また、契約書をクラウド上で一元管理することで、業務の透明性が向上し、ヌケモレを防止できる。クラウドサインで締結した契約書は、バックアップするデータも写しではなく原本なので、原本保全の確実性も高まる。

契約アナリティクスの推進

もうひとつが、契約内容をデータ管理できることだ。データ管理と言っても、契約書をデータ保存することではない。書面自体ではなく、契約書に書かれた契約内容こそデータとして活用すべきという考え方だ。

契約書には、ビジネスにおいて貴重な情報が詰まっているが、現状ではこうした契約情報を経営資産として適切に活用できている企業はそれほど多くないだろう。つまり、電子契約の導入にとどまらず、デジタル化した契約データを分析(アナリティクス)することで、クラウドサインの価値をさらに高められるのだ。

対面申し込みに特化した新サービス「クラウドサインNOW」

2019年秋、そんなクラウドサインの新サービスとして、対面での申し込み・契約に特化した「クラウドサインNOW」(2019年8月時点、一部OSは非対応)がリリースされる。

「クラウドサインNOW」は、管理画面から申込書に必要な項目を設定することで、タブレット上に表示される申し込みフォームを簡単に作成できるサービスだ。申込者がタブレット上にタッチペンで手書きした文字は自動でデジタル文字に変換されるため、データ入力作業の時間と費用はもちろん、保管・管理のスペースと手間も削減できる。

入力フィールドの作成・制限設定が簡単

前述のとおり、申込書のフォーム(フォーマット)は「クラウドサインNOW」の管理画面上から事業者側が任意で設定できる。この際、生年月日のフィールドは日付の選択式、名前のフィールドはテキストのみなど、ユーザーに煩わしさを感じさせない入力画面を設計することができる。

また、住所のフィールドには住所に関連する漢字しか表示されない設定にできるほか、筆順に応じて次に求められると予測される内容を提示するサジェスト機能も用意されている。

入力情報はリアルタイムで顧客管理システムに反映

「クラウドサインNOW」はデータの格納先としてSalesforceやkintoneをベースとしたCRMとの連携を想定しており、顧客が手書きで入力した契約内容をリアルタイムデータとしてシステムに反映できる。全国の店舗・営業所における契約状況を本社が瞬時に確認できることに加え、契約・申込書に記載された性別・年齢、受購買理由・購入金額などの情報を一括集約して確認ができる。対面での契約を実現するだけでなく、データを元にした契約情報の分析(契約アナリティクス)ができるのが強みだ。

申し込みの手間やコストを削減。取得データは経営資産に

「クラウドサインNOW」を有効活用できそうな事業者としては、多店舗かつ対面での申し込み・契約が多いウエディング、フィットネス、エステ、英会話業界などがあげられる。

こうした事業者の場合、申し込みや契約の多くが紙で行われており、さらに「パンチング」と呼ばれる手書きで記載された契約情報の転記作業に膨大な時間が費やされている。そのほかにも、原本の保管・個人情報の管理などさまざまな手間とコストがかかる。また、捺印が必要な申込書や契約書の場合、印鑑の不携帯が発生すると、申込者の再来店や郵送が必要となるため機会ロスにつながる可能性もある。

その点、「クラウドサインNOW」を利用した場合、手書きで入力したデータが即時にデータ化されるため、転記作業そのものが不要になる。自動でデータ化されるため、判読の難しい文字の解読や、データ化のヌケモレ、入力ミスを防げるうえ、保管コストも必要なくなるため、オペレーションが効率化される。

多くのサービス事業者では、こうした事務作業は実際に接客するスタッフが行っていることが多い。クラウドサインNOWでこうした作業を自動化することで、事業者がより本業に集中できるようになる。特に、多店舗展開している事業者であるほど、「クラウドサインNOW」を活用するメリットを実感できるだろう。

「クラウドサインNOW」活用例

続いて、「クラウドサインNOW」の活用例を紹介していこう。下記のケースに該当する事業者の多くは、「クラウドサインNOW」を導入することで、紙での申込書や契約書から脱却し、業務の効率化を実現できるはずだ。

(1)店舗での申し込み:ウエディング、フィットネス、エステ、英会話業界の申し込みや、不動産店舗の来店カードや物件申し込みなど

(2)店舗での雇用契約:飲食店やスーパー、アパレル店舗での雇用契約や、イベントなどの短期アルバイトの契約など

(3)法人契約:レンタル品やサービスの申し込み、顧問弁護士・顧問税理士の契約など

データドリブンな経営が可能に

「クラウドサインNOW」で取得した契約・申し込みの情報は、顧客管理システムなどのデータベースに自動的に格納されるため、リアルタイムに契約データを分析し、データに基づいた意思決定を実現できる。

たとえば、多店舗型のフィットネスクラブなどでは「クラウドサインNOW」で集約した申し込み情報と顧客の属性と気候などの外的情報をクロス分析し、広告の出稿タイミングや、訴求メッセージのPDCAに活かすことも可能になる。

また、従業員の雇用契約を「クラウドサインNOW」を使って行うケースもある。従業員情報をタブレットで収集することで、店舗ごとの人材データやパフォーマンスを測定し、離職率改善、人材の定着・活用に活かそうとしているケースも存在する。

Web完結型のサービスではデータドリブンなマーケティングなどはすでに当たり前の存在となっているが、リアル型のサービス業などにおいても、「契約」という生データを自動収集し資産化することで、データドリブンな経営・意思決定が可能になる。

【まとめ】契約書のデジタル化の先にある価値を提供

以上、クラウドサインが提供する新サービス「クラウドサインNOW」について解説してきた。ここまで紹介してきたとおり、ウエディング、フィットネス、エステ、英会話業界における対面での申し込み業務を効率化できるだけでなく、契約データを経営資産として活用できるのが魅力だ。

平氏 「契約書には、誰に対してどの金額で契約が履行されたかというファクトデータが存在します。紙ではそのデータを最大活用するのは難しいですが、クラウドサインやクラウドサインNOWを活用することで、リアルタイムでのデータ活用・分析が可能になります。また、契約データを蓄積していくことで、さらに活用範囲は広がっていきます。我々は契約書をデジタル化することの次の未来や価値を企業や事業者に提供していきたいと考えています」。

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