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総務アウトソーシングで業務改善 | メリット・デメリット - おすすめサービスも紹介

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多くの企業が導入しはじめている総務アウトソーシングの概要と、導入のメリット・デメリット、おすすめの総務アウトソーシングサービスを紹介します。細々とした業務をプロの業者に任せることで全体のコストが削減でき、業務全体の効率化が実現できます。

総務アウトソーシングとは

総務アウトソーシングとは、企業にとって必要な諸々の業務を統括する総務の仕事を外部の専門業者に委託することです。

経理などといったの具体的な業務をアウトソーシングするのとは違い、総務の仕事は多岐にわたる上、企業によって実務面も大きく異なるので、企業ごとに困っている業務を委託するケースが一般的です。

アウトソーシングについては、以下の記事も参考にしてください。

総務アウトソーシングおすすめサービス6選

さまざまな種類がある総務の仕事をアウトソーシングできるサービスが増えています。サービスごとに特徴があるので、自社にあったサービスを選びましょう。

SmartHR(スマートエイチアール) - 株式会社SmartHR

SmartHR(スマートエイチアール) - 株式会社SmartHR 画像出典:SmartHR(スマートエイチアール)公式サイト

  • 様々な手続きを自動化・効率化
  • 従業員プロフィールを楽々管理
  • 目的に合わせてカスタムできる社員名簿

SmartHRは、労務手続きや情報管理を手間を掛けずに行えるクラウド人事労務ソフトであり、人事・総務管理の機能も備えているので人事労務業務全般を効率化します。

入社手続きは従業員に直接入力を依頼でき、雇用契約も電子申請なのでペーパレス化され、労務担当者の負担を大幅に軽減できます。収集した従業員情報が名簿に集約されるのはもちろん、住所変更や扶養変更などの手続きを行う際に自動で情報が更新されるので、常に最新で間違いのない社員名簿を保てます。「アルバイト」「店舗別」「部署別」「資格保有者」などの細かい条件に応じた名簿を、必要な情報のみをピックアップして作成可能です。

NOC総務アウトソーシングサービス - NOCアウトソーシング&コンサルティング株式会社

NOC総務アウトソーシングサービス - NOCアウトソーシング&コンサルティング株式会社 画像出典:NOC総務アウトソーシングサービス公式サイト

  • 約30年の歴史を持つ国内有数の総務アウトソーサー
  • 総務に特化した運用責任者がプロジェクトを担当
  • 属人化している業務を見える化・マニュアル化し標準的オペレーションを実現

NOC総務アウトソーシングサービスは、人事・総務・経理の業務効率化・コスト削減を支援する、総務アウトソーシングサービスです。

アウトソーシングする内容をレベル別に分解し、最適な人材・時間配分で遂行されるので常に低コスト・高品質でバランスのとれたサービスの提供が得られます。過去の契約案件においては継続率は95.9%、サービス導入後の顧客アンケートでは、業務品質・スキルへの満足が86%、接客態度についての満足度は100%と非常に高品質なサービスです。主に従業員規模300名以上の企業におすすめです。

ZEROIN(ゼロイン)

  • 企業の抱えるさまざまな悩みを解決
  • 庶務業務からファシリティマネジメントまで幅広くサポート
  • 業務の見える化、効率化により業務体制の最適化を実現

ZEROINは、企業風土活性化の総合サポート企業で、企業の総務の仕事を丸ごとアウトソーシングできるサービスを提供しています。

庶務業務からファシリティマネジメントまで広い範囲をサポートしており、企業の現状を把握・分析を行うことで、業務体制全体の効率化・最適化を実現します。社員数が数百人から数千人まで幅広い規模に対応できるのが特徴です。

コクヨの総務アウトソーシングサービス (BPO)

  • 各種オフィスサービスからファシリティマネジメントまで対応
  • クライアントの要望に沿った幅広いサービスを提供
  • 休暇時も専門のコンサルタントが対応

コクヨの総務アウトソーシングサービスは、働く場の「運用」をサポートするという観点から、オフィス運営で必要な総務全般のアウトソーシングサービスを提供しています。

コクヨのビジネスコンシェルジュが顧客オフィスに常駐し、総務・庶務の総合支援からファシリティマネジメント、ナレッジワークサポートやメール室業務支援など幅広い支援を行ってくれます。

コスモスモア

  • 質の高いスタッフが常駐
  • 総務業務や受付業務、メールルーム業務をサポート
  • 属人化の解消とコア業務への注力を実現

コスモスモアの総務・庶務アウトソーシングサービスは、クライアントの各種総務業務や受付業務、メールルーム業務をサービスレベルの高い常駐スタッフがサポートします。

属人化しがちな業務のマニュアル化や定量化を実現し、総務担当者が本来取り組むべきコア業務に注力できる環境が整えられます。

AssistLine

  • 社員と同等レベルの細かな業務まで対応
  • 電話やメール1本で対応
  • 庶務から解放されコア業務に集中可能

AssistLineの総務アウトソーシングサービスは、業務にかかわるさまざまな働きを総務に強いスタッフに一括して任せられます。

業務に精通したスタッフの実績とノウハウを共有することで、総務・庶務業務から、文具の在庫管理や発注などの細かな業務まで幅広くカバーします。ルーティン作業や庶務を任せられるので、自社の業務負担を軽減し、本来行うべき重要業務にリソースを振り分けられます。

総務アウトソーシング導入の3つのメリット

総務アウトソーシングを導入する具体的なメリットについて、コスト面などに注目して解説していきます。

コア業務に集中できる

総務アウトソーシングを導入することによって、売り上げに直結しない細々とした業務から解放され、企画業務や営業など、本来人員を割きたい部署や仕事に、集中的に人員を割けるようになります。自社の社員がコア業務に集中できるため、業務の質向上が狙えます。

日常業務の品質向上

総務が抱える業務のなかで、社会保険や税関系の作業などは法律や制度変更が多く、自社のみで対応するとなると大きな時間的コストがかかってしまいます。

そういった業務をアウトソーシングによって外部の専門業者に委託することで、全体の品質アップを実現でき、組織全体の生産性の向上につなげられます。

コストの削減につながる

総務アウトソーシングを導入するもっとも大きなメリットは全体のコスト削減です。

専門業者に委託することによって、自社ですべての業務をこなすよりも効率的かつ正確に目標を達成でき、余計な人件費のカットにつなげられます。また、他社に委託するか、自社でやるか再確認することで、結果として無駄な業務の確認と削減が可能になります。

総務アウトソーシング導入の3つのデメリット

主にコスト面でメリットが多い総務アウトソーシングですが、デメリットももちろん存在します。業務で扱う情報などの面から3つ説明します。

外部に社内情報を出すリスク

総務に関する業務情報を社外企業に委託するため、顧客や社員の個人情報を提供する必要が出てきます。

それにより、社外に情報保管場所が増えるほか、委託先の企業が自社と情報保管方法が異なる場合など、情報漏えいのリスクが高まる可能性があります。委託先企業も顧客情報の管理は徹底していますが、それでも情報が流出する可能性はゼロではありません。

自社に特有な事情がある場合対応できない

アウトソーシング先の手順に沿って業務が行われるため、自社特有な業務に合わせてもらえないことは少なくありません。委託先企業に合わせてもらった場合、別途料金がかかってしまうこともあり、予想外に経費がかさんでしまうケースもあるようです。

自社ならではの業務を委託する場合には、しっかり対応してもらえるかどうか、料金はどうなるかを確認しておきましょう。

社内統治の弱体化

業務を委託することによって、ノウハウが蓄積されないことに加え、委託業務の進行具合が把握しづらくなり、現場との認識のズレが出てしまう可能性があります。

そうならないためにも、日ごろから委託先の企業と連絡を密にして、双方の現場で齟齬が生じないように努力する必要があります。

自社の状況によってサービスを使い分けを

経理やシステムなど業務範囲の決まった分野と違い、総務は企業によって具体的な業務に違いが生じるので、アウトソーシングする場合は事前にどの範囲の仕事を任せるかを明確にしておき、自社の状況や職場環境によって利用するサービスを使い分けることをおすすめします。

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