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2019-02-27

こんなに便利!働き方改革で進む『業務効率化』に役立つグループウェアの解説と厳選3サービスを紹介

働き方改革推進の国をあげた動きにより、実際に業務改善事例が多数報告されるようになりました。実現の現場ではITの活用による効率化が進んでいる事も多く、今後ITの活用が益々重要になってくるものと思われます。当記事ではそんな業務効率化に役立つITツールの代表格であるグループウェアについて、機能の説明と、おすすめのサービスの紹介をします。
社内コミュニケーショングループウェア
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進む働き方改革

安倍総理が掲げる「一億総活躍」社会に向けての取り組みの1つとしてニュースでもよく使われるキーワードとなった働き方改革。2016年の8月には働き方改革担当大臣というポストが新設され、大きな注目を集めました。
世の中の考え方もかつての長時間労働を自慢する考え方からいかに効率的に働くかが重視されるようになり、実際に働き方が大きく変わってきています。

この波にうまく乗れた会社は採用力を高め業績を伸ばすなどしていますし、働き方改革のおかげで無駄に残業することがなくなるなど、会社視点でも従業員視点でも、ポジティブな影響が多数報告されてます。

ツールの導入が業務効率化の鍵に

働き方改革の実現に欠かせないのがITツールの活用です。これまで不可能だった事がツールによって実現可能になり、業務効率化、売上向上が実現されより快適な働き方ができるようになってきました。
クラウドサービスの普及によって簡単に、低単価で便利なサービスが利用できるようになった事が成功事例を増やす一因になっていると思われます。

当記事では、働き方改革に貢献する様々なサービスの中で、仕事の生産性向上に非常に役立つ代表格であるグループウェアについて詳しくご紹介します。

既に利用されている方も多いかもしれませんが、まだ導入されてない場合は、この機会に便利なツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

インストール不要。導入も簡単なクラウドサービスのメリット

クラウドサービスの特徴

クラウドサービスについてあまり馴染みの無い方のために、まずはクラウドサービスについて説明します。
クラウドサービスとは、パソコン等にインストールして使うソフトウェアではなく、インターネットエクスプローラーのようなWEBブラウザ上で使用できるサービスです。

インストール型のソフトはPC毎にインストールが必要でしたし、新しいバージョンになったときに買い替えが必要でコスト高などのデメリットがありました。
また複数の人が一緒に使う事が難しく、共同作業をするときに課題があったのですが、クラウドサービスはブラウザを通して同じサービスに複数人がアクセスして使用できるので、共同作業が非常にしやすいというメリットがあります。

コスト面でのメリットも

インストール型のソフトの場合、数万円で購入する場合が殆どではないでしょうか。一方でクラウドサービスは、月額数百円で利用できるサービスもたくさんあります。

数万円で購入してしまうと使わないと無駄になってしまいますが、クラウドサービスなら1ヶ月単位で使用できる場合が多いので数百円で試しに使ってみる事ができます。
使ってみて使いにくかったり、できると思っていたことができなかったら解約すればよいので余分な費用がかかりません。

インストール型もクラウド型もあるサービスの場合、クラウド型のほうが料金が安く設定されている事が多くそもそもコストメリットがあるケースが多いですが、気軽に試してみる事ができ、必要な時だけ使えるというのもクラウドサービスの魅力です。

買い替えも不要

インストール型の場合、新しいバージョンがでたときに買い替えが必要なケースがあります。
しかしクラウドサービスならアップデートがあった場合は自動でアップデートされるので、買い換える必要がありません。

導入も非常に簡単

クラウドサービスは導入の手間もほとんどありません。新しい概念なので難しいと感じがちですが、インストール型より寧ろ簡単なのがクラウドサービスです。

ソフトウェアをインストールする際にインストールで躓いた事はありませんか?
インストール型のサービスの場合、インストール手順が面倒だったり、セキュリティーソフトに弾かれたり、OSのバージョンの問題でインストールできないなどで手間取ることがあります。

クラウドサービスはインストール不要で、ブラウザでログインすればすぐに使えます。IDとパスワードさえ覚えておけば、簡単に使える点も魅力です。

セキュリティーも強固

かつては「クラウド上にデータを残すなんてセキュリティー的に大丈夫?」という心配もありましたが、最近はクラウドサービスのセキュリティーレベルが非常に高まり、自社で情報を保有するよりむしろ安全という考え方もされるようになってきました。

銀行がクラウド上のサーバーの利用を決定したニュースを耳にした方も多いかもしれませんが、セキュリティーに厳しい企業がクラウドサービスを利用する事例も増えてきています。

業務効率化に役立つクラウドサービス、「グループウェア」とは

「グループウェア」は複数人での仕事を補助するためのツールで、メール、スケジュール機能、掲示板機能、ファイル共有機能などコミュニケーションの効率化に役立つ様々な機能を兼ね備えたツールです。

インターネット回線があれば場所、時間、デバイスを問わずアクセスできるので、出先にいるメンバーや別拠点にいるメンバーとのやり取りも円滑にできるなど様々な利点があります。

グループウェアの7つのメリット

“業務効率化”には様々な切り口がありますが、グループウェアは多数の機能をもっていて、多角的に業務効率化を実現します。
グループウェアが持つ7つのメリットを紹介していきます。

1.情報・ナレッジの共有(掲示板機能)

『掲示板機能』を活用すれば、業務に関する情報やナレッジを全社的に共有できます。これまで紙媒体で共有してきたマニュアルなどもグループウェア上で確認できるので印刷や配布不要ですし、あとから検索することもできて非常に便利です。

また、公開する範囲の指定ができるので、営業部のマニュアルは営業部のみ、経理部のマニュアルは経理部のみと公開範囲を指定して情報・ナレッジを管理できます。

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2.業務連絡の効率化やモチベーションアップ(グループチャット機能)

グループチャットを活用すると、これまで内線やEメールを利用して行っていた業務連絡も瞬時に完了します。さらにグループチャットは時系列でメッセージが表示され視認性が良く、未読確認もできるので連絡漏れがありません。

また全体共有したい事項がある場合に、グループチャット上でメッセージをすると非常に便利です。
「日報をグループチャット上にあげるようにしたら、メンバーから評価のコメントや励ましのコメントがつくようになりモチベーションがあがった」という事例もあり、グループウェアでコミュニケーションがとりやすい状況を作ることによって副次的なメリットが発生する事もあります。

3.半ペーパーレス化(ファイル共有機能)

グループウェアにはファイル共有機能があるため、これまで紙媒体で配布していた資料も電子化したもので一斉配布できます。
また、書類を電子化して整理することで、半ペーパーレスにつながりコスト削減も期待できます。

4. 外出時のスマホ利用が便利(マルチデバイス対応 マルチデバイス対応)

グループウェアはPC・スマホ・タブレットなどのマルチデバイス対応しているサービスがほとんどです。
グループチャットの機能を使えば、外出先でスマホからメンバーとメッセージしてメンバーの状況の確認ができますし、調べ物をしてほしいときに指示をだす事もできます。

ファイル共有機能も便利で、営業用の資料を共有フォルダに入れておけば、誰かに共有してもらったファイルをタブレットで開いて営業先で利用できるなどとても便利です。
資料を忘れてしまっても、オフィスにいるメンバーにメッセージして共有フォルダに入れてもらえば大丈夫なので、そういった使い方も非常に便利です。

社内のちょっとした移動時、営業先、外出時などインターネットに接続できる環境さえあればいつでもどこでも利用できるのでシームレスなコミュニケーションを実現します。

5.出張費の削減、リモートワークの効率化(ビデオ会議機能)

ビデオ会議機能を使えば、遠隔地にいるメンバーや、営業先とのやり取りが非常にスムーズです。出張をなくすまではできないかもしれませんが、回数をへらす事ができれば経費削減にもつながります。

またリモートワークにも便利で、画面共有をしてビデオ会議をすればかなり具体的なやりとりができるので、会社にいないメンバーとも効率的に仕事を進められます。

さらに、ちょっとしたミーティングであればデスクから会議室に集合する必要もなくなり、会議室までの移動時間を削減できます。移動時間は大した時間ではないと感じると思いますが、1回5分だとしても、これを毎日繰り返すと年間ではかなり大きな時間になります。ここの削減も実はばかになりません。

6.情報漏えいリスクの軽減(管理者権限機能)

管理者権限を設定すれば、社員の閲覧可能な範囲を限定できます。
グループウェアは情報共有のためのツールなので、その情報が漏洩するリスクを懸念される場合がありますが、この機能を使えば必要な人に限った情報共有もできます。

例えば紙で管理している状況よりも情報漏えいリスクが下がる可能性があります。

7.承認業務の効率化(ワークフロー機能)

多くのグループウェアにはワークフロー機能が実装されていて、煩雑な承認作業を簡略化してくれます。
特に上司の出張が多い職場や、承認までのフローが長い職場では重宝するはずです。外出している上司から承認を得たり、一斉に資料を配布し承認までの時間を短縮することもできます。

おすすめグループウェア3サービス

ここからは具体的に、おすすめのグループウェア3サービスを紹介していきます。
紹介文下のボタンから無料で資料ダウンロードができますので、サービスが気になった方はこの機会に資料をダウンロードして、サービス選定の参考にしてみてください。

Office 365 with KDDI

  • どこでも使い慣れたOfficeツールを利用可能
  • チームワークのためのツールとして最適!
  • セットアップや管理が簡単
掲示板 ファイル共有 チャット スケジュール メール ワークフロー 会議室予約(設備予約)
価格:月額540円~/1ユーザー
初期費用:0円
無料お試し期間:30日間

資料請求後にサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。
利用規約とご案内の連絡に同意の上
Office 365 with KDDIの資料を無料DL


J-MOTTOグループウェア

  • 低価格・簡単!1ユーザーあたり月額150円から25機能を提供
  • 4,000社導入のノウハウ!充実のサポート体制!
  • 高度な運用環境と万全のセキュリティ対策
掲示板 ファイル共有 チャット スケジュール メール ワークフロー 会議室予約(設備予約)
-
価格:月額3,000円~(20ユーザーまで)
無料お試し期間:3か月間

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利用規約とご案内の連絡に同意の上
J-MOTTOの資料を無料DL


サイボウズGaroon(ガルーン)

  • サイボウズの大企業向けのグループウェア
  • 直観的な操作でだれでも使いやすい
  • 大規模組織の情報管理に適した管理機能
掲示板 ファイル共有 チャット スケジュール メール ワークフロー 会議室予約(設備予約)
-
価格:月額800円~/1ユーザー
無料お試し期間:クラウド版30日間、 パッケージ版60日間

資料請求後にサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。
利用規約とご案内の連絡に同意の上
Garoonの資料を無料DL

3サービスの機能・料金体系比較表

紹介した3サービスについて機能の比較表と料金体系の比較表を作成しました。

機能比較表

掲示板 ファイル共有 チャット スケジュール メール ワークフロー 会議室予約(設備予約)
Microsoft Office 365
J-MOTTOグループウェア -
サイボウズGaroon -


料金体系比較表

初期費用 利用料 月額/ユーザー 無料お試し期間 無料プラン
Microsoft Office 365 - - 540円~ - -
J-MOTTOグループウェア 0円 3000円 150円 -
サイボウズGaroon 0円 - 845円 -



本記事で掲載していないその他のグループウェアや、今回紹介しきれなかった機能・価格についてもっと詳しく比較したい方は、グループウェアのサービス資料を一括で無料ダウンロードしていただくこともできます。この機会にダウンロードしてツール選定の参考にしてみてください。

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