[PR]電子契約の落とし穴!? 契約書の“真のデジタル化”に求められる法的保存要件と、企業が検討すべき内容

公開日:
政府が推進する働き方改革のひとつとして、契約書をデジタル化する電子契約サービスが注目を集めている。本記事では、契約書のデジタル化の現状と課題、法的要件を満たした真のデジタル化について、クラウドサービス「ペーパーロジック」を展開するペーパーロジック代表・横山公一氏に語ってもらった。
電子契約システム
Large

印鑑文化が根付く日本における契約書のデジタル化の現状

日本には印鑑文化が根付いており、重要な契約では法人の代表印、それを証明する印鑑証明書の添付が基本となっていた。しかし、近年では法整備を背景に契約書のデジタル化やペーパーレス化が推し進められ、電子署名とタイムスタンプで記名・押印に替わる法的効力を持つ電子契約サービスを導入する企業が増えてきた。

特に最近は、政府も文書のデジタル化に本腰を入れており、2019年5月には行政手続きを(原則)電子申請に統一する「デジタル手続法」が可決・成立した。今後も契約書などの書類をデジタルに移行する企業が増えていくと予想されるが、そこで重要になるのが、法的要件をきちんと満たし、データの利用・活用にも対応した「真のデジタル化(ペーパーレス化)」を実現できるかどうかだ。

会計士・税理士の資格を持ち、監査法人トーマツや、金融特化型の会計事務所(創業者)で大型案件を多数手掛けてきた経歴を持つペーパーロジック代表・横山公一氏は、契約書のデジタル化の現状に課題を感じているという。

横山氏 「現行の法制度でも、営業・経理・法務など、契約書の作成から締結までの一連のプロセスにおいて完全なデジタル化が可能です。実現すれば、改ざんや成りすましの可能性が低減されるとともに、プロセスが可視化できるため、内部統制が強化されます。しかし現状では、企業が考慮すべき法的要件を満たしたデジタル化を行っている企業は少ないと言わざるをえません。

2019年7月現在、文書保存を義務付ける法律は「会社法」など約300あり、「e-文書保存法」「電子帳簿保存法(以下、電帳法)」などの規制緩和によって9割近くがデジタル保存可能となっています。しかし、デジタル化の保存要件は法律ごとで異なり統一されていません。

たとえば、契約書の内容が商品やサービスの受発注/売買取引である場合、契約書が税務関連書類にもなります。その場合、国税関係書類として電帳法の電子保存要件が適用されます。単に電子署名を付したPDFの電子保存だけでは要件を満たすことができません」。

法的要件を満たしたうえで契約書をデジタル化する方法

前述の通り、法的要件を充足することで、企業の取引プロセス(稟議・見積・契約・発注・納品・検収・請求・決済・領収・会計処理)におけるすべての書類を一気通貫でデジタル化できる。

横山氏によれば、デジタル化の各種法規制を網羅的にカバーするためには、(1)認定事業者タイムスタンプ、(2)PKI(Public Key Infrastructure)基盤活用の電子署名、(3)内部統制を確保する電子ワークフローおよび法的要件に則ってデジタルデータを保存する機能、という3つの要件が重要になるという。

横山氏 「タイムスタンプはデータが作成された時刻を証明するもので、企業の電子書類データの改ざんを防ぎます。また、PKI基盤活用の電子署名は会計監査上で承認権限を持った人が承認していることを証するものとなります。これら2つを合わせた電子認証基盤を当社の全サービスへ組み込んでいます。

さらに、電子ワークフローを使って適正な権限を持った人が適切なタイミングで承認し、同時にバックエンドで電子署名、タイムスタンプが付される仕組みがあれば、契約書含めビジネス文書のデジタル保存におけるすべての要件を満たせると考えています」。

そして、この要件を満たすサービスが、組織内の意思決定に必要な電子稟議(ワークフロー)、組織外取引に必要な電子契約、法的保存やシステム連携に必要な電子書庫(オンラインストレージ)を組み合わせたクラウドサービス「ペーパーロジック」だという。

ペーパーロジックが実現する契約書の真のデジタル化とは

前述の通り、クラウドサービス「ペーパーロジック」には、電子認証基盤が組み込まれた組織内意思決定向けの電子稟議(ワークフロー)と、組織外取引のための電子契約、およびオンラインストレージが用意されている。本サービスを使えば、契約書など取引文書の作成・発行から、保管・管理、廃棄まで一連のプロセスすべてで、書類を電子データのまま法的要件を満たした保存・利活用が可能となる。

サービス 機能
電子稟議(ワークフロー) ワークフローにて稟議・申請業務を電子化
電子契約 契約をクラウド上で締結
電子書庫 e-文書法・電子帳簿保存法対応のデータストレージ

「ペーパーロジック」上で扱う契約書や請求書・領収書などは、ワークフローでルール設定を行うだけで法的な要件を満たすため、紙による保存は不要だ。また、電子契約はさまざまな企業用途を意識し、実印相当/認印相当の2通り、あるいは両者混在で利用できる。ストレージについても、e-文書法や電子帳簿保存法の保存要件を満たす機能を備えるほか、ストレージ単体のサービスとしても活用できるため、すでに電子契約サービスを利用している企業の追加的な選択肢にもなる。

横山氏 「『ペーパーロジック』の優位性は電子認証基盤で法令準拠の完全ペーパーレス化を実現し、紙書類の処理、流通、保管、検索の手間がなくなることです。また、電帳法の要件のひとつであるタイムスタンプの一括検証機能を備えるため、たとえば税務調査時や内部監査、会計監査時に電子契約データなどの非改ざん性の検証が瞬時に行える点も大きな特徴となります」。

「ペーパーロジック」でもうひとつ押さえておきたいのが、電子化・ペーパーレス化のコンサルティングメニューが用意されていること。サービス導入時に必要な業務フローや社内規程類の再構築などもきちんとサポートしてくれる。

横山氏 「コンサルティングメニューは、既存の業務フローを内部統制の観点から見直して、企業様のニーズに応じてマニュアルや規程の改訂などをサポートするものです。会計・税務・法務の専門家がお手伝いさせていただくため、サービス導入時の企業様の負担を軽減できます」。

業務効率化だけでなく、大きなコスト削減も見込める

「ペーパーロジック」を活用して法令準拠の完全ペーパーレス化を実現することは、企業にとってどのような価値をもたらしてくれるのだろうか。

【期待される効果】

(1)書類のファイリングや保管の手間が省ける=業務効率化

(2)書類検索がスピーディに行える=生産性向上

(3)コンプライアンス・内部統制の強化

(4)情報漏洩のリスクを軽減

(5)コスト削減

また、横山氏によると、ペーパーロジックの採用によって大きなコスト削減を実現した事例もあるという。

横山氏 「ある企業では契約書の管理コストに年間3,480万円かかっていましたが、『ペーパーロジック』を導入することで印紙税を約1,500万円、人件費や印刷費、通信費などを約7割削減。結果的に年間1,600万円以上のコストを削減できました。これ以外にも、現在導入を検討中の企業では、約3億2500万円のコスト削減が見込まれています。

さらには世界最大の機関投資家であるGRIFが非財務情報であるESG指標を用いた投資を採用したりと、世界中で“ESG”の概念が企業価値を向上させる上で重要視されていますが、E(環境)、S(社会)、G(ガバナンス)は真のデジタル化を導入することで実現できるものだと考えています。当社のサービスで完全ペーパーレス化を実現することは地球環境にやさしく(E)、”紙“と”印鑑“からの解放はどこにいても仕事ができる働き方の改革を推進し(S)、電子認証基盤により内部統制、ガバナンスを強化します(G)」。

このように「ペーパーロジック」の導入によって得られるメリットは非常に大きい。現在、上場企業や金融関連企業などを含め、50社・5,000人以上のユーザーが同社のサービスを利用しているという。

法令準拠の完全ペーパーレス化を実現し、真の意味で契約書のデジタル化を推進したいと考えている企業にとって、「ペーパーロジック」は見逃せないサービスと言えるだろう。

[Sponsored by ペーパーロジック]

Article whitepaper bgS3 0
電子契約システム
選び方ガイド
資料請求後に下記のサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。
株式会社インフォマート
利用規約とご案内の連絡に同意の上
Article like finger
この記事が良かったら、いいね!をしてください!最新情報をお届けします!
御社のサービスを
ボクシルに掲載しませんか?
月間1000万PV
掲載社数3,000
商談発生60,000件以上