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電子印鑑とは?無料作成ソフトおすすめ4選 - PDFにWord・Excelで捺印する方法も

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PDFやWordの書類に簡単に捺印できる、おすすめの無料電子印鑑作成ソフトを4つとWordやExcelで自作する方法を紹介します。無料ソフトはシャチハタ程度の効力しかないケースも多いので、必要に応じてフリーソフトだけではなく有料のソフト、ひいては電子契約サービスの導入も検討しましょう。

電子印鑑とは

電子印鑑とは、印影を画像化してデジタルデータにしたものです。この電子印鑑は紙の書類における認印のような役割を果たします。紙の書類を回覧させなくても捺印できるため、テレワークの普及に伴って注目を集めている技術で、PDF・Word・Excelなどの文書ファイルにPC上で捺印が可能です。

また、印影をそのまま画像化した電子印鑑だけではなく、電子で実印のような役割を持つ識別情報を保存したより真正性の高い電子署名と呼ばれるものも存在します。契約に用いるのであればこちらを利用しましょう。

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電子印鑑と実印・認印の違い

実印とは、印鑑登録をして公的な意味を持つ印鑑のことを指します。一方で認印とは、実印以外のハンコのことを指し、本人が捺印したと判別するための簡易的な役割を持つ印鑑のことです。

画像データによる電子印鑑は、前述のとおり認印のような役割を持つため、あくまで「本人が合意のもと作成されたと思われる」という証明には利用できます。

電子印鑑の法的効力

電子印鑑自体に法的効力はなく、電子署名法3条によって電子署名には法的効力が定められています。印影をデジタルデータに付与するだけの電子印鑑と、一定のフォーマットで本人確認を行う「電子署名」では、電子署名の方が証拠能力が高いです。

基本的に契約は両者の合意によって成立するので、契約書に印鑑がなくても合意さえあれば契約は成立することが定められています。

私法上、契約は当事者の意思の合致により、成立するものであり、書面の作成及びその書面への押印は、特段の定めがある場合を除き、必要な要件とはされていない。
特段の定めがある場合を除き、契約に当たり、押印をしなくても、契約の効力に影響は生じない。
引用: 経済産業省 押印に関するQ&A 契約書に押印をしなくても、法律違反にならないか。

ただし、印鑑は合意の有無があったのかの証拠能力を持っているため、日本の契約では多用されています。

民事訴訟法228条4項にて、印鑑があることで本人またはその代理人が合意を持って作成したとされているため

私文書は、本人[中略]の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。
引用:引用: 経済産業省 押印に関するQ&A 押印に関する民事訴訟法のルールは、どのようなものか。

電子印鑑がなくとも、電子署名や電子サインを用いた電子契約は成立しますが、気になる場合は電子印鑑を付与できる電子契約サービスを利用するといいでしょう。

次の記事では電子署名とは何かを、法的効力や電子サインとの違いとともに解説しています。こちらもあわせてご覧ください。

電子印鑑のセキュリティ

印影を画像化した電子印鑑は、デジタルデータのため複製や流用が簡単に行えてしまいます。よって、セキュリティ性は担保できません。

セキュリティを重視するのであれば、印影に識別情報が保存された電子署名を用いる方法がいいでしょう。電子署名は電子認証局が第三者機関として電子証明書という本人性を担保する書類を発行するのでより高いセキュリティを持っています。

電子印鑑のメリット

物理的な印鑑による本人確認作業を電子印鑑に置き換えることによって、書類の回覧にまつわるコストと時間を削減し、結果として業務効率の改善とコスト削減効果が期待できます。具体的には次の5つのようなメリットがあります。

ハンコ出社が不要になる

新型コロナウイルスの流行とともに注目されるようになった「ハンコ出社」問題。ハンコ出社問題とは、出勤せずリモートで仕事が可能なのに、書類にハンコを押すためだけに出社せざるを得ない状況を指します。手続きを物理的なハンコではなく電子印鑑で行えば、メールや社内システムで書類を回覧、捺印できるので出社する必要はなくなります。

ハンコ出社がなくなることにより、移動時間の削減と感染症や災害発生時の従業員の安全確保が可能です。

押し間違いや失敗が起こらない

押し間違いや失敗が起こらないことも電子印鑑のメリットです。紙媒体の場合、押印すべきでない書類に誤って押印してしまうと、修正に手間がかかったり押印の失敗により印影が不鮮明になったときに再度書類の作り直しになったりするケースも考えられます。

電子印鑑であればログが残る形で押し間違いを訂正可能で、押印の失敗も起こりません。

書類のやりとりにかかっていた時間を短縮できる

電子印鑑であれば、捺印が必要な書類の回覧に伴う時間も解消できます。たとえば、承認者が出張中であったり、離れたオフィスに決済権者がいる場合は出張から帰るのを待ったり、別のオフィスに書類を郵送したりするための時間が必要になります。

一方で、電子印鑑ならばメールやシステム経由で承認者に捺印を依頼できるため、スピーディーな決裁業務が可能です。

印刷の手間やコストが不要になる

電子印鑑であれば書類を印刷する必要がないので印刷の手間やコストがなくなり、印紙を貼り付ける必要もありません。

従来の紙の書類を印刷するためにはコピー代が必要であり、大量な場合は印刷すること自体に手間がかかります。

ドキュメントの管理がしやすくなる

紙の書類の場合、まず必要なのが保管スペース。文書の保管期間は任意ですが経理関係は7年、会社法関係の書類は10年といったように、法律によって長期間の保存が定められている書類もあります。デジタルデータの保存については電子帳簿保存法に基づきます。

書類をデジタルデータとして管理をすることにより保管コストが削減され、検索機能で欲しい書類を効率的に抽出できるようになるためドキュメント管理がしやすくなります。

次の記事では、書類のファイリングや保管のコツを紹介しています。電子化できない書類の保管に役立ててください。

無料の電子印鑑作成ソフトおすすめ4選

電子印鑑の導入を検討しているものの、コストをかけたくない場合はまず無料の電子印鑑作成ソフトを使用するのが良いでしょう。おすすめの電子印鑑作成ソフトの中から無料で使えるフリーソフトを4つ厳選して紹介します。

電子三文判

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  • よくある200苗字印、ビジネス印20種類に対応
  • 文書番号、日付、承認者名なども承認印オブジェクトに挿入できる
  • OLE機能を活用した簡単な電子印鑑

電子三文判200苗字と「済」「控」「重要」などの20種類のビジネス印に対応した電子印鑑です。WordのOLE機能をベースに制作されており、文書番号、日付、承認者名なども承認印オブジェクトに挿入できます。社名、個人名を伴わない事務手続きに関する捺印作業ならばこの程度の機能があれば十分でしょう。

クリックスタンパー

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  • 文字を入力するだけでレイアウトを自動調整できる
  • 通知領域に常駐させられるのですぐ使える
  • 押印日が自動で設定できる

クリックスタンパーは文字を入力するだけでレイアウトを調整し、最適な電子印鑑を作成してくれるソフトです。通知領域に常駐させられるのでいちいちシステムを開かなくても簡単に押印作業ができます。また、日付印の日付も自動で設定できる点が便利で、シャチハタ感覚で手軽に利用できるでしょう。ただし、Windows7までしか動作環境が保証されていないので注意してください。

印鑑透過

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  • Webサイト上から簡単に電子印鑑が作成できる
  • 文字入力、印影画像のどちらからでも作成可能
  • スマートフォンからでも電子印鑑が作成できる

印鑑透過はWebサイト上で簡単に電子印鑑が作成できるサービスです。文字を入力してそれを印鑑化するパターン、印影画像を読み取ってそれを電子印鑑化するパターンのどちらからでも作成できます。Webサイト上で完結するのでソフトのインストールも必要なく、スマートフォンからでも無料で電子印鑑の作成が可能です。

職印くん32

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  • 5種類の形状からフォーマットを選択できる
  • 職印として部署×名前を設定できる
  • 日付設定機能がある

職印くん「認印」「訂正印」「銀行印」「丸形印」「楕円形印」の5種類からフォーマットが選べる無料の電子印鑑作成サービスです。印影には日付と部署、氏名を入力できますがそれ以上の情報は詰め込めません。無料かつシンプルで使いやすいので社内の認印としては使用できますが、いわゆる三文判以上の効力を発揮するのは難しいでしょう。

有料の電子印鑑作成ソフトおすすめ4選

本格的に電子印鑑を導入したい、書類の真正性を高めたいといった場合は有料の電子印鑑作成ソフトを導入すると良いでしょう。無料のソフトよりも機能が拡張されていることが多いので、自社に合うものを比較検討して見つけてください。

パソコン決裁7+電子印鑑パック

パソコン決裁7+電子印鑑パック
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  • WordやExcelファイルに簡単に捺印できる
  • ユーザー認証、改ざん防止機能などセキュリティが充実
  • ユーザーの一括管理が可能

パソコン決裁7+電子印鑑パックでは専用の書類作成システムを使用しなくてもWord、Excelに簡単に捺印できる電子印鑑が作成可能です。電子印鑑はユーザー認証、改ざん防止機能、捺印履歴機能などセキュリティ対策機能が充実しているので書類関連の不正も防止できます。また、ネットワーク上の共有フォルダで電子印鑑を一括で管理できるため、利用者はパスワードを入力すればいつでもどこでも電子印鑑が使用できます。

とろろこんぶ電子印鑑

とろろこんぶ電子印鑑
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  • 認印、日付印の2つの機能が搭載されている
  • 押印の際にパスワードを設定できる
  • Word、Excelなどにそのまま押印できる

とろろこんぶ電子印鑑は、とろろこんぶシステム工房の「三文判」の機能が拡張された有料版の電子印鑑サービスです。認印の印影は200種類から2,600種類まで増加し、捺印時にパスワード入力を必要にする設定変更ができたり、承認履歴をログファイルとして出力可能であったりと、セキュリティ機能がより充実しています。Word、Excelファイルにも簡単に押印できるため、書類手続きのオペレーションをほとんど変更せずに導入が可能なサービスです。

電子印鑑作成サービス

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  • 手作業でオリジナルの印影になるようにデザイン
  • 実際の印章として物理的な印鑑にもできる
  • 実際の印鑑デザインと同じ工程で制作

京都光林堂は印鑑作成を行っている会社で、電子印鑑作成サービスも行っています。実際に印鑑を作成している企業だからこそ、最大27種類のフォントをベースにデザインが作成できるうえに、さらに一つひとつのデザインに微調整を加えるのでオリジナリティの高い印影がくっきりした電子印鑑が作成できます。また、電子印鑑用にデザインした印章を実際に彫刻して物理的な印鑑にしてもらうことも可能です。

パパッと電子印鑑3PRO

パパッと電子印鑑3PRO
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  • 印章用フォントを利用した本格的な電子印鑑
  • 好みの写真やイラストでオリジナルスタンプも
  • ソフトを起動しなくても押印できる「印鑑パネル」を搭載

パパッと電子印鑑3PROは、パソコンソフト専門ショップの株式会社GINGが提供する電子印鑑作成ソフト。「AR古印体B」や「AR教科書体M」など印章用フォントを利用した本格的な電子印鑑を作成できます。認印や角印だけではなく、好みの写真やイラストで作成するイラスト印など作成できる印鑑は多種多様。デスクトップ上に「印鑑パネル」を設置すればソフトを起動しなくても押印ができるので、普段から押印業務が多い場合には重宝するでしょう。

電子印鑑も扱える電子契約サービス比較

他社との契約に使いたいのであれば、電子印鑑ではなく電子契約サービスがおすすめです。電子印鑑のように擬似的な印影を付けられるサービスもあるので、契約書のやりとりやフローも効率化したい場合は、電子契約サービスを利用してみましょう。

電子印鑑は必須ではなく、印影の有無によって契約書の法的効力が変化することはないですが、慣習的にそういう機能がほしい場合に有効なサービスを紹介します。

クラウドサイン - 弁護士ドットコム株式会社

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  • 電子契約利用企業の約80%が採用
  • 暗号化通信、保存ファイルの暗号化といった充実のセキュリティ
  • API機能により他のシステムとの連携が可能

クラウドサインは会社名や氏名を入力し、擬似的な電子印鑑で押印できる電子契約サービスです。東京商工リサーチによれば2020年3月末時点で電子契約を利用している企業の約80%はクラウドサインを利用しているというデータがあります。書類の真正性を担保できるのはもちろん、通信、保存ともに暗号化されているのでセキュリティ対策も充実しています。また、APIによってSalesforceSlackといった外部サービスとの連携も可能です。

BtoBプラットフォーム 契約書 - 株式会社インフォマート

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  • BtoBプラットフォームですべての書類・帳票を電子化
  • 月額固定費0円から使用できるフリープランも
  • 電子署名が不要な契約にも対応可能

BtoBプラットフォーム契約書は、会社印の印影を登録して押印できる電子契約サービスです。BtoBプラットフォームシリーズには他にも「商談」「請求書」「受発注」などさまざまなシリーズがあり、組み合わせることによりすべての書類・帳票が電子化できます。月額固定費0円から導入できるフリープランも用意されています。

電子印鑑GMOサイン - GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社

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  • 電子サイン、電子署名の2つのプランを用意
  • 手書きサインにも対応可能
  • 政府機関や大手企業でも利用されているGMOグローバルサインと直接提携

電子印鑑GMOサインは政府機関や大手企業とも取引実績があり、全世界で2,500万枚以上の電子証明書を発行した実績のあるGMOグローバルサインと連携している電子契約サービスです。書面契約書の見た目を再現できる印影登録機能があり、デフォルト・ユーザーが作成して登録するもの、署名時にあわせて作成できるものの3パターンから選べます。

ドキュサインの電子署名 - ドキュサイン・ジャパン株式会社

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  • 世界180か国以上、43言語で署名できる
  • 数々の情報セキュリティ規格に対応済み
  • 30日間のトライアル期間あり

ドキュサイン世界180か国以上、43言語で署名できるグローバルな電子契約サービスです。さらに情報セキュリティの国際規格ISO 27001:2013をはじめとした各種セキュリティやプライバシー保護に関する認証も取得しており、アメリカの連邦政府にもサービスを提供しています。文書に電子印鑑を追加するためのDocuSign Stamps(eHanko)機能が搭載されているので、署名代わりに電子印鑑を用いたい場合におすすめです。

NINJA SIGN - 株式会社サイトビジット

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  • 契約締結数無制限・定額の料金プラン
  • ワークフローが可視化できる
  • 有効期限管理・リマインド設定が可能

NINJA SIGN契約締結数に関わらず定額で使用できる電子契約サービスです。無料のFreeプランから個別見積もりのPro Plusプランまで5段階のプランが設定されています。NINJA SIGNを通じてワークフローを可視化することですべての契約の流れをコントロールでき、レビュー時の履歴も残せるので内部統制強化にも貢献。また、契約書の一括管理が可能で有効期限管理・リマインド設定もあるので更新業務も効率化できます。

NINJA SIGNでは、会社名や名前などを入力し、電子印鑑の押印をワンクリックで作成・場所の指定まで可能です。

HelloSign - Dropbox Japan 株式会社

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  • 数百万人が利用する電子署名(※)
  • Dropboxと柔軟に連携が可能
  • 22か国の言語に対応し、グローバルな取引にも使える

HelloSignは、ドロップボックスが提供する電子署名サービスです。オンラインストレージDropboxとの連携を強みにしていて、Dropbox上でドキュメントの送信や署名、保管を完結できます。また、SalesforceやGoogle Wordspace上で契約を進められるため、効率化に役立てやすいでしょう。データの暗号化と編集不可能な監査証跡の付属で、セキュリティ面を担保しています。

HelloSign公式サイト (2021年7月1日閲覧)

WAN-Sign - 株式会社ワンビシアーカイブズ(日本通運グループ)

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  • GMOインターネットグループと日本通運グループが共同開発
  • ISO9001、ISO/IEC27001認証を取得
  • 電子×書面、電子証明×メール証明のハイブリットで活用可能

WAN-SignはGMOインターネットグループと日本通運グループが共同開発した電子契約サービスです。約4,000社以上の文書・デジタル情報資産を管理している実績があり電子契約と原本契約の一元管理が可能です。契約によって認証レベルを電子証明書とメール認証、またはその組み合わせといったように締結レベルをコントロールでき、品質マネジメントシステム、情報セキュリティマネジメントシステムに関するISO認証も獲得しています。電子印鑑の画像は作成もアップロードも可能です。

電子契約サービスの機能を比較

紹介したサービスを比較すると次の表のとおりです。

サービス名 タイムスタンプ 契約書管理 ワーフクロー機能 テンプレート機能 合意締結証明書の発行
クラウドサイン -
BtoBプラットフォーム契約書 -
電子印鑑GMOサイン -
ドキュサイン -
NINJA SIGN -
HelloSign -
WAN-Sign -

下の記事では、各種電子契約サービスをさらに詳細に比較しています。こちらもあわせてご覧ください。

WordやExcelで電子印鑑を作成する方法

WordやExcelで作成した書類に対して電子印鑑を捺印する方法について説明します。作成したら、完成したPNG形式の電子印鑑をPDFに貼り付けるだけです。ただし、このような方法で作った書類は印影を電子化しただけなので簡単にコピー、悪用できる点には注意してください。

電子印鑑をせっかく導入するのならば、電子印鑑作成ソフトや電子契約システムで作成するのが良いでしょう。

Wordで電子印鑑を作成する方法

Word用の電子印鑑を作成する場合は、ツールバーの「挿入」から「図形」を選び印鑑の形(丸印・角印など)の図形を選択します。

ワードに図形を挿入する画像

図形の線の太さや色を好みの状態に変更して、中央にワードアートで文字を作成します。フォントや影などの設定はシンプルにしましょう。

ワードにワードアートを挿入する画像

図形とワードアートのバランスに注意しながら合体させれば電子印鑑の素体が完成します。素体の状態ではバラバラになってしまうので図形を囲んでグループ化してコピーしてください。

ワードで図形とワードアートをグループ化する画像

Windowsに標準搭載されているペイントを起動して印鑑のデータをペイントしてビットマップ(背景部分が透明になるファイル形式)で保存すれば電子印鑑の完成です。

Excelで電子印鑑を作成する方法

Excelで電子印鑑を作成する場合の手順も基本的にWordと同様です。まずツールバーの「挿入」から「図形」を選択して印鑑のベースを作成。

エクセルに図形を挿入する画像

テキストボックスを追加して文字を入力します。

エクセルにテキストボックスを追加する画像

テキストを印鑑らしい色やフォントに修正して素体を作ります。

エクセルに追加したテキストボックスのフォントを修正する画像

コピーしてペイントを起動してデータをペーストビットマップとして保存して完成です。

本物の印鑑を印影に使いたい場合は、白い紙にハンコを捺印してそれをスマートフォンで写真撮影してパソコンに保存しましょう。そして、Excelのツールバーから「挿入」→「画像」でその画像を読み込んで、Excelのトリミング機能で余白を切り取り保存します。さらにそのデータをペイントで起動して背景を透過させれば電子印鑑として使用できるようになります。

契約ごと電子化して書類のやりとりを効率化

電子印鑑はWordやExcelなどでも簡単に作成できますし、無料で作成できるソフトも公開されています。単純に紙での捺印、文書管理を辞めたいのであれば無料の印影が画像化しただけの電子印鑑で十分でしょう。

ただし、文書としての真正性を高めたい、より効率的なワークフロー、契約締結業務を実現したいのならば電子契約システムの導入がおすすめです。電子署名やタイムスタンプなどの機能が付加されることにより契約書類としての真正性が高まり、契約業務自体もシステムで管理できるようになります。

ボクシルとは

ボクシルとは、「コスト削減」「売上向上」につながる法人向けクラウドサービスを中心に、さまざまなサービスを掲載する日本最大級の法人向けサービス口コミ・比較サイトです。

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