BOXIL SaaS AWARD 2021 大企業賞 - Qast導入事例
受賞サービス
受賞企業：any株式会社「誰でも使える”社内の知恵袋”」 Qastは、Q&AとWiki（メモ）で社内のナレッジを蓄積する情報共有ツールです。わからないことを気軽に質問でき、全員が参照できるようにすることで同様の質問を削減します。
サービス導入企業
- 企業名：株式会社丸井グループ
- 業種：小売／流通／商社
- 従業員規模：1000人以上
- 所在地：東京都
- 設立後年数：51年以上
導入前の課題
全グループ12社間の問い合わせ工数とマニュアル検索工数の増加
丸井グループでは、積極的なグループ企業間の異動により、組織の活性化が進んでいる。一方で、異動に伴い類似した問い合わせが、属人的に電話やメールで度々行われ、対応にかかる工数が組織の課題となっていた。また、管理が必要なマニュアルの数も増加し、欲しいマニュアルを探すことに多くの工数がとられる状況となっていた。
導入による効果
1. 働く場所を問わず問い合わせ可能に
働く場所が多様化するなかで、業務上の疑問は自分で調べて解消できる環境をつくるために、グループ会社間の垣根を越えて、グループ共通の制度・システムに関するマニュアル共有を開始。約5,000人の社員がQastでマニュアル検索や問い合わせが可能になった。
実際にQastを通じて問い合わせをした社員からは『テレワークでまわりに聞ける人がいなかったので、Qastで質問できて良かった』、『自分の質問がほかの人にとっても役に立つのはうれしい』、『どの部署に質問したらいいかわからなかったが、回答がもらえて良かった』といった声が挙がっている。
2. 問い合わせ工数の削減による業務効率化
これまで電話やメール、社内SNS等で個人的に行われていた問い合わせが、よりオープンな場で、より気軽なステップで、行われるようになった。同時に、それらの問い合わせの事例が、Qast上で検索可能となり、自己解決が可能となった。これまで組織の課題であった問い合わせ工数を削減し、グループ全体での業務効率化を実現している。
3. マニュアル検索の工数削減と生産性向上
マニュアル管理に関しても、様々なメリットが生まれた。
【メリット】
- ファイル内の全文が検索対象となり、探したい内容からマニュアルの検索が可能になった。
- 格納したファイルがプレビュー表示され、欲しいマニュアルかどうか、ダウンロードせずに判断可能になった。
マニュアルを探す手間が減るだけでなく、マニュアル自体の価値も高まり、組織の生産性向上に繋がった。
効果をもたらした機能
QA機能
問い合わせ窓口として活用されたYahoo知恵袋のようなQA機能。過去事例の検索が容易に可能。
ファイルプレビュー機能(*)
ダウンロードする事なく内容を確認できる機能。投稿された内容と添付ファイルをシームレスに確認が可能。
ファイル全文検索機能(*)
格納されたファイルの全文が検索できる機能。ファイル名だけでなく、探したい内容から検索が可能。
IDログイン機能
固有のIDを用いてログインが可能となる機能。メールアドレスがなくてもQastの利用が可能。
(*)対象は主要OFFICE製品のファイルとPDFのみです。全文検索の対象は画像データに含まれる文字以外となります。
